O que é o gerenciamento de projetos Prince2?

Você está pensando em propor um projeto, mas não sabe qual método de gestão usar? Ou quer simplesmente melhorar a qualidade do seu produto? Se algum desses casos combina com você, a resposta pode ser o gerenciamento de projetos Prince2.

Essa metodologia oferece uma estrutura definida e facilita o seu trabalho. Além disso, ela ajuda a usar os recursos com eficiência e aumenta a confiança da sua equipe. Se você quer conhecer essa metodologia de forma simples, este artigo é para você.

O que é o gerenciamento de projetos Prince2?

Vamos começar pelo básico. O Prince2 trata de projetos realizados em ambientes controlados. A sigla vem do inglês PRojects IN Controlled Environments, ou seja, projetos em ambientes controlados. Hoje ele se chama Prince2, mas essa metodologia foi influenciada pelo método anterior, o PROMPT (Project Resource Organization Management Planning Technique), muito usado pela indústria de TI nos anos 1970. Depois do PROMPT, a Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) criou o método Prince para uso em todo o Reino Unido. Em 1996, o conceito foi publicado oficialmente como Prince2 e continua sendo muito usado no mundo todo até hoje. Esse tipo de gestão é totalmente baseado em processos. Ou seja, o foco está no planejamento e no controle. Cada parte do projeto é definida antes de ele começar, assim como a estrutura da equipe. Pense nisso como um mapa que leva você até o objetivo. Em qualquer momento do projeto, você consulta o mapa e sabe o que precisa fazer e quando. Essa estrutura é um elemento essencial do gerenciamento de projetos Prince2.

Os sete princípios do Prince2

O gerenciamento de projetos Prince2 vai além do uso difundido, pois se baseia em sete princípios que não podem ser alterados. Esses princípios são uma filosofia que mantém o projeto no caminho certo. Por isso, se um projeto não os respeita, ele não está sendo gerenciado com o Prince2. Vamos ver cada um dos sete.

1) Justificativa de negócio contínua

O projeto precisa ter metas claras. Isso significa que os líderes devem definir o seguinte:

• Qual demanda o negócio atende

• Os benefícios que podem oferecer

• Sua base de clientes ideal

• O retorno previsto

2) Aprender com a experiência

Toda vez que uma empresa conclui um projeto Prince2, ela deve fazer um registro e anotar o que deu certo e o que não deu. Assim, pode consultar o registro antes de começar um novo projeto e evitar cometer os mesmos erros de novo. Olhar para trás e refletir sobre o desempenho passado é essencial para crescer.

Antes de iniciar outro projeto Prince2, a equipe deve refletir sobre iniciativas semelhantes do passado.

3) Papéis e responsabilidades

Existe um conjunto de papéis e responsabilidades específicos que cada membro do projeto deve assumir. O gerenciamento de projetos Prince2 tem papéis em vários níveis:

• Comitê do projeto - Um grupo que inclui o Executive, a pessoa que assume a responsabilidade pelo projeto e seus resultados; o Senior User, que representa as necessidades do usuário final (pode haver mais de um); e o Senior Supplier, uma ou mais pessoas que protegem os interesses dos fornecedores (quem desenvolve o projeto).

• Garantia do projeto - Garante que os interesses das partes interessadas sejam atendidos.

• Autoridade de mudanças - Aprova ou recusa as solicitações de mudança encaminhadas pelo comitê.

• Gerente de projeto - A autoridade do dia a dia sobre o conteúdo do projeto, que presta contas ao comitê.

• Suporte ao projeto - Todas as pessoas que ajudam o gerente de projeto.

• Gerente de equipe - Uma ou mais pessoas focadas no controle de qualidade.

4) Gerenciar por etapas

É sempre mais fácil concluir um projeto grande quando ele tem marcos menores. O gerenciamento de projetos Prince2 pede que as equipes dividam o trabalho e avancem passo a passo. Isso dá metas imediatas para buscar e também cria pausas para revisar e ajustar cada etapa depois de concluída.

5) Gerenciar por exceção

O comitê só precisa elaborar o plano e definir a linha de base. Cabe à equipe executar as tarefas. Por exemplo, o comitê define os prazos, mas o gerente precisa garantir que sejam cumpridos. Depois disso, o comitê só se envolve no dia a dia se houver um problema grave.

6) Foco no produto

Todo projeto Prince2 se concentra na entrega do produto e, em especial, na qualidade. Por isso, a equipe precisa saber o que é o produto e o que se espera dela. Assim, pode organizar o trabalho em torno desse objetivo.

7) Adaptar ao projeto

O Prince2 precisa ser ajustado ao tamanho, ao risco, à importância, ao ambiente e a outros fatores de cada projeto. Essa é a primeira tarefa do processo de "iniciar um projeto" e é revista antes de cada nova etapa.

Os sete temas do Prince2

No Prince2, sete temas mostram como cada projeto deve ser gerenciado. Todas as pessoas envolvidas no processo devem consultar esses temas com frequência e garantir que sejam seguidos.

