Was ist Geschäftsprozessanalyse? So nutzen Sie sie für Ihren Erfolg

Geben Sie es zu: Analysen zur Optimierung von Prozessen liefern zwar interessante Daten, doch die Fleißarbeit kann mühsam und endlos sein, mit ständigem Prüfen und erneutem Prüfen in unzähligen Meetings und Korrekturschleifen. Das Problem: Um mit der Konkurrenz Schritt zu halten, müssen Sie Ihre betriebliche Effizienz und Effektivität laufend verbessern. Doch was, wenn wir Ihnen sagen, dass eine scheinbar trockene Analyse einfach, schlank und mit wenig Stress gelingen kann? Anhand der Methode der Geschäftsprozessanalyse (Business Process Analysis, BPA) und Hive zeigen wir, was BPA ist, welche Vorteile sie bietet und wie sie eine Analyse unkompliziert und leicht macht.

Was ist Geschäftsprozessanalyse?

Eine BPA ist ein systematischer Ansatz, um die Prozesse, die ein Unternehmen antreiben, zu erkennen, zu analysieren und zu verbessern. Ziel der BPA ist es, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Gesamtleistung einer Organisation zu verbessern, indem die Abläufe schlanker werden. Das klingt ein wenig nach leerem Fachjargon, läuft aber auf eines hinaus: Sie brauchen zu viel Zeit für Dinge, die Routine sein sollten. Mit einer BPA lässt sich jeder Prozess für jedes Team reibungsloser gestalten, von HR und Finanzen bis zu Betrieb und Marketing. Der BPA-Prozess umfasst in der Regel mehrere Schritte:

• Die zentralen Prozesse im Unternehmen werden identifiziert. Das kann alles sein, von der Kundengewinnung und -bindung bis zur Rechnungsverarbeitung oder zum Lieferkettenmanagement.

• Der Prozess wird abgebildet. Dazu gehört, die wichtigsten Schritte zu bestimmen, den Ablauf zu visualisieren und eine Prozesslandkarte zu erstellen.

• Die Daten zum Prozess werden analysiert, um Verbesserungspotenziale zu finden. Dazu zählen auch Schwachstellen oder unnötige Schritte.

• Änderungen werden umgesetzt, um den Prozess zu verbessern, und ihre Wirkung wird im Zeitverlauf verfolgt.

Vorteile von BPAs

Richtig eingesetzt, können BPAs jeden Prozess analysieren und optimieren. Das senkt Kosten, steigert die Effizienz und verbessert die Gesamtleistung. Ein weiterer Vorteil: Die Kundenzufriedenheit steigt, weil optimierte Prozesse es leichter machen, Produkte oder Dienstleistungen schnell und effizient zu liefern. Auch die Fehlerquote sinkt, wenn Prozesse schlanker werden. Wer Engpässe und Ineffizienzen beseitigt, vermeidet Fehler und Irrtümer, und das erhöht die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen. Und als wäre das nicht genug, vereinfachen BPAs auch den Betrieb, indem sie Prozesse straffen und unnötige Schritte entfernen. Sie schaffen außerdem mehr Transparenz: Wenn Unternehmen ihre Prozesse und deren Zusammenspiel besser verstehen, folgt die Verantwortlichkeit fast von selbst.

So nutzen Sie Hive bei Ihrer nächsten BPA

Projektmanagement-Software ist für jede Aufgabe ein wertvolles Werkzeug, bei einer BPA hilft sie besonders. Das cloudbasierte Projektmanagement-Tool Hive eignet sich gut, um eine BPA zu begleiten. Sie können es 14 Tage kostenlos testen.

1. Prozesse abbilden

Mit der visuellen Workflow-Funktion von Hive erstellen Sie Prozesslandkarten, die Sie mit Teammitgliedern teilen, um Zusammenarbeit und Feedback zu fördern. So sehen und verstehen Teams die Prozesse in ihrem Betrieb. Das hilft besonders Teams, die an verschiedenen Orten arbeiten, komplett remote arbeiten oder hybrid organisiert sind. Wer lieber visuelle Hilfen nutzt, findet in Hive außerdem Kanban-Boards und Gantt-Diagramme.

2. Verbesserungspotenziale erkennen

Als Nächstes analysieren Sie mit den Berichtsfunktionen von Hive die Daten zu jedem Prozess, zum Beispiel die Dauer jedes Schritts sowie die Häufigkeit von Fehlern oder Verzögerungen. Diese Daten lassen sich zusammenführen, um zu beurteilen, wo Teams Änderungen vornehmen können, um die Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. Danach liegt es bei Ihrem Team, wie es weitergeht oder welche Prozesse es anpasst.

3. Aufgaben zuweisen

Die bekanntesten Funktionen von Hive, die rund um das Aufgabenmanagement, weisen Teammitgliedern Aktionspunkte zu, setzen Deadlines und zeigen, wie weit alles ist. So arbeiten alle auf dieselben Ziele hin, und es ist klar, dass es angemessen vorangeht.

4. Fortschritt verfolgen

Apropos angemessener Fortschritt: Mit Hive wird Ihre BPA nicht zum endlosen Kraftakt, wie es bei manchen Analysen vorkommt. Mit den Berichtsfunktionen von Hive verfolgen Sie den Fortschritt im Zeitverlauf und erkennen, wo weitere Änderungen nötig sind. Dazu gehören Tools für das Zeitmanagement und die Nachverfolgung der Ressourcenzuteilung.

5. Mit Teammitgliedern zusammenarbeiten

BPAs erfordern meist Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teammitgliedern, daher ist Kommunikation entscheidend. Mit den Funktionen für die Zusammenarbeit in Hive können alle Beteiligten Ideen teilen, Feedback geben und gemeinsam Änderungen umsetzen, die den Prozess verbessern. Unabhängig von Standort oder Zeitzone binden Teams weitere Apps in ihr Hive-Toolkit ein. So bleiben alle wichtigen Dokumente zugänglich, und der Betrieb wird einfacher.

6. Prozesse automatisieren

Ein weiterer Vorteil von Projektmanagement-Software wie Hive bei einer BPA: Sie können bestimmte Prozesse automatisieren. Unternehmen nutzen Hive zum Beispiel, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, etwa den Versand von Erinnerungs-E-Mails, die Erstellung von Berichten oder die Aktualisierung von Datenbanken. Das entlastet Teammitglieder und verbessert Genauigkeit und Effizienz des Prozesses. So bleibt Zeit für Wichtigeres, etwa um kreative Lösungen für Lücken in den Workflows zu entwickeln.

7. Integration mit anderen Tools

Den letzten Vorteil, den Hive Ihrer BPA bietet, haben wir oben schon erwähnt: die Integration mit anderen Tools und Systemen, die Unternehmen nutzen. Das spart wertvolle Zeit beim Einloggen in CRM-Systeme, Hauptbuch-Software oder SaaS-Buchhaltungstools, wo das Aktualisieren von Daten und das Pflegen einheitlicher Angaben sonst eine Ewigkeit dauern würde. Diese Integrationen verringern außerdem Fehler und stellen sicher, dass alle bei Bedarf Zugriff auf dieselben Informationen haben.