7 Schritte zum besten Projektmanagement-Tool 2026

„Die Zukunft der Projektarbeit hängt davon ab, dass Unternehmen erkennen: Projektteams erreichen mit agilen, hybriden und prädiktiven Ansätzen vergleichbare Leistungswerte“, so lautet das Ergebnis eines Berichts des Project Management Institute (PMI) aus dem Jahr 2024. Die Studie betont: „Die Wahl des richtigen Projektmanagement-Ansatzes ist der Ausgangspunkt. Sie reicht allein nicht aus, um einem Unternehmen einen Vorteil bei der Steigerung der Projekterfolgsquoten zu verschaffen.“

Warum sollten Sie darauf hören?

1. Das PMI ist die weltweit wichtigste gemeinnützige Berufsorganisation für Projektmanagement. 

2. Schätzungsweise 77 % der leistungsstarken Teams nutzen PM-Tools.

3. Organisationen, die in solche Tools investieren, verschwenden 28-mal weniger Geld als Organisationen ohne diese Tools.

Diese Zahlen sind kaum zu ignorieren. Wenn Sie die Produktivität und Effizienz Ihres Teams steigern möchten, zeigen wir Ihnen hier alles, was Sie für die Wahl einer guten Projektmanagement-Software wissen müssen.

Was ist ein Projektmanagement-Tool?

Im Kern ist es eine Software, die Teams hilft, Ressourcen im gesamten Unternehmen zu planen, zu steuern und zu optimieren. Der Funktionsumfang dieser Tools unterscheidet sich, doch die meisten haben einige Gemeinsamkeiten.

• Aufgabenverfolgung und -zuweisung – Die meisten, wenn nicht alle PM-Tools können Aufgaben zuweisen und über ihren gesamten Lebenszyklus verfolgen.

• Übergeordnete und untergeordnete Projekte – Aufgaben müssen bestimmten Projekten zugeordnet werden. Deshalb bieten die meisten Projektmanagement-Plattformen übergeordnete Projekte (große Projekte, unter denen kleinere Projekte liegen) und untergeordnete Projekte (die kleineren Projekte unterhalb des übergeordneten).

• Zusammenarbeit – Alle PM-Tools unterstützen die Zusammenarbeit in irgendeiner Form, sei es über einzelne Aufgaben, per Chat oder durch den Austausch von Dokumenten.

• Dokumentenfreigabe – Um Aufgaben und Projekte erfolgreich abzuschließen, müssen Sie Materialien und Ressourcen teilen und gemeinsam bearbeiten können. Deshalb bieten die meisten PM-Tools Funktionen zur Dokumentenfreigabe.

Diese Tools sind aus mehreren Gründen entscheidend für Unternehmen. Erstens halten sie das Team organisiert und stellen sicher, dass Prozesse eingehalten werden. Zweitens geben sie jederzeit einen klaren Überblick über alle Aktivitäten rund um eine Kampagne, ein Projekt oder eine Aufgabe. PM-Tools ermöglichen es Teams außerdem, mit Kommentaren, Chat und mehr klar und schnell zu kommunizieren.

Hinzu kommen Zahlen, die den Wert einer Projektmanagement-Software belegen. Wussten Sie, dass 77 Prozent der leistungsstarken Projekte eine PM-Software nutzen? Oder dass 122 Mio. $ durch schlechte Projektplanung verschwendet wurden? All das lässt sich mit dem richtigen PM-Tool vermeiden.

Bei Tausenden von Tools auf dem Markt kann die Suche nach dem passenden PM-Tool für Ihr Team entmutigend sein. Zu oft kaufen Teamleitungen eine Projektmanagement-Lösung und stellen nach wenigen Monaten fest, dass sie die Einzigen sind, die sie nutzen. Beim Vergleich der Tools sollten Sie bedenken, dass ein effektives PM-Tool zwei Hauptanforderungen erfüllen muss:

1. Es sollte alle Funktionen bieten, die eine Projektleitung braucht.

2. Das Tool sollte etwas sein, das Ihr gesamtes Team gerne nutzt.

Beides zugleich zu erreichen, ist leichter gesagt als getan. Deshalb haben wir 9 wichtige Schritte zusammengestellt, mit denen Ihr Team das beste webbasierte Projektmanagement-Tool für seine Anforderungen findet. Sind Sie bereit, Ordnung zu schaffen?