1) Business case

Pensar no business case garante que você faz o projeto por um motivo e que existe um objetivo final que beneficiará o negócio como um todo.

2) Organização

Cada papel precisa estar bem definido, e as pessoas devem manter seus papéis originais para o projeto ter sucesso.

3) Qualidade

Isso remete ao princípio 6 da lista anterior, mas significa basicamente que todos precisam ter uma definição coerente de qualidade antes de o projeto começar.

4) Planos

Garanta que exista um plano para cada papel e para o que ele vai entregar.

5) Risco

Um registro de riscos guarda as informações sobre todos os riscos ao longo do projeto. Os riscos se dividem em "ameaças" e "oportunidades".

6) Mudança

A mudança é natural e precisa ser considerada. Garanta que todas as mudanças sejam analisadas pelos membros seniores antes de entrarem em ação.

7) Progresso

Garanta que o próprio projeto possa ser acompanhado do início ao fim.

Como usar o gerenciamento de projetos Prince2

As empresas só podem usar o método Prince2 se souberem como ele funciona. E o funcionamento é simples: são sete etapas. Cada uma trata de um conjunto de atividades que ajudam a gerenciar, dirigir ou entregar o projeto.

1) Início

Primeiro, o projeto precisa fazer sentido para o negócio. Se não fizer, não ajudará a empresa. Por isso, elabora-se um resumo do projeto para explicar e justificar sua importância. Isso inclui nomear uma equipe de projeto, um gerente de projeto e um gerente executivo. Um resumo detalhado só é redigido se o projeto for aprovado.

2) Iniciação do projeto

Em seguida, o comitê precisa fazer a si mesmo muitas perguntas. Por exemplo:

• Que trabalho precisa ser feito?

• Quais são os prós e os contras de realizar o projeto?

• Que problemas podem surgir?

• Existem formas de resolver esses problemas?

• Como o projeto será monitorado?

Todas essas respostas são essenciais, pois refinam o business case. Sem elas, haveria caos. No fim dessa etapa, é preciso ter um plano de projeto claro e detalhado.

3) Direção do projeto

Essa etapa define como o comitê do projeto fará a supervisão. Na maioria das situações, ele controla quando um projeto ou uma etapa é iniciado, encerrado e assim por diante. Além disso, decide quanta orientação vai dar.

4) Controle

Aqui, o gerente de projeto decide como cada etapa será controlada. Ele divide o trabalho em tarefas menores e atribui o trabalho a cada membro da equipe. Também atualiza o comitê sobre o andamento do projeto e resolve os problemas que surgirem pelo caminho.

5) Entrega do produto

O gerente garante que o projeto cumpra os prazos e que os produtos tenham alta qualidade. Nesse ponto, o comitê pode dar sinal verde e aprovar o trabalho ou pedir produtos adicionais. Isso marca o fim de uma etapa.

6) Gestão dos limites de etapa

No fim de cada etapa, os gerentes de projeto apresentam ao comitê uma avaliação do seu desempenho. O comitê decide então se quer continuar o projeto ou abandoná-lo.

7) Encerramento do projeto

Depois de concluir o projeto, o gerente preenche a documentação e os relatórios. Ele entrega o produto e recomenda que o comitê encerre o projeto oficialmente. Essa etapa busca garantir que a equipe atinja suas metas dentro do prazo.

Produtos de gerenciamento

O manual do Prince2 traz uma lista de 26 modelos que uma equipe pode usar nos documentos. Eles são chamados de produtos de gerenciamento e se dividem em registros, linhas de base e relatórios. Alguns deles são: Benefits Management Approach -- Define quando e como o Senior User mede os benefícios do projeto Daily Log -- Registra questões informais End Project Report -- Avalia o desempenho do projeto em relação à documentação de iniciação original Lessons Log -- Anotações sobre lições que podem ser úteis em projetos futuros Risk Register - Registra os riscos relacionados ao projeto

Outras técnicas

No entanto, esses 26 produtos só são usados na gestão de alto nível. Os gerentes de tarefas precisam definir seus próprios frameworks. Algumas sugestões:

• Planejamento baseado em produto

• Gráficos de Gantt

• Controle de mudanças

• Análise do caminho crítico

• Técnica de revisão de qualidade

• Gráficos PERT

Certificações Prince2

Existem quatro níveis de certificação para o gerenciamento de projetos Prince2. Cada um tem exame online e presencial aberto ao público. Mas, para fazê-los, é obrigatório cursar um treinamento em uma organização credenciada. Os quatro níveis são:

• Prince2 2017 - Foundation

• Prince2 2017 - Practitioner

• Prince2 Agile - Foundation

• Prince2 Agile - Practitioner

O custo varia de $550 a $1000; os valores exatos dependem do curso e do nível. Para saber mais sobre as certificações Prince2, clique aqui.

Conclusão

O Prince2 é uma das ferramentas de gestão mais poderosas disponíveis hoje, mas não trará resultados se você não o usar do jeito certo. É fundamental ter os sete princípios em mente e seguir todas as etapas. Boa sorte!