Como criar um painel de gerenciamento de projetos: melhores ferramentas e dicas

Os painéis de gerenciamento de projetos são ferramentas visuais que ajudam os gerentes de projetos a acompanhar o progresso, identificar riscos e atribuir tarefas à equipe com eficiência. Além disso, esses painéis têm relatórios personalizados que permitem conferir rapidamente o status do projeto, o que facilita otimizar recursos e controlar o uso do tempo.

Seu painel de gerenciamento de projetos pode ser montado do jeito que você quiser. Ainda assim, eles costumam ter gráficos e outras representações visuais dos dados do projeto, que servem para acompanhamento e relatórios. 

Mas de onde vêm esses dados? Simples. Eles vêm direto do sistema de gerenciamento de projetos em que você trabalha (como a Hive). Criado com ferramentas de controle de tempo, software de planejamento de projetos e outras ferramentas de produtividade, o seu painel funciona dentro do limite da ferramenta de gerenciamento de projetos que você usa no dia a dia. É uma forma simples de deixar qualquer visão geral de projeto mais completa e fácil de ler do que olhar vários relatórios separados.

Por que usar painéis de gerenciamento de projetos?

Os painéis de gerenciamento de projetos são essenciais para gerenciar projetos com eficácia. Sem uma ferramenta como a Hive, você talvez precise olhar planilhas do Excel e escrever textos manualmente em documentos do Word para cruzar informações. Mas temos uma boa notícia: não precisa ser tão demorado.

Com um painel personalizado de gerenciamento de projetos, você tem uma visão clara do que acontece em qualquer projeto em tempo real, em vez de criar vários relatórios manualmente, o que pode levar horas ou dias, dependendo do número de tarefas.

No geral, os painéis oferecem uma visão geral fácil de ler de vários projetos e tarefas, alertando as equipes sobre problemas e sobre o progresso em relação às metas. Eles também ajudam a acompanhar a utilização de recursos, o orçamento, as previsões e outras métricas importantes. Com dados em tempo real e análises completas, os painéis de gerenciamento de projetos dão às organizações insights valiosos sobre suas operações e projetos, inclusive para identificar possíveis gargalos e pontos de melhoria.

Esses painéis são ainda mais importantes agora que migramos para modelos de trabalho remoto e híbrido: é fundamental que os membros da equipe saibam o que acontece em toda a organização, e não só no seu silo.

Como criar o painel de gerenciamento de projetos perfeito

Criar o painel de gerenciamento de projetos perfeito pode ser desafiador, mas é uma etapa importante para gerenciar projetos com eficácia e garantir que sejam concluídos no prazo e dentro do orçamento. Embora isso dependa do projeto que você quer acompanhar, existem algumas etapas principais para criar o painel perfeito.

Chegar ao painel ideal para medir as métricas que você quer no seu projeto leva tempo e prática, mas aqui vão algumas dicas para começar:

1. Mantenha o painel de gerenciamento de projetos focado nos objetivos do projeto.

As metas do projeto devem estar descritas com clareza no painel, para que todos saibam o que estão buscando.

2. Escolha a ferramenta de gerenciamento de projetos que melhor atende às necessidades do seu projeto.

Isso facilita acompanhar o progresso e atribuir tarefas na mesma plataforma. Em outras palavras, não use a Hive para metade dos projetos e o Excel para a outra. Crie todos os seus projetos em uma única ferramenta de gerenciamento de projetos e poupe a dor de cabeça de trabalhar em várias plataformas. A chance de erro humano ao transpor números e gráficos também diminui.

3. Use gráficos e outras ferramentas visuais para exibir os dados do projeto em tempo real.

Isso facilita identificar possíveis problemas rapidamente e avaliar com precisão o desempenho do projeto em todas as etapas do ciclo de vida.

4. Pense na escalabilidade do projeto.

À medida que as metas e os objetivos do projeto mudam, talvez você precise ajustar o painel. Garanta que ele seja flexível o bastante para acomodar mudanças no escopo e nos requisitos ao longo do projeto.

5. Não se esqueça da segurança.

Seu painel de gerenciamento de projetos deve ser seguro, de modo que apenas membros autorizados da equipe tenham acesso. Isso é essencial para proteger informações sensíveis e dados confidenciais do projeto, como orçamentos ou dados de clientes.

As melhores ferramentas de painel de gerenciamento de projetos

1. Hive

A Hive é um dos painéis de gerenciamento de projetos mais completos para projetos e equipes de todos os tamanhos. Com o painel de projetos da Hive, você acompanha o status do projeto em tempo real, atribui tarefas à equipe, acompanha os relatórios de progresso de cada responsável e monitora marcos. O painel também oferece uma ótima representação visual do seu projeto, então é muito mais fácil de ler do que vários relatórios ou planilhas separados.

Na Hive, o Pages é o seu hub personalizado para tudo o que acontece no espaço de trabalho, reunindo informações importantes em poucos cliques. Depois de criar uma página, adicione widgets para ver os dados do projeto em uma tabela, gráfico de barras, gráfico de conclusão, conteúdo incorporado personalizado ou em muitos outros formatos. Você também pode empilhar, adicionar e excluir widgets em tempo real. É um painel totalmente personalizável para todas as necessidades dos seus projetos.

Então, seja para gerenciar um projeto simples ou uma grande iniciativa que exige várias etapas de aprovação e execução, a Hive é a plataforma ideal para começar a criar o painel de gerenciamento de projetos perfeito para a sua equipe.

