Entscheidungen im Team: So wenden Sie Robert's Rules of Order in Meetings an

Es ist offiziell: Meetings sind für die meisten Menschen der unbeliebteste Teil des Arbeitstages. Im Berufsalltag sind sie aber oft unverzichtbar. Ob vor Ort, per Telefon oder per Videocall: Sie verbinden ein Team über eine gemeinsame Mission, eine Kampagne oder ein Unternehmensupdate. Zu entscheiden, wann, wo und wie Meetings stattfinden, erfordert besondere Fähigkeiten. Die letzten Jahre haben die Frage, wie notwendig Meetings wirklich sind, in ein grelles Licht gerückt. Um Wirksamkeit oder Bedeutung eines Meetings zu beurteilen, brauchen Sie eine Strategie. Hier kommen Robert's Rules of Order ins Spiel. Laut RobertsRules.com sind „Robert's Rules of Order der führende Leitfaden der USA für parlamentarische Verfahren. Mehr Berufsverbände, Bruderschaften und Kommunalverwaltungen nutzen sie als jede andere Autorität.“ Das Regelwerk erschien erstmals 1876 und ist nach dem Militäringenieur der US-Armee, Colonel Henry Martyn Robert, benannt. Er entwarf die erste Fassung, nachdem er gebeten worden war, ein Meeting in seiner Kirchengemeinde zu leiten. Man kann sagen: Das Meeting lief nicht gut. Aus Verwirrung und Unordnung entstand dieses Regelwerk. (Hinterher ist man eben immer klüger.)

Als strukturierter Mann mit Prozesserfahrung entwarf er eine Liste von Grundsätzen für öffentliche Versammlungen. Das Regelwerk hilft Gruppen, den Entscheidungsprozess einheitlich zu durchlaufen. Robert's Rules of Order sorgen dafür, dass jede Meinung und jede Stimme gehört wird. Sie schaffen eine Dynamik, die die Mehrheit zufriedenstellt und in fast jeder Sache Fortschritt ermöglicht. Viele formelle Organisationen haben die Regeln übernommen, und Vorstände weltweit nutzen sie.

Wie lässt sich dieses scheinbar starre Regelwerk also auf Ihr alltägliches Team-Meeting übertragen? Wie schaffen Sie ein Umfeld, das diese Regeln wahrt, wenn wir uns mitten in der hybriden Arbeitswelt befinden?

Einen Antrag stellen

Egal, ob die Sache groß oder klein ist: Ihr Meeting hat einen Grund. Überlegen Sie, welchen Grund (oder welche Gründe) Ihr Antrag hat. Anträge sind Aussagen oder Themen, die der Gruppe zur Diskussion vorgelegt werden. Sie bilden den Gegenstand der Debatte, und die meisten modernen Meetings arbeiten mit ihnen, auch wenn es nicht so förmlich zugeht wie bei einer Debatte. Ein Beispiel: Wenn Sie im Marketing arbeiten, treffen Sie sich vielleicht, um zu entscheiden, welcher von drei Kundenpitches als erster Teil Ihrer kommenden Kampagne umgesetzt wird. Jeder der drei Pitches gilt als eigener Antrag.

Damit das Team beim Thema bleibt und produktiv arbeitet, sollten die meisten Punkte, die im Meeting aufkommen, unter eine der folgenden Antragsarten fallen.

Hauptantrag

Hauptanträge bringen einen neuen Punkt in das Team oder vor das Publikum.

Nebenantrag

Nebenanträge ändern oder beeinflussen, wie der Hauptantrag behandelt wird. Wenn Sie einen Nebenantrag einbringen – oder eine Verfahrensregel für Ihr Meeting –, stimmen Sie darüber vor dem Hauptantrag ab. Einfach gesagt: Er ist die Vorspeise vor dem Hauptgang.

Vorrangiger Antrag

Ein vorrangiger Antrag betrifft eine wichtige Angelegenheit, die nichts mit den anstehenden Geschäften zu tun hat. Sie darf angesprochen werden, aber mit Taktgefühl. Oft behandeln wir solche Anträge, nachdem das Hauptthema des Meetings erledigt ist.

