7 dicas simples para reuniões mais produtivas

Imagine uma semana com reuniões escolhidas e organizadas com cuidado. Uma semana em que você não fica preso em reuniões gerais sem rumo ou "alinhamentos" e tem a chance de fazer o trabalho que precisa fazer. Uma semana em que as reuniões de que você participa começam no horário e têm próximos passos claros. Esse é o futuro que queremos. Na Hive, nossa missão é ter reuniões mais produtivas. Por que precisamos reinventar as reuniões? Para começar, as pessoas estão sobrecarregadas e exaustas com o tempo que precisam gastar "se alinhando". Você sabia que cerca de 35% do tempo dos gerentes de nível médio é gasto em reuniões, chegando a 50% no nível da alta liderança? Imagine o que você poderia fazer nessas 2 a 4 horas por dia. Além disso, estima-se que US$ 37 bilhões sejam gastos em reuniões improdutivas todos os anos, e 92% das pessoas admitem fazer "várias coisas ao mesmo tempo" durante as reuniões. E agora, com as reuniões remotas, a maioria pelo Zoom ou pelo Microsoft Teams, ficou ainda mais fácil se distrair. Pense no tempo valioso -- e no dinheiro -- que desperdiçamos com reuniões. Felizmente, vivemos um tempo de inovação constante no ambiente de trabalho. Startups estão transformando a forma como trabalhamos e repensando por completo processos que existem há décadas. Está na hora de fazer o mesmo com as reuniões. A seguir, conheça nossas novas regras (não, não é a música da Dua Lipa) para inaugurar uma nova era de reuniões. Prepare-se para reinventar seu dia de trabalho com estas 7 dicas para reuniões mais produtivas.

1. Pare de dizer sim a todas as reuniões.

No começo isso pode ser difícil, mas é importante começar a estabelecer limites com seus colegas e com outras pessoas da organização. Claro que existe hora e lugar para reuniões, mas o padrão não deve ser marcar uma reunião automaticamente sempre que houver algo a discutir. Existe outra forma (mais rápida) de se conectar e passar informações? Um exemplo: se alguém sugere uma reunião de acompanhamento quando você sabe que não haverá nada a acompanhar, proponha uma verificação rápida em uma ferramenta de gerenciamento de projetos como a Hive ou até por e-mail. Não gaste tempo e energia em uma reunião de 30 minutos se for possível se alinhar em 5 minutos em outra plataforma.  Se o organizador da reunião avisar que suas ideias e seu feedback são essenciais, mas você tem assuntos urgentes que impedem sua presença, ofereça-se para reunir um feedback por escrito que a equipe possa analisar na reunião. Você também pode pedir a alguém da sua equipe que represente você e suas ideias na própria reunião. Essa também é uma ótima forma de dividir responsabilidades com alguém que você gerencia.

2. Garanta que haja um líder da reunião.

Todos nós já estivemos naquelas reuniões que começam com um silêncio estranho. Em que você nem lembra quem convocou a reunião e passa os primeiros dez minutos tentando descobrir sobre o que deveria falar. Tudo isso se resolve definindo um líder para as reuniões com mais de duas pessoas -- basta escrever "Líder da reunião: Nome" no convite da agenda. Essa pessoa será responsável por conduzir a conversa e fazer anotações durante a reunião, além de definir os próximos passos. 

3. Faça boas anotações.

Participar de uma reunião e prestar atenção é uma coisa, mas lembrar de tudo o que aconteceu é o verdadeiro desafio. É aí que as anotações de reunião ajudam. Quando você -- ou uma pessoa designada -- registra corretamente as informações importantes da reunião, evita que coisas se percam e garante que as ideias não sejam desperdiçadas. Quer reinventar sua experiência com anotações de reunião? É aí que entra o Hive Notes. Com o Hive Notes, você melhora a produtividade da reunião antes, durante e depois dela. Vincule uma anotação a qualquer convite da agenda e compartilhe uma pauta para que todos cheguem alinhados. Durante a reunião, compartilhe a anotação com todos os participantes para colaborar em tempo real, no estilo Google Docs. Você também pode transformar os tópicos de conversa em próximos passos e atribuí-los a qualquer pessoa da reunião. Isso é o que chamamos de produtivo. E o melhor? O Hive Notes é totalmente gratuito para qualquer pessoa. E, se você já é usuário da Hive, aproveita ainda mais as anotações ao vincular ações a projetos existentes e rever qualquer anotação direto no seu painel da Hive.

