Die 18 besten To-do-Listen-Apps für 2026

Die beste To-do-Listen-App ist die, die zur Komplexität Ihrer Arbeit passt. Für eine persönliche Liste genügen oft schnelles Erfassen, Erinnerungen, wiederkehrende Aufgaben und zuverlässiger mobiler Zugriff. Für die Arbeit im Team brauchen Sie Zuständige, Fälligkeitsdaten, Unteraufgaben, Kommentare, Dateien, Ansichten, Berechtigungen und Berichte.

Die 18 Apps unten reichen von einfachen persönlichen Organizern bis zu Plattformen für die Zusammenarbeit. Vergleichen Sie sie anhand einer repräsentativen Arbeitswoche voller Aufgaben. So beurteilen Sie, wie schnell Sie Aufgaben erfassen, wie gut Sie priorisieren, wie konsequent Sie dranbleiben und wie gut Ihr Team die App annimmt.

Verschiedene Arten von To-do-Listen-Apps

Auf dem Markt gibt es mehrere Arten von To-do-Listen-Apps für Einzelpersonen und Teams, die organisiert und produktiv bleiben möchten. Manche Apps bieten einfache, unkomplizierte Listen, in denen Sie Aufgaben hinzufügen und nach Erledigung abhaken. Andere bieten erweiterte Funktionen wie Deadlines, Notizen und Unteraufgaben.

Einige Apps nutzen auch eine Kalenderansicht, mit der Sie Aufgaben und Termine visuell planen. Außerdem gibt es Apps mit Fokus auf Zusammenarbeit: Sie können Listen mit anderen teilen und Aufgaben an Teammitglieder zuweisen. Insgesamt gibt es eine große Auswahl an To-do-Listen-Apps für unterschiedliche Vorlieben und Bedürfnisse.

Worauf Sie bei einer To-do-Listen-App achten sollten

Bei der schieren Menge an Apps verliert man schnell den Überblick. Deshalb ist es wichtig, genau zu wissen, was Sie von Ihrem To-do-Tool erwarten. Stellen Sie sich vor der App-Suche daher die folgenden Fragen, damit die Apps Ihre Anforderungen auch erfüllen.

• Kann ich verschiedene Arten von Aufgaben flexibel anlegen?

• Kann ich Termine und Deadlines für meine Aufgaben festlegen?

• Erhalte ich Erinnerungen an anstehende Aufgaben?

• Kann ich Aufgaben mit anderen teilen?

• Funktioniert die App auch auf meinem Computer?

• Bietet die App eine hervorragende Nutzererfahrung?

• Hat meine To-do-Liste eine Berichtsfunktion?

Wenn Ihnen die Liste oben und ein Blick auf die besten To-do-Listen-Apps helfen, Ihre Auswahl auch nur ein kleines bisschen einzugrenzen, hat dieser Artikel seinen Zweck erfüllt – und wir können diesen Punkt von unserer To-do-Liste streichen. Also anschnallen und mehr über einige der besten einfachen To-do-Listen-Apps erfahren, die genau das sein könnten, was Sie brauchen.

Die besten To-do-Listen-Apps

1. Hive

Ein Blick auf die Oberfläche von My Actions in Hive.

Hive eignet sich am besten für To-dos, die zu gemeinsamen Projekten gehören. Teams können Aktionen und Unteraktionen anlegen, Zuständige und Fälligkeitsdaten festlegen, Kommentare und Dateien hinzufügen und einzelne Arbeitsschritte mit größeren Plänen verknüpfen.

Hive Home und My Actions bieten priorisierte Ansichten der zugewiesenen Arbeit. Wenn eine einfache Liste nicht reicht, nutzen Teams außerdem Kalender, Kanban, Gantt, Timeline, Tabelle, Liste und weitere Projektansichten.