Zwischenantrag

Wenn Sie unsicher sind, wie die Entscheidungsfindung in einem bestimmten Meeting ablaufen soll, können Sie einen Zwischenantrag stellen. Er hilft der Gruppe, Fragen zum Entscheidungsprozess zu klären, und sollte vor der Diskussion der Hauptsache behandelt werden. (Fragen Sie früh und oft!)

Antrag auf Vertagung ohne Termin

Wenn die Spannungen hoch sind oder die Meeting-Leitung es nicht für nötig hält, dass alle im Call oder im Büro sind, kann ein Antrag auf Vertagung ohne Termin gestellt werden. Er beendet den ursprünglichen Antrag, und Sie müssen das Meeting nicht neu ansetzen.

Antrag auf Verschiebung

Wenn sich die Gruppe nicht einigt, zwischen den Parteien Streit herrscht oder die Zeit für das Meeting abgelaufen ist, kann jede teilnehmende Person beantragen, die Entscheidung zu vertagen. Damit wird das Meeting faktisch verschoben, und das Team hat mehr Zeit für den Prozess.

Im Büro sollten Sie beim Antrag auf Verschiebung bedenken, wie viel Zeit die Entscheidung brauchen kann. Überlegen Sie neue Termine und Uhrzeiten, solange das Team noch zusammen ist. Denn Sie müssen sicherstellen, dass das Team seine Deadlines für das Unternehmen oder Ihre Kunden einhält!

Das Team informieren

Die Person, die das Meeting einberuft, kennt sich oft besser mit dem Thema aus als die übrigen Beteiligten. Liegen vor Beginn des Meetings keine schriftlichen Unterlagen oder Beispiele vor, sollten die beteiligten Führungskräfte (etwa die Abteilungsleitung, die entscheidet, die Teammitglieder, die die Kampagne leiten, oder der Chief Executive Officer (CEO)) erläutern, was der Antrag bzw. das Thema für das Unternehmen bedeutet und wie er sich künftig auf die Teammitglieder auswirkt. Es ist sehr wichtig, das Thema in den Zusammenhang zu stellen. So gehen alle mit dem nötigen Wissen in den Entscheidungsprozess.

Das Meeting durchführen

Nach der Eröffnung des Meetings gibt es sechs Schritte im Entscheidungsprozess. (Bei einem Zoom-Call beginnt die Zeit oft mit dem aufgezeichneten Satz: „Dieses Meeting wird aufgezeichnet.“) Der Ablauf ist recht einfach und lässt sich im lockeren wie im förmlicheren Rahmen nutzen.

Antrag

Jemand im Meeting hebt die Hand oder gibt zu verstehen, dass er oder sie mit der Vorsitzenden bzw. Meeting-Leitung sprechen möchte.

Unterstützung

Ein zweites Mitglied stimmt dem Antrag zu und erklärt dem Team seine Gedanken. In Filmen und Serien hören Sie wörtlich, wie die zweite Person sagt: „Ich unterstütze den Antrag“ oder „Ich schließe mich an.“

Antrag wiederholen

Damit alle wissen, worum es geht, wiederholt die Meeting-Leitung den Antrag.

Debatte

Die Anwesenden bringen ihre Gedanken und Bedenken vor und debattieren damit im Kern das ursprüngliche Thema.

Abstimmung

Die Meeting-Leitung wiederholt den Antrag noch einmal und klärt offene Fragen oder Gedanken. Zuerst fragt sie nach den Ja-Stimmen und zählt sie. Dann fragt sie nach den Stimmen gegen den Antrag.

Ergebnis verkünden

Wer das Meeting einberufen hat, verkündet das Ergebnis offiziell, und die nächsten Schritte werden zugewiesen. Oft — und besonders in der modernen Arbeitswelt — werden die nächsten Schritte nach der Entscheidung in Einzel- oder Teammeetings mitgeteilt oder sogar per E-Mail oder CRM-System als Aufgaben an die Teammitglieder geschickt.

Ja, Robert's Rules of Order sind ziemlich altmodisch – sie wurden buchstäblich im 19. Jahrhundert verfasst –, doch in vielen Situationen können sie sehr nützlich sein. Nutzen Sie beim nächsten Mal, wenn eine Entscheidung ansteht, einen Teil dieser Struktur und notieren Sie, wie es läuft, besonders im beruflichen Umfeld. Sie wird zweifellos Wunder wirken, um die Moral zu verbessern und mehr Respekt im Büro zu fördern.