Ist Kontextwechsel besser als sein Ruf?

Vielleicht halten Sie Kontextwechsel für den Feind jeder Produktivität. Doch möglicherweise ist er gar nicht so schlimm, wie er scheint. Wenn Sie ständig den Kontext wechseln und die Gewohnheit nicht loswerden, hat Jamie Flinchbaugh, Gründer von JFlinch und Autor von People Solve Problems, einige Tipps, wie Sie ihn für sich nutzen.

Was ist ein Kontextwechsel?

„Im Kern verlagert unser Gehirn seinen Fokus von einem Punkt auf einen anderen“, sagt Flinchbaugh. „Oft wird das als Aufgabe beschrieben, aber nicht jede Aufgabe braucht den Fokus unseres Gehirns. Deshalb können wir gleichzeitig gehen und atmen, dazu reden und Kaugummi kauen.“

Das heißt: Kontextwechsel ist nicht dasselbe wie Multitasking ­– beim Multitasking erledigen Sie mehrere Dinge gleichzeitig. Beim Kontextwechsel wechseln Sie dagegen zwischen zwei Dingen hin und her. Vergleichen Sie es mit einem Auto, das die Gänge wechselt: Sie können nicht in zwei Gängen gleichzeitig fahren, und wenn Sie zu schnell zwischen den Gängen wechseln, kann der Motor ausbrennen.

„Eine E-Mail zu schreiben und ein Gespräch zu führen, beansprucht beides den Fokus Ihres Gehirns“, sagt Flinchbaugh. „Manche behaupten, das sei Multitasking, aber das ist weitgehend unmöglich. Was als Multitasking wahrgenommen wird, sind in Wahrheit sehr viele, sehr schnelle Kontextwechsel.“

Warum ist Kontextwechsel schlecht?

Viele Artikel und Beiträge über Kontextwechsel nennen ihn einen der größten Produktivitätskiller – und manchmal aus gutem Grund. Flinchbaugh erklärt, dass ein Kontextwechsel einer Aufgabe den Schwung nehmen kann, so als würde man einen Gang einlegen, bevor das Auto auf Touren ist.

„In den meisten Büros, ob kreativ oder operativ, müssen unsere Gehirne Aufmerksamkeit, Kreativität und Einsicht liefern oder einfach die Arbeit vor uns im Blick behalten“, sagt Flinchbaugh. „Unser Gehirn ist oft einen Schritt voraus, und das hilft uns zum Teil, den Schwung zu halten. Jede Unterbrechung, jeder Stopp und Neustart und jeder Wechsel kostet uns Schwung.“

Ohne Schwung hat Ihr Arbeitsgedächtnis keine Gelegenheit, wichtige Informationen zu speichern, die bei der aktuellen Aufgabe helfen.

„Fangen Sie an, eine lange E-Mail zu schreiben, und gehen Sie dann ans Telefon“, sagt Flinchbaugh. „Danach müssen Sie zur E-Mail zurück, noch einmal lesen, was Sie geschrieben haben, sich erinnern, was Sie schreiben wollten, und dann Ihren Schwung wieder aufbauen. Versuchen Sie das jetzt mit drei Unterbrechungen. Es wird sehr schnell sehr schwer.“

Kontextwechsel richtig nutzen

Ein zu schneller Wechsel zwischen Aufgaben kann den Projektfortschritt bremsen. Es gibt aber Wege, Kontextwechsel so einzusetzen, dass er die Produktivität fördert, statt sie zu schwächen.

1. Gestalten Sie Ihr eigenes Arbeitsumfeld

Zuletzt gilt: Sie müssen Ihre Grenzen kennen und Ihren Workflow so steuern, wie es für Sie am sinnvollsten ist. Wenn Kontextwechsel das Einlegen eines neuen Gangs ist, dann ist Ihr Gehirn der Motor des Autos, und letztlich sitzen Sie am Steuer.

„Übernehmen Sie Verantwortung für Ihr eigenes kleines Mikrosystem und dessen Ergebnisse“, sagt Flinchbaugh. „Sie werden dafür bezahlt, ein Ergebnis zu liefern. Wenn Kontextwechsel Sie Effektivität und Effizienz kostet, müssen Sie etwas dagegen tun.“

Als Nächstes rät Flinchbaugh: Wenn Sie das Gefühl haben, beim Zeitmanagement nicht zu glänzen, fangen Sie klein an, um Kontextwechsel zu reduzieren.

