Was tun in einem Meeting, das auch eine E-Mail hätte sein können?

Eine Umfrage von SurveyMonkey zeigte, dass 42 % der Beschäftigten manchmal denken: „Dieses Meeting hätte wirklich eine E-Mail sein können“. 32 % denken das meistens oder immer. Was tun Sie also, wenn Sie in einem Meeting festsitzen, das eine E-Mail hätte sein sollen? Können Sie die Situation produktiv machen, oder ist das Meeting ein hoffnungsloser Fall?

Meetings oder E-Mails

Nicht jedes Meeting könnte eine E-Mail sein. Es gibt aber durchaus Momente, in denen Meetings mit einfachen Anfragen oder Mitteilungen gefüllt sind, die sich auch in einem informelleren Format klären lassen. Daran erkennen Sie, ob Sie in einem unnötigen oder zeitraubenden Meeting sitzen.

Was ins Meeting gehört

• Gelegenheiten zum Brainstorming

• Themen, die Diskussion erfordern

• Pläne mit vielen beweglichen Teilen

• Netzwerken und Beziehungspflege

Was in eine E-Mail gehört

• Einfache Logistik

• Check-ins

• Informationen für große Gruppen

• Keine Entscheidung nötig

Leider geraten Sie in Situationen, in denen eine Teamleitung, Führungskraft oder Kollegen ein Meeting zu einem einfachen Thema ansetzen. Und das geschieht nicht immer aus unüberlegten Gründen.

Was führt zu einem unnötigen Meeting?

Es gibt einige Gründe, warum jemand aus einer E-Mail ein Meeting macht. Die Person, die das Meeting leitet, möchte vielleicht die nächsten Schritte bei einer Aufgabe klären. Das gilt auch, wenn die Kommunikation im Projekt reibungslos lief: Sie will sichergehen, dass alle auf demselben Stand sind. Manche halten das für pedantisch, andere sehen darin ein Zeichen von Sorgfalt. Laut SurveyMonkey verlassen 44 % der Meeting-Teilnehmenden ein Meeting mit klaren Aufgaben. Meetings sind also nicht so große Zeitfresser, wie man denken könnte, selbst wenn das Thema einfach war.

Ein weiterer Grund für ein unnötiges Meeting: Jemand braucht vielleicht eine kleine soziale Pause in einem Tag voller Einzelarbeit. Oft ist ein Meeting die einzige soziale Interaktion, die Remote-Mitarbeitende an ihrem Arbeitstag haben. Man sollte bedenken, dass der soziale Aspekt von Meetings nicht so schrecklich ist, wie die Popkultur vermuten lässt. Nur 17 % der Befragten von SurveyMonkey „fürchten“ tägliche Meetings. Weitere 55 % empfinden gegenüber Meetings gar nichts Besonderes. Das heißt, ein Meeting kann davon abhängen, wie gut oder schlecht die zwischenmenschliche Chemie ist.

Wie Sie sich verhalten, wenn es eine E-Mail hätte sein können

Es gibt nichts Schlimmeres als ein Meeting, das eine E-Mail hätte sein können. Sie müssen aber nicht abschalten oder sich zurückziehen, wenn Sie in einem sitzen. Mit diesen Schritten machen Sie Ihr Meeting zu einer produktiven Erfahrung.

1. Feedback in Echtzeit

Zuerst schaffen Sie die Voraussetzungen für Feedback in Echtzeit. Feedback in Echtzeit einzuholen, um das Meeting auf die Teilnehmenden zuzuschneiden, war ein beliebter Vorschlag in der Umfrage von SurveyMonkey und kommt vielleicht auch in Ihrem nächsten Meeting gut an. Wenn Sie das Meeting leiten, können Sie im Verlauf jederzeit Feedback und Check-ins einbauen. Wenn Sie teilnehmen, aber nicht leiten, finden Sie höfliche und überlegte Wege, Feedback einzubringen, damit das Meeting beim Thema bleibt oder kurz gehalten wird.

Falls Sie Gegenwind für Ihr Feedback bei einem Check-in befürchten: Fokus und Kürze sind vielen Meeting-Teilnehmenden wichtig. SurveyMonkey stellt fest: 54 % der Befragten nennen eine Agenda als einfachen Weg, Meetings zu verbessern. 53 % stimmen zu, dass kurze Meetings (unter fünfzehn Minuten) ein weiterer Weg sind, die Produktivität zu steigern. Solange Sie Ihre Anliegen vernünftig formulieren, werden sie vernünftig aufgenommen.

2. Sprechen Sie es an!

Nachdem Sie nun den Boden für Feedback bereitet haben, sprechen Sie Ihren Frust offen an. Es mag forsch wirken, allen zu sagen, dass dieses Meeting eine E-Mail hätte sein können. Sehr wahrscheinlich nehmen Sie aber nur die Energie auf, die alle anderen abgeben, besonders wenn Ihr Team träge, desinteressiert oder unbeteiligt ist. Wenn Sie spüren, dass es allen so geht, sollten Sie es auch ihretwegen aussprechen, nicht nur Ihretwegen.

Selbst wenn Sie die einzige Person sind, die das Meeting für überflüssig hält, sollten Sie Ihre Sicht einbringen, und zwar einfühlsam, verständnisvoll und im Einklang mit Ihren Bedürfnissen. Sie könnten sagen, dass Ihr Beitrag zu diesem Ziel größer wäre, wenn Sie asynchron arbeiten würden. Oder Sie fragen, ob jemand Ihre Rolle im Meeting besser erklären kann (wenn Sie nicht verstehen, warum Sie dabei sein sollen). Wenn Sie die Situation einfühlsam und ohne Frust oder Aggression ansprechen, begegnet man Ihnen ebenfalls mit Verständnis.

3. Brainstorming

Zuletzt eignet sich ein Brainstorming bestens, um ein Meeting zu retten. Sobald Sie Ihre Gedanken und Gefühle zum Charakter des Meetings geteilt haben, entwickeln Sie eine neue Sicht auf das besprochene Thema oder auf das Meeting selbst. Auch wenn das Thema nicht das spannendste ist, können Sie Nuancen der Diskussion ausloten und Wege finden, sie zu erweitern. Alles wird interessanter, wenn Sie ein wenig Hirnschmalz einsetzen und neue Probleme oder Hürden bedenken. Brainstorming ist risikoarm und schnell. Es bringt frische Energie in einen Raum, wenn ein Meeting zu versanden droht. Sie können die Gelegenheit auch nutzen, um zu überlegen, wie Sie Meetings künftig effektiver leiten. Sammeln Sie Ideen für Ihre Team-Charta, was ein Meeting und was eine E-Mail rechtfertigt, und legen Sie Regeln für die Zukunft fest, damit sich alle gehört fühlen.

Das Fazit

Es ist leicht, zu einem Meeting zu erscheinen, das eine E-Mail hätte sein sollen, und innerlich auszusteigen. Wenn Sie aber versuchen, die Lage für sich und Ihr Team zu wenden, zeigen Sie Führungsstärke, Einfallsreichtum und Leidenschaft für Ihren Arbeitsplatz. Wenn Sie Raum zum Diskutieren, Verstehen und Abwägen schaffen, verlässt jede und jeder das Meeting mit dem Gefühl, die Meeting-Kultur Ihres Teams verbessert zu haben.