1. Projektmanagement-Anforderungen definieren

Der erste Schritt zu einer guten Projektmanagement-Lösung ist, die aktuellen Probleme in der Arbeitsweise Ihres Teams zu erkennen. Halten Sie diese Schwachstellen in einer Liste fest, auf die Sie später zurückgreifen können. Mögliche Probleme sind:

• Mangelnde Kommunikation zwischen den Abteilungen

• Unorganisierte Projekte und verpasste Deadlines

• Kundenfeedback lässt sich nicht auswerten

• Ungleich verteilte Arbeitslast im Team

• Überquellendes E-Mail-Postfach

• Zu viele zeitraubende Meetings

Wenn Sie alle Tool-Optionen prüfen, fragen Sie sich: Löst es diese Probleme? Lautet die Antwort Nein, streichen Sie das Tool von Ihrer Liste. So lassen Sie sich nicht von glänzenden Demos, hübschen Oberflächen oder leistungsstarken Funktionen ablenken, die Sie nie nutzen werden.

Diese Liste eignet sich auch als Ausgangspunkt, um festzulegen, welche Funktionen Sie in einer Projektmanagement-Software wirklich wollen. Markieren Sie jede Funktion mit hoher, mittlerer oder niedriger Priorität. So erkennen Sie schnell, ob ein Tool passt.

2. Die besten Projektmanagement-Optionen recherchieren

Sobald Ihre Anforderungen feststehen, geht es darum, die verfügbaren Optionen kennenzulernen. So gelingt der Einstieg:

• Fragen Sie Kolleginnen und Kollegen, womit sie früher gerne gearbeitet haben

• Sprechen Sie mit anderen Projektleitungen in Ihrer Branche

• Lesen Sie Empfehlungen auf Branchen-Websites

• Stöbern Sie auf Software-Bewertungsportalen

Beginnen Sie mit dem Feedback Ihres Teams. Wenn Sie wissen, was ihm an früheren Tools gefallen hat, fällt die Einführung im Unternehmen leichter. Vergleichen Sie Funktionen und Preise jeder Option mit Ihrer Anforderungsliste. Es lohnt sich, etwas mehr Zeit für die Suche nach dem perfekten Tool aufzuwenden. Braucht Ihr Team Gantt-Diagramme? Und Kanban-Boards? Haben Sie die Optionen bewertet, grenzen Sie sie auf etwa fünf Kandidaten ein und lassen Sie auch Ihr Team über seine Favoriten abstimmen.

Für den Anfang finden Sie hier einige der besten Projektmanagement-Tools, die derzeit auf dem Markt sind:

1. Hive

Oben sehen Sie die Kanban-Ansicht und Notizen von Hive.

Hive ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die Teams bei Google, Starbucks, Comcast, Toyota und vielen weiteren nutzen. Hive ist eine hervorragende All-in-one-Produktivitätsplattform für Organisationen jeder Größe, von Start-ups und Non-Profit-Organisationen bis zu Unternehmen mit 100.000 Beschäftigten. Hive gehört zu den besten Online-Projektmanagement-Lösungen auf dem Markt, weil Sie damit auf Ihre Weise arbeiten können – von 6 verschiedenen Projektansichten bis zu über 1.000 Integrationen mit anderen beliebten Apps für den Arbeitsalltag. Es hat einen Grund, warum Top-Teams Hive für ihr Projektmanagement wählen.

