So erreichen Sie Inbox Zero und steigern damit Ihre Produktivität

Das kennt jeder. Es ist Freitagnachmittag, Ihr Kopf ist leer und Sie brauchen dringend eine Pause von der Arbeit. Sie gehen schon den ganzen Tag E-Mails durch – in einem Posteingang, der ständig auf und ab schwankt, meist im dreistelligen Bereich – und Ihre Augen sind müde und brennen. Und dann ist sie da, wie von Zauberhand: Die Zahl neben „Posteingang“ in Ihrem E-Mail-Konto ist null. Eine glatte Null. Eben noch waren Sie am Ende, alles tat weh, und jetzt sind Sie Weltmeister.

Rote Posteingangs-Benachrichtigungen sind der Albtraum fast jedes Menschen. Steigt die Zahl, steigt auch die Anspannung, und man möchte die Arbeit am liebsten ganz meiden. Wenn Sie erst einmal im Posteingang stecken, kommen Sie da je wieder heraus? Ist ein Ende in Sicht? Inbox Zero zu erreichen ist ein Traum, und das Hochgefühl danach ist es wert, sich durch all die Nachrichten zu arbeiten, so mühsam es sich in dem Moment auch anfühlt.

Was ist die Inbox-Zero-Methode?

Inbox Zero ist eine Methode, die auf diesem Phänomen beruht. Es ist eine eingeübte Gewohnheit, die Ihnen hilft, Ihren E-Mail-Posteingang im Griff zu behalten. Sie hält die Zahl eingehender Nachrichten jederzeit niedrig, im besten Fall bei null. (Wer möchte nicht jeden Tag der Woche diese Gänsehaut spüren?) Der Produktivitätsexperte Merlin Mann entwickelte sie 2004. Die Methode gibt es also fast so lange, wie das Internet für die Öffentlichkeit zugänglich ist. Seitdem hat sie sich je nach Situation weiterentwickelt. Wer sie für private E-Mails nutzt, geht vielleicht etwas anders vor als jemand, der sie im beruflichen Posteingang einsetzt. Die Grundidee bleibt aber sehr ähnlich. Auch das Entwickeln Ihrer eigenen Inbox-Zero-Methode kann etwas stressig sein. Man muss sich an die Praxis gewöhnen, aber es ist nicht unmöglich.

Die Inbox-Zero-Methode nach Mann besteht aus vier einfachen Schritten: Löschen (Delete), Delegieren (Delegate), Aufschieben (Defer) und Erledigen (Do).

Löschen

Ist eine E-Mail für Ihre Arbeit oder die aktuelle Aufgabe nicht wichtig, löschen Sie sie einfach. Es ist völlig in Ordnung, sich von Dingen zu trennen, die Ihnen nichts nützen. Für Perfektionisten, die sicherstellen wollen, dass jede E-Mail rechtzeitig beantwortet wird, kann das sogar etwas wehtun. Die Methode verlangt, dass Sie Ihre E-Mails nach Wichtigkeit ordnen, und ermutigt Sie, jene zu löschen, die diesen Prioritäten nicht dienen. Wenn der Absender nachfragt, können Sie dann entscheiden, ob Sie sich darum kümmern möchten.

Delegieren

Das trifft zwar nicht auf alle zu: Wenn jemand in Ihrem Team eine E-Mail oder Anfrage besser bearbeiten kann, leiten Sie sie ruhig weiter – oder delegieren Sie sie an diese Person. In Rollen ohne Führungsverantwortung kann es sich seltsam anfühlen, etwas an Kollegen oder Vorgesetzte weiterzugeben. Es ist aber ebenfalls ganz normale Praxis am Arbeitsplatz.

Aufschieben

Gibt es E-Mails, um die Sie sich noch nicht kümmern können oder die für ein späteres Projekt vorgesehen sind, legen Sie in Ihrem E-Mail-Programm einen Ordner dafür an. Die Nachricht soll ja nicht unbeachtet liegen bleiben, und Sie können den Ordner später jederzeit öffnen. Wer seinen Posteingang nicht über die üblichen Ordner „Posteingang“, „Gesendet“ und „Papierkorb“ hinaus organisiert, kann diese Nachrichten einfach markieren oder mit einem Stern versehen.

Erledigen

Bei E-Mails, die aktuell und dringend sind, antworten Sie einfach. Holen Sie sich Ihre Antworten so schnell wie möglich und verfassen Sie die E-Mail. Fassen Sie sich kurz, um schnell alles abzudecken, und genießen Sie das gute Gefühl, wenn die E-Mail vollständig erledigt ist.

