4 Wege, Ihre Aktionspunkte in Hive im Blick zu behalten

Manchmal fühlt sich der Versuch, Aktionspunkte im Blick zu behalten, fast so aufwendig an wie die Erledigung der Aufgaben selbst. Die Folge sind verpasste Deadlines, Missverständnisse und Frust. Zum Glück bietet Hive praktische Wege, um alle Ihre Aktionspunkte mühelos zu verwalten.

1. Eine Matrix

Die Aktionsmatrix hält Sie organisiert und effizient, indem sie Aktionspunkte auf das Wesentliche reduziert: Häufigkeit, Auslöser, Dauer und Teammitglieder. Die Matrix zeigt nicht nur, was die Aktion ist, sondern auch, wer sie erledigt, wie lange sie dauert und was sie auslöst.

Eine Matrix hilft Ihnen, Aktionspunkte im Blick zu behalten, weil Sie damit große und kleine Projekte verfolgen können.

Wenn Sie wiederkehrende Aktionspunkte verfolgen, behalten Sie jährliche Ereignisse wie Geburtstage oder Firmenjubiläen genauso präzise im Blick wie vierteljährliche Meetings, monatliche Runden oder andere regelmäßige Termine. So geht nichts im Trubel unter, und Sie können sich Monate im Voraus Erinnerungen setzen, damit Sie genug Zeit haben, sich auf wichtige Meilensteine und Meetings vorzubereiten.

2. Verläufe von Aktionskarten

Eine weitere gute Möglichkeit, Ihre Aktionspunkte im Blick zu behalten, ist der Verlauf der Aktionskarte. Dort sehen Sie, wie sich die Aktionskarte verändert hat. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie aus dem Urlaub zurückkehren oder zu anderen Zeiten arbeiten als Ihre Teammitglieder, mit denen Sie an bestimmten Projekten zusammenarbeiten.

Hier sehen Sie den vollständigen Verlauf, wann Aktionen oder Teilaktionen geändert oder erstellt wurden und wann Aufgaben zugewiesen, abgeschlossen oder an andere Kolleginnen und Kollegen übergeben wurden. Wenn Zeitpläne angepasst wurden, bestimmte Aktionspunkte auf Freigabe warten oder Anhänge hinzugefügt wurden, sehen Sie auch all diese Änderungen im Verlauf der Aktionskarte, ohne lange Gespräche oder zeitraubende Meetings.

3. Fälligkeitsdaten automatisch hinzufügen

Wenn Sie sich vom Jonglieren mit Fälligkeitsdaten und Deadlines überfordert fühlen, kann es scheinen, als kämen mit jedem erledigten Aktionspunkt neue hinzu. Am besten behalten Sie Ihre Aktionspunkte im Griff, indem Sie Deadlines nicht offenlassen, sondern automatische Deadlines erstellen, die zum Workflow Ihres Unternehmens passen.

Wenn Ihnen dann eine Aufgabe einfällt, die erledigt werden muss, müssen Sie sie nicht erst auf Ihre To-do-Liste setzen und später zu einem Aktionspunkt machen. Sie können jederzeit eine Aktionskarte für jedes künftige Projekt anlegen und festlegen, wann eine Aktionskarte beginnt und wann die Deadline ist.

Sie können auch eine Aktionsvorlage mit integrierten Deadlines auf eine Aktionskarte anwenden. Angenommen, in Ihrem Unternehmen dauert die Recherche für ein Projekt eine Woche, die Erstellung einer Präsentation drei Tage und die Vorbereitung des Vortrags weitere zwei Tage. Diesen Workflow können Sie auf eine Aktionskarte Ihrer Wahl anwenden. So entfällt das Raten bei der Terminplanung, und alle Teammitglieder sind auf dem Laufenden.

4. Abhängigkeiten erstellen

Wenn Sie schon einmal Ihren Teil eines Projekts anhalten mussten, weil Sie auf ein Teammitglied gewartet haben, wissen Sie, wie lästig die Ungewissheit ist, nicht zu wissen, wann Sie weiterarbeiten können. Manchmal wird dabei die Kommunikation unklar und sorgt für unnötige Spannungen zwischen ansonsten freundlichen Kolleginnen und Kollegen. Hier kommen Abhängigkeiten ins Spiel.

Abhängigkeiten sind eine Funktion im Hive-Workspace, die Sie zu einer Aktionskarte hinzufügen können. Sie zeigen an, dass Sie auf den Abschluss eines bestimmten Teils des Projekts warten. Sobald dieser abgeschlossen ist, beginnt der Aktionspunkt und alle Beteiligten werden benachrichtigt.

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