Guia completo para usar chat de voz no ambiente de trabalho moderno

Uma das principais preocupações dos líderes de empresas ao falar do futuro do trabalho é como criar um ambiente híbrido e remoto em que produtividade e colaboração andem lado a lado. De experiências imersivas com óculos de realidade virtual a tecnologias eficazes de assistentes de voz, há muitas soluções que buscam resolver esses desafios.

O chat de voz é uma das mais promissoras para economizar tempo e facilitar a tomada de decisões, além de fortalecer a construção de comunidade. Um estudo da Gartner prevê que, até 2023, 25% da interação dos funcionários com diferentes aplicativos será por voz, e em 2019 esse índice era inferior a 3%. Neste artigo, vamos falar sobre por que as soluções baseadas em voz estão crescendo, a importância da comunicação por voz no trabalho, quando usá-la e os principais softwares de chat de voz do mercado.

Mas, antes de entrar em tudo isso, vamos ver o básico: o que é chat de voz?

Em resumo, o chat de voz permite fazer ligações usando um computador ou qualquer dispositivo conectado à internet. Agora, se você quiser entrar nos detalhes técnicos, o chat de voz também é conhecido como um método de comunicação por áudio criado na década de 1930, que usa o Voice-over Internet Protocol, ou VoIP. O recurso se tornou especialmente popular entre os gamers na década de 1990, porque permite interagir com outros jogadores sem interromper a partida para digitar uma mensagem. Por volta de 1995, líderes de empresas logo viram o potencial de usar o chat de voz no trabalho, e a solução cresce exponencialmente desde a pandemia. Afinal, o chat de voz facilita fazer várias coisas ao mesmo tempo e trabalhar de casa. Além disso, há muitas alternativas gratuitas ao Google Voice e a outros serviços de voz para facilitar a sua busca por uma solução que atenda às suas necessidades.

A importância da comunicação por voz no trabalho

O chat de voz economiza tempo

Em um mundo competitivo, cada minuto conta, e é por isso que o chat de voz é tão conveniente: as soluções de áudio livram os funcionários de precisar de mouse e teclado para se comunicar. Com o chat de voz, as pessoas ganham a liberdade de trabalhar nas suas tarefas enquanto resolvem problemas e se conectam com os colegas. Uma solução de comunicação por voz pode eliminar reuniões desnecessárias e dar mais tempo para você se concentrar no trabalho, sem deixar de interagir com os outros.

Apoie e facilite a resolução de problemas

Como mencionado, outro benefício do chat de voz é poder resolver e diagnosticar problemas técnicos com resultados mais rápidos. O chat de voz reduz a troca interminável de mensagens de texto e o cansaço de videochamadas. As interfaces de voz também dispensam a formalidade das reuniões em vídeo, com agendamento, envio de links de convite e preparação de pauta. Além disso, durante um chat de voz com um colega, você pode compartilhar a tela para facilitar a visualização do assunto da conversa, seja um problema técnico ou uma apresentação de slides.

Favoreça um entendimento melhor

O chat de voz pode ajudar a recuperar a espontaneidade de trabalhar em conjunto, reduzir a sensação de isolamento e estimular o vínculo, principalmente em equipes novas. Especialistas em fala e palestrantes profissionais concordam que a variedade vocal (ou a falta dela) dá pistas importantes sobre quem fala. Em um chat de voz, um ouvinte atento observa os três elementos linguísticos básicos: ênfase (volume), entonação (tom que sobe e desce) e ritmo (velocidade). Além disso, você pode obter informações valiosas sobre a pessoa com quem conversa, como gênero, idade, região (sotaques e gírias), saúde, emoção e vitalidade.

Estimule a tomada de decisões

A nossa voz tem o poder de engajar ou afastar as pessoas. Ao usar o chat de voz, é importante lembrar o impacto ou a impressão que você quer causar. Quando usamos o áudio para transmitir uma ideia, passamos a nossa personalidade e o nosso carisma. Isso faz do chat de voz, inclusive com o uso de geradores de voz com IA, uma ferramenta poderosa para reunir pessoas em torno de um projeto, fechar negócios ou até negociar e conquistar uma boa oportunidade de emprego.