Das bietet Hive:

• Flexible Projektansichten, darunter Gantt, Kanban, Kalender, Tabelle und Portfolio

• Kommentare, Unteraktionen, Abhängigkeiten und Anhänge für Aktionskarten

• Zeiterfassung und Zeitnachweise

• Funktionen zur Ressourcenplanung

• Integrationen mit über 1.000 Tools wie Jira, Gmail, Zoom und Salesforce

• Die Anwendung Hive Goals zum Festlegen und Verfolgen von Zielen

• Nativer Chat und E-Mail-Integrationen für bessere Vernetzung

• Tool für gemeinsames Notieren

• Detaillierte Analysen in Echtzeit

• Web- und Desktop-Apps

Hive bietet eine kostenlose 14-Tage-Testphase. Die Teams-Pläne von Hive beginnen bei 12 $/Monat pro Nutzer. Hive Free ist der dauerhaft kostenlose Plan der Plattform für Teams mit bis zu 10 Personen. Hier erfahren Sie mehr über die Preispläne von Hive.

2. Trello

Trello ist ein Kanban-basiertes Tool, das 2011 gegründet wurde und heute zu Atlassian gehört, dem auch Jira gehört. Viele nutzen Trello für das Projektmanagement, weil es einfach und leicht zu bedienen ist. Die Kanban-Ansicht ist übersichtlich und für Nutzer jedes Kenntnisstands schnell zu meistern.

Das bietet Trello:

• Projektmanagement-Boards im Kanban- und Kalenderstil

• Kommentare, Fälligkeitsdaten und Anhänge für Aktionskarten

• Integrierte Workflow-Automatisierung

• Benutzerdefinierte Felder

• Eigene Hintergründe und Sticker

3. ProofHub

ProofHub ist ein Tool für Projektmanagement und Teamzusammenarbeit. Teams jeder Größe können damit zusammenarbeiten, kommunizieren und ihren Fortschritt verfolgen – alles an einem Ort. Mit ProofHub verabschieden Sie sich von verstreuter Kommunikation, verpassten Deadlines und unorganisierten Aufgaben. Dank des großen Funktionsumfangs brauchen Sie nicht in mehrere Tools zu investieren. ProofHub ist außerdem günstig: Es gibt keine Gebühr pro Nutzer, und die Zahl der Nutzer ist unbegrenzt.

Das bietet ProofHub:

• Aufgaben zuweisen, verfolgen und pünktlich erledigen

• Sofortige Kommunikation über Chat und Diskussionen   

• Überblick über den Projektfortschritt durch individuelle Berichte  

• Zeiterfassung mit Timern und Zeitnachweisen

• Online-Proofing für Feedback in Echtzeit

4. Asana

Asana ist ein optisch ansprechendes Programm, das einer der Mitgründer von Facebook entwickelt hat, und zählt klar zu den besten Tools. Kreative und Teams auf der ganzen Welt nutzen es. Das dynamische Format und Design von Asana hält die Nutzer bei der Stange und aktiv. Asana stärkt die Verbindlichkeit von Einzelpersonen und Teams und verbessert die Kommunikation.

Das bietet Asana:

• Flexible Projektansichten, darunter Liste, Zeitleiste und Boards

• Kommentare, Fälligkeitsdaten und Anhänge für Aktionskarten

• Analysen und Diagramme in Echtzeit zur Darstellung des Fortschritts

• Auslastungsübersicht, damit Teammitglieder ihre individuelle Arbeitslast steuern können

• Strategische Ziele direkt in der Plattform festlegen

Vergleich: Lesen Sie mehr über die besten Asana-Alternativen auf dem Markt.

5. Microsoft Teams

Wenn Sie bereits mit der Microsoft-Produktfamilie arbeiten, Microsoft Teams könnte eine gute Wahl sein. Mit diesem Tool chatten, arbeiten, kommunizieren und treffen Sie sich nahtlos. Das ist heute noch wichtiger, da wir alle remote arbeiten. Bonus: Wussten Sie, dass Sie Teams mit umfassenderen Projektmanagement-Apps wie Hive verbinden können?