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Alguns recursos da Hive: 

• Widgets personalizáveis: você pode criar painéis sob medida para as suas necessidades.

• Visualização de dados: escolha entre gráficos, como gráficos de barras, de linhas, de pizza e tabelas, para visualizar seus dados de um jeito fácil de entender e interpretar.

• Recursos de acompanhamento de metas para medir o progresso em direção a metas individuais e de equipe.

• Filtros e detalhamentos: acesse seus dados para ter insights mais detalhados, o que facilita identificar tendências, gargalos e pontos de melhoria.

• Colaboração: os painéis da Hive podem ser compartilhados com outros usuários, para que as equipes colaborem nos projetos e acompanhem o progresso.

2. Airtable

O Airtable é um software de gerenciamento de projetos e tarefas com capacidade de criar painéis de KPIs. O layout de painel do Interface Designer, totalmente personalizável, permite reunir informações, destacar tendências ou visualizar a distribuição em gráficos. Você pode sincronizar os dados que deseja exibir no relatório de KPIs diretamente da sua base do Airtable para um painel de relatórios.

O Airtable também oferece diferentes visualizações dos dados, como quadros Kanban, gráficos de Gantt e calendários. Com o layout de painel, o Airtable permite buscar informações de outras tabelas no modo de edição. Outro ótimo recurso dos painéis do Airtable é permitir que os usuários filtrem as informações de que precisam, então você não precisa exibir muitos pontos de dados em uma linha do tempo, grades e gráficos.  

O Airtable tem um plano gratuito com funcionalidades limitadas e um plano pago a partir de $20/mês. Mas, no plano Enterprise, você pode personalizar suas interfaces para que fiquem ainda mais dinâmicas e seguras, usando o recurso de grupos de usuários. 

Alguns recursos do Airtable: 

1. Designer de interface personalizável

2. Diferentes visualizações: Kanban, calendário, gráfico de Gantt e lista

3. Automações e integrações 

4. Sincronização de dados entre equipes e tabelas

5. Relatórios completos

Não tem certeza se o Airtable é a melhor solução de painel de gerenciamento de projetos para a sua equipe? Veja como o Airtable se compara a outros da mesma categoria.

3. Monday.com

O Monday.com é um software de gerenciamento de projetos criado para organizar fluxos de trabalho e planejar projetos. Seus painéis visuais facilitam entender o status e o progresso dos projetos num relance e permitem usar modelos personalizáveis que combinam com o seu fluxo de trabalho. O Monday.com tem mais de 30 widgets e aplicativos disponíveis para personalizar os painéis e facilitar o acompanhamento do progresso, do orçamento e dos prazos dos projetos.

Lembre-se de que a quantidade de widgets e personalizações disponíveis depende do plano que você tem no Monday.com. Se escolher o plano Enterprise, por exemplo, você poderá ver detalhes gerais de um painel privado, como nome, assinantes e data de criação, pelo diretório de conteúdo. O plano básico do Monday.com começa em $8 e permite criar um painel baseado em 1 quadro. Para ter mais opções de painel, você precisa gastar mais. O plano Standard começa em $10 por usuário/mês e permite criar um painel que combina até 5 quadros.

Alguns recursos do Monday.com:

• Modelos personalizáveis

• Painéis visuais

• Automação de tarefas repetitivas

• Amplas integrações com muitos aplicativos e ferramentas de terceiros populares

• Visualizações de linha do tempo e de Gantt

• Espaços de trabalho colaborativos e comunicação da equipe na própria plataforma

Conheça algumas alternativas ao Monday.com e compare-as para encontrar a melhor plataforma de gerenciamento de tarefas para a sua empresa.

4. Wrike

Em matéria de painéis, a Wrike faz um bom trabalho ao mostrar dados visuais em uma estrutura clara. No entanto, cada painel criado na Wrike só pode pertencer a um espaço. Embora o painel possa conter dados de qualquer número de outras pastas, projetos e espaços, há um limite para o número de painéis que você pode criar. Usuários de contas Professional podem ter até 10 painéis, usuários de contas Business até 50 e usuários de contas Enterprise até 200. Os painéis são um recurso pago exclusivo da Wrike. O software tem controle de tempo, relatórios avançados e gerenciamento de recursos integrados, o que o torna mais adequado a equipes maiores que trabalham com projetos complexos e de várias etapas. A Wrike tem um plano gratuito com recursos limitados. O plano mais popular começa em $24.80 por mês/usuário, mas você encontra ótimos recursos em um nível mais baixo, chamado "Team", por $9.80 por mês/usuário.

Alguns recursos da Wrike: 

• Integra-se a vários aplicativos, como Google Drive, Slack, Salesforce e Adobe Creative Cloud

• Painéis personalizados para tarefas importantes, atualizações e visões gerais de projetos

• Ferramentas integradas de revisão e aprovação

• Automação de fluxo de trabalho para eliminar tarefas manuais

• Recursos de segurança, como acesso baseado em função, autenticação de dois fatores e criptografia de dados

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Esperamos que você tenha aprendido sobre os benefícios dos painéis de gerenciamento de projetos e sobre como criar o painel perfeito, que funcione bem no seu fluxo de trabalho. E, se você ainda não usa um painel de gerenciamento de projetos, acho que está na hora de começar.