Warum wir in 90-Minuten-Blöcken am besten arbeiten

Hive ist das Projekt- und Prozessmanagement-Tool hinter einigen der produktivsten Teams der Welt. Erfahren Sie hier, wie wir auch Ihr Team unterstützen können. Der Mensch ist nicht dafür gemacht, sich lange zu konzentrieren. Das Gehirn ist komplex und nimmt ständig Reize auf. Schätzungen zufolge sind es 11 Millionen Informationseinheiten pro Sekunde aus der Umgebung. Es ist also logisch, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne, also die Zeit, in der wir uns auf eine bestimmte Tätigkeit konzentrieren können, nicht besonders lang ist. Es gibt viel Forschung zur „Aufmerksamkeitsspanne“. Manche Studien behaupten sogar, sie sei kürzer als die eines Goldfischs, nämlich etwa 8,25 Sekunden. Wichtig ist: Die Aufmerksamkeitsspanne ist definiert als „die Zeit, in der eine Person bei einer Aufgabe bleiben kann, ohne abgelenkt zu werden“. Natürlich können wir uns länger als 8,25 Sekunden auf eine Aufgabe konzentrieren. Diese Zahl ist aber die Schätzung dafür, wie lange unser Gehirn nur an diese Aufgabe denkt, ohne dass andere Gedanken um Aufmerksamkeit konkurrieren.

[caption id="attachment_4054" align="aligncenter" width="528"] Bild: Wyzowl.[/caption]

Am verrücktesten ist, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne mit der Zeit immer weiter schrumpft. Schätzungen zufolge hat der Aufstieg der Smartphones dazu beigetragen. Sie brachten ständige Reize und häufige Benachrichtigungen mit sich. In 15 Jahren sank die Aufmerksamkeitsspanne um 3,75 Sekunden, von 12 auf 8,25 Sekunden. Digital Information World bringt es auf den Punkt: „Wir werden ständig mit Textnachrichten, Tweets, Push-Benachrichtigungen, Werbung, Facebook-Posts, E-Mails und mehr bombardiert, und unser Gehirn wird von all diesen Reizen abhängig. Wir sehnen uns nach immer mehr neuen Informationen, und es kann schwerfallen, sich längere Zeit auf eine einzige Sache zu konzentrieren.“ Kurz gesagt: Unser Gehirn sieht etwas Neues und Glänzendes, auf das es sich konzentrieren kann, und springt von Benachrichtigung zu Benachrichtigung auf der Suche nach dem nächsten besten Reiz. Wenn wir uns nach der Arbeit oder der Schule entspannen, funktioniert diese kurze Aufmerksamkeitsspanne gut. Wir können ohne echte Folgen von Netflix zu Instagram zu Snapchat wechseln. Ganz anders ist es, wenn wir bei der Arbeit sind oder in der Schule. Wie sollen wir unsere Energie über lange Zeit bündeln, wenn unser Gehirn dafür gar nicht gemacht ist? In den letzten Jahren sprechen Studien dafür, in 90-Minuten-Blöcken zu arbeiten. Warum genau diese Zeitspanne? Unser Gehirn verbraucht viel Energie (natürlich), weil es Informationen zwischen Nervenzellen hin- und herschickt und dabei das Natrium-Kalium-Verhältnis aufbraucht. Die Wissenschaft hat gezeigt, dass unser Gehirn 90 Minuten auf optimalem (hochfrequentem) Niveau durchhalten kann, bevor es nachlässt. Danach braucht es eine Pause von etwa 20 Minuten. Dieses Muster aus 90 Minuten Arbeit und 20 Minuten Pause beruht auf dem sogenannten „Basic Rest-Activity Cycle“, den es sowohl im Schlaf als auch im Wachzustand gibt. Wenn Sie auf dieser zyklischen Welle mitschwimmen, die unser Körper von Natur aus braucht, kann Ihr Gehirn mit maximaler Effizienz arbeiten.

[caption id="attachment_4055" align="aligncenter" width="626"] Bild: Fast Company.[/caption]

In der Praxis ist es schwer, regelmäßig 90-Minuten-Blöcke freizuhalten. Wir denken Tätigkeiten meist nicht in solchen Abschnitten. Hier kommen Apps wie Timely ins Spiel. Da sie Ihre gesamte Arbeitsaktivität automatisch erfasst, können Sie Ihre produktive Leistung vollständig analysieren: Sie sehen, wie Sie Ihre Zeit aufteilen, wie lange Aufgaben dauern, wo Sie abgelenkt werden und welche Workflows Sie ausbremsen. Außerdem dient die App als Zeitblock-Planer, mit dem Sie Ihre Arbeit in 90-Minuten-Blöcke einteilen und sehen, was Sie in dieser Zeit tatsächlich tun. Auch Hive ist ein gutes Tool für das Time Blocking, denn es hilft Ihnen, Aufgaben zu erkennen und zu sortieren. Mit der Kalenderansicht von Hive ordnen Sie Aufgaben bestimmten Tagen zu, die Sie dann in Ihrem Kalender weiter blocken können. Oder Sie nutzen Hive Analytics, um herauszufinden, zu welchen Tageszeiten Sie am produktivsten sind, und legen Ihre größten Aufgaben in diese Zeit. Ich weiß zum Beispiel, dass ich dienstags um 10 Uhr am produktivsten bin. Deshalb plane ich dann große Meetings oder blocke 90 Minuten für ein großes Projekt. Außerdem können Sie mit ein paar einfachen Dingen den natürlichen Rhythmus Ihres Körpers unterstützen. Eines davon ist, Meetings klug zu bündeln. Niemand kann seine Spitzenleistung erreichen, wenn er von Meeting zu Meeting hetzt, ohne Zeit dazwischen. Planen Sie stattdessen nur ein oder zwei Meetings am Stück und sorgen Sie für 15 bis 30 Minuten Pause dazwischen, damit Ihr Gehirn richtig auftanken kann. Eine weitere Möglichkeit sind 30-minütige „Gehirnpausen“ im Kalender. Sie erinnern Sie daran, ein paar Minuten abzuschalten, eine Runde um den Block zu gehen und Ihrem Gehirn Ausgleich zu gönnen. Nutzen Sie Taktiken für Time Blocking oder die Tagesplanung, um maximal produktiv zu sein? Funktioniert die 90-Minuten-Fokusphase für Sie nicht? Schreiben Sie es uns in den Kommentaren.