Warum jedes Team eine Projektkoordination braucht

Halten Sie die Projektkoordination für eine überflüssige „Nice-to-have“-Rolle? Denken Sie noch einmal nach: Sobald Sie eine Projektkoordinatorin oder einen Projektkoordinator einstellen oder Ihrem Team zuweisen, möchten Sie nie wieder darauf verzichten. Eine Projektkoordination kennt die Details eines Projekts genau. Sie ist in die alltäglichen Feinheiten eingebunden, wie sie das Projekt voranbringen – anders als Teammitglieder mit engem Aufgabenbereich oder Projektmanager auf hoher Ebene.

Projektmanagement vs. Projektkoordination

Wenn Sie sich fragen, was die Projektleitung von der Projektkoordination unterscheidet, liegt der Unterschied im Umfang der Arbeit.

Die Projektleitung trägt die Verantwortung für den Gesamterfolg eines Projekts. Sie legt vielleicht Ziele fest und entwirft übergeordnete operative Prozesse, damit das Projekt reibungslos läuft.

Die Projektkoordination unterstützt die Projektleitung bei dieser Umsetzung, von der Organisation und Erledigung administrativer Aufgaben bis dahin, die Kommunikation zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten offen zu halten. Sie sorgt dafür, dass alles glattläuft, und kümmert sich um Probleme, sobald sie auftreten. Sie gibt vielleicht Informationen zwischen dem Team und der Projektleitung weiter, während die Projektleitung direkt an die Geschäftsleitung oder an Kunden berichtet.

Die Aufgabe der Projektkoordination ergänzt die Rolle der Projektleitung und umgekehrt. Die beiden sind nicht dasselbe.

Vorteile einer Projektkoordination

Travis Lindemoen ist Managing Director der IT-Personalagentur Nexus IT Group und hat 15 Jahre Erfahrung in Recruiting und Karriereberatung. Laut ihm hat eine Projektkoordination im Team drei zentrale Vorteile: bessere Workflows, ein besseres Budgetmanagement und einen stärkeren Informationsfluss.

1. Bessere Workflows

„Workflows werden meist zu Projektbeginn von der Projektleitung aufgesetzt und eingeführt. Sie entscheidet, welche Tools zum Einsatz kommen, wie lange die Umsetzung dauert und wer für jeden Schritt des Workflows verantwortlich ist“, sagt er.

„Die Projektkoordination dagegen sorgt dafür, dass nach der anfänglichen Arbeit alles nach Plan läuft. Bevor sie ein Problem an die Projektleitung weiterreicht, versucht sie, selbst eine Lösung zu finden, wenn ein Tool Probleme macht oder ein Team Deadlines nicht einhält.“

Eine Projektkoordination erleichtert also die Arbeit der Projektleitung, aber auch die der Teammitglieder. Sie müssen Workflow-Probleme nicht selbst lösen, sondern können sie einfach an die Koordination melden. Die Koordination kennt den Alltag der Projektumsetzung und empfiehlt der Projektleitung vielleicht auch Anpassungen und Verbesserungen am Workflow.

2. Besseres Budgetmanagement

Ein besseres Budgetmanagement ist ein weiterer Grund, warum jedes Team eine Projektkoordination braucht. Sie kann damit betraut werden, das Budget im Blick zu behalten und Ressourcen zu steuern.

„Um Geld zu sparen, überwacht sie die Ausgaben und sucht nach Stellen, an denen sich Geld einsparen lässt, das dann anderweitig genutzt werden kann“, sagt Lindemoen.

Die Projektleitung kann sich dann auf übergeordnete Budgetentscheidungen konzentrieren, ohne sich um detaillierte Ausgabenaufstellungen zu sorgen. Und das Team fühlt sich dem Budget gegenüber verantwortlicher, weil es weiß, dass die Projektkoordination dessen Verfolgung verantwortet.

3. Informationen und Dokumentation

Schließlich ermöglicht die Zusammenarbeit mit einer Projektkoordination Ihrem Team nicht nur eine bessere Kommunikation, sondern auch eine ordentliche Dokumentation. Dieser Punkt wird oft wegen fehlender Ressourcen vernachlässigt.

„Zu jedem Projekt entsteht eine buchstäbliche und sprichwörtliche Lawine an Dokumentation. Dazu gehören Dokumente wie Design-Briefings und Statusberichte sowie unterstützende Unterlagen“, sagt Lindemoen. Auch alle Nachrichten, die innerhalb und zwischen Teams ausgetauscht werden, spielen laut ihm eine Rolle. Wenn etwas passiert, müssen Sie sie auffinden können. Deshalb ist Ordnung wichtig.

„Wenn die Projektleitung ein bestimmtes Dokument oder eine bestimmte E-Mail finden muss, ist die Projektkoordination dafür zuständig. Meist fällt ihr auch die Aufgabe zu, einen wirksamen Weg zu finden, alle Dokumente und die gesamte Korrespondenz des Projekts zu sammeln und zu ordnen“, ergänzt er.

Von der Organisation der Google-Drive-Ordner bis zum Aufbau von Reporting-Abläufen kann eine Projektkoordination entscheidend dazu beitragen, Ihr Team informiert und auf dem neuesten Stand zu halten. Zugleich erhalten alle Projektbeteiligten leichten Zugriff auf wichtige Ressourcen, die sie für effektives Arbeiten brauchen.

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