O que é um gráfico de Gantt? Visualize o roteiro do seu projeto

Principalmente nas últimas duas décadas, muitas equipes têm preferido uma abordagem visual para o planejamento e o acompanhamento de projetos. Com o surgimento das metodologias lean, ágil, cascata e várias outras de gerenciamento de projetos, o gráfico de Gantt se tornou o rei da visualização de roteiros.

Se você tem pouca experiência em gerenciar projetos complexos e usar ferramentas de gerenciamento de projetos, o gráfico de Gantt pode parecer intimidador. Mas talvez você se surpreenda ao saber que ele não é nenhuma novidade. Nos termos mais simples, um gráfico de Gantt é um gráfico de barras que ilustra visualmente o cronograma de um projeto em blocos de tempo.

Os gráficos de Gantt são ferramentas úteis para visualizar vários tipos de projetos, de tamanhos variados e de todos os setores. Quer saber como usar o gráfico de Gantt para gerenciar o seu próximo projeto com sucesso? Vamos explicar o básico: o que é um gráfico de Gantt, como criar um com tecnologia e todas as formas como a sua equipe pode se beneficiar dele.

O que é um gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt foi criado por Henry Gantt, de quem herdou o nome, no início da década de 1910. Henry Gantt era consultor de projetos e engenheiro mecânico, conhecido por suas contribuições ao campo do gerenciamento científico de projetos. O gráfico de Gantt foi criado para que supervisores e encarregados de uma fábrica soubessem de imediato, de forma simples e intuitiva, se um projeto estava no prazo, adiantado ou atrasado. Em um gráfico de Gantt, as tarefas ficam listadas no eixo vertical, enquanto o eixo horizontal representa intervalos de tempo, divididos em barras horizontais que representam diferentes durações. Pense nele como um gráfico de barras novo e aprimorado para visualizar o cronograma do seu projeto. Um gráfico de Gantt exibe a data de início, a data de término e o resumo de um projeto, delineando a estrutura analítica do projeto e as relações entre as diferentes atividades que fazem parte do mesmo projeto ou conjunto de projetos.

Quando surgiu, o gráfico de Gantt era uma forma simples de gerenciar turnos. Hoje, ele é usado mais amplamente do que nunca, em uma escala que Henry Gantt provavelmente não esperava.

Como a tecnologia moderna facilita a criação de gráficos de Gantt

Durante a maior parte do século 20, quando os gráficos de Gantt eram usados no gerenciamento de projetos, eles eram feitos à mão. Esse processo trabalhoso e meticuloso era um grande obstáculo à adoção em massa. A cada alteração, o gráfico inteiro precisava ser redesenhado à mão. Como você pode imaginar, isso era um pouquinho trabalhoso.

Felizmente, os softwares de hoje facilitam muito criar e ajustar gráficos de Gantt, e eles já vêm integrados a vários softwares populares de gerenciamento de projetos. Eles se tornaram muito populares, principalmente como alternativa ou complemento à outra opção popular: os quadros Kanban.

Quem aproveita mais os gráficos de Gantt?

Os gráficos de Gantt são usados em muitos setores, tanto para acompanhar a fabricação de produtos físicos quanto o desenvolvimento de software e de outras entregas menos tangíveis.

A estrutura do gráfico de Gantt, focada em acompanhar no tempo os componentes de um projeto que interagem entre si, se adapta bem a vários setores e tipos de projeto, incluindo:

• Desenvolvimento de software

• Desenvolvimento de produtos

• Marketing

• Engenharia

• Construção

Como usar gráficos de Gantt para acompanhar cronogramas de projetos

Os gráficos de Gantt são uma ótima ferramenta de gerenciamento de projetos para equipes de marketing, desenvolvedores de software e outros grupos que precisam fazer as coisas acontecerem. Eles ajudam a visualizar e sistematizar todos os aspectos de um projeto, mantendo tudo organizado e acompanhando o progresso ao longo do tempo.

Há várias ferramentas de software disponíveis, muitas delas baseadas na nuvem e acessíveis on-line, que permitem criar e modificar gráficos de Gantt com facilidade.

