Brauchen Sie ein Catch-up-Meeting? Tipps für mehr Wirkung

Es ist kein Geheimnis: Seit vielen Jahren sind Menschen von Meetings ausgebrannt und überfordert. Dafür gibt es mehrere Gründe. Viele Meetings fressen enorm viel Arbeitszeit. Je nach Unternehmen und Führungsstil im Team werden Meetings oft mehrfach verschoben. Das ärgert die Mitarbeitenden, die dann ihre Termine um das Meeting herum neu planen müssen. Und vergessen wir nicht, wie oft ein Team zum selben Thema zusammenkommen muss und dabei häufig die nächsten Schritte wiederholt, die schon festgelegt wurden, weil der Prozess an einer Stelle hakt.

Der Aufstieg des Catch-up-Meetings

Schon vor langer Zeit mochte man Meetings nicht besonders. Neuere Forschung zeigt sogar, dass Meetings schon vor der Pandemie ganze fünfzig Jahre lang immer häufiger und länger wurden. Dieselbe Studie zeigt, dass Führungskräfte mehr als die Hälfte ihrer Arbeitswoche in Meetings verbrachten — im Schnitt 23 Stunden pro Woche. Als Homeoffice häufiger wurde, bestanden viele Unternehmensleitungen auf noch mehr Meetings. Der Grund für die Zunahme der Check-ins liegt in zwei Managementtheorien, die der Sozialpsychologe Douglas McGregor in den 1960er Jahren formulierte. Demnach sind Führungskräfte der „Theorie X“ fest davon überzeugt, dass Menschen ihre Arbeit im Kern nicht gernhaben, wo möglich nur das Minimum leisten und nur für das Gehalt durchrutschen. Führungskräfte der „Theorie Y“ sehen die Arbeitswelt positiver und glauben, dass ihre Mitarbeitenden mit ihrer Arbeit zufrieden sind. Diese arbeiten einfach, weil sie an die Sache glauben, und lassen sich weniger von Geld motivieren. Als McGregor diese Ideen in den 1960er Jahren entwickelte, verbrachten Beschäftigte weniger als 10 Stunden pro Woche in Meetings. Die Pandemie brachte die „Theorie-X“-Fraktion voll zum Vorschein. Als Homeoffice zur Norm wurde, wollten diese Führungskräfte sicherstellen, dass jedes Teammitglied jeden Moment des Tages der Arbeit widmet. Geschäftsführende meinten: Wenn sie ihre Mitarbeitenden nicht sehen können, kann niemand sicher sein, dass sie den Tag produktiv nutzen. Mit dem technischen Fortschritt planten Menschen Calls über CRM-Systeme und verschiedene Videokonferenz-Plattformen. Das öffnete die Schleusen, und die Gespräche fanden noch häufiger statt, falls das überhaupt möglich ist. Die lockere Atmosphäre von Videocalls wirkt auf manche kollaborativer, auf andere nicht. Professor Jeremy Bailenson, Gründungsdirektor des Stanford Virtual Human Interaction Lab, bringt es auf den Punkt: „Videokonferenzen sind gut für die Kommunikation auf Distanz, aber denken Sie an das Medium: Nur weil Sie Video nutzen können, heißt das nicht, dass Sie es müssen.“ Videocalls haben noch mehr Mikromanagement begünstigt. In manchen Fällen ist es fast erdrückend geworden.

Die Vorteile eines Catch-up-Meetings

Klar ist: Das Büromeeting, wie wir es kannten, ist tot. Zumindest ist die Stimmung gegenüber dem Konzept schlecht. Dennoch ist das Catch-up-Meeting im Arbeitsalltag bis zu einem gewissen Grad weiterhin wertvoll. Was sind also die Vorteile eines Catch-up-Meetings?

Catch-up-Meetings halten das Team auf Kurs

Der tägliche Trott lässt viel Arbeit eintönig wirken. Es ist wichtig zu zeigen, dass Sie Ihre eigenen Aufgaben erledigen, besonders bei Remote- oder Hybridarbeit. Es gibt aber digitale Optionen, mit denen Sie sicherstellen, dass Workflows und Zeitpläne eingehalten werden. Catch-up-Meetings sollten dazu da sein, dass Menschen für größere Themen Verantwortung übernehmen und das Team Herausforderungen oder Gedanken zu einem Projekt vorbringen kann.

Catch-up-Meetings halten die Führung auf dem Laufenden

Oft sind Führungskräfte und Geschäftsleitung eines Unternehmens nicht so tief im Tagesgeschäft wie Projektleitungen, Marketing-Mitarbeitende, Verwaltung und andere wichtige Teammitglieder. Catch-up-Meetings haben der Chefetage traditionell geholfen, über die aktuelle Arbeitslage informiert zu bleiben.

