Guia para iniciantes sobre relatórios de projeto

Quase 60% dos projetos fracassam por falhas de comunicação, e 75% dos gerentes de projeto não confiam no sucesso do projeto, em parte por causa de stakeholders desalinhados. Relatórios de projeto precisos e consistentes são uma forma de garantir que seus projetos não entrem nessas estatísticas. O problema é que fazer relatórios de projeto não é fácil. Na verdade, a maioria das equipes de projeto enfrenta os seguintes desafios.

• Gastam tempo demais preparando relatórios.

• Temem as consequências de os dados serem mal interpretados.

• Os stakeholders não leem os relatórios.

• Não sabem como melhorar o desempenho com base nos relatórios.

E também não é mais fácil para a alta liderança, embora ela enfrente outros desafios nos relatórios de projeto, entre eles: 

• Relatórios de projeto inconsistentes entre os projetos

• Nenhuma detecção de alertas antecipados

• Informações desatualizadas ou supérfluas

• Acompanhamento das métricas erradas

Felizmente, estamos aqui para ensinar tudo sobre relatórios de projeto, incluindo boas práticas e como simplificar os relatórios para que sejam lidos. Você também vai receber alguns modelos de relatório de projeto para economizar tempo e criar relatórios consistentes entre os projetos para os executivos. Depois de dominar o básico, você também estará pronto para usar as muitas ferramentas disponíveis para relatórios de projeto.

Como escrever relatórios de projeto eficazes

Mantenha o foco.

Pergunte-se: qual é o objetivo do relatório? Que resultado você espera ao enviar este relatório para quem vai recebê-lo? Qual é a chamada para ação (CTA)? O que você quer comunicar? Quem é o seu público? Se você quer que o stakeholder leia seu relatório, precisa adaptar as informações especificamente para ele e garantir que tudo o que incluir se relacione apenas aos aspectos do projeto mais relevantes para essa pessoa. Uma forma de garantir que você entrega aos stakeholders só o que eles precisam é verificar o valor do relatório. Os relatórios que você envia realmente têm valor para eles? Pergunte. Confirme o que eles querem ou precisam saber.

Mantenha registros.

E se você ficar doente ou estiver fora do escritório durante uma parte do projeto que gerencia? Como outra pessoa vai conseguir assumir o comando enquanto você estiver ausente? Bem, se você vem criando relatórios de projeto de forma consistente, existe um registro histórico do projeto que pode servir de introdução para o gerente de projeto substituto. Outro benefício dos relatórios de projeto consistentes é que eles podem servir de modelo para projetos futuros de escopo semelhante, economizando tempo no próximo projeto.

Mantenha os relatórios em alto nível.

Comece pelas metas gerais, pelos benefícios, pela saúde e pelo progresso do seu projeto, usando resumos de alto nível antes de entrar nos mínimos detalhes do projeto.

Torne os relatórios consistentes.

Envie seus relatórios com regularidade, para que os stakeholders saibam quando esperá-los.

Valide as informações.

Isso nem precisaria ser dito, mas valide a precisão dos relatórios de projeto. Se você não fizer isso e errar, perder credibilidade no escritório é praticamente certo.

Simplifique seus relatórios.

Simplificar seus relatórios é útil por alguns motivos:

• Facilita avaliar o status atual de um projeto.

• Ajuda na resolução de problemas.

• Facilita identificar possíveis problemas.

• Facilita a colaboração em grupo.

Três maneiras de fazer isso são:

• Relatar apenas as exceções (variações, problemas, riscos)

• Incluir o status atual

• Usar dados visuais

4 tipos de relatórios de projeto

1. Relatório de status do projeto

Um relatório de status oferece aos stakeholders um retrato do projeto que dá mais visibilidade a ele, melhora o acompanhamento e documenta o progresso.

6 itens para incluir em um relatório de status

1. Principais destaques Pense na seção de destaques como o resumo executivo do seu relatório. No topo, inclua detalhes importantes, como o patrocinador do projeto, o gerente de projeto e a data. Descreva também tudo o que aconteceu (ou não aconteceu) na última semana, junto com o que você planeja realizar na semana seguinte. Inclua atualizações sobre:

• Tarefas

• Entregas

• Reuniões

• Comunicações

• Decisões

• Etc.

