6 Techniken für Gruppenentscheidungen, die Ihnen in Meetings Zeit sparen

Heben Sie die Hand, wenn Sie schon einmal an einem Meeting teilgenommen haben, das sich in die Länge zieht, ohne konkrete Entscheidungen oder nächste Schritte endet und ein Folgemeeting braucht, um das Gespräch fortzusetzen. Das ist nicht ungewöhnlich: Es ist sehr schwer, in Gruppen Entscheidungen zu treffen. Deshalb gibt es einiges zu beachten, wenn Sie Gruppenentscheidungen in Meetings meistern möchten. „Nach meiner Sicht und Erfahrung hören sich Menschen in Meetings nicht zu. Meistens geht es mehr darum, den eigenen Standpunkt durchzusetzen, als andere zu verstehen“, sagt Marjan Najafi, CEO und Mitgründerin von Qyro.io, einem preisgekrönten Schweizer Unternehmen, das Führungskräften Lösungen für mentales Wohlbefinden anbietet. „Dadurch ist es extrem schwierig, einen Konsens zu finden, und alle verlieren viel Zeit. Es sorgt auch für viele Spannungen in der Teamdynamik.“ Ihrer Meinung nach wandelt sich die Art, wie wir managen und führen, hin zu mehr Einbindung und weniger Top-down. Deshalb ist es wichtiger denn je, an Entscheidungsfähigkeiten und -taktiken zu arbeiten. „Das ist absolut entscheidend, weil sich das Verständnis von Führung von hierarchisch und Top-down zu mehr Inklusion verändert.“ Gute Entscheidungsfindung nützt also Teams und Organisationen, und Sie können sie gezielt entwickeln. Zum Glück müssen Sie nicht auf einen Konsens hoffen, um in Gruppenmeetings zu Entscheidungen zu kommen. Probieren Sie die folgenden sechs Techniken für Gruppenentscheidungen mit Ihrem Team aus.

1. Eine Minute zum Ankommen

Wie wäre es, die erste Minute eines Meetings zum Ankommen zu nutzen, statt direkt zur Sache zu kommen?

„Das klingt vielleicht widersinnig, aber Studien belegen, dass es äußerst wirksam ist. Es heißt ‚eine Minute zum Ankommen‘. Das ist eine Achtsamkeitstechnik, die ich meinen Kundinnen und Kunden als Executive Coach anbiete“, erzählt Najafi.

Wenn die Teilnehmenden den Meetingraum betreten, laden Sie sie ein, sich eine Minute lang auf ihren Atem zu konzentrieren. So können Körper und Geist zur Ruhe kommen und sich auf die bevorstehende Aufgabe einstellen. „Obwohl es nur eine Minute dauert, bewirkt es viel. Die Menschen hören einander am Ende besser zu und nehmen ihre Umgebung viel bewusster wahr. Auch Entscheidungen lassen sich so deutlich effektiver treffen.“

2. Wirkung, nicht Absicht

Najafi empfiehlt außerdem eine weitere Achtsamkeitstechnik, die sie „Wirkung, nicht Absicht“ nennt. Sie ist besonders nützlich, wenn die Spannung bei einer Entscheidung steigt.

„Wenn Sie merken, dass Sie sich über jemanden ärgern oder frustriert sind, halten Sie inne und denken Sie an den Satz ‚Wirkung ist nicht Absicht‘. Nutzen Sie [dieses Mantra] als Erinnerung daran, dass es wahrscheinlich noch mehr zur Geschichte gibt, und werden Sie neugierig darauf, was hinter Ihrem Gefühl steckt. Prüfen Sie außerdem, welche Aspekte von Inhalt, Gefühlen und Identität das Gespräch gerade lenken.“

Anders gesagt: Trennen Sie Ihre Wahrnehmung einer Situation von der Situation selbst. Achten Sie auf die persönlichen Erfahrungen und Emotionen, die von allen Seiten auf das Gespräch übertragen werden. Und gehen Sie immer von der guten Absicht Ihrer Teammitglieder aus.

Mit dieser bewussten Haltung bleiben Sie bei dem, was am wichtigsten ist: einer produktiven Diskussion, die zu einer Entscheidung führt.