Nützliche Funktionen von Hive:

• Aktionen und Unteraktionen

• Wiederkehrende Arbeit und Erinnerungen an Fälligkeitsdaten

• Kommentare, Dateien, Chat, Notizen und Freigaben

• Individuelle Workflows und App-übergreifende Automatisierungen

• Gemeinsame Notizen

• Aufgaben, die mit Meeting-Notizen und Projektkontext verknüpft sind

• Unterstützung durch Buzz beim Anlegen von Projekten, Aufgaben, Zuständigen und Terminen

• Zielverfolgung und Berichte

Wann Hive besser passt

Wählen Sie Hive, wenn persönliche To-dos mit Teammitgliedern, Projekten, Freigaben, Zeiterfassung oder Berichten verknüpft sein müssen. Die kostenlose Version unterstützt grundlegendes Projektmanagement, während Team-Pläne umfassendere Funktionen für Zusammenarbeit und Abläufe bieten.

Starten Sie eine kostenlose 14-Tage-Testphase und führen Sie ein aktives Projekt durch, bevor Sie sich entscheiden. Testen Sie das Erfassen von Aufgaben, Zuständigkeiten, Erinnerungen, Übergaben und die Ansichten, die Ihr Team am häufigsten nutzt.

Die übrigen Optionen passen jeweils gut zu unterschiedlichen Anforderungen, Plattformvorlieben und Arbeitsweisen.

2. Todoist

Todoist ist eine hervorragende Wahl, wenn Sie eine App für mehrere Plattformen suchen. Falls Sie sich fragen: Gibt es eine App für tägliche Aufgaben? Dann ist das die richtige Option für Sie. Die Oberfläche ist sehr benutzerfreundlich und leicht zu bedienen. Die App wirkt minimalistisch. Sie werden nicht von Farben, Klicks und aufdringlichen Hinweisen überfordert. Sie ist klar, einfach und nahtlos.

Todoist hat außerdem ein integriertes Karma-System, das Ihren Fortschritt verfolgt und Ihnen Punkte für erledigte Aufgaben und die Nutzung weiterer Funktionen gibt. Diese Punkte führen zwar zu keinem greifbaren Ziel, doch Gamification macht Spaß: Man fühlt sich für das Erledigen belohnt und sieht, wie man im Lauf der Zeit vorankommt.

Die kostenlose Version von Todoist bietet alle Grundfunktionen. Das Upgrade auf die Premium-Version kostet $72 pro Jahr und schaltet zusätzliche Funktionen frei, etwa Aufgaben-Labels und Filter, ortsbezogene Erinnerungen und Dateianhänge.

3. Google Keep

Vielleicht fragen Sie sich: Gibt es eine Google-App für Listen? Vor Jahren habe ich Google Keep ausgiebig genutzt, bevor ich wegen seiner Schlichtheit zu neuen To-do-Listen-Apps mit schicken Oberflächen gewechselt bin. Wenn ich heute auf Google Keep zurückschaue, bin ich überrascht und sehr erfreut über die Updates seit meiner Nutzung. Es ist definitiv eine der besten einfachen To-do-Listen-Apps auf dem Markt.

Allerdings ist das nicht die richtige App für Sie, wenn Sie Schnickschnack und Funktionen suchen, um weitere Personen zu Aufgaben und Zeitplänen hinzuzufügen. Sie eignet sich, wenn Sie eine kostenlose Basis-App brauchen, die Sie mit Erinnerungen, Hinweisen und Updates versorgt und Platz für Notizen, Pläne und alle persönlichen Informationen bietet. Es ist ein nettes kleines Programm mit den wichtigsten Grundlagen. Als Bonus ist es für Google-Nutzende ohnehin schon mit vielem im Alltag verknüpft.

4. Remember The Milk

Wie könnte man eine App namens Remember The Milk nicht mögen? Allein der Name platziert sie weit oben in unserer Liste der To-do-Listen-Apps. Abgesehen vom cleveren Namen ist die App besonders nützlich für private Dinge außerhalb der Arbeit. Viele kennen das: eine geschäftige Familie, heranwachsende Kinder, Tiere, die versorgt werden müssen … Da kann man leicht die Milch (und alles andere) vergessen.

