Por que as videorreuniões são tão cansativas

Graças aos avanços da tecnologia e da comunicação digital, hoje é possível trabalhar de casa sem problemas de comunicação. Com as videochamadas, profissionais podem participar de reuniões de negócios o dia todo, no conforto do lar. Porém, embora essas chamadas não exijam nenhum esforço físico, há uma fadiga que surge depois de um dia inteiro de videoconferências uma atrás da outra.

Esse cansaço intenso pode ser chamado de "fadiga de videorreunião". É uma das muitas expressões novas que entraram no nosso vocabulário com o ambiente atual de trabalho remoto.

 Fadiga de videorreunião: o que a causa?

O cansaço intenso depois de uma videoconferência está ligado ao enorme esforço cognitivo que ela exige. Nas reuniões presenciais, tentamos captar expressões faciais sem perceber. Com esses sinais, a maioria dos profissionais tenta avaliar como a reunião está indo. A mensagem está sendo entendida? Alguém está prestes a discordar?

Já em uma videochamada, captar esses sinais visuais (principalmente com muita gente na linha) é mais difícil. Para começar, falta o contato visual compartilhado que ajuda a perceber esses sinais. Mesmo que os colegas levantem a mão ou balancem a cabeça, acompanhar a reação de todos exige um esforço mental considerável. O pequeno atraso e a ausência de sinais físicos fazem o cérebro se esforçar mais, automaticamente, para perceber coisas que normalmente seriam automáticas.

Além disso, a fadiga de vídeo vem da quantidade de distrações que os profissionais tentam filtrar durante essas reuniões. Normalmente, essas distrações não existem nas reuniões presenciais. Por isso, lidar de repente com elas sem perder a produtividade é desgastante. Algumas distrações comuns são:

• Ter de responder a e-mails de trabalho e a notificações do celular

• Animais de estimação que atrapalham

• A presença de outros membros da família

• Preocupação constante com a própria aparência ou com o cômodo em que se está

Da mesma forma, a lógica do "trabalho em casa" faz com que as videorreuniões sejam marcadas, quase sempre, uma depois da outra, sem intervalo. Afinal, ninguém precisa pegar o elevador e descer alguns andares até a próxima reunião. Só que isso aumenta o esforço mental e, consequentemente, o cansaço geral. Para a maioria das pessoas, esse intervalo entre reuniões presenciais é uma pausa essencial para descansar e se recuperar. Como ele quase não existe mais, quem trabalha de casa pode se esgotar rapidamente.

Para completar, o estresse e o sono ruim depois de um dia olhando para uma tela também contribuem. Então, como os profissionais ocupados podem combater a fadiga de videorreunião?

Dicas comprovadas para combater a fadiga de vídeo

É possível se sentir revigorado mesmo depois de um dia de videochamadas. Veja algumas dicas para evitar a sobrecarga.

Pare de fazer várias coisas ao mesmo tempo

Para muita gente, a videochamada parece a oportunidade perfeita para riscar itens da lista de tarefas, ou seja, fazer multitarefa. Mas, no fim, isso é um tiro no pé. Pesquisas mostram que tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo pode reduzir a produtividade e a energia.

A ciência por trás disso é simples. A maioria dos profissionais não sabe, mas partes diferentes do cérebro cuidam de tarefas diferentes. Por isso, alternar (mesmo sem perceber) entre tarefas que usam partes diferentes do cérebro exige um esforço mental considerável. Além disso, reduz a produtividade em até 40%.

Segundo um estudo de Stanford, quem faz multitarefa não lembra das coisas tão bem quanto quem mantém o foco em uma só. Então, na próxima videochamada, tente fechar suas 10 (ou 100) abas abertas e as janelas de chat, e silencie as notificações que vão distrair você.

Faça pausas regulares

Em videochamadas mais longas, uma pausa pode fazer toda a diferença. Para quem não pode sair da chamada, minimizar a janela e se concentrar só na voz ajuda. Da mesma forma, desviar o olhar da tela por até 30 segundos pode ser benéfico. Lembre-se de que isso não significa ter tempo para fazer outra coisa. Use essas minipausas para descansar os olhos.

Na agenda, deixe pelo menos 15 minutos entre uma chamada e outra. Recomendamos usar esse tempo para uma caminhada relaxante ao ar livre. Às vezes, pode ser impossível abrir espaço para pausas durante as videorreuniões. Nesse caso, basta reduzir a duração das reuniões. Vale a pena: até uma pausa de 10 minutos faz uma enorme diferença.