3. Entscheiden per Zustimmung

Soziokratie ist ein Führungssystem, das auf psychologisch sicheren Umgebungen und produktiven Organisationen beruht. Sie setzt stark auf Zustimmung (Consent) statt Konsens, was Ihre Entscheidungsfindung in Meetings inspirieren kann. „Was ist der Unterschied? Eine winzige Änderung mit großer Wirkung! So funktioniert es: Stellen Sie sich vor, ein Vorschlag liegt auf dem Tisch und das Team spricht darüber. Fragen Sie nun nicht ‚Sind alle einverstanden, dass wir das tun sollten?‘, sondern ‚Gibt es Einwände dagegen?‘ oder ‚Spricht etwas dagegen, das zu tun?‘“, erklärt Ted Rau, Op leader von Sociocracy For All.

„Der Unterschied: Wer eigentlich eine andere Idee bevorzugt, kann dem Vorschlag trotzdem zustimmen, weil er bei ehrlicher Betrachtung vielleicht genauso gut funktioniert. So verlieren wir uns nicht im Gefallenwollen, das viel Zeit kostet und Teams auslaugt.“

Rau rät, von allen eine Antwort einzuholen. Fragen Sie nicht nur in die Runde und warten auf Rückmeldungen, sondern gehen Sie reihum und suchen Sie mit jedem Teammitglied Blick- oder Gesprächskontakt. Fragen Sie, ob es Einwände gibt, und laden Sie dazu ein, den Vorschlag zu hinterfragen.

„Wenn es keine Einwände gibt und alle gefragt wurden, ist es viel unwahrscheinlicher, dass jemand den Aktionsplan später untergräbt“, sagt er. „Das funktioniert aber nur, wenn Sie ein psychologisch sicheres Umfeld geschaffen haben, in dem Beiträge wirklich willkommen sind. Sonst ist es nur Fassade, und das weiß jeder.“

4. Brainstorming ohne Unterbrechungen

Eine weitere von der Soziokratie inspirierte Technik für Gruppenentscheidungen ist ein Brainstorming, bei dem jede Person nacheinander spricht und Unterbrechungen um jeden Preis vermieden werden.

„Unterbrechungen sind nicht erlaubt, und jede Person kommt an die Reihe. Mit etwas Ordnung filtern Sie den Lärm heraus und kommen zu den wesentlichen Ideen“, sagt Lau. „Das übliche Hin und Her zwischen Teammitgliedern kostet oft nur Zeit und entmutigt Menschen, ihre Ideen einzubringen.“

Danach folgt eine zweite Runde. Bitten Sie entweder eine Person, aus den besprochenen Ideen einen Vorschlag auszuarbeiten und beim nächsten Mal zur Rückmeldung vorzulegen, oder machen Sie direkt vor Ort einen Vorschlag. Fragen Sie schließlich nach Einwänden, wie bei der Zustimmungsmethode oben. „In zehn Minuten lässt sich eine Entscheidung treffen. Jeder Beitrag kommt genau auf den Punkt, und alle Ideen werden einbezogen“, so Lau.

5. Pro und Contra

Von Achtsamkeitstechniken bis zu fortschrittlichen Organisationssystemen: Die bisherigen Methoden sind weniger verbreitet. Doch die bewährte Pro-und-Contra-Liste wirkt in einem Gruppenmeeting ebenfalls Wunder.

„Ich finde sie sehr wirksam, um einen klaren Überblick über die Vor- und Nachteile einer anstehenden Entscheidung zu bekommen. Sie macht auch für den Rest der Gruppe deutlich, warum man sich für eine bestimmte Entscheidung entscheiden würde oder eben nicht“, sagt Taylor Ryan, Redner, Serienunternehmer und CEO der Marketingagentur Klint.

6. Mehrfachabstimmung

Ryan kombiniert Pro und Contra gern mit einer Mehrfachabstimmung. Dabei gibt es mehrere Abstimmungsrunden, bis die weniger beliebten Optionen ausgeschieden sind. „Ich nutze das, wenn viele verschiedene Optionen zu prüfen sind. So lassen sich auf faire Weise viele Optionen aussortieren, bis nur noch wenige übrig sind“, sagt er.

„Sobald nur noch wenige übrig sind, können Sie anhand der Vor- und Nachteile jeder Option zu einer endgültigen Entscheidung kommen. Die beiden Techniken wirken vielleicht einfach, sind aber im Zusammenspiel sehr effektiv.“