O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos está presente em quase todos os aspectos da nossa vida. É o processo que constrói nossas pontes, cria nossos sites favoritos e planeja nossos casamentos. Todos nós temos alguma ideia em mente quando ouvimos a pergunta "o que é gerenciamento de projetos?" Mas o que isso significa de fato? Neste artigo, apresentamos um guia breve sobre gerenciamento de projetos. Para começar, tudo parte de um projeto.

Segundo o Project Management Institute, um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto único.

Ao contrário das operações rotineiras de uma empresa, que acontecem com regularidade, um projeto tem data de início e de término definidas. Dele sai um item único, que não pode ser facilmente replicado.

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Gerenciamento de projetos é o processo de orientar um grupo para alcançar as metas do projeto dentro das suas restrições. Elas incluem:

Custo - Quanto você pode gastar para alcançar sua meta?

Tempo - Quando o projeto precisa ser concluído?

Escopo - Quais são as entregas específicas que serão fornecidas ao final do projeto?

Qualidade - Quais são as principais características da(s) entrega(s)? Existe flexibilidade na forma como ela pode ser entregue?

Benefício - Qual é o impacto mensurável que este projeto terá para o cliente?

Risco -  Qual é a tolerância a riscos das principais partes interessadas do projeto?

Todo projeto exige um equilíbrio cuidadoso dessas restrições e a busca por oportunidades de trabalhar com mais eficiência em cada etapa do processo. Neste post, vamos responder à pergunta "o que é gerenciamento de projetos" explorando diferentes áreas da disciplina. De termos-chave a metodologias comuns, este post vai ensinar tudo o que é essencial para entender o que realmente significa o termo gerenciamento de projetos.

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Índice

• Breve história: o que é gerenciamento de projetos?

• Termos-chave

• O que é um gerente de projetos?

• O processo

• As metodologias

• Recursos

Breve história: o que é gerenciamento de projetos?

As pessoas trabalham juntas para alcançar objetivos comuns desde o início da civilização humana. As pirâmides do Egito antigo e os aquedutos romanos não poderiam ter sido construídos sem algum tipo de gestão.

Mas a concepção moderna de gerenciamento de projetos só surgiu no início do século 20. Frederick Winslow Taylor, engenheiro mecânico da indústria do aço, é considerado o primeiro a introduzir técnicas modernas de gestão por meio de seu influente livro The Principles of Scientific Management.

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Outra figura importante é Henry Gantt, engenheiro mecânico influenciado por Taylor. Em 1917, ele criou um cronograma visual que ilustra o calendário de um projeto. Usado com frequência até hoje, esse cronograma ficou conhecido como gráfico de Gantt e revolucionou a forma de planejar e organizar projetos.

A partir daí, essas ideias começaram a se espalhar pelos setores público e privado. Novas metodologias, como Caminho Crítico, filosofia de Restrições de Tempo, SCRUM e Agile, surgiram e ganharam popularidade. Em meados do século, surgiram organizações responsáveis por definir padrões para a profissão, como o Project Management Institute. E, com a ascensão da internet, novas ferramentas e técnicas foram introduzidas para levar o gerenciamento de projetos ao ambiente digital.

Termos-chave

Embora muitos termos e expressões sejam usados no processo de gerenciamento de projetos, aqui estão alguns absolutamente essenciais:

Cliente - A pessoa ou as pessoas que vão se beneficiar diretamente do projeto. A equipe do projeto deve sempre ter em mente as necessidades do cliente ao conduzir um projeto.

Restrições - São limitações impostas à equipe do projeto. Ela tem pouco controle sobre esses limites e precisa trabalhar dentro deles. Um exemplo é o tempo disponível para concluir o projeto, que geralmente é definido pelo cliente. A equipe do projeto precisa conhecer essas limitações para executar o projeto com eficácia.

