A ciência das listas de tarefas

É seguro dizer que quase todo mundo já usou algum tipo de lista de tarefas para dar conta de suas atividades ao longo da vida. Até quem é totalmente contra o conceito provavelmente cria listas mentais com frequência, ou agenda compromissos no calendário e confere se cumpriu tudo antes de encerrar o dia. No fim das contas, quase todos nós colocamos alguma estrutura na rotina para garantir o básico do que precisamos fazer.

Em essência, todas essas técnicas nascem da ideia da lista. E há um motivo para as listas de tarefas serem a base de tantos outros métodos de organização. O cérebro humano precisa dessa estrutura para ter sucesso e, num nível ainda mais instintivo, para sobreviver. Ele é programado para prosperar com listas organizadas de tarefas e metas, e foi exatamente assim que as pessoas, e a humanidade como espécie, chegaram tão longe.

O poder das listas de tarefas é enorme, mas a forma como as pessoas lidam com elas continua mudando. De uma lista tradicional no papel a aplicativos de celular, tudo serve para matar essa vontade de se organizar, e é essa evolução das listas que permite à humanidade evoluir junto.

O poder das listas de tarefas

Cada fã de listas de tarefas tem seus próprios motivos para achá-las poderosas, e a ciência também ajuda a explicar isso.

Para quem gosta de psicologia, um conceito científico curioso chamado efeito Zeigarnik é um ótimo exemplo de como as listas de tarefas podem mudar literalmente o funcionamento do cérebro, que passa a organizar e concluir as tarefas registradas em um lugar concreto.

As primeiras descobertas sobre esse efeito foram registradas em 1927 pela cientista lituana Bluma Zeigarnik. Elas indicam que a intenção ou o desejo de concluir uma tarefa (por exemplo, ao incluí-la em uma lista) faz a memória lembrar melhor dessa tarefa até o momento em que ela é concluída.

Por que todo mundo precisa de listas

Saber se as pessoas precisam dessas listas para funcionar é uma discussão complicada, mas, ao perguntar a psicólogos e especialistas em gestão de tempo e produtividade, a resposta é sempre a mesma: todo mundo pode se beneficiar de uma lista de tarefas.

Por quê?

O jornal The Guardian conversou com o Dr. David Cohen, psicólogo e autor que usa listas de tarefas para dar conta de sua agenda lotada. De forma prática e direta, ele aponta três motivos pelos quais as pessoas gostam tanto de listas de tarefas e podem se beneficiar muito delas:

1. Elas aliviam a ansiedade ao reunir em um só lugar muitas tarefas soltas e caóticas.

2. Elas oferecem uma base para estrutura e planejamento.

3. Elas são uma prova de sucesso e de realização, permitindo que quem as criou veja o que já concluiu.

Por que algumas pessoas não usam listas de tarefas

Apesar do poder inegável das listas de tarefas e de toda a ciência que comprova sua eficácia no dia a dia, ainda há quem faça de tudo para evitar qualquer tipo de lista. Por que essas pessoas odeiam tanto as listas, mesmo depois de elas terem funcionado para grande parte de quem quer colocar a vida em ordem?

Alguns problemas podem tornar as listas de tarefas pouco atraentes.

O problema

Um dos problemas de quem odeia esse tipo de lista é que essas pessoas não se preparam mentalmente para tirar o máximo proveito dela. Elas podem olhar para uma lista e se sentir sobrecarregadas com o volume de trabalho, e acabam evitando criar a lista para não ter diante dos olhos uma relação intimidadora de tarefas. O que os olhos não veem, o coração não sente.

A solução

Em vez de desistir, quem fica apavorado com a longa lista de coisas a fazer pode tentar algumas estratégias para deixar a carga mais leve.

Pesquisas analisaram o alívio mental que vem ao concluir uma tarefa, e os psicólogos chegaram a uma conclusão fascinante: esse suspiro de alívio também pode vir de outra forma. Acontece que o simples ato de planejar a conclusão de uma tarefa traz o mesmo tipo de euforia que concluí-la.

Por isso, quem não suporta listas por causa da sensação de sobrecarga pode usá-las como ferramentas de planejamento, e não como medida de conclusão ou de sucesso.

Quem vive com medo do tamanho da própria lista também pode separá-la em categorias. Talvez seja possível encurtar a lista de tarefas com uma lista para o trabalho (que não sai do escritório) e outra para a casa (que fica em casa).

O problema

Na forma mais comum (e mais básica), as listas de tarefas são uma sequência de itens. Quando a tarefa é concluída, ela é riscada da lista ou uma caixa é marcada. Quando não é concluída, a tarefa continua na lista, intocada.

Infelizmente, isso pressupõe que as tarefas existem em um estado binário de "concluída" ou "não concluída", quando na realidade muitas tarefas são bem mais complexas. Quem lida com muitos projetos complexos costuma odiar listas assim, porque elas acabam sendo uma representação sobrecarregada e imprecisa do trabalho concluído e do esforço feito.

A solução

É aí que entra a personalização, essencial para quem quer deixar suas listas o mais úteis e relevantes possível. Em vez de criar uma lista de tarefas amplas para riscar, é muito mais vantajoso criar subconjuntos de tarefas. Cada pessoa pode formatar essa divisão como preferir; na Hive, por exemplo, é fácil criar uma ação com um conjunto de subseções. De forma bem simples, uma tarefa principal pode aparecer primeiro, com as etapas necessárias para concluí-la listadas abaixo em tópicos (que também podem ser riscados, que ótimo!).

Esse processo não só permite planejar (e ter o alívio mental que vem com isso), como também, ao dividir metas maiores em tarefas menores, cria mais oportunidades de marcar caixas de conclusão e curtir a recompensa mental que vem delas.