2. Conclusão do cronograma do projeto Seu projeto deve ser dividido em marcos, ou grupos de tarefas, para que você relate com facilidade o status de uma fase ou entrega. Informe aos stakeholders o percentual geral de conclusão do projeto, bem como o percentual de conclusão das fases e marcos. Esta seção avisa se você está no prazo ou atrasado. Além disso, você pode listar aqui tudo o que já concluiu. 3. Status do orçamento Seja transparente quanto ao orçamento, mas pergunte à sua liderança ou ao seu chefe qual deve ser o nível de transparência neste relatório. Se achar que o status do orçamento vai assustar os membros da equipe, faça uma breve observação sobre isso no relatório. Basta uma atualização simples de quanto você gastou em relação ao orçamento, junto com o percentual gasto. Indique com clareza se você está atrasado, adiantado ou dentro da meta. 4. Próximas tarefas e marcos Em uma tabela limpa de quatro colunas, liste as próximas tarefas e marcos. As colunas devem incluir: o título da tarefa ou marco, o prazo-alvo, o responsável pela tarefa ou marco e eventuais comentários ou detalhes. 5. Itens para escalonamento O que exige atenção imediata? Documente aqui e anote quem precisa cuidar disso. Este é o lugar para pedir apoio, seja de mais recursos ou de uma decisão importante. 6. Principais riscos, problemas e planos de mitigação Problemas são questões que já ocorreram, e riscos são problemas que podem ocorrer. Liste apenas os principais e priorize-os de acordo. Observe que esta seção não é o lugar para dar ou esconder más notícias. Em vez disso, dê esse tipo de informação pessoalmente, assim que tomar conhecimento dela. Coloque essas informações também em uma tabela de quatro colunas, para facilitar a leitura. As colunas devem incluir: problema ou risco, gravidade, ação e responsável.

2. Relatório de recursos

O relatório de recursos mostra quem faz o quê e quando. Ele deve trazer um detalhamento de qual membro da equipe é responsável por quais tarefas em cada dia. Esse relatório é útil para diagnosticar problemas de superalocação, quando um membro da equipe é alocado em mais de uma tarefa. Claramente, isso é um problema, porque a pessoa não consegue trabalhar em duas coisas ao mesmo tempo, o que atrasa o cronograma do projeto. Os relatórios de recursos também ajudam a programar mais de uma pessoa. Gerar um relatório mostra quando alguém fica disponível, e assim você provavelmente poderá atribuir outra tarefa a essa pessoa. Além disso, comparar a disponibilidade dos recursos com o cronograma do projeto ajuda a planejar com mais eficiência. Dessa forma, quando uma pessoa conclui uma tarefa, você pode garantir que o próximo recurso disponível assuma a tarefa seguinte. Assim, seu projeto não vira um gargalo esperando alguém ficar disponível.

Dicas para o relatório de recursos

• Aloque o tempo de forma adequada para cada projeto. Não presuma que todos os seus recursos estão 100% dedicados ao seu projeto. Provavelmente eles estão equilibrando vários projetos. Por isso, destine a cada pessoa um número X de horas (que pode ser convertido em percentual) que você pode atribuir a ela no seu projeto.

• Bloqueie os períodos indisponíveis. Garanta que os recursos não recebam prazos críticos em dias em que estarão fora do escritório. Peça que atualizem as agendas com férias futuras etc., para que você bloqueie esse tempo no seu cronograma.

• Execute um plano de risco para seus recursos críticos. Não é incomum que pessoas críticas sejam realocadas para projetos de maior prioridade. Planeje-se com antecedência registrando isso em seu plano de risco. Às vezes, você até terá que atualizar suas estimativas originais do projeto, porque quem substituir essas pessoas pode não ter a mesma experiência ou conhecimento e, por isso, pode levar mais tempo para concluir as tarefas.

• Exija o controle de tempo em tempo real.

• Reconheça os gargalos e ajuste rapidamente.

