Gemeinsam zum Ziel: So delegieren Sie richtig

Wissen Sie, wie man Arbeit delegiert? Für manche ist Delegieren eine flexible Fähigkeit, für andere ein heikles Thema. Ob Sie es erkennen oder nicht: Im Job ist Delegieren enorm wichtig. Eine Gallup-Umfrage von 2014 stellte fest: Haben Geschäftsführende ein hohes Talent zum Delegieren, erzielen ihre Unternehmen über drei Jahre eine um 112 % höhere Wachstumsrate als Unternehmen von Führungskräften mit geringem Delegationstalent. Auch für alle ohne Führungsposition gilt: Studien zeigen, dass Delegieren das Selbstwertgefühl im Job stärken und ein Gefühl von Selbstbestimmung vermitteln kann. Man könnte sagen, das liege daran, dass Delegieren Zeit für kreativere Arbeit schafft oder jemandem das Gefühl gibt, in einer Führungsposition zu sein. Das ist aber nur ein Teil der Gleichung. Delegieren lässt neue Talente Fähigkeiten aufbauen, vertieft die Beziehung zwischen Teammitgliedern und stärkt den Teamgeist. Und die richtigen Aufgaben landen bei den richtigen Personen.

Leider sind Ihre aktuellen Delegationen vielleicht von verpassten Deadlines, nervigen Nachfrage-E-Mails oder halbherzigen Ergebnissen geprägt. Gleich erfahren Sie, warum Ihr Delegieren womöglich nicht funktioniert und wie Sie es verbessern.

1. Denken Sie vorher nach

Ein enormer Fehler beim Delegieren einer Aufgabe: Sie tun es, ohne gründlich darüber nachzudenken, wie es ablaufen wird. Nicht jedes Delegieren ist gutes Delegieren. Wenn Sie nicht bewusst vorgehen, kann der Versuch nach hinten losgehen. Eine aktuelle Studie im Journal of Leadership and Organizational Studies zeigt, dass Mitarbeitende Delegieren manchmal als fehlende Führung wahrnehmen, weil Aufgaben lediglich weitergereicht werden, statt sie selbst zu erledigen. Dieser Stil heißt Laissez-faire-Führung. Er führt dazu, dass Menschen ihre Vorgesetzten, Teamkollegen oder Führungskräfte weniger ernst nehmen. Wenn Sie als Führungskraft konsequent Laissez-faire handeln, spiegelt Ihr Team die Haltung, die es bei Ihnen wahrnimmt. Wirkt es, als würden Sie das Delegieren nur lustlos abhaken, lehnt Ihr Team Ihre Bitte vielleicht nicht offen oder aggressiv ab. Stattdessen „vergisst“ es sie einfach oder erledigt sie schlecht. Damit Sie nicht faul oder unüberlegt wirken, delegieren Sie mit Absicht. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Kollegin oder Ihr Kollege die Aufgabe genauso gern übernimmt, wie Sie sie abgeben möchten.

2. Geben Sie Aufgaben, die Menschen gern übernehmen

Einer der Hauptgründe, warum Delegieren schiefgeht: Die Person, die Sie gefragt haben, möchte die Aufgabe schlicht nicht erledigen. Damit Ihre Delegation in den richtigen Händen landet, setzen Sie auf die Stärken Ihrer Kolleginnen und Kollegen. Wenn Sie jemandem eine Aufgabe geben, von der Sie wissen, dass sie sie hasst, landet sie so gut wie sicher ganz unten auf der To-do-Liste. Ist jemand aber bereit, fähig und begeistert, wird er oder sie die Aufgabe sofort und mit Elan erledigen wollen.

Wenn Sie erkennen, welche Aufgaben am besten zu den Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder passen, delegieren Sie nicht nur. Sie erweisen jemandem auch einen Gefallen, indem Sie ihm oder ihr die Chance geben, zu glänzen. Vielleicht wollte jemand schon immer sein Grafikdesign-Talent bei einer Präsentation oder einem Board-Deck zeigen. Oder jemand möchte sein Excel-Wissen mit Tabellen für Budgetplanung oder Workflow auf die Probe stellen. Dann sieht das ganze Team ein neues Talent, und streng genommen haben Sie das zu verantworten.

3. Chancen zur Weiterentwicklung

Ein weiterer Grund, warum Delegieren so wichtig ist: Wenn Sie Menschen unterschiedliche Verantwortung übertragen, geben Sie ihnen die Chance, Karriere und Fähigkeiten zu entwickeln. Bekommt jemand eine Aufgabe mit höherem Gewicht, die Recherche, Umsetzung und Innovation statt Routine verlangt, geht er oder sie mit neuen Problemlösefähigkeiten und mehr Einfallsreichtum daraus hervor.

Wie meistens beim Delegieren gilt das in beide Richtungen. Auch Ihre Teammitglieder müssen manchmal auf Sie zurückgreifen, damit Sie bestimmte Teile eines Projekts übernehmen. Damit auch Sie die richtigen Aufgaben bekommen, können Sie Ihrem Team einige Ihrer Interessen mitteilen. Dann zeigt sich, ob sie zu den Dingen passen, für die sich Ihre Kolleginnen und Kollegen weniger begeistern.

4. Geduld ist entscheidend

Um richtig zu delegieren, müssen Sie bedenken: Delegieren ist ein Prozess und kein einmaliges Ereignis. Beim ersten, zweiten oder sogar dritten Mal, wenn Sie jemandem eine Aufgabe übertragen, brauchen manche Teile des Projekts vielleicht noch etwas Feinschliff. Möglicherweise müssen Sie einzelne Teile sogar selbst noch einmal machen, bis die andere Person Ihre Vorgaben und Erwartungen verinnerlicht hat.

Werden Sie ungeduldig mit jemandem, dem Sie eine Aufgabe übertragen haben? Dann prüfen Sie, ob Sie alle oben genannten Punkte beachtet haben. War die Aufgabe das Richtige für diese Person? War sie begeistert oder gleichgültig? Hat die Aufgabe ihre Fähigkeiten gestärkt, oder war es eine langweilige, zeitraubende Arbeit, die Sie selbst nicht erledigen wollten? Wenn Sie all diese Fragen beantworten, wissen Sie besser, wie Sie künftig delegieren. Sie erfahren sogar, wie Sie der Person helfen können, der Sie die Aufgabe gerade übertragen haben.

5. Teilen Sie die Anerkennung

Delegieren endet auch dann schlecht, wenn die delegierende Person die ganze Anerkennung für sich behält, als wäre die andere Person ihre Assistenz. Auch wenn Sie bei der Aufgabe geholfen haben, weil die Person noch neu darin war, verdient sie ihren Moment im Rampenlicht. Wer die Arbeit gemacht hat, verdient die Anerkennung für das Ergebnis. Außerdem geben Sie der anderen Person mit geteilter Anerkennung die Chance, weitere Arbeit dieser Art zu übernehmen, die ihr vielleicht richtig Spaß macht.

Hinzu kommt: Für manche ist Delegieren ein heikles Thema, weil sie nicht aufdringlich, anmaßend oder voreilig wirken wollen. Geteilte Anerkennung sendet Ihrem Team zudem das Signal, dass Delegieren in Ordnung ist und dass es völlig okay ist, um Hilfe zu bitten und Hilfe zu geben. Viele wissen nicht: Beim Aufteilen von Aufgaben im Team geht es mehr ums Geben als ums Nehmen. Wer darüber offen spricht, kann das Thema am Ende entstigmatisieren.

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