Vorteile von Inbox Zero

Inbox Zero hat viele Vorteile. In einer Zeit, in der die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz klar Priorität hat, ist es wichtig, auf die kleinen Dinge zu achten, die Ihnen helfen, bei der Arbeit und zu Hause ruhig und ausgeglichen zu bleiben. Einige Gründe, diese Methode anzustreben:

• Bei Inbox Zero bewundern andere Ihre Arbeitsmoral. Sie fühlen sich garantiert, als stünden Sie über den Dingen.

• Mit Inbox Zero wirkt der Zustrom an Nachrichten an jedem Arbeitstag viel überschaubarer. (Es scheint ja nie genug Zeit zu geben.)

• Sie wissen, dass Sie allen geantwortet haben, die auf Ihre Entscheidungen warten, damit sie mit Aufgaben und mehr weitermachen können. Seien Sie ein verlässlicher Kollege und Freund. Niemand wird schließlich gern ignoriert. Und manchmal sind die Nachrichten in Ihrem Posteingang sehr zeitkritisch.

• Lassen Sie Nachrichten liegen, kann Ihnen das Erfahrungen, Projekte und andere große Chancen verbauen.

• Verringern Sie Ängste, die mit bestimmten roten Kreisen und zwei-, drei- oder sogar vierstelligen Zahlen auf Desktop und Smartphone verbunden sind. Es kann fast unmöglich sein, ein Smartphone mit E-Mail-Postfächern bei sich zu tragen, wenn man steigende Zahlen im Posteingang vermeiden will.

Hier sind einige wichtige Hilfsmittel, mit denen Sie Inbox Zero auch unter Zeitdruck erreichen und dauerhaft halten.

Nutzen Sie die Suchfunktion

Wenn Sie wissen, dass Sie E-Mails zu bestimmten Themen nicht öffnen möchten, geben Sie das Thema oder verwandte Stichwörter in Ihre Suchfunktion ein. Ihr E-Mail-Programm zeigt alle ungelesenen Nachrichten mit diesem Stichwort an, und Sie können sie gesammelt löschen. Das hilft wieder besonders bei Posteingängen, in denen regelmäßig Medien und Unternehmen ihre Angebote platzieren.

Abbestellen

Wenn ein Newsletter Ihnen nichts mehr nützt oder Sie auf einer Massenmail-Liste gelandet sind, die Ihnen gar nichts bringt, bestellen Sie sie ab. Es kann lästig sein, das Kleingedruckte am Ende der E-Mail zu finden und den Prozess mit einem bis fünfzehn Schritten zu durchlaufen, um sich von einer Liste zu streichen. Es lohnt sich aber auf jeden Fall.

Eine weitere gute Methode, um Newsletter und regelmäßige E-Mails ähnlicher Absender (Kataloge, Werbung, Marketing-E-Mails, Firmenangebote usw.) abzubestellen, ist Unroll.me. Sie können mit fast jedem E-Mail-Anbieter ein kostenloses Konto anlegen und in der Liste sehr schnell mehrere unnötige Abos abbestellen.

Vorlagen erstellen

Manche Menschen tippen oder kopieren im Laufe des Tages immer wieder dieselben Sätze. Wenn Sie dazugehören, legen Sie am besten Vorlagen in Ihrer E-Mail-Hosting-Plattform an. Angebote, Antworten auf Angebote und wöchentliche Updates ans Team passen auf viele Kommunikationssituationen in Ihrer Arbeitswoche. So fügen Sie schnell eine E-Mail ein, ohne sie erst in einem externen Dokument oder in Notizen auf Ihrem Computer zu suchen, passen sie bei Bedarf an und versenden sie sehr schnell. Eine weitere Möglichkeit, Zeit zu sparen und Ihre Kommunikation zu straffen, ist es, wöchentliche Updates als Massen-E-Mail an Ihr Team zu verschicken. Auch mit einer Vorlage ergibt es keinen Sinn, dieselbe E-Mail manuell an mehrere Personen im Unternehmen zu senden.

Zeit einplanen

Schaffen Sie sich gute Voraussetzungen, indem Sie sich an jedem Arbeitstag Zeit für Ihre E-Mails einplanen. Für manche reichen dafür 15 Minuten am Tag. Für andere – vor allem für jene, die zu jeder Tageszeit Angebote im Posteingang erhalten – kann es etwas schwieriger sein.

Planen Sie zu Beginn etwa eine Stunde ein, vor allem bei einer großen Zahl von E-Mails im Posteingang. Wir empfehlen, sich die Nachrichten nach den priorisierten Tagesaufgaben vorzunehmen, etwa mittags. So haben andere im Lauf des Tages Raum, bei Bedarf zu antworten. Wenn Ihnen das zu viel erscheint, gibt es andere Methoden. Was auch immer Sie tun: Lassen Sie diese Zeit möglichst nicht in Ihr Privatleben oder in den Feierabend ausufern. Es ist schließlich eine Arbeitsaufgabe und sollte in Ihren regulären Arbeitstag passen.