1. Adote reuniões de 15 ou 45 minutos.

Muitos de nós estamos presos à ideia de que as reuniões precisam ter 30 ou 60 minutos. Não é bem assim. Ao marcar uma reunião, depois de concluir que ela é necessária e de definir um líder, dedique um minuto extra para estimar quanto tempo cada item da pauta vai levar. É provável que, se a reunião é sobre um único assunto, dê para resolver em 15 minutos se todos chegarem no horário e mantiverem o foco. Se a reunião tem mais de um item, reservar 45 minutos em vez de uma hora devolve os 15 minutos que você gastaria em conversa sem rumo. E uma curiosidade: especialistas também estimam que reuniões de 45 minutos têm a duração ideal. Só para constar. 

5. Transforme a reunião em uma "zona sem celular".

Não há nada pior do que tentar ter uma conversa importante com um colega ou líder e ver os olhos dele alternando para a tela do iPhone cheia de notificações. Isso pode fazer você sentir que suas contribuições não são importantes para a organização, quando com certeza são. Criar uma zona sem celular é mais fácil no escritório, pois você pode sugerir que todos deixem o aparelho na mesa, mas fica mais complicado quando a reunião é no Zoom. Nesse caso, sugira que todos silenciem as notificações e evitem conferir o e-mail, a menos que seja absolutamente necessário. Isso reduz o custo da troca de contexto e ajuda todos a manterem o foco. Quem sabe você até consiga encerrar a reunião 15 minutos antes!

6. Pare de fazer apresentações durante as reuniões.

Não há nada pior do que ficar numa reunião de duas horas feita só de slides. Há um motivo para Jeff Bezos ter banido as apresentações em PowerPoint na Amazon. Lá, as pessoas leem memorandos antes da reunião em vez de aguentar uma apresentação interminável em PowerPoint, o que é uma ótima forma de compartilhar informações antes de se reunirem e tornar a reunião produtiva. Uma possível exceção a essa regra é quando você apresenta uma atualização de estratégia ou de desempenho em que várias pessoas precisam mostrar slides diferentes ao grupo. Nesse caso, enviar 6 memorandos diferentes provavelmente não será eficaz. Em vez disso, monte a apresentação e envie-a antes. Você também pode pedir que cada pessoa chegue à reunião com uma pergunta sobre o conteúdo da apresentação, assim todos se sentem envolvidos e motivados a contribuir.

7. Use uma ferramenta de videoconferência.

Com tanta gente passando para as reuniões virtuais, dá para dizer que as plataformas de videoconferência salvaram o dia. Uma das ferramentas mais populares para reuniões virtuais é o Zoom, que também virou um nome familiar no último ano. É muito fácil usar o Zoom em reuniões -- ou em qualquer necessidade de chamada de vídeo. Basta ter um computador, uma câmera integrada ou webcam, uma conta no Zoom, e pronto. Outro motivo para gostarmos dessa ferramenta? Existem milhares de integrações do Zoom para conectar com todas as ferramentas de trabalho que você já usa (incluindo o Zoom e a Hive!). O Zoom é gratuito para reuniões de até 40 minutos, com vários planos pagos para pessoas ou empresas que precisam de uma ferramenta mais completa. Há também muitas outras plataformas de videoconferência para escolher, como o GoToMeeting, o Slack ou o ReadyTalk. Esperamos que, ao final deste artigo, você esteja um pouco mais convencido a limitar as reuniões na sua equipe ou organização. Como dissemos, isso não significa que todas as reuniões sejam inúteis. Significa apenas que precisamos ser mais criteriosos com a forma de usar nosso tempo. Em vez de colocar automaticamente uma reunião na agenda de alguém sempre que houver algo a discutir, use uma ferramenta de gerenciamento de projetos como a Hive para criar uma anotação ou um cartão com os detalhes da sua dúvida. Depois, use os recursos de marcação e comentários para conversar antes mesmo de entrar naquela sala de reuniões escura e abafada. Falta alguma dica importante aqui? Conte para nós nos comentários abaixo.