Das bietet Teams:

• Chat mit GIFs, Stickern und mehr für unkomplizierte virtuelle Kommunikation

• Virtuelle Meetings mit Teams von 2 bis 10.000 Personen

• Gemeinsame Bearbeitung von Dateien in Echtzeit mit Apps wie Excel, Word und Powerpoint

• Integrationen mit Hunderten weiterer Apps wie Hive

6. Airtable

Airtable ist eine leistungsstarke Tabellenkalkulation, in der Sie Aufgaben und Projekte auflisten und Dateien speichern können. In der Tabelle lassen sich verschiedene Elemente anhängen, etwa Bilder, Links zu anderen Aufgaben und zuständige Personen. Neben der Tabellenansicht bietet Airtable weitere Ansichten, darunter Kalender, Kanban und Galerie. Die App ist eine der besten Optionen, wenn Sie vor allem mit Excel, Google Sheets oder einer anderen tabellenbasierten Software arbeiten.

Das bietet Airtable:

• Anpassbare Datenbank, die zu Ihrem Ablauf passt

• Ansichten wie Kalender, Galerie und Kanban

• Automatisierungen, die Benachrichtigungen senden und Aufgaben erstellen

• Über 50 vorgefertigte Apps

  
  

7. Smartsheet

Smartsheet basiert weitgehend auf der Tabellenansicht, die an eine Excel-Tabelle erinnert. Smartsheet ist ein dynamisches Tool, das Teams auf der ganzen Welt nutzen, um ihre Prozesse und Workflows zu straffen und effizienter zusammenzuarbeiten. Wenn Sie es gewohnt sind, Zeitleisten-Diagramme in Excel zu erstellen, werden Sie dieses Tool lieben, weil es im Vergleich zu Excel so einfach ist. In den letzten Jahren hat Smartsheet außerdem 10,000 Feet übernommen, ein hervorragendes Tool für die Ressourcenplanung, das der Plattform zusätzliche Vorteile bringt.

Das bietet Smartsheet:

1. Dashboards, die Admins oder Teamleitungen Einblick in den Gesamtfortschritt der Projekte geben

2. Ein Aktivitätsprotokoll, das wie ein Prüfpfad für alle erledigten Arbeiten dient

3. Content-Management mit der Möglichkeit, Inhalte direkt in der Plattform zu planen und zu prüfen

Vergleich: Lesen Sie mehr über die besten Smartsheet-Alternativen auf dem Markt.

8. Wrike

Wrike ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die sich besonders für individuelle Team-Workflows eignet. Damit legen Sie leicht eine Zeitleiste fest, erstellen interaktive Diagramme wie die Gantt-Ansicht und visualisieren Aufgaben und nächste Schritte. Mit der Funktion zur Berichterstellung in Echtzeit analysiert Wrike außerdem die Leistung.

Das bietet Wrike:

• Ausführliche Formulare für die Auftragsannahme

• Mehrere Projekt- und Aufgabenansichten, darunter Tabelle, Gantt, Liste und mehr

• Flexible Projektmanagement-Vorlagen für wiederholbare Arbeit

• Individuelle Workflow-Status

9. Workzone

Workzone ist ein anpassbares Tool, das alle relevanten Informationen bündelt, damit Teams auf großer und kleiner Ebene zusammenarbeiten können. In Workzone finden Sie zum Beispiel das „Projekt-Dashboard“ (siehe oben), das einen Gesamtüberblick über den Stand aller Projekte im Unternehmen bietet. Außerdem können Sie in die „To-do-Listen“ eintauchen, die für jede einzelne Person erstellt und ihr per E-Mail zugeschickt werden.

Das bietet Workzone:

• Projekt-Dashboard für den Gesamtüberblick

• Gantt-Diagramme und Aufgabenabhängigkeiten für die langfristige Planung

• Zeiterfassung

• Status-Warnungen, die Risikobereiche frühzeitig erkennen

10. GanttPro

GanttPRO ist ein weltweit bekanntes PM-Tool auf Basis von Gantt-Diagrammen, das Teams bei NASA, Salesforce, Vodafone, Intel, Booking.com und weiteren nutzen. Besonders geschätzt wird die Software wegen der kurzen Einarbeitungszeit und der ansprechenden Oberfläche.

Das bietet GanttPRO:

• Flexible Projektansichten, darunter Gantt-Diagramm, Board, Liste, Kalender und Portfolio.

• Funktionen für die Teamzusammenarbeit mit Kommentaren, Anhängen, Erwähnungen und Benachrichtigungen.