So verbessern Sie Ihr Catch-up-Meeting

Wenn Meetings nicht verhandelbar sind und in Ihrem Unternehmen weiterhin stattfinden müssen, muss es einen besseren Weg geben. Was können wir also tun, damit unsere Meetings die Zeit aller effizienter und sinnvoller nutzen?

1. Reduzieren Sie die Häufigkeit von Catch-up-Meetings

Laut Amanda Bedell, Chief Business Growth Strategist bei BCC Business Consulting, wünschen sich Mitarbeitende von einer Führung vor allem Respekt und Raum zur Entwicklung. „Eine Schlüsselkompetenz, die ich mir von mehr Führungskräften wünsche: den Menschen zu vertrauen, die sie einstellen, und ein Umfeld zu schaffen, in dem Neues auszuprobieren und ‚schnell zu scheitern‘ gefeiert wird“, sagt sie. Das gelingt, wenn Sie Catch-up-Meetings seltener ansetzen. „Wenn das Vertrauen fehlt, gehen viel Zeit und Ressourcen für Meetings, Mikromanagement, Nacharbeit, Kontrolle von Aufgaben usw. verloren.“ Das heißt: Ein kurzfristiger Videocall sollte nicht Ihr erster Reflex sein. Wenn niemand um Hilfe bei einem Projekt gebeten hat, das zusätzliche Anleitung oder Anschauungsmaterial braucht, sollte ein Call oder Meeting bei einfachen Aufgaben Ihre letzte Idee sein. Zu viele Menschen verbringen ihren Tag in Calls, werden mikromanagt und beurteilt, was ihre Produktivität und ihr Arbeitspotenzial senkt.

Mit Respekt vor der Zeit (und Geduld) aller sind Quartals- oder sogar Monatsrhythmen ein guter Weg. Solche Meetings können viel bringen.

2. Halten Sie sich an eine klare Agenda

Viele Büromeetings driften in alle Richtungen ab, besonders ohne feste Agenda. Wenn Sie ein Meeting organisieren, geben Sie allen Beteiligten eine knappe Gliederung. Das spart Meetingzeit, die Sie sonst für Aufgaben, Unternehmensmaterialien und die Kundenkommunikation nutzen könnten. Wenn es möglich ist, verschicken Sie die Agenda vorab. So wissen alle, was im Meeting von ihnen erwartet wird, und können mit Updates und Ideen kommen, die allen zügig nützen. Klären Sie gegen Ende des Meetings die nächsten Schritte, die Teammitglieder umsetzen müssen, damit sie präsent sind, wenn alle in ihre Arbeitsumgebung zurückkehren.

3. Binden Sie Feedbackgespräche in Meetings ein

Einzelne Catch-up-Meetings sind ziemlich wichtig. Sie finden deutlich häufiger statt, wenn Führungskräfte oft nicht im Büro sind, beruflich reisen oder von einem anderen Standort aus arbeiten. Kaffeehausbesuche, persönliche Mittagessen und lange Sitzungen im Konferenzraum spielten alle eine Rolle bei Einzeltreffen.

Wenn Sie ein Einzel-Catch-up planen, ist das ein guter Zeitpunkt für ein Feedbackgespräch. Teammitglieder können so ihre Gedanken und Bedenken zu Projekten und Kampagnen äußern und sich darauf einstellen, Feedback zu ihrer Arbeit im Unternehmen zu erhalten. Wenn Sie solche Gespräche zulassen, fördern Sie eine positive Unternehmenskultur und offene Kommunikation. Wenn das Feedback in Ihrem Meeting gegenseitig ist, sind beide Seiten offen dafür. So fühlen sich alle gehört und wertgeschätzt. Es hilft allen auch, auf bessere Leistung im Job hinzuarbeiten. Schlanke Kommunikation ist in der modernen Arbeitswelt unverzichtbar, ob Sie vor Ort, remote oder hybrid arbeiten. Wählen Sie die wichtigsten Kommunikationswege Ihres Unternehmens mit Bedacht, und halten Sie geschäftliche Gespräche möglichst dort. Das verkürzt nicht nur die Zeit in Meetings. Sie haben auch einen Nachweis Ihrer Gespräche, auf den Sie zurückgreifen können, wenn Sie Fragen oder Gedanken haben, für die sonst weitere Meetings nötig wären. (In einem früheren Leben, versteht sich.)