Der ultimative Leitfaden für Meetings über Zeitzonen hinweg

Globale Teams sind ein wichtiger Teil der Zukunft der Arbeit: Ein Drittel der Unternehmen, die für den SHRM-Bericht in Zusammenarbeit mit Globalization Partners befragt wurden, haben Teams über Ländergrenzen hinweg. Laut Bericht arbeiten globale Teams stärker zusammen und verursachen weniger Aufwand als lokale Teams. Doch sie haben ein Problem, das lokale Teams nicht kennen: Meetings über Zeitzonen hinweg.

Am häufigsten arbeiten die Personalabteilung und der Vertrieb mit globalen Teams, mit 63 beziehungsweise 62 Prozent. Es folgen IT und Betrieb (57 Prozent) sowie Marketing (41 Prozent). 86 Prozent der befragten globalen Teams treffen sich mindestens einmal pro Woche, und sie berichten 12 Prozent seltener von Problemen mit Kolleginnen und Kollegen. Internationale Teams nennen jedoch auch eine der größten Herausforderungen: die Planung von Meetings über Zeitzonen hinweg.

Meetings über Zeitzonen hinweg können mühsam sein. Wenn Sie mit einem globalen Team arbeiten, erscheinen Ihnen E-Mails oder Messaging-Plattformen vielleicht einfacher als ein Videocall. Viele Teams setzen auf asynchrone Kommunikation, und laut SHRM nutzen die meisten globalen Teams E-Mail, um Informationen weiterzugeben. Doch die persönliche, menschliche Beziehung ist ein wichtiger Teil des Teamgeists. Um Ihr Bestes zu geben und Silodenken zu vermeiden, müssen Sie mit Ihrem Team auf mehr Wegen in Kontakt bleiben als nur per Text.

US-Teams nutzen die „Early-Afternoon-Regel“

Der beste Einstieg in die Planung von Meetings über Zeitzonen hinweg ist eine einzige Regel: die Early-Afternoon-Regel, also die Regel des frühen Nachmittags. Für US-Teams ist sie besonders hilfreich, denn sie passt gut zu allen vier Zeitzonen der verschiedenen Bundesstaaten: Eastern (EST), Central (CST), Mountain (MST) und Pacific (PST).

Die Regel ist einfach: Planen Sie Ihre Meetings am frühen Nachmittag, gegen 13 oder 14 Uhr EST. An der Westküste ist das frühestens 10 oder 11 Uhr PST. Dann sind Ihre Kolleginnen und Kollegen an der Westküste wach und startklar, Ihre Kollegen in der Mitte des Landes bereiten sich auf die Mittagspause vor oder beenden sie gerade, und Ihr Team an der Ostküste ist voller Energie für den Nachmittag. Bei einem Meeting am frühen Nachmittag muss niemand zu früh aufstehen oder zu spät arbeiten, auch wenn das Team quer durchs Land verteilt ist.

Die Early-Afternoon-Regel funktioniert auch für Teams in Südamerika, denn viele Länder dort liegen in ähnlichen Zeitzonen wie die USA. Einige Länder wie Guatemala, Honduras, El Salvador, Mexiko und Nicaragua nutzen CST, während Kuba, Haiti, Kolumbien, Ecuador, Panama und Peru, unter anderen, in der EST liegen. Auch Venezuela und Teile Brasiliens gehören zur EST.

Treffen Sie sich in der Mitte

Meetings über Zeitzonen hinweg zu planen, erfordert Flexibilität und Kommunikation. Das gilt vor allem, wenn Sie als US-Unternehmen mit Teams in Europa arbeiten. An der Ostküste sind die meisten großen europäischen Städte fünf bis sieben Stunden voraus und richten sich nach der mittleren Greenwich-Zeit (GMT). Das ist schwieriger zu planen als ein Meeting mit zwei Stunden Zeitunterschied, denn meist müssen die Kollegen an der Ostküste ihre Vormittage für Meetings mit europäischen Teammitgliedern freihalten. Wenn Sie ein Meeting mit Kolleginnen und Kollegen in Afrika planen, denken Sie daran, dass auch sie GMT nutzen, ebenso Teile des Nahen Ostens wie Saudi-Arabien, die Türkei, der Jemen und der Iran.

An der Westküste ist der Spielraum noch kleiner, denn dort liegt man acht bis zehn Stunden hinter Städten wie London, Paris, Berlin oder Prag. Wenn Sie von 8 bis 10 Uhr blockieren, loggt sich Ihr europäischer Kollege von 16 bis 18 Uhr ein. Leider gibt es kaum Spielraum, außer Sie möchten sich außerhalb der üblichen Arbeitszeiten treffen.

Wechseln Sie sich bei Morgen- und Abendterminen ab

Wenn Ihr internationales Team über die USA, Europa, Asien und Australien verteilt ist, wird es noch komplizierter. An der Ostküste ist es schwierig, Meetings mit Ländern zu planen, die acht bis zwölf Stunden Zeitunterschied haben, etwa Shanghai, Peking, Neu-Delhi, Tokio oder Sydney.

Leider führt kein Weg daran vorbei: Sie müssen für solche Meetings sehr früh aufstehen oder lange arbeiten, und Ihre Teammitglieder wahrscheinlich auch. Es sei denn, Sie sind ein überzeugter Morgenmensch und Ihr Kollege ohnehin eine Nachteule. Wechseln Sie sich ansonsten bei den Zeiten ab, damit es fair bleibt. Zum Beispiel stehen Sie für ein Meeting früh auf und bleiben für ein anderes länger.

Richten Sie Ihren Zeitplan nach globalen Meetings aus

Wenn Sie in einem globalen Team arbeiten, das im Lauf der Woche synchron oder asynchron in Kontakt sein muss, denken Sie bei der Zeitzonenplanung über den Tellerrand hinaus.

Wenn Sie häufig Meetings mit einem großen Zeitunterschied zwischen den Teammitgliedern haben, nutzen Sie die Chance, flexibel zu arbeiten. Sprechen Sie mit Ihrer Führungskraft oder Ihrem Team darüber, an diesem Tag asynchron in den Stunden zu arbeiten, die zum Meeting am besten passen. Sie können auch ein bis zwei Tage pro Woche festlegen, an denen alle im Team gleichzeitig drei Stunden online sind. Den Rest des Tages erledigt jede Person Einzelarbeit, die nicht viel Echtzeit-Kommunikation braucht.

Die richtigen Tools helfen enorm

Zum Schluss: Sie müssen nicht die ganze Arbeit allein erledigen. Viele nützliche Websites und Apps führen Sie durch die Terminplanung über Zeitzonen hinweg. Ein Calendly-Zeitplan passt sich automatisch an die Zeitzone an, die Ihre eingeladene Person angibt. Auch Microsoft Teams passt die Zeitzonen an, wenn Sie eine Meeting-Einladung an eine teilnehmende Person senden. Wenn Sie selbst rechnen möchten, gibt es viele kostenlose Online-Angebote wie den World Meeting Planner oder World Time Buddy. Globale Teams sind das Markenzeichen jedes gut funktionierenden internationalen Unternehmens. Sie bieten tolle Chancen für Zusammenarbeit und für den Austausch über Kultur, Inklusion und Kommunikation. Logistisch erfordern sie jedoch etwas Aufwand, und die Planung eines Meetings über Zeitzonen hinweg kann kompliziert werden. Zum Glück gilt: Sind diese Hürden genommen und hat Ihr globales Team einen gemeinsamen Workflow gefunden, entsteht fast immer ein besseres Zusammenspiel, das der Produktivität aller zugutekommt.