Remember The Milk ist eine hervorragende Option auf unserer Liste, weil sie für alle funktioniert, die unterwegs und zu Hause zusätzliche Erinnerungen brauchen. Die App ist für mehrere Plattformen verfügbar, ermöglicht Aufgabenlisten und bietet wiederkehrende Aufgaben. Sie können Aufgaben auch mit Tags versehen, was sehr hilfreich ist, um Ihre Anliegen in bestimmter Weise zu kategorisieren. Außerdem können Sie Ihren Hauptaufgaben Unteraufgaben hinzufügen. Das hilft, tägliche Pflichten in kleinere Schritte zu zerlegen.

Die kostenlose Version von Remember The Milk bietet alle Grundfunktionen. Das Upgrade auf die Premium-Version kostet $40 pro Jahr und schaltet zusätzliche Funktionen frei, etwa Dateianhänge und ortsbezogene Erinnerungen.

5. Way of Life

Meist hilft Way of Life dabei, schlechte Gewohnheiten abzulegen und gute aufzubauen. Die App dient aber auch als To-do-Liste, besonders bei wiederkehrenden Aufgaben in Ihrer Woche. Mit nur einem Klick verfolgen Sie Ihre Leistung über die farbcodierte Ja/Nein-Funktion der App. Way of Life bietet Grafiken zur Eigenverantwortung, die Ihre Aktivitäten auswerten.

Nutzen Sie die Erinnerungsfunktion, wenn Sie einen zusätzlichen Anstoß für Ihre Aufgaben brauchen. Mit der Journal-Funktion fügen Sie Notizen oder weitere Details zur Aufgabe hinzu. Ein Nachteil des Tools: Es fehlen KPIs oder OKR-Tracking-Tools. Die App ist für iOS und Android verfügbar und kostet $4.99. Nutzende können zusätzliche In-App-Käufe tätigen, um Premium-Funktionen freizuschalten.

6. nTask

nTask ist eine hervorragende Anwendung für Aufgaben- und Projektmanagement, mit der Sie alles verfolgen können, was Sie privat und beruflich erledigen müssen. Die Anwendung hat eine intuitive, minimalistische Oberfläche, die das Onboarding neuer Nutzender erleichtert. nTask ist außerdem leicht zugänglich, da es auf mehreren Plattformen verfügbar ist. 

Zu den wichtigsten Funktionen gehören Teammanagement, Risikomanagement, Meeting-Management, Bug-Tracking, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Zeitmanagement und Timesheet-Management. Die Plattform bietet eine kostenlose Testversion. Das Premium-Paket kostet $3/Monat/Nutzer. Darum steht nTask weit oben in unserer Liste der besten To-do-Listen-Apps.

7. Microsoft To Do

Microsoft To Do ist ein unkomplizierter Ansatz, um Ihre To-dos im Blick zu behalten und über die Cloud überall darauf zuzugreifen. Deshalb steht die App auf unserer Liste großartiger To-do-Listen-Apps. Die Software hält es einfach und bietet nur das Nötigste, um Ihre Aufgaben abzuhaken, ganz ohne Schnickschnack.

Sie können sich selbst Erinnerungen setzen, und Aufgaben lassen sich nach Fälligkeitsdatum, Erstellungsdatum, Wichtigkeit oder alphabetisch sortieren. Mit Microsoft To Do teilen Sie Aufgaben mit Freunden, Familie und Kolleginnen und Kollegen. Die App lässt sich einfach in Microsoft Outlook integrieren.

Die Software ist für Desktop und Mobilgeräte verfügbar, und Sie können Ihre Listen auch im Web aufrufen. Sie müssen kein Geld ausgeben, denn die App ist komplett kostenlos, solange Sie sich für ein Microsoft-Konto anmelden.

8. TickTick

TickTick gehört zu unseren besten To-do-Listen-Apps und bietet starke Funktionen wie intelligente Listen, eine Kalenderansicht, einen schnellen Überblick über Ihre Aufgaben von täglich bis monatlich und eine Kanban-Board-Ansicht. 

TickTick hilft Ihnen auch, fokussiert zu bleiben: mit dem Pomo-Timer, den Sie zusammen mit einem integrierten Weißes-Rauschen-Generator nutzen können, damit Sie nicht in ein Burnout rutschen. Prüfen Sie über die Zusammenfassungsansichten, wie effektiv Ihr Workflow ist, und bleiben Sie mit Erfolgspunkten motiviert.