Entrega - O produto final criado pela equipe do projeto e fornecido ao cliente. Pode ser um relatório, uma ponte, um programa de computador, um plano de marketing, entre muitos outros.

Ciclo de vida - Todo o processo usado para criar as entregas finais, do início ao fim. Em geral, é dividido em várias fases.

Marco - Um evento marcado no cronograma do projeto que normalmente indica que uma entrega importante, ou um componente relevante de uma entrega, foi concluído. Costuma ser usado como ponto de verificação para a equipe confirmar que o projeto está nos trilhos.

Fase - O agrupamento de determinadas tarefas e atividades relacionadas a um projeto. Normalmente representa uma etapa do ciclo de vida do projeto.

Gerente de projetos - A pessoa responsável por liderar o projeto do início ao fim. Ela cria o plano do projeto, define os papéis e as responsabilidades da equipe e acompanha o progresso.

Equipe do projeto - Todas as pessoas designadas para trabalhar em alguma parte do projeto. Cada membro é responsável por entregar sua atribuição no prazo, dentro do orçamento e dos requisitos de qualidade, avisando o gerente de projetos caso surjam problemas.

Requisitos - É a descrição das características das entregas do projeto. Por exemplo, em um projeto de desenvolvimento de software, pode incluir uma lista das funções específicas que você quer que o programa tenha.

Parte interessada - Alguém que tem interesse no resultado de um projeto. Isso inclui, mas não se limita ao cliente.

Tarefa - É uma unidade de trabalho que precisa ser concluída para atingir as metas do projeto. Geralmente precisa ser concluída até um prazo definido.

O que é um gerente de projetos?

Gerentes de projetos são os guias do projeto. Eles reúnem todos e garantem que alcancem seus objetivos. Entre as principais responsabilidades estão:

• Definir as metas do projeto

• Avaliar a viabilidade do projeto

• Ajudar a definir o escopo e as entregas do projeto

• Definir as tarefas e os recursos necessários

• Montar e gerenciar a equipe do projeto

• Estimar e gerenciar o orçamento

• Alocar os recursos do projeto

• Ajudar a identificar e resolver os problemas que surgirem

• Criar e gerenciar o cronograma do projeto

• Apoiar a equipe e responder a dúvidas

• Coordenar a garantia de qualidade

• Acompanhar o progresso do projeto e reportá-lo às partes interessadas

• Avaliar os resultados do projeto

Gerentes de projetos podem ter formações variadas. Portanto, não existe um único caminho para se tornar um. No entanto, há várias certificações em gerenciamento de projetos bem conceituadas que podem ajudar você a conseguir empregos na área. Entre elas estão a certificação Project Management Professional (PMP), a Certified Associate in Project Management (CAPM) e a Program Management Professional (PgMP).

Mas que tipo de pessoa se destaca nessa função? Segundo o Project Management Institute:

Gerentes de projetos são agentes de mudança: eles fazem das metas do projeto as suas próprias e usam suas habilidades e experiência para inspirar um senso de propósito compartilhado na equipe. Eles gostam da adrenalina organizada de novos desafios e da responsabilidade de gerar resultados para o negócio. Trabalham bem sob pressão e se sentem à vontade com mudanças e complexidade em ambientes dinâmicos. Conseguem alternar com facilidade entre a "visão geral" e os detalhes pequenos, porém cruciais, sabendo quando se concentrar em cada um.

O processo

Todo projeto passa por uma série de etapas, do início ao fim. Embora essas etapas possam ser definidas de várias maneiras, em geral elas se encaixam em um de cinco grupos.

1. Iniciação

A ideia do projeto nasce nesta fase. Primeiro, você identifica o problema que quer resolver e o objetivo que quer alcançar. É importante escolher um objetivo específico e mensurável. Então, em vez de escolher "reduzir o tempo das ligações" como meta, você diria "reduzir o tempo das ligações em um minuto no centro de Nova York". Quando a meta é específica, fica mais fácil identificar o caminho até ela.