„Versuchen Sie nicht, alle Unterbrechungen zu beseitigen. Beginnen Sie vielleicht mit einer einzigen Art von Unterbrechung“, sagt Flinchbaugh. „Gehen Sie das Problem von beiden Seiten an. Machen Sie Ihre Arbeit widerstandsfähiger gegen Kontextwechsel, die Sie nicht steuern können, und versuchen Sie gleichzeitig, Ursachen zu beseitigen oder zu verringern, die Sie steuern oder beeinflussen können.“

2. Zerlegen Sie Ihre Aufgaben

Damit Kontextwechsel für Sie funktioniert, müssen Sie zuerst größere Aufgaben in kleinere Teile zerlegen und diese nacheinander angehen. Sind Ihre Aufgaben zu überwältigend, lassen Sie sich mittendrin leichter ablenken. Überschaubare Aufgaben erledigen Sie dagegen leichter.

„Ich habe ein Buch geschrieben, aber das war nicht eine einzige Aufgabe“, sagt Flinchbaugh. „Ein Kapitel zu schreiben auch nicht. Einen Abschnitt eines Kapitels zu schreiben war eine Aufgabe, und diese Aufgabe abzuschließen, bevor man sich auch nur der kleinsten Unterbrechung wie einem Blick auf eine eingegangene Textnachricht widmet, ist entscheidend für Effektivität und Effizienz.“

Flinchbaugh vergleicht eine Aufgabe mit dem Decken des Tisches für das Thanksgiving-Essen. Wenn Ihre Mission ist, den Tisch zu decken, und Sie ständig durch Gespräche unterbrochen werden, vergessen Sie wahrscheinlich etwas. Teilen Sie die Aufgabe jedoch in sinnvolle Schritte auf, etwa Gabeln hinlegen oder Servietten falten, haben Sie zwischen den einzelnen Schritten Zeit für ein Gespräch und decken den Tisch trotzdem, ohne etwas Wichtiges zu vergessen.

„Wenn wir die Aufgaben feiner unterteilen, haben wir gleichzeitig bessere Chancen, die Unterbrechung auch nur kurz aufzuschieben und einen erfolgreichen Endpunkt zu erreichen, bevor wir uns der neuen Aufgabe widmen.“

3. Gehen Sie es als Team an

Kontextwechsel gelingt nur dann produktiv, wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen Ihre Arbeit erleichtern und Sie nicht unterbrechen. Wenn Sie oder jemand in Ihrem Team Probleme mit Kontextwechseln haben, sprechen Sie über die Ursachen von Unterbrechungen.

„Sie können die Ursachen betrachten, etwa Terminänderungen, Anrufe oder ein offenes, aktives E-Mail-System, um zu sehen, ob es dort passiert“, sagt Flinchbaugh. „Wenn Benachrichtigungen über eingehende E-Mails aufpoppen und geöffnet werden, haben Sie Kontextwechsel.“

Eine weitere Möglichkeit: Entwickeln Sie mit Ihrem Team Meilensteine, die das Ende einer Aufgabe oder einen Zeitpunkt für eine Pause markieren.

„Prüfen Sie, ob Menschen vordefinierte Endpunkte in ihrer Arbeit ohne Unterbrechung erreichen“, ergänzt Flinchbaugh. „Habe ich, seit ich diese Aufgabe begonnen habe, aufgehört, bevor ich fertig war? Wenn nicht, haben Sie einen Wechsel vermieden.“

Vielleicht ist Kontextwechsel gar nicht so schlimm!

Einen direkten Vorteil hat Kontextwechsel zwar nicht, sagt Flinchbaugh. Aber wenn Sie den Vorgang bewusst steuern, finden Sie immer Wege, effektiv zu wechseln. Der Wechsel von einem Thema zum anderen kostet Sie Zeit und mentale Energie. Je mehr Sie üben, zum richtigen Zeitpunkt zu wechseln, desto mehr Aufgaben können Sie gleichzeitig bewältigen.

„Es hat einen Vorteil, effektiv zwischen Kontexten wechseln zu können“, schließt Flinchbaugh, „nämlich neue, dringende Aufgaben einzuschieben, ohne die Effektivität oder Effizienz der ursprünglichen Aufgaben zu beeinträchtigen.“