• Stark visualisierte Zeitleiste mit kritischem Pfad, automatischer Terminplanung und Abhängigkeiten.

• Ressourcenauslastung, die zeigt, wer über- oder unterlastet ist.

• Zeiterfassung und Berichte.

11. nTask

nTask ist ein kostenloses Online-Tool, mit dem über 100.000 Teams weltweit ihre Verbindlichkeit stärken. nTask überzeugt durch erweiterte Funktionen für Zeiterfassung und Meetings, die für Organisationen mit Stundenabrechnung besonders nützlich sind.

Das bietet nTask:

• Automatische Zeiterfassung oder manuelle Zeitnachweise.

• Priorisierung und Verfolgung von Aufgaben.

• Projektplanung und Zeitleistenverwaltung.

• Tools für Berichte und Visualisierung.

12. ProjectManager.com

ProjectManager.com ist eine führende Adresse für alles rund um das Projektmanagement. Eines der leistungsstärksten Tools ist die Projektplanungs-Software. Sie hilft Teams, Projektzeitpläne zu erstellen, bei Aufgaben zusammenzuarbeiten sowie Fortschritt und Ressourcen im Blick zu behalten. ProjectManager.com bietet gestaffelte Preispläne je nach benötigten Funktionen und Teamgröße, sogar Enterprise-Lösungen für große Teams. Damit eignet es sich als Projektplanungs-Option für ganz unterschiedliche Teams.

Das bietet ProjectManager.com:

• Unterstützung für agile Planung und Wasserfall-Planung

• Aufgaben in Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards anzeigen

• Benachrichtigungen per E-Mail und in der App über Aufgabenänderungen und -aktualisierungen

• Zeit- und Ausgabenerfassung

13. Notion

Notion gehört zu den besten PM-Tools auf dem Markt, weil Teams dort an einem zentralen Ort schreiben, planen, zuweisen und sich organisieren können. Notion besteht aus mehreren Teilen: dem Team-Wiki, Projekten und Aufgaben sowie Notizen und Dokumenten. Das Team-Wiki ist die zentrale Wissensquelle des Teams, Projekte und Aufgaben bilden den Kern des PM-Tools. Notizen und Dokumente bieten einen zentralen Ort zur Dokumentenablage.

Das bietet Notion:

• Ein zentrales Betriebssystem, das das ganze Team auf dem gleichen Stand hält

• Flexible Kanban-Boards und Listenansichten für Projekte und Aufgaben

• Zuweisung an eine Person und Festlegung der Prioritätsstufe

Vergleich: Lesen Sie mehr über die besten Notion-Alternativen auf dem Markt.

14. ClickUp

ClickUp bietet anpassbare Ansichten, darunter Listenansicht, Board-Ansicht (ähnlich der Kanban-Ansicht), Box-Ansicht (die die individuelle Arbeitslast aufschlüsselt) und Kalenderansicht (sortiert Aktionen nach Fälligkeitsdatum). In ClickUp können Nutzer auf Ziele („Goals“) hinarbeiten, die ihre „Missionskontrolle“ sind.

Das bietet ClickUp:

• Flexibles No-Code-Projektmanagement

• Docs und Wikis hinzufügen

• Zeiterfassung

Vergleich: Lesen Sie mehr über die besten ClickUp-Alternativen auf dem Markt.

15. Monday.com

Monday.com ist ein einfaches, intuitives Tool, das kleine wie große Teams leicht nutzen können. Es ist ein Work-Operating-System, das Teams in vielen Bereichen unterstützen kann, darunter Vertrieb, Projektmanagement, Marketing, Personalverwaltung und Recruiting.

Das bietet Monday.com:

• Automatisierung

• Flexible Projektansichten

• Über 40 Integrationen

Weitere Projektmanagement-Optionen für Ihr Team:

16. Clarizen

Clarizen ist eine gute Projektmanagement-Software für Unternehmen und große Teams, die eine robuste Lösung suchen. Das Tool ist anpassbar, und mit Dashboards behalten Sie alle beweglichen Teile im Unternehmen im Blick. Clarizen hilft außerdem, überflüssige Kommunikation zu reduzieren und Prozesse insgesamt zu straffen.