Depois, você avalia a viabilidade dessa meta. Considera o custo potencial, os recursos disponíveis e quanto tempo acredita que será necessário para concluir. Compare essas estimativas com outras iniciativas e prioridades da empresa. Muitos projetos fracassam porque assumem mais do que conseguem lidar ou superestimam muito o custo e/ou o tempo por ignorar alguma parte do trabalho. Para esclarecer o escopo, às vezes vale a pena criar uma Estrutura Analítica do Projeto, um esquema visual em que você divide cada aspecto de um projeto em suas menores unidades.

Se, depois dessa avaliação, o projeto ainda parecer valer a pena, você pode montar um resumo do projeto. Geralmente é um documento de uma página que resume os principais objetivos, a estimativa aproximada do cronograma, o orçamento e outros detalhes relevantes. Pode ser útil compartilhar esse documento com todas as partes interessadas para obter adesão e alinhar expectativas.

1. Planejamento

Quando você recebe sinal verde para começar o projeto, é hora de elaborar um plano detalhado. Partindo do prazo final, liste todas as tarefas que precisam ser concluídas e quando devem ficar prontas. Um gráfico de Gantt pode ser uma ótima forma de fazer isso, como mostrado abaixo. Esse plano provavelmente vai mudar com o tempo, então, se possível, deixe alguma flexibilidade no cronograma. Também é importante agendar reuniões de acompanhamento e atualizações de status ao longo do caminho para manter todos responsáveis.

Em seguida, é preciso reunir as pessoas certas para ajudar com o projeto. Se precisar de prestadores de serviço externos, lembre-se de considerá-los nos cálculos do orçamento. Também é preciso levar em conta o tempo necessário para colocá-los a par do projeto. Depois, você atribui as tarefas às pessoas certas e garante que todos tenham os recursos de que precisam para começar.

Não se esqueça do orçamento! Pense nos vários custos e divida-os em categorias como salários, viagens, treinamento, materiais, refeições de negócios e despesas gerais. Peça a um colega experiente que revise os números e veja se está faltando alguma coisa.

Depois, você marca uma reunião de lançamento do projeto. O objetivo é revisar os objetivos do projeto e definir com clareza o papel e a responsabilidade de cada pessoa. É também um bom momento para validar o cronograma com a equipe. Se um especialista achar que o trabalho dele vai levar mais tempo do que suas estimativas, é importante ouvir essas preocupações e fazer os ajustes necessários.

Também é importante definir um plano de comunicação. Perguntas a considerar:

• Com que frequência você fará reuniões de acompanhamento para discutir o progresso do projeto?

• Quantos marcos você terá?

• Como você manterá as partes interessadas externas atualizadas?

• Como os membros da equipe devem avisar o time sobre problemas?

Uma comunicação ruim pode facilmente fazer um projeto descarrilar. Então, antecipe-se ao problema e estabeleça uma estrutura.

1. Execução

Agora é hora de fazer acontecer!  É quando sua equipe pega o plano que você montou e começa a colocá-lo em prática. Cada um executa suas responsabilidades, e o gerente de projetos é responsável por guiar a equipe ao longo do processo. Basicamente, ele faz tudo o que pode para reduzir o atrito entre cada etapa e otimizar o fluxo. Essas tarefas podem incluir:

• Atualizar o orçamento para refletir os gastos reais

• Ajustar o cronograma conforme necessário

• Garantir a qualidade das entregas

• Facilitar a comunicação com todas as principais partes interessadas

• Planejar e conduzir reuniões com a equipe do projeto

É nesta fase que surgem os problemas imprevistos. O gerente de projetos é responsável por perceber quando esses problemas aparecem e enfrentá-los de frente antes que façam o projeto descarrilar.