Reduza os estímulos recebidos das telas do computador

Como mencionamos, o cansaço mental depois de uma videochamada piora quando as pessoas se concentram demais na própria aparência. Um truque simples para eliminar esse fator é esconder a sua janela de vídeo. Assim, você acaba com a preocupação estressante de como está sua aparência.

No entanto, outras distrações também aumentam o esgotamento mental. Os estímulos das telas dos outros podem ser bastante desconcertantes. Por exemplo, em uma chamada com outras cinco pessoas, são mais cinco cenários, móveis e outros sinais visuais para processar. Tentar processar todos esses sinais ao mesmo tempo é desgastante. Por isso, pode ajudar usar fundos neutros. Além disso, sempre que possível, desligue a câmera quando não estiver falando.

Os encontros virtuais devem ser menos obrigatórios

A maioria das empresas tenta manter o espírito de equipe com noites de jogos virtuais, bate-papos informais e outros eventos on-line. Só que, depois de um longo dia produtivo no home office, esses eventos costumam ter o efeito contrário. Por isso, o melhor é mantê-los opcionais. Assim, quem ainda tem energia pode participar, e os demais podem descansar.

Mesmo em uma videochamada social com amigos e família, é possível continuar se sentindo exausto. Na maioria das vezes, isso acontece por causa do "caos", principalmente em grupos grandes. Em situações assim, indicar um facilitador ajuda a tudo correr bem. Ele pode definir quando cada pessoa fala, quando silenciar os microfones, a ordem das atividades sociais e assim por diante.

Priorize a comunicação pela Hive, por telefone e por e-mail

É claro que as plataformas de videoconferência são o caminho do futuro, ainda mais agora, com o trabalho remoto tão difundido. Porém, como mostramos, depois de três ou quatro longas teleconferências, o cérebro fica esgotado. Nessas horas, uma ferramenta de gerenciamento de projetos já testada e aprovada, como a Hive, um e-mail ou uma ligação podem resolver. Na maioria das vezes, a mesma reunião pode ser feita por telefone, principalmente se for com uma única pessoa. Se a reunião é um check-in sobre um projeto com poucas partes em andamento, conversar em um cartão de ação na Hive ou pelo chat da Hive pode ser a solução perfeita. A Hive é ótima porque reúne, em um só lugar, visibilidade total de projetos passados, atuais e futuros, acesso a e-mails e chat.

As videochamadas afetam nossa capacidade de conversar pessoalmente?

Não de imediato. Porém, depois de cerca de um ou dois meses emendando uma videochamada na outra, isso pode começar a afetar a capacidade de conversar com os outros cara a cara. Um cenário em que esse efeito aparece de forma clara é a capacidade de foco.

Para a maioria dos profissionais, a última videorreunião do dia é sempre a mais difícil. Para lidar melhor com elas, muita gente "desliga". Com o tempo, esse hábito de desligar pode se infiltrar sem perceber nas conversas presenciais, principalmente quando estamos cansados. Quando isso acontece, muitos profissionais têm "brancos" durante conversas pessoais. Ou seja, perdem o fio da conversa ou precisam pedir à outra pessoa que repita várias vezes.

Felizmente, há um truque simples para evitar que isso vire rotina nas conversas presenciais: passe o máximo de tempo possível com a família e os amigos. De vez em quando, em vez de fazer pausas entre as videochamadas com uma caminhada, converse pessoalmente com amigos e pessoas queridas. Converse com eles, tenha conversas relaxantes. Isso ajuda a garantir que habilidades essenciais de comunicação não se percam durante este período de trabalho remoto.

Vença a fadiga de vídeo hoje mesmo

As videochamadas tornam o trabalho em casa mais acessível e produtivo, e sem dúvida estamos caminhando para um futuro em que elas serão parte vital do dia a dia. Porém, por longos períodos, elas podem ser cansativas e nos deixar completamente esgotados no fim do dia. Para obter os melhores resultados, siga as dicas descritas acima para combater a fadiga de vídeo. Programe pausas entre as chamadas, reduza os estímulos na tela, experimente uma ferramenta de gerenciamento de projetos, prefira ligações quando possível e passe tempo pessoalmente com familiares e amigos.

Se você quer tirar a comunicação do vídeo de vez, recomendamos experimentar hoje mesmo uma ferramenta de gerenciamento de projetos, como a Hive, com sua equipe. Aqui está o link para um teste gratuito de 14 dias.