6 Schritte zu einem erfolgreichen Projekt

Egal in welchem Job oder welcher Branche Sie arbeiten: Wahrscheinlich müssen Sie irgendwann ein Projekt leiten. Manche Berufe sind weitgehend projektbasiert, etwa die Arbeit in Agenturen oder in der Beratung, andere weniger. Letztlich lässt sich aber der Großteil unserer Arbeit in einzelne Pakete aufteilen – also in Projekte. So lassen sich Fortschritte, Erfolge und Meilensteine leichter beurteilen. In diesem Artikel geben wir Ihnen starke Einblicke, wie Sie jedes Projekt erfolgreich managen. Zuerst schauen wir uns aber einige Projektarten an:

1. Management-Projekt – Diese Projekte gehören zum operativen Bereich. Sie „entstehen, wenn Unternehmen ihren Hauptsitz verlegen, ein neues Computersystem entwickeln und einführen, eine Marketingkampagne starten, eine Messe vorbereiten, Machbarkeitsstudien oder andere Berichte erstellen, die Organisation umstrukturieren … [oder] eine Bühnenshow inszenieren“, so Project Smart. Management-Projekte schaffen Wert, indem sie einem Unternehmen Zeit, Energie oder Ressourcen sparen.

2. Forschungsprojekt – Dieses Projekt ist das am wenigsten greifbare der drei. Es erfordert vor allem umfangreiche Datenerhebung und, wie der Name sagt, Recherche. Das Ergebnis solcher Projekte sind Informationen und Wissen statt eines physischen Produkts.

3. Fertigungsprojekt – Dieses Projekt hat ein klares Ziel und Ergebnis: einen Gegenstand herzustellen. Während des gesamten Projekts gehen Sie davon aus, dass alles, was Sie tun, auf die Herstellung eines physischen Produkts hinarbeitet.

Nachdem wir die Projektarten geklärt haben, geht es jetzt um die Details des Projektmanagements selbst. Im Folgenden finden Sie die Punkte, die Sie beim Start eines Projekts bedenken sollten.

1. Erwartungen festlegen. 

Bevor Sie ein Projekt starten, müssen Sie die Liefergegenstände und Erwartungen klären. Legen Sie klare Ziele und gewünschte Ergebnisse fest. Halten Sie auch die Herausforderungen fest, die im Projekt auftreten können. Holen Sie dann alle nötigen Personen und Beteiligten zusammen und zeigen Sie klar, welche Teilziele sie im Rahmen des Gesamtprojekts haben. Sobald Sie die wichtigsten Stakeholder und die Ziele jedes Beteiligten kennen, können Sie mit der eigentlichen Planung und dem Projektstart weitermachen. Hilfreich ist außerdem ein zentraler Stakeholder. Er behält alle Aspekte im Blick und sorgt dafür, dass das Projekt im Plan bleibt.

2. Ein Projektmanagement-Tool nutzen. 

Hive gehört zu dieser Kategorie. Projektmanagement- oder Produktivitäts-Tools können ein Projekt wirklich im Plan halten. Zu den Vorteilen von Projektmanagement-Tools zählen umfassende Tracking-Funktionen, Automatisierung, bessere Kommunikation und Planungsfunktionen. Ebenso kann eine gute Software für das Eventmanagement die Planung und Durchführung großer Veranstaltungen vereinfachen und dafür sorgen, dass vom Anfang bis zum Ende jedes Detail berücksichtigt ist. In Hive beginnen Lebenszyklus und Projektstart, sobald Sie ein Projekt erstellen. Von dort aus fügen Sie Aufgaben hinzu und weisen sie im Projekt zu. Außerdem kommunizieren Sie per Chat und nutzen über 1.000 Integrationen. Hive hat zudem eine native E-Mail-Integration, mit der Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang lesen, beantworten und zuweisen. Ein Tool wie Hive hat viele Vorteile. Zu den offensichtlichsten gehört: Es hält Sie organisiert, bündelt alle Materialien und Daten an einem Ort, verbessert die Teamkommunikation und sorgt für maximale Transparenz. Das sind alles Kernbestandteile eines Projekts und ein wichtiger Teil dessen, was Projekte erfolgreich macht. Wenn Sie ein Tool suchen, das Sie bei jedem Schritt der Planung und des Managements Ihrer Projekte unterstützt, ist Hive das Richtige für Sie. Schließen Sie sich Tausenden schnell arbeitenden Teams in Hive an und starten Sie Ihre kostenlose 14-tägige Testphase hier.