Das Tool lässt sich auf mehreren Plattformen nutzen: auf dem Desktop, im Web und mit mobilen Apps. Auch deshalb steht es weit oben auf unserer Liste der besten To-do-Listen-Apps.

TickTick ist kostenlos nutzbar. Für $27.99 pro Jahr erhalten Sie erweiterte Funktionen in der App, etwa die volle Kalenderfunktionalität und individuelle Filter.

9. Any.do

Any.do ist eine Anwendung für Aufgabenmanagement im Stil einer To-do-Liste, für Einzelpersonen und für Teams. Der Einstieg in Any.do geht schnell, dank der einfach bedienbaren Oberfläche mit Dark Mode für die Planung am späten Abend. Die Software hebt Ihr To-do-Listen-Spiel auf das nächste Level: Sie verwalten Ihre täglichen Aufgaben und erstellen individuelle Workflows. Sie können mit anderen zusammenarbeiten, Aufgaben zuweisen, in Echtzeit chatten und sogar ein ganzes Team einbinden. 

Die Software lässt sich nativ mit vielen Ihrer Lieblingstools integrieren, die Sie vielleicht schon nutzen, und über Zapier mit Tausenden weiteren verbinden. Außerdem gibt es Apps für mehrere Geräte, sodass Sie Aufgaben überall nahtlos synchronisieren. Auch deshalb gehört sie zu unseren besten To-do-Listen-Apps.

Any.do bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan für die private Nutzung und einen Premium-Plan mit mehr Funktionen für $3/Monat. Für das volle Erlebnis, mit dem ein Team startklar ist, zahlt Ihr Unternehmen $5/Monat/Nutzer.

10. OmniFocus

OmniFocus ist eine der To-do-Listen-Apps, die auf die GTD-Methode (Getting Things Done) ausgerichtet sind. Die Technik wurde durch David Allen bekannt, Bestsellerautor und Produktivitätsberater, und sorgt für Fokus, Klarheit und Zuversicht. Die App bietet Ihnen eine Möglichkeit, Ihre To-dos schnell aufzulisten und Ihre Aufgaben aus dem Kopf in ein Tracking-System zu bringen. 

OmniFocus ist ein leistungsstarkes Tool mit vielen anpassbaren Funktionen und Integrationen über Zapier. Die Software gibt es als Standard- und Pro-Version zum einmaligen Kauf. Alternativ wählen Sie ein Abo-Modell mit vollem Zugriff auf allen Geräten und im Web. Die Plattform ist derzeit für Apple-Geräte verfügbar und funktioniert nahtlos zwischen Desktop und Mobilgeräten.

11. Sunsama

Sunsama ist eine Tagesplaner-App, mit der Sie Ihre To-do-Liste organisieren und mit den Kalender-Apps synchronisieren, die Sie nutzen. Dank der Integrationen von Sunsama sehen Sie Ihre geplanten Aufgaben, E-Mails und Meetings des Tages in einer einheitlichen Ansicht.

Die Management-Anwendung hilft Ihnen, Ihre Zeit zu maximieren und Verbindlichkeit zu schaffen. Es geht nichts verloren, selbst wenn Sie nicht alle Tagesaufgaben schaffen: Die App verschiebt unerledigte Aufgaben automatisch auf den nächsten Tag. Auch deshalb steht sie weit oben in unserer Liste der besten To-do-Listen-Apps.

Sunsama bietet Dark Mode, Fokusmodus, automatische Planung, wöchentliche Rückblicke und Planung, Tastenkürzel und Analysen. Die Software hat außerdem Desktop- und Mobil-Apps, damit Sie von überall verbunden bleiben. Sunsama bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase, und der Basis-Plan beginnt bei $16/Nutzer/Monat.

12. ToodleDo

ToodleDo ist eine bemerkenswerte To-do-Listen-App wegen ihrer vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten. Da Sie Aufgaben Felder und Tags hinzufügen können, organisieren Nutzende ihre Aufgaben genau so, wie sie es möchten.

