Como as equipes de marketing universitário gerenciam solicitações criativas entre departamentos

A secretaria de admissões precisa de materiais para um open house que se aproxima. A área de relações com ex-alunos prepara o convite para um evento. O diretor de um departamento quer atualizar o folheto de um programa. A área de desenvolvimento institucional tem uma campanha de arrecadação perto do lançamento.

Cada solicitação tem seu próprio público, suas partes interessadas e seu prazo. Para a equipe de marketing da universidade que cuida das quatro, o desafio é decidir o que acontece em seguida — e manter todos informados conforme o trabalho avança.

Um fluxo de trabalho prático de marketing universitário conecta o recebimento de solicitações, a priorização, a produção, a revisão e a entrega. Os departamentos têm uma forma clara de pedir ajuda. O marketing recebe as informações necessárias para planejar o trabalho. Todos conseguem ver quem é responsável pela próxima etapa.

Veja como construir esse processo, com exemplos de como a Point Loma Nazarene University usa a Hive.

Dê aos departamentos um só lugar para enviar solicitações criativas

Comece com o Hive Forms como um processo compartilhado de recebimento de solicitações do marketing. Seja para uma campanha de e-mail, uma atualização do site ou material impresso, o formulário preenchido deve trazer contexto suficiente para o marketing avaliar o pedido.

Mantenha o formulário focado nas informações que afetam o trabalho e compartilhe-o com todos os departamentos que possam enviar solicitações à sua equipe. O formulário pode ser acessado diretamente por uma URL, e as informações serão levadas direto para um projeto ou uma ação da Hive.

Um pedido de “um flyer até sexta” deixa a equipe de marketing com várias dúvidas. Um pedido que explica o evento, o público, o plano de distribuição e a aprovação necessária dá à equipe uma base para decidir o que é viável.

Na Hive, os formulários podem ser totalmente personalizados para que a equipe de marketing tenha de imediato as informações de que precisa para executar o trabalho e fazê-lo avançar. Conheça a Hive para o ensino superior.

Analise as solicitações antes de assumir uma data de entrega

Enviar uma solicitação por um formulário deve iniciar uma conversa sobre escopo e cronograma.

As equipes podem atribuir automaticamente a ação criada pelo formulário a alguém do marketing. Essa pessoa (seja o líder de marketing, o designer, o assistente etc.) analisará as novas solicitações e confirmará se o briefing está completo.

Um processo de análise simples pode responder a quatro perguntas.

• A equipe tem informações suficientes para começar?

• Como o trabalho apoia as prioridades atuais da universidade?

• O que precisa acontecer antes de a produção começar?

• É possível cumprir o prazo solicitado com as pessoas e o tempo disponíveis?

Depois, dê ao solicitante uma resposta clara. O trabalho pode ser agendado, devolvido por falta de informações ou discutido melhor para acordar um escopo menor. Você pode fazer tudo isso no card da ação na Hive, que será criado depois que o formulário for enviado.

Por exemplo, se um evento está chegando rápido, a equipe pode concordar em produzir primeiro um e-mail e uma atualização do site, com os demais materiais agendados separadamente. Registre isso na Hive junto com a solicitação para que todos trabalhem com base no mesmo acordo.

Planeje o trabalho recorrente antes que chegue a próxima solicitação

O marketing universitário inclui trabalhos que voltam junto com o calendário acadêmico. Campanhas de captação, materiais de orientação, eventos para ex-alunos e iniciativas anuais de arrecadação criam oportunidades de reaproveitar um processo já testado.

Crie modelos para projetos recorrentes que incluam as entregas, os responsáveis, as dependências e as etapas de revisão. Inclua o tempo de aprovação no cronograma, junto com redação e design.

A Point Loma Nazarene University usa a Hive para apoiar admissões de graduação, admissões de pós-graduação, relações com ex-alunos e arrecadação de fundos. A equipe relatou receber de 250 a 500 solicitações de projetos por trimestre, sendo cerca de 60% da carga de trabalho composta por projetos cíclicos e 40% por demandas avulsas.

A equipe usa modelos da Hive com ações, responsáveis e cronogramas predefinidos para configurar os projetos. Os cronogramas são montados de trás para frente, a partir da data de conclusão exigida, o que ajuda a equipe a considerar as etapas necessárias antes da entrega. Leia o case completo da Point Loma.