3. Den Projektzeitplan erstellen und steuern.

Sobald die Grundbausteine des Projekts stehen, können Sie einen groben Zeitplan skizzieren, um zu planen, wie lange das Projekt dauert. Ein Zeitplan hält das Team auf Kurs, schafft Verbindlichkeit und erhöht die Transparenz im gesamten Unternehmen. Mit einem Projektmanagement-Tool wie Hive, das ein integriertes Gantt-Diagramm-Tool bietet, visualisieren Sie Ihren Zeitplan einfach und effektiv und stellen sicher, dass die Liefergegenstände entsprechend vorankommen.

4. Den Projektstatus regelmäßig prüfen.

Status-Check-ins sind ein zentraler Teil des Projektmanagements. Sie müssen alle wichtigen Stakeholder zusammenbringen, um Fortschritt, Hindernisse und weiteres Verbesserungspotenzial zu klären. Diese Check-ins können als zweiwöchentliche Meetings, wöchentliche E-Mails oder als Kombination aus beidem stattfinden.  Tools wie Hive und Zoom, eine Software für Videochats, machen Meetings und Check-ins einfach, weil Sie dafür nicht vor Ort sein müssen. In Hive sehen Sie den vollständigen Status eines Projekts Tag für Tag und verschicken ganz einfach eine Zusammenfassung und eine Fortschritts-E-Mail, ohne sich persönlich zu treffen. Wenn Sie aber einen Check-in abhalten möchten, verbinden Sie mit Zoom Remote-Mitarbeitende mit den Personen im Büro. Mit Zoom können Menschen auch von ihrem Schreibtisch aus teilnehmen, wenn sie nur dem Fortschrittsbericht zuhören möchten. Noch besser: Nutzen Sie die App Hive Notes in Ihren Zoom-Meetings, um Notizen zu machen, umsetzbare nächste Schritte zu erstellen und Follow-up-E-Mails direkt im Zoom-Meeting-Fenster zu versenden. Das ist eine ganz neue Art, Notizen zu machen: Sie beginnen die Arbeit an Projekten während Ihrer Meetings, statt zu warten, bis sie vorbei sind.

5. Meilensteine verfolgen und berichten.

Bei einem langen und komplexen Projekt, aber auch bei einem kürzeren Projekt mit hoher Priorität, ist es wichtig, die Meilensteine über die gesamte Laufzeit zu verfolgen und darüber zu berichten. Diese Meilensteine haben Sie im Abschnitt „Erwartungen“ der Projektplanung festgelegt (und können sie sogar in Hive verfolgen). Entscheidend ist, die Leistung anhand der Meilensteine und des Zeitplans zu messen. Beim Verfolgen hilft es außerdem, über Treffer und Fehlschläge, Analytics und alle weiteren Daten aus dem Projektmanagement zu berichten. Die in Tools wie Hive integrierten Analytics sind einfach zu nutzen und bringen alle Ihre Daten in einer Ansicht und auf einer Plattform zusammen.

6. Erfolge und Verbesserungsmöglichkeiten auswerten. 

Nach Abschluss eines Projekts ist es wichtig, zurückzublicken: auf die Erfolge, darauf, wie genau die gesetzten Erwartungen eingehalten wurden, und auf die Zusammenarbeit aller. So erkennen Sie Verbesserungspotenzial. Wenn Sie Fortschritt und Aufgaben in Hive oder einem anderen Projektmanagement-Tool verfolgt haben, fällt es leicht, auf die Laufzeit des Projekts zurückzublicken und Erfolge oder Schwächen im Verlauf zu erkennen. Mit diesem Projekt-Review-Prozess bewerten Sie den Erfolg des Projekts, lernen aus aufgetretenen Herausforderungen und nehmen nötige Anpassungen für künftige Projekte vor. Wenn Sie diese Erkenntnisse teilen und dem Team berichten, verbessern Sie den Workflow für das nächste Projekt und sichern den weiteren Erfolg. Insgesamt sind dies nur einige der Schlüssel zum Erfolg im Projektmanagement. Wie bei jedem Prozess sind es lediglich Vorschläge, worauf Sie sich konzentrieren können. Sie können sie an Ihr Projekt und Ihr Team anpassen. Sie können ein Projekt durchaus erfolgreich leiten, indem Sie sich nur auf ein oder zwei der genannten Bereiche konzentrieren. Unsere wichtigste Empfehlung ist aber, ein Projektmanagement-Tool zu nutzen. Es erleichtert Ihnen das Leben. Wenn Sie weitere Vorschläge haben, teilen Sie sie uns gern in den Kommentaren mit!