3. Matriz de avaliação de riscos

Setenta por cento dos projetos fracassam, e o estouro médio foi de 27%. Além disso, um em cada seis projetos teve, em média, um estouro de custo de 200% e um atraso de cronograma de quase 70%. Um relatório de projeto que pode ajudar a reduzir essas estatísticas e evitar que seu projeto fracasse? O relatório de avaliação de riscos. Uma matriz de avaliação de riscos calcula rapidamente o risco de um projeto listando tudo o que pode dar errado e considerando o dano potencial. Isso facilita priorizar os problemas, para que você foque aqueles que mais poderiam afetar seu projeto se ficarem sem mitigação.

Como criar uma matriz de avaliação de riscos

Etapa 1: crie um registro de riscos. Um registro de riscos é simplesmente uma lista de tudo o que pode dar errado no seu projeto. Inclua informações sobre as áreas afetadas, o nível de gravidade, a probabilidade de ocorrência, o impacto do risco e as ações recomendadas. Aqui estão alguns riscos comuns para ajudar no brainstorming:

• Recursos: perder um membro da equipe por doença, morte, lesão ou outro projeto

• Operacionais: interrupção de suprimentos e operações, perda de acesso a ativos necessários ou falhas de distribuição

• De reputação: perda de confiança de clientes ou funcionários, ou danos à reputação da marca

• De procedimentos: falhas de responsabilização, de sistemas internos ou de controles

• Do projeto: gastar demais, não cumprir prazos ou não atingir os padrões de qualidade

• Financeiros: falência do negócio, oscilações do mercado de ações, mudanças nas taxas de juros ou indisponibilidade de financiamento.

• Técnicos: avanços tecnológicos ou falhas técnicas.

• Naturais: clima, desastres naturais ou doenças.

• Políticos: mudanças em impostos, na opinião pública, na política governamental ou influência estrangeira.

• Estruturais: produtos químicos perigosos, iluminação ruim, caixas que podem cair ou qualquer situação em que equipe, produtos ou tecnologia possam ser prejudicados.

Outras técnicas de brainstorming incluem:

• Revisar seus sistemas, processos ou estruturas e analisar os riscos. Você consegue identificar alguma vulnerabilidade?

• Perguntar a outras pessoas com perspectivas diferentes. Converse com os membros da sua equipe e consulte outros que gerenciaram projetos semelhantes.

Etapa 2: determine a gravidade, a probabilidade e o impacto. Nível de gravidade Pergunte-se: qual é o pior que pode acontecer? Dê nome aos níveis de gravidade da forma que preferir. Em nosso modelo, usamos o seguinte:

• Aceitável: se esse risco ocorrer, você ainda ficará bem.

• Tolerável: embora doa, você tem certeza de que seu projeto vai se recuperar.

• Ruim: pior do que isso, impossível.

Nível de probabilidade Obviamente, alguns riscos têm mais chance de ocorrer do que outros, e você vai querer agir mais rápido sobre esses. Estes são os três rótulos que escolhemos para avaliar o nível de probabilidade:

• Improvável: só quando os porcos voarem.

• Possível: você ainda tem esperança de que isso não aconteça.

• Provável: você apostaria que isso vai acontecer.

Impacto do risco Este é o nível geral de risco, com base na probabilidade de ocorrência e na gravidade das consequências. Use-o para priorizar riscos e identificar sinais de alerta. Veja como os rotulamos:

• Baixo: é improvável que ocorram e não representam uma ameaça séria.

• Médio: são lombadas que desaceleram seu projeto.

• Alto: espere que esses eventos tirem seu projeto seriamente do rumo sem mitigação. Exigem ação imediata para serem mitigados.

4. Relatório de análise pós-projeto

Ao final do projeto, seja ele um sucesso ou um fracasso, a melhor prática é fazer uma reunião de análise pós-projeto. Nessa reunião, você se encontra com sua equipe para examinar os acertos e erros do projeto e descobrir lições para o futuro. É a chance de perguntar:

• O que deu certo durante o projeto e deveríamos repetir no futuro?

• O que deu errado durante o projeto e deveríamos evitar no futuro?

• O que deveríamos fazer de diferente da próxima vez?