Comece por um projeto recorrente que sua equipe já conheça bem. Após a próxima entrega, atualize o modelo para refletir o que realmente aconteceu, incluindo o tempo de revisão que faltava no plano original.

Dê a cada entrega um responsável e a cada decisão um aprovador

Uma campanha pode envolver vários departamentos e, ainda assim, ter responsabilidades claras.

Para cada entrega, identifique a pessoa responsável por fazê-la avançar. Separadamente, identifique quem dá feedback e quem toma a decisão final de aprovação. Essas pessoas podem ser atribuídas diretamente como revisoras na Hive.

Por exemplo:

Os papéis na sua universidade podem ser diferentes, mas o essencial é combiná-los antes de o primeiro rascunho circular.

Quando um projeto tem vários revisores, use os Modelos de revisão da Hive para organizar todos os revisores, prazos e possíveis bloqueios que poderiam impedir o trabalho de avançar no funil.

Na Hive, assim que um revisor dá sua aprovação, o modelo encaminha o material para a próxima pessoa da lista.

Mantenha o feedback conectado ao trabalho

A revisão criativa fica mais difícil quando o feedback chega por e-mail, reuniões, mensagens de chat e documentos separados. A Hive oferece um recurso central, um repositório para todas as aprovações, comentários e feedbacks.

A revisão com IA também pode fazer uma primeira análise de documentos e provas antes que alguém da sua equipe precise dedicar tempo a revisá-los. Isso pode identificar erros 72% mais rápido do que esperar pelo primeiro revisor manual.

Na Point Loma, os integrantes da equipe mantêm as anotações dos projetos nos cards de ação da Hive e adicionam conversas externas como comentários. A equipe também usa o app de Revisão e Aprovações da Hive para levar os materiais de marketing até a revisão final. Veja como a Point Loma organiza o trabalho de marketing.

Para o seu próprio processo, defina o que acontece quando o feedback muda o escopo original. Um novo público, uma entrega adicional ou uma mudança importante de direção pode exigir um novo prazo. Registre a mudança e confirme o novo plano com o solicitante.

Facilite para os departamentos o entendimento do andamento

O solicitante deve conseguir saber se o trabalho está aguardando informações, em produção ou pronto para revisão.

Use status da Hive que descrevam claramente a próxima ação.

Usar os status das ações em conjunto com Revisão e Aprovações pode dar às equipes uma camada extra de visibilidade. As próprias ações podem reunir a prova e a aprovação, além de quaisquer outros materiais ou links de que você precise.

Para campanhas maiores, dê às partes interessadas uma visão do cronograma geral e também das entregas individuais. A oferta da Hive para o ensino superior inclui cronogramas, dependências, lembretes e relatórios de status para apoiar essa coordenação. Conheça a gestão de projetos universitários na Hive.

Analise onde o trabalho atrasa

Quando o fluxo de trabalho estiver em uso, procure causas repetidas de atraso.

Acompanhe quanto tempo as solicitações ficam esperando informações que faltam, quanto tempo os materiais passam em revisão e com que frequência o escopo muda depois que a produção começa. Separe o tempo gasto criando o trabalho do tempo gasto esperando uma decisão.

Essas medições podem embasar mudanças práticas. Briefings incompletos com frequência podem pedir perguntas de recebimento mais claras. Feedbacks atrasados recorrentes podem pedir um acordo antecipado sobre as datas de revisão. Uma campanha recorrente que sempre leva mais tempo do que o planejado pode precisar de um modelo revisado.

Escolha algumas medições que sua equipe consiga manter com consistência, crie um painel para acompanhá-las e use essas informações para melhorar o processo com os departamentos que você atende.

Comece com um departamento e uma campanha recorrente

Você pode introduzir um fluxo de trabalho compartilhado por meio de um piloto de tamanho gerenciável.

Escolha um departamento com necessidades regulares de marketing e um projeto próximo. Combine os campos da solicitação, o responsável pela produção, os revisores e o prazo.

Use o que aprender para melhorar o processo antes de convidar mais departamentos.

A Hive reúne as solicitações de marketing universitário, os cronogramas de projetos, os arquivos e as aprovações em um workspace compartilhado. Comece com uma campanha real e dê a cada parte interessada uma forma clara de contribuir à medida que o trabalho avança rumo ao lançamento.

Conheça a Hive para equipes de marketing do ensino superior.