17. Paymo

Paymo ist ein PM-Tool, das Teams hilft, zusammenzuarbeiten und bei der Sache zu bleiben. Eines der wichtigsten Argumente für Paymo, und was es zu einer der besten Projektmanagement-Software-Lösungen macht: Sie verwalten Aufgaben, erstellen Teampläne und erfassen Arbeitszeit in einer einzigen Plattform. Das Tool ist vor allem nützlich, wenn Sie projektbasiert arbeiten, etwa in einer Agentur oder Kreativorganisation, und die Zeit für bestimmte Aufgaben und Projekte erfassen möchten.

18. Planview

Planview ist ein Portfolio- und PM-Tool mit fünf verschiedenen Ablegern, darunter Planview Enterprise One, Planview LeanKit und Planview Projectplace. Mit dem breiten Lösungsangebot findet Ihr Team die passende Lösung für strategische Planung, agile Planung im Unternehmen, Work Management oder agiles Programmmanagement.

19. Infinity

Infinity ist ein leistungsstarkes PM-Tool, mit dem Teams Informationen zu Projekten und Aufgaben übersichtlich sortieren und speichern. Mit zahlreichen einzigartigen Projektansichten, von der Tabelle bis zu Gantt, bietet Infinity für jedes Teammitglied eine passende Ansicht und Lösung. Außerdem können Sie mit dieser Projektmanagement-Software Daten in Hierarchien wie Workflows, Einträgen und Tabs strukturieren.

20. Proprofs Project

Proprofs Project ist eine einfache Online-Plattform für Projektmanagement, die Teams einen 360-Grad-Überblick über ihre Projekte verschafft. Mit diesem Tool überbrücken Teams Kommunikationslücken und arbeiten in Echtzeit mit verschiedenen Abteilungen zusammen: Sie tauschen Ideen und Dateien aus und besprechen Projekte, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

21. Teamwork

Teamwork ist ein Tool für Aufgaben- und Projektmanagement, das Flexibilität und leistungsstarke Funktionen für Teams mit komplexen Projekten bietet. Die Software umfasst Abrechnung und Rechnungsstellung, Zeitbudgets für Projekte, Terminplanung, integrierten Team-Chat und Burndown-Berichte. Teamwork hat außerdem vorgefertigte Vorlagen, die das Onboarding erleichtern, sowie verschiedene visuelle Darstellungen von Projekten, etwa die Gantt-Diagramm-Ansicht. 

22. Toggl

Toggl ist ein einfaches Tool für Projektplanung und Zusammenarbeit in kleinen Teams. Dank der Drag-and-drop-Oberfläche von Toggl lassen sich Projekte flexibel anlegen und an jedes Team anpassen. Die Software zeigt Aufgabenstatus, setzt Deadlines, fügt Teilaufgaben hinzu und legt Aufwandsschätzungen fest. Mit der Tag-Funktion für Aufgaben lassen sich Projekte und Abschnitte außerdem leichter suchen, filtern und einordnen. 

23. Quip

Quip ist eine Projektmanagement-Software, die ideal für Teams ist, die Zusammenarbeit in Echtzeit brauchen und Tabellen lieben. In Quip erwähnen Sie mit @ bestimmte Nutzer, um ihre Aufmerksamkeit zu bekommen, kommentieren einzelne Zellen und sehen den Verlauf aller Änderungen am Dokument. Bei der Anpassbarkeit ist Quip nicht so flexibel wie andere Projektmanagement-Software, lässt sich aber mit mehreren Drittanwendungen verbinden. Quip bietet eine kostenlose Testphase, die Pläne beginnen bei 10 $/Monat pro Nutzer.

3. Die Projektmanagement-Software testen

Jetzt ist es Zeit, das Tool selbst auszuprobieren. Fast alle Tools bieten eine kostenlose Testphase, und selbst wenn nicht, stellen viele Anbieter auf Anfrage gerne eine bereit. Stellen Sie zuerst eine kleine Gruppe für den gemeinsamen Pilotbetrieb zusammen. Wählen Sie Personen mit unterschiedlichen Funktionen und Arbeitsweisen aus, denn vielfältige Meinungen sind entscheidend, um spätere Probleme zu vermeiden.

