Você está fazendo bem o seu trabalho? Descubra com estes critérios de sucesso de projeto

Se o sucesso de um projeto fosse uma corrida, você não gostaria de chegar em último. Para garantir que o seu projeto termine bem, você precisa definir os critérios de sucesso do projeto e se preparar para os desafios que virão. Se você é como eu, vai querer saber imediatamente se o projeto que acabou de concluir foi um sucesso.

Você quer sentir a satisfação de cruzar a linha de chegada do projeto. Mas, para subir no pódio e erguer o troféu de primeiro lugar, primeiro é preciso criar um plano e definir os critérios de sucesso do projeto.

Infelizmente, quando se trata do sucesso de um projeto (e do treino para uma corrida), não existe atalho fácil. Como o sucesso pode ser definido de várias maneiras, os seus critérios determinarão se você vai subir no pódio com o troféu de primeiro lugar ou sair apenas com uma fita de participação. Neste post, vamos falar sobre alguns critérios essenciais de sucesso de projeto e como usá-los para melhorar os seus projetos e conquistar essa vitória!

Defina os critérios de sucesso do seu projeto

No gerenciamento de projetos, costumamos usar o modelo de metas SMART para definir os objetivos do projeto. SMART significa metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido, e são etapas que você precisa incluir no seu projeto. Um exemplo de como usar o SMART para definir os critérios de sucesso do projeto é este:

Digamos que você queira aumentar o tráfego do seu site. Uma meta SMART poderia ser:

"Quero aumentar o tráfego vindo dos Estados Unidos em 25% nos próximos três meses." Esse critério de sucesso é específico (você está mirando um local), mensurável (você definiu um valor e um prazo), atingível (um aumento de 25% é ambicioso, mas possível), relevante (isso ajudará o seu negócio a crescer) e com prazo definido (três meses dão a você um cronograma de trabalho).

Veja outro exemplo de SMART, desta vez para um projeto mais voltado às pessoas:

"Nossa equipe vai concluir um programa de treinamento de clientes para aumentar a nossa pontuação de satisfação do cliente em cinco pontos em seis meses." Nesse critério de sucesso, o foco é treinar a equipe para melhorar uma métrica de atendimento ao cliente. Essa meta também é específica, mensurável, atingível (com muito trabalho!), relevante (oferecer um atendimento ao cliente excepcional leva a clientes mais felizes) e com prazo definido. Os critérios de sucesso do seu projeto não precisam ser definitivos: você pode ajustá-los o tempo todo, conforme o projeto avança. Mas é essencial começar pelo menos com o básico, para ter uma base sobre a qual construir. Sem definir as metas do projeto, será difícil acompanhar o progresso e avaliar se você teve sucesso.

Acompanhe o progresso e revise quando necessário

Depois de definir os critérios de sucesso do projeto, acompanhe o progresso ao longo do caminho. Se isso fosse uma corrida, seria o momento de comparar como você se sente agora (semanas depois do início do plano de treino) com o primeiro dia. Saber de onde você partiu e onde está agora ajuda a atingir as metas futuras.

Se você estiver ficando para trás, sempre pode revisar o plano do projeto e os critérios de sucesso conforme necessário. Se for preciso, adote o método do caminho crítico para atingir as suas metas. Além disso, não se esqueça de comemorar os marcos do projeto pelo caminho! Comemorar as pequenas vitórias ajuda a manter todos motivados e focados no objetivo final. Voltando à metáfora da corrida: assim como não há nada melhor do que bater um novo recorde pessoal durante o treino, comemore as pequenas conquistas e prepare-se para as grandes!

Garanta que os seus critérios sejam atingíveis

Ao desenvolver os critérios de sucesso do projeto, garanta que eles sejam atingíveis. Pode parecer bom senso, mas você ficaria surpreso com a frequência com que as pessoas se preparam para o fracasso ao definir metas irreais. Por exemplo, certa vez eu me disse que conseguiria escrever, desenvolver e entregar um site para um cliente em um mês. Embora eu tenha cumprido a tarefa, foi estressante, caro e algo que nunca mais quero repetir.

É importante lembrar que os critérios de sucesso do projeto devem ser atingíveis, realistas e relevantes para os objetivos do projeto. Não fazia sentido definir a meta de criar um site em um mês quando o cliente ficaria perfeitamente satisfeito se eu levasse três meses. Além de irreal, a minha meta gerou decepção e frustração entre os membros da minha equipe.