Em um ambiente híbrido ou remoto, a sua voz é como a sua impressão digital. Afinal, cada voz é única. Use a sua de forma estratégica para conduzir o rumo de uma conversa ou mudar o curso de uma negociação. Seja intencional com o volume, a extensão vocal, a melodia e a entonação que usa. Ao usar o chat de voz para estimular uma decisão, enfatize palavras-chave para transmitir clareza, confiança e influência.

Quando usar chat de voz e quando usar mensagens instantâneas

Agora que vimos o básico do chat de voz e os seus benefícios em ambientes de trabalho híbridos e remotos, vamos falar de quando você não deve usá-lo. Há situações em que a comunicação por texto é necessária e pode ser mais eficaz do que o chat de voz.

Por exemplo, quando você precisa de registro ou de algo simples, como uma atualização, um aviso ou o envio de um anexo. Se a mensagem não é urgente, deixe que a pessoa responda quando for mais conveniente. A última coisa de que você precisa é interromper o fluxo de trabalho de alguém com uma ligação de voz desnecessária. Você não quer ser essa pessoa! Se você entende o meme "Essa reunião poderia ter sido um e-mail", deve saber identificar bem quando usar um chat de voz ou uma solução por texto.

Outro caso em que a comunicação por texto compensa é quando você lida com informações confidenciais que exigem registro escrito, o que reduz possíveis mal-entendidos. Nesses casos, você também pode usar um removedor de voz para editar informações sensíveis de gravações de vídeo ou áudio e garantir a privacidade.

Ao usar um aplicativo de texto convencional, você também pode integrá-lo às ferramentas de trabalho que já usa para simplificar a comunicação em toda a empresa. Por exemplo, além de usar o Slack ou o chat nativo da Hive, você pode usar a API do WhatsApp para criar uma integração personalizada com qualquer outra ferramenta de trabalho. Esse tipo de integração permite mensagens automáticas, chatbots e comunicação escalável, tornando as interações mais eficientes e eficazes.

3 principais plataformas de chat de voz para o seu espaço de trabalho

1. Hive

A Hive é um software de gerenciamento de projetos direto ao ponto, focado em fazer as coisas rapidamente. O poderoso recurso nativo de chat de voz facilita o brainstorming e a resolução de problemas, e ajuda os integrantes da equipe a se sentirem mais conectados. Flexível e personalizável, a Hive pode ser adaptada às necessidades da sua equipe com seis modos de visualização diferentes.

Principais recursos da Hive:

• Chat de voz e de texto nativo, com mensagens diretas e em grupo

• Alocação de recursos e planilhas de horas

• Revisão e aprovação

• Anotações durante reuniões no Zoom

• E-mail nativo

• Recursos criados pelos usuários por meio do Fórum da Hive

Além disso, a Hive entrou recentemente na lista da Capterra com as 9 principais plataformas de gerenciamento de projetos do mundo e obteve nota 100 em 100 em popularidade entre os clientes. É uma das notas mais altas entre todas as ferramentas do mercado! Comece de graça hoje mesmo.

2. Presence

O Presence é um software criado para o trabalho remoto e híbrido que oferece chat push-to-talk. A plataforma permite conversar na hora, sem interrupções, por meio de legendas silenciosas ao vivo que viram notas de voz assíncronas. O Presence tem integrações com aplicativos de terceiros, como o Slack, e está disponível para iOS e Android. O software tem um plano gratuito e uma interface simples.

Principais recursos do Presence:

• Chat em salas de voz de entrada livre

• Envio de notas de voz ao vivo e assíncronas

• Transcrição silenciosa de notas de voz

• Colaboração dentro do aplicativo, oculto por atalhos push-to-talk

• Integração com Slack, Notion, Google Docs e mais

3. Tandem

O Tandem é uma ferramenta de colaboração que ajuda equipes distribuídas a se conectar por áudio e vídeo. A plataforma oferece entrada automática em reuniões e permite compartilhar cursores para apontar e interagir nas telas dos colegas. Ela também permite controlar a tela remotamente com um clique e mostra quem está disponível para conversar. O Tandem tem um plano gratuito e uma versão paga a partir de US$ 49 por mês para equipes (até 10 usuários).

Principais recursos do Tandem:

• Lembretes de reunião e entrada automática

• Wave & Talk

• Compartilhamento instantâneo de tela

• Cursores compartilhados

• Controle remoto