ToodleDo synchronisiert über mehrere Geräte hinweg. Das ist unverzichtbar für Menschen wie mich, die bei der Arbeit sowohl Laptop als auch Smartphone nutzen. Die App bietet außerdem Integrationen mit anderen Produktivitäts-Tools wie Google Calendar, was sie noch leistungsstärker macht.

Bei den Preisen gibt es eine kostenlose Version mit Grundfunktionen. Für alle Funktionen der App, darunter Aufgabengliederungen, Unteraufgaben und Mitwirkende, beginnen die kostenpflichtigen Abos bei $3.99 pro Monat (bei jährlicher Zahlung).

13. Habitica

Habitica sticht als To-do-Listen-App durch den einzigartigen spielerischen Ansatz für Produktivität hervor. Die App behandelt Ihre Aufgaben und Ziele wie ein Rollenspiel und macht aus Ihren täglichen To-dos und Gewohnheiten Monster, die es zu besiegen gilt, und Quests, die es zu meistern gilt.

So wird die Verwaltung einer To-do-Liste unterhaltsamer und abwechslungsreicher. Außerdem motiviert Habitica zusätzlich: Für erledigte Aufgaben erhalten Sie Erfahrungspunkte, Spielwährung und virtuelle Ausrüstung. Das hilft Ihnen, bei der Sache zu bleiben und produktiv zu arbeiten.

Habitica bietet zudem ein umfassendes Aufgabenmanagement. Sie ordnen Ihre Aufgaben drei Kategorien zu – Gewohnheiten, Tägliches und To-dos – und können sie so nach Art und Häufigkeit leicht verwalten und priorisieren.

Andererseits ist Habitica vielleicht nicht die richtige Wahl für alle, die eine minimalistische oder konventionellere Aufgabenmanagement-App suchen. Wer aber Spiele mag oder einen unterhaltsamen Dreh braucht, um produktiver zu werden, findet in Habitica eine hervorragende Lösung.

14. Trello

Trello ist eine äußerst flexible Projektmanagement-Anwendung, die auch als To-do-Liste dient und Ihre Aufgaben übersichtlich und ansprechend organisiert. In Trello legen Sie für jede Aufgabe eine eigene „Karte“ an und ordnen diese Karten in anpassbaren „Listen“ an, die verschiedene Phasen eines Prozesses oder unterschiedliche Aufgabenkategorien darstellen.

Das Layout im Kanban-Stil macht es leicht, Arbeitsaufkommen und Fortschritt auf einen Blick zu erfassen. Sie priorisieren Aufgaben, indem Sie sie per Drag-and-drop neu anordnen oder zwischen Listen verschieben. So behalten Sie leicht im Blick, was zu tun ist, woran Sie gerade arbeiten und was bereits erledigt ist.

Benachrichtigungen halten Sie auf Kurs: Sie weisen darauf hin, wenn Fälligkeitsdaten näher rücken oder Aufgaben geändert werden. Außerdem ist Trello auf mehreren Geräten verfügbar. Ob am Schreibtisch oder unterwegs, Sie haben Ihre To-do-Liste immer griffbereit. Trello hat eine kostenlose Version, kostenpflichtige Pläne beginnen bei $5/Nutzer/Monat. 

Weitere Optionen und Vergleiche von Trello mit anderen verfügbaren Tools finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden zu Trello-Alternativen.

15. Coda

Coda ist eine Lösung für Projektmanagement und Dokumenterstellung, die auch als To-do-Listen-Anwendung dienen kann, weil sie hervorragende Datenvisualisierungen erzeugt. Eine in Coda erstellte To-do-Liste kann so komplex sein, wie Sie möchten. Deshalb steht Coda auf unserer Liste der besten To-do-Listen-Apps.

Mit der Anwendung betten Sie Tabellen ein und bearbeiten Daten auf eine Weise, die über die tabellenähnlichen Datenbanken der meisten To-do-Listen-Apps hinausgeht. Coda hat außerdem eine leistungsstarke Formelsprache für komplexe Berechnungen. Um das volle Potenzial auszuschöpfen, brauchen Sie daher etwas Erfahrung mit der Anwendung. 