Es ist außerdem sinnvoll (wenn möglich), das Pilotteam an einem echten Projekt arbeiten zu lassen. Fünf Minuten mit den Funktionen zu spielen, ist leicht. Doch Sie müssen sehen, wie sich das Tool bewährt, wenn Sie damit etwas erledigen. Sonst verstehen Sie die Vor- und Nachteile im Hinblick auf Ihre Projektmanagement-Anforderungen nicht wirklich.

Wichtig ist auch, den Kundenservice zu testen. Die Einführung eines neuen Tools macht Arbeit, selbst wenn es perfekt passt. Ein Anbieter, der Sie unterstützt, kann den Unterschied machen. Noch besser: Fordern Sie eine Demo an und nehmen Sie sich 30 Minuten bis eine Stunde Zeit mit dem Vertriebsteam. So erfahren Sie mehr darüber, wie das Vertriebsteam das Tool selbst nutzt und welche Funktionen Sie erwarten können. Sie können auch dem Support-Team eine Frage stellen und sehen, wie lange die Antwort dauert. Prüfen Sie das Help-Center und die Ressourcen: Gibt es Materialien, die Ihnen den Einstieg erleichtern? Fragen Sie Ihre Vertriebskontakte, wie sie Sie bei einem Wechsel unterstützen wollen.

Einige gute Tools mit kostenloser Testphase:

• Hive – Hive bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte

• Kintone – Kintone bietet eine kostenlose Testphase ohne Kreditkarte und eine spezielle Testphase für Non-Profit-Organisationen

• Asana – Asana bietet allen neuen Nutzern eine 30-tägige kostenlose Testphase

• Zoho Projects – Dieses Tool bietet eine 10-tägige kostenlose Testphase aller kostenpflichtigen Pläne

4. Feedback von Ihrem Team einholen

Nach der Testphase sammeln Sie Feedback von allen, die an der Pilotphase Ihrer möglichen Projektmanagement-Software beteiligt waren. Fragen Sie zum Beispiel:

• Würde das PM-Tool ihren Workflow effizienter machen?

• Wie viel Zeit würde die Pflege des Tools kosten?

• Was gefiel ihnen am besten und was am wenigsten?

• Wie lange haben sie bis zum Start gebraucht?

• Wie wahrscheinlich würden sie das Tool weiterempfehlen?

Schauen Sie dann noch einmal in Ihre Liste der Schwachstellen aus dem ersten Schritt. Prüfen Sie, wie gut jede Option Ihre Hauptprobleme löst. Wichtig ist auch, zu bedenken, wie das PM-Tool mit externen Partnern zusammenarbeitet, damit Ihr Team keine Arbeit doppelt erledigt.

Wenn Sie zum Beispiel eine Marketingagentur sind, möchten Sie vielleicht, dass Ihr Tool den Projektfortschritt leicht mit Kunden teilt. Sonst muss Ihr Team Arbeit doppelt erledigen, um die Kunden auf dem Laufenden zu halten.

Auch die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen muss einfach sein. Angenommen, Ihr Kundenservice braucht Benachrichtigungen aus dem CRM, um eine Einführung zu starten. Wenn das Tool nicht mit dem CRM verbunden ist, bremst das alles aus.

5. Kosten bewerten

Betrachten Sie nicht nur den Preis pro Nutzer, sondern auch den Zeitaufwand für die Einführung des Projektmanagement-Tools. Stellen Sie das den Kosten gegenüber, die entstehen, wenn Sie so weiterarbeiten wie bisher. Denken Sie an verlorene Zeit, verpasste Chancen und Probleme, die Ihr aktueller Workflow verursacht. Wie könnte das neue Tool das ändern? Wenn Sie langfristige Einsparungen sehen, haben Sie eine gute Option gefunden.