1. Monitoramento e controle

Enquanto a equipe executa, você também precisa monitorar o projeto para garantir que tudo corra bem. Isso pode incluir reuniões de atualização de status com cada membro da equipe. Também pode significar apenas acompanhar sua ferramenta de gerenciamento de projetos para ver o que as pessoas concluíram ou não. A forma de fazer isso depende do tamanho do projeto e de como a sua empresa organiza o trabalho.

Você também precisa acompanhar de perto as mudanças no orçamento e avisar as principais partes interessadas com antecedência se prever que vai estourá-lo. Uma prática útil é enviar relatórios de progresso regulares às partes interessadas. Dependendo da preferência do cliente, pode ser algo simples, como um e-mail com alguns tópicos, ou uma apresentação em PowerPoint detalhada.

1. Encerramento

Você conseguiu! Agora é hora de finalizar as últimas tarefas, preparar as entregas para a passagem e comemorar com a equipe. É sempre uma boa ideia fazer uma reunião de balanço do projeto para conversar com a equipe sobre o que foi bem e onde houve dificuldades. Isso é essencial se você quer melhorar daqui em diante. Fora isso, basta fazer uma pausa merecida depois de concluir um projeto bem-sucedido.

As metodologias

Existem várias metodologias que uma equipe pode usar para gerenciar seu projeto. Elas costumam variar conforme o setor, o tamanho da empresa e a função. Veja algumas para considerar:

Waterfall (cascata) - Desenvolvido originalmente no setor de software, o Waterfall é um processo sequencial em que o trabalho passa por várias etapas sem sobreposição. Esse método exige muito planejamento inicial porque não há iterações no processo. Por outro lado, é muito mais fácil de entender e implementar do que muitos outros métodos.

Agile - Criado em resposta a algumas falhas da metodologia Waterfall, o Agile prefere um modelo rápido e flexível. Em vez de levantar todos os requisitos do produto de uma só vez, o Agile prefere um processo flexível e iterativo, que avança em pequenos incrementos. Isso permite que a equipe se adapte com mais facilidade, mas exige uma colaboração bem coordenada para evitar problemas.

Método do Caminho Crítico - No Método do Caminho Crítico, as tarefas do projeto são primeiro divididas o máximo possível. Depois, essas atividades são mapeadas em um cronograma que mostra as dependências entre elas. Esse método é indicado para projetos com muitas atividades complexas e interdependentes que se sobrepõem no tempo.

Scrum - Também nascido no setor de desenvolvimento de software, o Scrum é uma estrutura em que equipes multifuncionais organizam seu trabalho em "sprints". A partir de um backlog de tarefas que querem concluir, elas se comprometem a fazer um número específico delas em um curto período (geralmente de 1 a 4 semanas).

PRiSM - Desenvolvido pela Green Project Management, esse método foca em minimizar o impacto ambiental dos seus projetos. Ao contrário de outras metodologias, ele se estende além do fim do projeto, incluindo considerações de sustentabilidade a longo prazo. É ideal para projetos em que reduzir o consumo de energia e minimizar o desperdício são preocupações importantes.

PRINCE2 - É a metodologia oficial do governo do Reino Unido. É guiada por 7 princípios: justificativa contínua do negócio, aprender com a experiência, papéis e responsabilidades definidos, gerenciar por etapas, gerenciar por exceção, foco nos produtos e adaptação ao ambiente do projeto. Exige muita documentação e é mais indicada para projetos grandes e complexos.

Essas são apenas algumas das muitas metodologias que você pode considerar. Outras populares incluem Kanban, Adaptive Framework, Critical Chain e gerenciamento integrado de projetos.

Recursos

Quer saber mais? Aqui estão alguns recursos adicionais para começar:

• 9 melhores cursos on-line de gerenciamento de projetos (gratuitos e pagos)

• Tudo o que você precisa saber sobre a certificação PMP

• Os 6 livros essenciais sobre gerenciamento de projetos

• O guia para iniciantes sobre relatórios de projeto

• Etapas para escolher a ferramenta de gerenciamento de projetos certa