Antes de começar, porém, você precisa ter um plano de projeto detalhado. Ele deve incluir um conjunto de tarefas que dependem umas das outras e que precisam ser concluídas em uma ordem específica.

O projeto como um todo tem uma data de início, que coincide com a data de início da primeira tarefa do processo, e uma data de término, que coincide com o fim da última etapa.

Para delinear isso, você pode usar o que se chama de estrutura analítica do projeto. Ela divide o projeto em variáveis individuais que você pode organizar em um gráfico de Gantt.

A estrutura analítica mostra:

• Cada elemento separado dentro de um projeto

• Como o trabalho é distribuído entre os diferentes elementos

• Como o orçamento e o custo são distribuídos

• Como as seções do projeto são subdivididas em seções menores.

Por exemplo, veja um modelo de estrutura analítica do projeto

NOME DO PROJETO

• Tarefa 1

  • Subtarefa A

  • Subtarefa B

  • Subtarefa C

• Tarefa 2

  • Subtarefa A

  • Subtarefa B

• Tarefa 3

  • Subtarefa A

  • Subtarefa B

  • Subtarefa C

  • Subtarefa D

  • Subtarefa E

• Tarefa 4

O que o gráfico faz é pegar cada uma dessas tarefas e subtarefas e plotá-las individualmente ao longo do tempo, mostrando o progresso de um modo que também exibe as conexões entre elas e a hierarquia em que estão inseridas.

Você pode usar planilhas como o Microsoft Excel ou o Google Sheets para criar um gráfico de Gantt básico. No entanto, geralmente é mais fácil usar um programa específico para gráficos de Gantt ou um pacote de software de gerenciamento de projetos que os tenha como recurso integrado (afinal, o Google Sheets fica bem trabalhoso em qualquer escala maior).

Veja o que você precisa fazer para criar o seu gráfico.

• Defina as metas gerais do projeto. Isso inclui a data de início, a data de término e os principais marcos do projeto.

• Crie as tarefas e defina a duração de cada uma.

• Atribua recursos às tarefas. Adicione responsáveis a cada tarefa para garantir que toda a equipe saiba em que deve trabalhar.

• Vincule as tarefas dependentes. Os gráficos de Gantt mostram como as diferentes partes de um projeto estão interligadas. Algumas tarefas podem depender de outras. Por exemplo, você pode não conseguir iniciar a Subtarefa 2A até que a subtarefa 1C esteja concluída.

Gráficos de Gantt: gerencie projetos complexos com eficiência

Eles podem ser difíceis no começo, pois não são a ferramenta de gerenciamento de projetos mais simples que existe. Pode levar algum tempo para se acostumar a ler e criar esse gráfico tão detalhado de cronogramas de projetos e de conclusão de subtarefas.

Mas, em projetos com muitas partes em movimento, o gráfico de Gantt oferece o grau de liberdade e de detalhe de que você precisa para acompanhar tudo com eficiência e precisão.

Como criar gráficos de Gantt na Hive

Ao iniciar um novo projeto, é fundamental estruturar a hierarquia para acompanhar ações, prioridades e prazos. Para manter esses dados organizados, a Hive oferece seis layouts diferentes. A visualização Gantt é a forma perfeita de avaliar quanto tempo um projeto vai levar e de visualizar as etapas necessárias para concluí-lo. Veja como criar um gráfico de Gantt na Hive:

• Acesse o navegador de projetos e selecione +New Project

• Dê um título e adicione descrição, data de entrega e anexos, conforme necessário

• Selecione as configurações de compartilhamento (saiba mais aqui)

• Escolha 'Gantt View' como layout do projeto e selecione criar

• Isso deve abrir o seu novo projeto Gantt. Clique em +Add an action, digite o nome e pressione Enter. Basta clicar no gráfico de Gantt para definir uma data de início e um prazo. 

• Em pouco tempo, o plano do seu projeto estará pronto! 

Como atualizar a visualização Gantt

Depois de criar uma visualização Gantt na Hive, há muitas formas de personalizá-la às suas necessidades. Você pode alterar a linha do tempo, usar tela cheia, trocar responsáveis, concluir uma tarefa, ocultar subações, adicionar dependências, expandir todas as ações e exportar. Veja todas essas personalizações da visualização Gantt em ação aqui.

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