As análises pós-projeto não servem só para projetos grandes. Elas são igualmente úteis para projetos menores e contínuos. E você nem precisa esperar o fim de um projeto enorme para extrair valor de uma retrospectiva da equipe. Na verdade, no início do projeto, ao criar o cronograma, inclua minianálises pós-projeto ao final dos grandes marcos. Isso dará à sua equipe informações sobre o andamento do projeto e pode ajudar a detectar possíveis problemas antes que se tornem enormes. Também é uma ótima hora para sugerir leituras ou cursos para a equipe, garantindo que todos tenham as habilidades necessárias para conduzir projetos de sucesso.

Como conduzir uma análise pós-projeto

Etapa 1: envie uma pesquisa antes da reunião. Como as análises pós-projeto costumam ser reuniões de apenas uma hora, você quer garantir que todos da equipe tenham a chance de se manifestar, daí o questionário pré-reunião. Isso também dá à equipe a oportunidade de se preparar para a reunião e organizar as ideias com antecedência. A pauta da reunião deve se basear nas respostas da pesquisa, com foco nos itens de maior impacto. Incluímos uma lista de perguntas no nosso modelo de questionário de análise pós-projeto, que você pode baixar aqui. Etapa 2: organize a reunião. As análises pós-projeto devem ser mais organizadas e formais do que uma reunião comum do dia a dia, para que você extraia o máximo de valor do seu tempo. Nesta etapa, escolha um moderador neutro para conduzir a discussão e garantir que todos sejam civilizados e sigam a pauta da reunião. Também ajuda definir algumas regras básicas. Aqui estão alguns exemplos para inspirar você.

• Seja construtivo, não destrutivo. Exponha o problema e foque a solução.

• Não leve para o lado pessoal. O objetivo não é culpar ninguém nem apontar dedos. É discutir desafios e encontrar soluções para o futuro.

• Dê a cada membro da equipe a chance de apresentar seu ponto de vista.

• Respeite o ponto de vista de cada um.

• Cubra todas as frentes. Descubra o que tornou o projeto simples, difícil, prazeroso ou péssimo.

• Identifique onde o processo funciona e onde ele falha.

• Comemore seus sucessos e corrija suas falhas.

Etapa 3: defina a pauta da reunião. Ao criar uma pauta com antecedência, você evita que sua equipe se desvie demais do assunto. Veja um exemplo de pauta. Recapitulação do projeto (15 min) É uma breve visão geral das expectativas e entregas originais do projeto. Revisar isso define a base de comparação para medir o sucesso e o fracasso. Recapitulação dos resultados (15 min) Identifique o que foi bem e o que não foi tão bem em relação aos resultados esperados. Contribuições dos stakeholders (30 min) Dê a palavra à sua equipe e aos clientes para compartilharem suas perspectivas sobre por que o projeto se desenrolou como se desenrolou. Etapa 4: documente. Designe uma pessoa para anotar os principais destaques durante a reunião e enviá-los a toda a equipe quando ela terminar. Não é preciso escrever cada palavra. Só os principais destaques.

• Todos os problemas do projeto

• Todos os sucessos do projeto

• Próximos passos e itens de ação

Etapa 5: extraia insights das anotações. Não adianta desperdiçar o tempo de todos com uma reunião se você não vai realmente mudar nenhum processo com base nos insights descobertos na análise pós-projeto. Para mudar de verdade, considere reservar um tempo logo após a reunião para revisar as anotações e transformar as conclusões de alto nível em um plano de ação. Ao revisar as anotações, identifique padrões comuns e suas causas-raiz. Depois de definir algumas áreas de melhoria, desenvolva algumas mudanças de procedimento que você possa implementar no próximo projeto para evitar os erros cometidos neste. Aqui estão algumas perguntas que podem ajudar a dar o pontapé inicial.

• O que precisamos fazer de qualquer jeito? Identifique o problema e seu impacto nos seus projetos.

• O que podemos fazer agora? Pense em algumas estratégias que você pode implementar nos próximos meses.

• O que devemos fazer no futuro? Idealize estratégias que você possa executar depois dos próximos três meses.

Envie o plano de ação final para sua equipe. Colete feedback e adesão. Por fim, execute.