Coda ist definitiv eine großartige Lösung, wenn Sie eine individuelle Projektmanagement-App mit interaktivem Aufgaben-Tracker, Projekt-Timeline und Reporting-Dashboard suchen.

Coda bietet einen kostenlosen Plan und kostenpflichtige Optionen ab $10/Nutzer/Monat. Für größere Teams gibt es außerdem Enterprise-Pläne mit individueller Preisgestaltung.

16. TeuxDeux

TeuxDeux ist eine To-do-Listen-App, um alles zu organisieren. Mit der einfachen, benutzerfreundlichen Oberfläche bietet TeuxDeux eine Aufgabenliste mit Unteraufgaben und Notizen. Sie können Ihren To-do-Einträgen auch Fälligkeitsdaten und Erinnerungen hinzufügen. Die Lösung enthält eine Someday/Maybe-Liste und eine tägliche Digest-E-Mail, damit Sie bei Ihren Listen am Ball bleiben.

Die App kostet $4 im Monat und bietet Zugriff auf Pro-Funktionen. Der Believer-Plan kostet $3 im Monat, wird aber jährlich bezahlt.

17. Evernote

Evernote ist vor allem als Notiz-App bekannt, aber auch eine großartige To-do-Listen-Lösung. Die Checklisten- und Tagging-Funktionen helfen beim Einrichten von Aufgaben und Erinnerungen, und für wiederkehrende Aufgaben können Sie Vorlagen erstellen. Sie können eine To-do-Liste direkt in Ihren Notizen anlegen. Sie müssen Ihren Arbeitsfluss also nicht durch den Wechsel zwischen Notizen und einem eigenen Aufgabenmanager unterbrechen.

Die kostenlose Version hat Einschränkungen beim monatlichen Upload-Limit und bei der Anzahl der Geräte, bietet aber dennoch viele Möglichkeiten für eine wirksame Planung.

Ein Upgrade ist ab $22.07/Monat möglich. Dann synchronisieren Sie unbegrenzt viele Geräte und erhalten deutlich mehr monatliche Uploads. Neugierig, wie die App im Vergleich zu ähnlichen Tools abschneidet? Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten Evernote-Alternativen an.

18. Quire

Quire ist ein Tool für Aufgabenmanagement mit den Funktionen einer To-do-Listen-App. Manche Nutzende beschreiben es als „die Schnittstelle zwischen verschachtelter To-do-Liste und Kanban-Board“. Das liegt daran, dass die Plattform Ihre Aufgabenliste verschachteln lässt oder Ihr Projekt in der Kanban-Board-Ansicht zeigt. Quire gibt Nutzenden außerdem die Flexibilität, Ihren Projekten und Aufgaben Ordner, Abschnitte und Berechtigungssteuerung hinzuzufügen.

Apropos Personalisierung: Mit Quire ändern Sie Ihren Workspace und das Design, fügen Widgets hinzu und erstellen sogar im kostenlosen Plan eigene Vorlagen. Quire gibt es als mobile App für iOS und Android, und die Plattform lässt sich mit Google Drive, Slack und Zapier integrieren. Wenn Sie mehr brauchen, beginnt der Professional-Plan von Quire bei $7.65 pro Mitglied/Monat.

So wählen Sie die richtige To-do-Listen-App

Erstellen Sie Ihre Auswahl anhand der Arbeit, die Sie immer wieder erledigen. Wer allein arbeitet, schätzt vielleicht Tempo und Erinnerungen. Ein Team braucht klare Zuständigkeiten, gemeinsamen Kontext, Berechtigungen und verlässliche Übergaben.

Testen Sie jede Finalistin eine Woche lang mit denselben Aufgaben. Messen Sie die Erfassungsgeschwindigkeit, überfällige Arbeit, verpasste Übergaben, die Auffindbarkeit und ob die Menschen die App auch ohne Erinnerungen weiter nutzen.

Testen Sie einen echten Workflow, bevor Sie sich entscheiden