4 Agenda-Vorlagen für hochwertige Team-Meetings

Vor Ihnen liegt eine volle Woche. Sie wollen sich gerade an Ihre Aufgaben setzen und konzentriert arbeiten, da erscheint eine Meeting-Einladung ganz oben in Ihrem Posteingang. Bei dem Gedanken an noch ein Meeting auf Ihrer To-do-Liste spüren Sie leichtes Unbehagen. Also schauen Sie genauer hin. Vielleicht müssen Sie je nach Thema gar nicht teilnehmen.

Nur gibt es für das Meeting keine Agenda. Ärgerlich, oder? Tun Sie das anderen nicht an: Sorgen Sie dafür, dass jedes Meeting, das Sie planen, auch wirklich einen Plan hat. Hive Notes eignet sich perfekt, um Agenda-Vorlagen zu erstellen, die Sie je nach Bedarf kombinieren können. Hive Notes ist direkt in die Projektmanagement-Plattform Hive integriert und funktioniert wie eine Notiz-App, bietet aber mehr Struktur und Zusammenarbeit.

Sie können zum Beispiel Aktionen direkt in Ihren Notizen zuweisen, um die im Meeting besprochenen nächsten Schritte im Blick zu behalten. Außerdem können Sie Notizen mit Projekten verknüpfen. Wenn Sie fünf verschiedene Meetings zum selben Kunden haben, finden Sie Ihre Agenden und alle wichtigen Informationen dazu an einem leicht auffindbaren Ort. Sie können eine Notiz an jeden Termin in Ihrem Kalender anhängen, mit den Teilnehmenden teilen und sogar als Follow-up per E-Mail an externe Stakeholder senden, die Hive nicht nutzen. Das ist ein ganz neues Meeting-Erlebnis.

Sind Sie bereit, eine Meeting-Agenda zu erstellen und Ihre Produktivität anzukurbeln? Hier sind vier Agenda-Vorlagen, die Sie schon in Hive Notes finden oder selbst anlegen können. Mit diesen Vorlagen sind Sie Ihren besten Team-Meetings einen Schritt näher.

1. Regelmäßiges 1:1-Meeting

Wenn Sie Menschen führen, wissen Sie wahrscheinlich, wie wichtig regelmäßige Check-ins sind. Damit Sie die kostbare Zeit unter vier Augen optimal nutzen, führen Sie fortlaufende Meeting-Notizen. Das Gespräch sollte keine Einbahnstraße sein, damit auch Ihre Mitarbeitenden Ihnen Feedback geben. ???? Bonus: Das ist eine der vorinstallierten Vorlagen in Hive Notes! Wenn Sie ein anderes Tool für Meeting-Notizen nutzen, legen Sie die Vorlage mit den folgenden Schritten selbst an.

Erstellen Sie zwei Listen: eine für die Punkte, die Sie ansprechen möchten, und eine für die Punkte Ihrer Mitarbeiterin oder Ihres Mitarbeiters. Nutzen Sie die Listen als Leitfaden für das Gespräch. Haken Sie am Ende jedes Meetings die besprochenen Punkte ab und weisen Sie Aktionen, die sich im Gespräch ergeben haben, unter der jeweiligen Liste sich selbst oder dem Gegenüber zu.

2. Team-Meeting

Team-Meetings geraten schnell außer Kontrolle, besonders mit vielen Teilnehmenden. Wichtig ist, ein Team-Meeting vorab zu strukturieren und beim Thema zu bleiben. Nutzen Sie dafür eine detaillierte Agenda mit Gesprächspunkten und Zeitplänen.

Erstellen Sie eine Agenda auf Basis der Themen, die der Reihe nach besprochen werden müssen. Listen Sie jedes Thema mit der dafür vorgesehenen Zeit auf. Weisen Sie Teammitgliedern Gesprächspunkte zu, indem Sie sie neben Themenbeschreibung und Zeitangabe markieren. Teilen Sie die Notiz vorab, wenn Sie die Einladung zum Team-Meeting verschicken, und bestimmen Sie eine Person für das Protokoll.

Während des Meetings kann die protokollierende Person Informationen in der Notiz ergänzen und Aktionen zuweisen, sobald sie im Gespräch aufkommen.

3. Projekt-Kick-off

Ein Projekt-Kick-off-Meeting gibt den Ton für das gesamte Projekt an. Sorgen Sie dafür, dass Ihres gut organisiert ist: Beziehen Sie die richtigen Personen ein und teilen Sie die richtigen Informationen mit ihnen.

???? Bonus: Das ist eine der vorinstallierten Vorlagen in Hive Notes! Wenn Sie ein anderes Tool für Meeting-Notizen nutzen, legen Sie die Vorlage mit den folgenden Schritten selbst an.

Legen Sie am Anfang Ihrer Notiz eine Kontaktliste der Projekt-Stakeholder an (oder laden Sie sie zum Meeting ein, wenn Sie Hive Notes nutzen). Darunter listen Sie die Meeting-Agenda auf:

• Projektüberblick

• Zielgruppe

• Risiken und Chancen

• Wettbewerber

• Fazit

Verknüpfen Sie passende Unterlagen oder Aufgaben mit jedem Abschnitt. Wenn Sie Ihrem Team zum Beispiel Diagramme mit Marktforschungsdaten zeigen möchten, verlinken Sie sie im Abschnitt „Zielgruppe“. Markieren Sie Personen bei Aktionen im Abschnitt zu Rollen und Verantwortlichkeiten, etwa indem Sie Ihrer Projektleitung die Aufgabe zuweisen, eine Projekt-Roadmap zu erstellen. Nennen Sie im Fazit unbedingt Datum und Uhrzeit des nächsten Meetings.

4. Brainstorming

Ein Brainstorming ohne Vorbereitung ist eine vertane Chance. Geben Sie den Teilnehmenden am Brainstorming die Gelegenheit, kreativ zu werden. Dafür dient eine Agenda, die zum Nachdenken anregt und mit der Sie Ihre Ideen während des Brainstormings in Echtzeit festhalten. Erklären Sie am Anfang Ihrer Notiz das Ziel des Brainstormings. Darunter listen Sie Impulsfragen, damit die Teilnehmenden sich vorab Gedanken machen können. Sie können die Impulse in Unterkategorien aufteilen. Wenn Ihr Ziel zum Beispiel ist, Ideen für das Wachstum Ihres E-Mail-Verteilers zu sammeln, legen Sie eine Kategorie für Partnerschaftsideen und eine für Content-Ideen an. Lassen Sie die Teilnehmenden die Impulse im Meeting in Echtzeit besprechen und ihre Antworten unter jedem Impuls festhalten.