Überlegen Sie auch, welche Zahlungsweise am besten passt. Bevorzugen Sie ein Monatsabo oder eine Jahreszahlung? Möchten Sie sich zunächst für 3 Monate binden und dann neu bewerten? Das ist eine Investition. Finden Sie heraus, wie Sie die Ressourcen Ihres Unternehmens am besten einsetzen.

Viele der Top-Plattformen bieten auch kostenlose Projektmanagement-Pläne an. Sie können eine gute Wahl sein, wenn Sie nur ein sehr begrenztes Budget haben. Bedenken Sie, dass diese kostenlosen Versionen meist weniger Funktionen haben als die vollständigen kostenpflichtigen Pläne. Deshalb eignen sie sich meist am besten für Teams mit wenigen Mitgliedern und einfachen Projektmanagement-Anforderungen.

6. Die Unterstützung der Führungsebene gewinnen

Wenn Sie ein Tool einführen wollen, ist es entscheidend, dass Sie die Führungsebene oder zumindest einen Teil davon hinter sich haben. Sie bitten Dutzende Menschen, ihre tägliche Routine zu ändern. Deshalb ist die Unterstützung der Führung wichtig. Das gelingt zum Beispiel so:

• Mehrere Mitglieder der Führungsebene gehören zum Auswahlgremium für das Tool

• Offen mit der Führung über die Schwächen der aktuellen Tools sprechen

• Der Führung Zahlen zu erfolgreichen früheren Einführungen vorlegen

Haben die richtigen Personen in Ihrer Organisation zugestimmt, ist es Zeit, das Tool zu kaufen, ob als cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, als einfachere Lösung oder sogar als mobile App. Da die meisten PM-Tools nach Anzahl der Lizenzen verkauft werden, empfehlen wir, zunächst Lizenzen für 2 bis 3 Teams zu kaufen. Nutzen Sie sie als Test, um zu sehen, wie Sie das Tool im restlichen Unternehmen einführen würden.

7. Die Projektmanagement-Plattform einführen

Glückwunsch! Sie haben Ihr Tool gefunden! Vielleicht ist es ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool oder etwas Einfacheres. Die Recherche ist abgeschlossen, und Sie haben die perfekte Option. Vergessen Sie aber den Einführungsplan nicht. Die meisten Teams scheuen Veränderungen. Sie brauchen also einen Plan, der den Rollout so reibungslos wie möglich macht. Wichtige Punkte:

• Zeitplan: Wann sollen alle an Bord kommen? Möchten Sie die Einführung strecken oder alles auf einmal machen? Brauchen Sie zusätzlich einen Zeitleisten-Generator?

• Schulung: Welche Schulung brauchen die einzelnen Personen? Wer bietet sie an? Wie wird sie durchgeführt?

• Champions: Wer sind die wichtigsten Fürsprecher für dieses Tool? Wie gewinnen Sie sie? Was tun sie, um andere zu motivieren?

• Integrationen: Wann richten Sie die wichtigsten Integrationen ein? Wer ist dafür verantwortlich?

Sind alle an Bord, ist es entscheidend, mit gutem Beispiel voranzugehen. Nutzen Sie das Tool konsequent und stehen Sie für Fragen zur Verfügung.

Nach der Einführung lohnt sich ein Rückblick auf den Prozess. Gab es Bereiche, die Sie anders machen würden? Dinge bei der Einführung, die nicht reibungslos liefen? Geben Sie dabei direktes Feedback an Vertrieb und Customer Success über Ihre Erfahrungen. Wer weiß, vielleicht gibt es Funktionen im Tool, die diese Teams Ihnen nennen können, um Probleme zu lösen.

Ebenso wichtig sind regelmäßige Check-ins mit Ihrem Team. Erfahren Sie, wie es die Projektmanagement-Software nutzt, wo Sie Änderungen vornehmen können, und hören Sie, was die Nutzer zu sagen haben.

Insgesamt kann es knifflig sein, das Team für ein neues Tool zu gewinnen. Ist es aber eingeführt und im Einsatz, macht es allen das Leben deutlich leichter. Starten Sie noch heute mit Hive und erfahren Sie, wie Sie und Ihr Team Projektmanagement auf Spitzenniveau erreichen.