O que continuamos errando sobre produtividade

Fazer mais trabalho pode rapidamente se tornar contraproducente. Para muita gente, isso vira uma obsessão que só leva a perda de tempo. "Fazer mais, mais rápido" não funciona, principalmente se você sacrifica a qualidade do trabalho. Uma esteira mais rápida não garante um resultado melhor.

"Quanto menos esforço, mais rápido e mais poderoso você será", diz Bruce Lee. Apresse-se devagar para acertar os detalhes. Uma entrega eficiente vale muito mais do que um motor apressado.

A mentalidade de "fazer mais, mais rápido" está nos matando.

Você pode entregar um trabalho melhor sem fazer mais, porque fazer mais mal move o ponteiro. Você pode conquistar mais em menos tempo. Você nem precisa se esforçar para encher a agenda por completo todos os dias. "Meu objetivo não é mais fazer mais coisas, e sim ter menos a fazer", disse certa vez Francine Jay.

Produtividade é uma habilidade e, como muitas habilidades, você pode melhorar a forma como realiza suas tarefas.

Em uma pesquisa com profissionais do conhecimento nos Estados Unidos feita pelo Dropbox, 61% dizem querer "desacelerar para fazer certo", enquanto apenas 41%* dizem querer "ir rápido para conquistar mais". Mas ir rápido nos ajuda a conquistar mais? Você pode descobrir por conta própria medindo seus resultados em dias diferentes.

Ser produtivo é um objetivo difícil de alcançar para muita gente. Seja você do tipo que gosta de organizar, que se preocupa com prazos ou que tem personalidade criativa, é preciso superar as muitas mentalidades que sabotam ativamente a sua produtividade. Algumas pessoas sentem a necessidade de se forçar a trabalhar cada vez mais, e outras se distraem com cada pequeno detalhe ao redor.

O resultado é que ninguém consegue concluir nada com sucesso. Informação demais e tarefas de pouco valor demais podem ser sufocantes, tanto mental quanto fisicamente. O problema de sobrecarregar a agenda com tarefas demais é que você fica sem tempo e tem dificuldade de se concentrar em uma única tarefa, porque está ocupado demais se preocupando com as milhões de outras coisas que precisamos fazer.

Muitos hábitos de produtividade não funcionam:

• Responder a todos os e-mails imediatamente.

• Pensar em grandes metas em vez de pequenas tarefas.

• Trabalhar sem uma estrutura diária para realizar as tarefas.

• Começar o dia com uma lista gigante de tarefas.

Outro erro que cometemos em relação à produtividade é escolher trabalhar nas tarefas fáceis logo de manhã. É um desperdício total de energia mental.

Você está mais ativo e descansado pela manhã. Dedicar a primeira metade do dia ao trabalho mais difícil ou de maior prioridade faz todo o sentido. É um hábito simples que pode reduzir bastante o tempo que você gasta nas tarefas.

Em um mundo repleto de informação, as distrações vão tomando aos poucos o pouco tempo que temos para o trabalho de verdade. Com e-mails e mensagens chegando de todos os lados, pode ser difícil se concentrar no que é essencial. A maioria das pessoas cai na armadilha da urgência: muitas notificações e mensagens que supostamente exigem nossa atenção imediata. Há poucas tarefas importantes no dia, mas muita gente dá atenção demais a tudo o que chega.

"Disciplina é escolher entre o que você quer agora e o que você mais quer", disse Abraham Lincoln.

A única forma de superar o ruído é defender ativamente o seu tempo:

Use fones com cancelamento de ruído, silencie as notificações quando começar um trabalho de foco e elimine as distrações externas do seu ambiente de trabalho.

Todos queremos fazer mais, mas encontrar tempo para o trabalho mais importante pode ser um desafio. Se você assumir o controle total da sua agenda, poderá evitar um trabalho caótico e estressante.

Às vezes, a melhor maneira de fazer mais em menos tempo é eliminar os muitos hábitos que agregam pouco ou nenhum valor às suas metas de longo prazo. Depois de reduzir seus hábitos de produtividade a poucos hábitos altamente eficientes, concentre-se em uma tarefa de cada vez para concluir mais rápido as de maior valor. "Nada é tão inútil quanto fazer com eficiência algo que não deveria ser feito de jeito nenhum", diz Peter Drucker.

Agrupe tarefas semelhantes para gastar menos energia cognitiva ao mudar de uma atividade para outra na sua lista. É uma abordagem melhor para poupar capacidade mental para as tarefas importantes.

Produtividade é uma jornada pessoal: é um processo infinito que exige um enorme investimento de tempo ao longo de toda a sua carreira. Para realizar trabalho de verdade durante esse processo, concentre-se nos sistemas e nas práticas que funcionam para você. Assuma o comando da sua experiência de produtividade.

Isso significa que cada ferramenta que você adiciona ao seu processo não deve afastá-lo do trabalho de verdade. Se você gasta tempo demais ajustando ferramentas de produtividade ou reunindo sistemas em vez de realizar suas tarefas, está perdendo o foco. As ferramentas existem apenas para avançar nossas metas diárias: elas não devem roubar nosso precioso tempo. Não caia no ciclo de procurar ferramentas melhores: faça o trabalho.

"Se você não dá a devida atenção ao que prende a sua atenção, aquilo vai tomar mais atenção do que merece", diz Dave Allen. Se o seu caminho até o objetivo final tem uma curva de aprendizado enorme, você vai passar quase todo o tempo aprendendo como ele funciona, quando deveria estar fazendo o ponteiro se mover ou progredindo.

Produtividade é o motor do progresso pessoal. Escolha suas ferramentas com sabedoria: faça com que trabalhem a seu favor, não contra você. Faça funcionar para você. Trabalhe com a sua mente e o seu corpo.

Este artigo foi publicado originalmente no Medium.