Que tal essa sensação de satisfação e de realização?

O problema

Quem odeia listas de tarefas ainda não encontrou um método que combine com o seu jeito. Talvez as listas simplesmente não deem conta de agendar, priorizar, controlar prazos ou gerenciar tarefas que se estendem por muito tempo.

A solução

Aprender a aproveitar ao máximo as listas de tarefas e descobrir o estilo que combina mais naturalmente com você pode transformar folhas de papel soltas e desorganizadas, que ninguém suporta, em um sistema poderoso, ágil e eficiente.

É justamente por isso que a evolução das listas de tarefas e as infinitas formas de personalizá-las se tornaram tão importantes. A tecnologia mais recente oferece opções mais personalizáveis e completas para criar listas, como a Hive, outro ótimo exemplo de solução flexível de listas de tarefas, que pode ser personalizada e integrada a outras ferramentas conforme a necessidade de cada pessoa.

A evolução das listas de tarefas

Junto com o rápido avanço da tecnologia, as listas de tarefas também passaram por uma evolução intensa. Muita gente as imagina como pouco mais que rabiscos em um pedaço de papel, mas elas vêm se transformando em modelos mais completos e úteis, à medida que especialistas em produtividade e gurus de gerenciamento de projetos tornam algo bom ainda melhor.

Papel e caneta

Quando alguém pensa em lista de tarefas, o método tradicional de papel e caneta costuma ser o primeiro que vem à mente. Esse método, que usa qualquer instrumento de escrita e qualquer pedaço de papel (sim, inclusive post-its, versos de recibos e guardanapos), leva as listas de volta ao básico.

Anote uma tarefa e risque quando ela for concluída.

Outras pessoas usam esse método tão simples de outras maneiras. Talvez tenham um quadro branco magnético de tarefas domésticas na geladeira, ou uma lista simples de tarefas na lateral de cada página da agenda. O método de papel e caneta, apesar de ser o mais básico, continua popular pela facilidade de uso e pela flexibilidade.

Bullet journal

Muita gente já ouviu falar em "bullet journaling", chamado de "BuJo" nas conversas informais e nas hashtags das redes sociais. Uma busca rápida na internet traz páginas e mais páginas de vídeos no YouTube, contas de destaque no Instagram e murais do Pinterest dedicados ao universo do bullet journal, que une organização produtiva e arte criativa na mesma medida.

Usar essas redes sociais como único guia para o bullet journal pode ser inspirador, mas também intimidador para quem não é artista ou quer só um jeito simples de ampliar a lista de tarefas.

A boa notícia é que o bullet journal não precisa ser colorido, sofisticado nem digno do Instagram. Quando a ideia foi apresentada por Ryder Carroll, ela era uma "prática de atenção plena disfarçada de sistema de produtividade". Não se trata de arte elaborada, adesivos ou carimbos (embora possa ser, se isso trouxer relaxamento e atenção plena). O que importa é a metodologia.

Isso significa que qualquer pessoa pode fazer um bullet journal: basta ter um instrumento de escrita e qualquer tipo de caderno.

Os bullet journals ampliam o conceito das listas de tarefas, criando visões gerais, oportunidades de dividir as tarefas em partes e uma revisão constante da carga de trabalho, transferindo tarefas ou eliminando as que não valem o tempo.

Aplicativos de listas

O próximo passo da evolução das listas é, como era de se esperar, o destaque recente dos aplicativos de listas de tarefas. Existe um aplicativo para isso? Existe, sim. Na verdade, existem dezenas.

Por mais úteis que esses aplicativos sejam, há tantos que costuma ser difícil para qualquer pessoa descobrir qual funciona melhor para ela, para o seu estilo de vida, para a sua carreira e para o nível de colaboração que precisa ter com os outros. A tentativa e erro tão comum diante dessa abundância pode tornar as listas de tarefas um hábito intimidador de adotar, apesar da acessibilidade desses aplicativos.

Sem dúvida, a forma mais eficaz de incentivar as pessoas a usar e dominar as listas de tarefas de um jeito que as beneficie é apresentar a elas um aplicativo que possa ser usado de mais de uma maneira. Muitos aplicativos de produtividade e gerenciamento de projetos já fazem isso, permitindo usar diversas ferramentas de produtividade (incluindo listas de tarefas) em um só lugar.

Hive

Um desses aplicativos "tudo em um" é a Hive, um software de gerenciamento de projetos poderoso o bastante para movimentar de projetos pessoais a grandes empresas. Ela permite que os usuários e suas equipes trabalhem exatamente do jeito que quiserem, graças à integração flexível com mais de 1.000 aplicativos, como Dropbox, Outlook, Google Drive, OneDrive e muito mais.

Ferramentas de análise, aplicativos de mensagens, formulários para coletar informações, agendamento, alocação de recursos e compartilhamento de arquivos fazem da Hive uma lista de tarefas turbinada, com tudo de que uma equipe precisa para ter sucesso.

Um software como esse, disponível para computadores e dispositivos móveis (com sincronização simples entre todos os dispositivos), é a prova de que as listas de tarefas chegaram a uma nova etapa da evolução. As possibilidades de gerenciar sua lista de tarefas com a plataforma de produtividade da Hive são infinitas.

Para concluir

Então, é verdade que as listas de tarefas não são para todo mundo? Provavelmente não. O mais provável é que quem odeia listas de tarefas simplesmente não as esteja usando do jeito certo, ou ainda não tenha encontrado o aplicativo de listas ideal.

Felizmente, novas soluções como a Hive mostram que as listas de tarefas podem ser úteis, sim, até para quem nem pensaria em montar uma lista no papel.

O que o futuro reserva para a evolução das listas de tarefas?

Só o tempo dirá. Até lá, a humanidade está prestes a ficar bem mais produtiva.