Conquiste o apoio das partes interessadas

Depois de desenvolver os critérios de sucesso do projeto, você precisa obter o apoio das partes interessadas do projeto. Elas incluem todas as pessoas que têm interesse direto no projeto e no seu sucesso ou fracasso. O apoio é importante porque garante que todos estejam alinhados e trabalhando pelo mesmo objetivo.

Três maneiras de conquistar o apoio das partes interessadas

A primeira é garantir que elas participem do projeto desde o início. Isso significa envolvê-las no planejamento do projeto e criar canais de comunicação regulares, para que possam dar a sua opinião ao longo do caminho.

Outra maneira de conquistar o apoio é compartilhar os critérios de sucesso do projeto com elas logo no começo e pedir feedback. Isso faz com que elas se sintam parte do projeto e permite que você confirme se os seus padrões são realistas e relevantes para as necessidades delas.

A última maneira é mantê-las atualizadas sobre o progresso e os marcos do projeto. Isso ajuda a garantir que elas conheçam a situação do projeto e possam dar a sua opinião, se necessário. Para que elas sempre vejam os marcos e as tarefas mais recentes, invista em uma plataforma de gerenciamento de projetos como a Hive. A plataforma exclusiva da Hive mantém as pessoas atualizadas sobre o progresso do projeto e permite que deem feedback em tempo real.

A importância dos critérios de sucesso do projeto

Se você quer entrar comigo na corrida de criar critérios de sucesso do projeto, é hora de começar o treino. Como você viu, os critérios de sucesso são essenciais para manter o projeto em movimento e rumo à linha de chegada. Criar critérios ajuda a definir metas realistas, acompanhar o progresso e conquistar o apoio das partes interessadas durante todo o processo de revisão do projeto. Ao desenvolver critérios de sucesso sólidos, você aumenta as chances de sucesso do projeto e de erguer o troféu de primeiro lugar.

Usando a Hive para acompanhar as suas metas e garantir o sucesso do projeto

Hive Goals é uma ferramenta da plataforma de gerenciamento de projetos Hive que permite definir metas, visualizar o progresso e manter todos alinhados em um único painel centralizado. Depois de definir os critérios de sucesso do projeto, basta decidir como você quer medir as suas metas. Você pode acompanhar o progresso com base em:

• Ações concluídas

• Status das submetas

• Valores numéricos

Lembre-se: ao escolher o método para acompanhar o progresso do projeto, ele deve estar alinhado com os seus critérios de sucesso. Por exemplo, se a sua meta é aumentar em 10% o número de artigos publicados mensalmente no seu site, talvez você queira se concentrar em "ações concluídas", ou seja, quantos artigos foram efetivamente publicados a cada mês. Já se a sua meta é aumentar a receita em 15% até o fim do segundo trimestre do ano, talvez você queira ficar de olho nos valores numéricos do seu painel.  Com o Hive Goals, você pode definir metas realistas por departamento, equipe e até por pessoa. Ao relacionar metas com submetas, todos na empresa veem como o seu esforço diário contribui para a meta geral da empresa, o que é um ótimo estímulo de motivação para qualquer pessoa. Para ter uma visão geral do desempenho do sucesso do seu projeto, você pode automatizar o acompanhamento de metas em várias ferramentas e receber informações em tempo real de todos os aplicativos usados na sua empresa.  Com o Hive Goals você pode:

• Criar uma, dez, vinte ou mais metas para a sua equipe, para que todos entendam com o que estão contribuindo.

• Centralizar e automatizar o acompanhamento e os relatórios das suas metas.

• Trazer dados de outros sistemas para a Hive e simplificar as operações e os relatórios.

• Compartilhar a meta ou as metas, atribuí-las às pessoas certas, acompanhar a atividade e definir um prazo.

• Entender o ritmo da sua equipe e da sua organização em relação a uma meta individual ou a um conjunto de metas.

• Indicações por cores facilitam a identificação dos itens "no caminho certo".

• Na hora de revisar progresso, realizações e conquistas, exporte facilmente todas as informações relevantes.

Há muito mais que você pode conquistar para o sucesso do seu negócio com o Hive Goals. Quer começar? Comece hoje o seu teste gratuito do Hive Goals!