Seu guia para saber quando automatizar tarefas de escritório

Um estudo da Deloitte aponta que 73% das organizações do mundo já usam tecnologias de automação. No dia a dia, porém, é difícil dizer o que vale a pena automatizar e o que não vale. Quando faz sentido automatizar tarefas no trabalho?

Regra prática: se você odeia, automatize

Pense em todas as tarefas que você faz em um dia ou em uma semana. Alguma delas é repetitiva, chata ou irritante? Talvez algumas exijam muito vaivém entre aplicativos ou uma digitação de dados tediosa. Se a tarefa acontece em um horário fixo, envolve vários aplicativos ou você consegue fazê-la sem pensar muito, provavelmente existe uma tecnologia de automação que funciona para você.

Claro, essa regra nem sempre se aplica. Há projetos que você pode não adorar, mas que exigem engenhosidade, criatividade e capacidade de resolver problemas. Essas não são tarefas para automatizar. Mesmo assim, se o seu instinto diz que existe um jeito mais fácil de trabalhar, vale ouvi-lo. Veja três casos em que a automação salva o dia.

1. Tarefas com horário fixo

Se uma tarefa é repetitiva, ou seja, acontece em um horário fixo ou se repete com frequência, faz todo sentido automatizá-la. Pense nas coisas que você faz com regularidade, mais de uma ou duas vezes por mês, sempre com os mesmos passos. Isso inclui as etapas de rotina no início ou no fim de qualquer projeto ou reunião, ou em momentos específicos.

Seja qual for a próxima tarefa agendada, você pode automatizá-la com o recurso "executar em horário programado" do Hive Automate. Mesmo que a tarefa aconteça só algumas vezes por ano, mas os passos sejam cansativos e irritantes, você pode se planejar com antecedência e economizar tempo. Veja alguns exemplos de tarefas com horário fixo.

Agendar reuniões

Essa tarefa, ótima para automação, é tão simples que talvez você já a tenha automatizado sem querer! Pense, por exemplo, nas integrações que fazem as reuniões do Calendly aparecerem nos seus calendários do Google ou do Outlook. Mas você pode ir além e programar um gatilho condicional que avisa automaticamente os colegas sobre reuniões quando prazos específicos de projetos são atingidos, criando receitas sob medida para cada cenário de agendamento.

Enviar acompanhamentos

Outro exemplo de tarefa que dá para automatizar é aquela que exige um formato-modelo, como o envio de acompanhamentos. Em geral, são e-mails, mas também podem ser mensagens do Slack, anotações do Hive Notes, pautas de reunião, links de Google Docs e muito mais. Além disso, os acompanhamentos vão além das reuniões. Você também pode automatizar e-mails para clientes com determinados formulários ou check-ins sobre atendimento, como pesquisas de satisfação de atendimento ao cliente automatizado ou e-mails de acompanhamento depois de resolver problemas de clientes.

2. Tarefas com vários aplicativos

Se você se arrepia só de pensar em copiar e colar dados de um aplicativo para outro, talvez seja hora de usar a automação. Exportar arquivos CSV de um aplicativo e enviá-los de novo a outros várias vezes por semana consome sua produtividade e deixa pouca energia para o trabalho que exige mais da mente.

Transferir informações manualmente de um aplicativo para outro é coisa do passado com o recurso "acionar a partir de um aplicativo" do Hive Automate. Você pode programar receitas que dependem de condições ou ações em vários aplicativos, e tudo se encaixa como uma fila de dominós com apenas uma tarefa. Estes dois exemplos de tarefas com vários aplicativos são fáceis de automatizar.

Iniciar um novo projeto

Digamos que, depois de cada reunião mensal com alguns colegas, você precise preparar um relatório de status para o seu gestor. Em vez de sair da reunião e criar manualmente um novo projeto na Hive, você pode configurar uma ação que cria automaticamente um novo projeto com um modelo definido assim que esses colegas entrarem juntos em uma reunião do Zoom.

Exportar arquivos

Outra ótima forma de usar a automação é simplificar a exportação e a importação de dados. Se você manja de programação, pode criar uma função de receita por conta própria, de acordo com os dados que quiser usar. Se não é tão ligado em tecnologia, ainda assim pode montar ou analisar dados CSV e importá-los para uma planilha do Excel, economizando tempo.

3. Tarefas de rotina

Por fim, se você está pensando em automatizar uma tarefa, avalie se ela exige um olhar atento e uma mente criativa. Há tarefas domésticas do escritório que podem ser feitas sem muito raciocínio complexo, e são elas que valem a pena automatizar.

O Hive Automate pode aliviar o peso do trabalho monótono de várias formas. Por exemplo, você pode criar um comando de bot do Slack para enviar atualizações de rotina aos colegas ou avisar sobre novas contratações. Você também pode acionar uma ação a partir de um aplicativo que, de outra forma, exigiria uma quantidade irritante de troca de tarefas. Veja estas tarefas que combinam bem com a automação.

Organizar a caixa de entrada

Os dados mostram que o trabalhador médio passa mais de duas horas e meia por dia lendo e respondendo e-mails, muitos deles com respostas simples ou de natureza apenas logística. Com a automação e um software de e-mail marketing, você pode enviar automaticamente certas respostas a e-mails de clientes, gestores ou até colegas, se suas conversas seguirem um roteiro previsível. Além disso, incluir ferramentas de rastreamento de e-mail na organização da caixa de entrada oferece informações valiosas sobre o desempenho dos seus e-mails, incluindo quando e como os destinatários os abrem. Assim, você prioriza as respostas com eficácia e adapta o conteúdo para gerar mais engajamento.

Dica: com o Hive Automate, você pode criar receitas que adicionam reuniões aos seus calendários ou enviam convites de reunião a outras pessoas. E não se preocupe com cenários complicados: o Hive Automate tem várias receitas e condições prontas para você escolher.

Tarefas de integração de novos funcionários

Embora uma experiência de integração personalizada seja essencial, algumas tarefas não são tão individualizadas, como enviar kits de boas-vindas ou apresentar os novos colegas aos canais do Slack. Por isso, o melhor é automatizar as informações práticas e diretas. Mesmo que você não faça parte do comitê de boas-vindas, se estiver com espírito sociável, pode programar uma saudação simpática que avisa automaticamente os novos colegas.

A principal lição: não tenha medo da automação

Pode parecer que a automação é só para quem tem experiência em programação, mas, com as ferramentas certas, ela é um jeito fácil de abraçar o futuro. Você terá mais tempo livre na agenda, menos irritações ao longo do expediente e poderá se concentrar no que realmente ama.