Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist eine uralte Praxis. Es gibt es seit Tausenden von Jahren, und es hat sich mit dem technologischen Fortschritt weiterentwickelt. Die fachliche Definition von Projektmanagement lautet: „bestimmte Kriterien und Ziele verstehen und festlegen und den Einsatz von Prozessen, Fähigkeiten, Methoden, Ergebnissen, Tools und Techniken steuern, um diese Ziele mit begrenzten Ressourcen zu erreichen.“

Einfach gesagt: Projektmanagement stellt sicher, dass Ihr Projekt in die richtige Richtung läuft und alle Beteiligten genug Einsatz zeigen, um alle Ergebnisse innerhalb des festgelegten Budgets und Zeitrahmens zu erreichen.

Die Geschichte des Projektmanagements

Haben Sie sich je gefragt, wie lange es das Konzept des Projektmanagements schon gibt? Die kurze und klare Antwort lautet: schon immer. Ja, richtig gehört: Projektmanagement gibt es, solange es Menschen gibt.

Denken Sie an die Große Pyramide von Gizeh, die Aquädukte des antiken Roms, die Chinesische Mauer oder sogar das Pantheon. Alle waren große, komplexe Projekte, an denen viele Menschen beteiligt waren, die jeweils verschiedene Bereiche der Umsetzung steuerten. Diese gewaltigen Projekte hatten „Projektmanagement“, auch wenn der Begriff erst deutlich später entstand, etwa in den 1950er Jahren.

Die Ursprünge des Projektmanagements

Anders als heute gab es in der Antike nicht viele Stiftungen und Organisationen, die den Projektmanagement-Prozess, wie wir ihn heute kennen, teilten und stützten.

Archäologen sind sich bis heute nicht sicher und streiten darüber, wie die Pharaonen so riesige und gewaltige Bauwerke errichteten. Eines steht jedoch fest: Die vielen beteiligten Aufgaben wurden auf irgendeine Weise gesteuert.

Antike Aufzeichnungen belegen den Einsatz von Projektmanagement beim Bau der Pyramiden. Jede der vier Seiten hatte Verantwortliche, die für die Fertigstellung ihrer Arbeit zuständig waren. Ähnlich war es bei der Chinesischen Mauer, die 208 v. Chr. gebaut wurde. Ihr Einsatz von Projektmanagement war damals sehr fortgeschritten. Natürlich gab es vielleicht keine geregelte Verteilung der Arbeitslast und keine Fachliteratur oder Projekt- bzw. Aufgabenverwaltung, aber zweifellos waren starke Führung und starkes Management am Werk.

Zeitleiste des modernen Projektmanagements

Modernes Projektmanagement, wie wir es heute kennen, begann im 20. Jahrhundert und hat sich seither enorm weiterentwickelt. Die folgende Liste ist eine kurze Zeitleiste der Geschichte des modernen Projektmanagements.

• Henry Gantt (1861-199) gilt als einer der Wegbereiter des modernen Projektmanagements. Er gab uns 1920 das Gantt-Diagramm, ein Diagramm zur Terminplanung. Das Projekt des Hoover-Damms im Jahr 1931 basierte auf diesem Diagramm.

• 1956 wurde die AACE (American Association of Cost Engineers) gegründet. Sie ist eine der führenden internationalen Vereinigungen für Fachleute der Projektsteuerung, Projektleitungen, Terminplaner, Kostenplaner und Kostenschätzer. Hauptzweck dieser Vereinigung ist es, Projekte zu planen, zu terminieren und Kostenschätzungen zu bewerten.

• 1957 wurde die CPM (Critical Path Method) eingeführt. Das Unternehmen Dupont erfand diese Methode, und ihr Hauptzweck war es, die Dauer von Projekten vorherzusagen.

• 1958 wurde PERT (Program Evaluation Review Technique) erfunden. Der Hauptzweck dieser Technik war es, die Aufgaben zu analysieren und zu verstehen, die nötig sind, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

• 1962 schuf das DOD (das US-Verteidigungsministerium) die WBS (Work Breakdown Structure). Sie war im Kern eine hierarchische Baumstruktur aller Ergebnisse, die für den Abschluss des Projekts nötig sind, und sie ist bis heute eines der meistgenutzten Werkzeuge im Projektmanagement.

• 1965 wurde die IPMA (International Project Management Association) gegründet, der erste internationale Projektmanagement-Verband. Hauptzweck dieses Verbands ist es, das professionelle Projektmanagement zu fördern und voranzubringen.

• 1960 wurde das PMI (Project Management Institute) als gemeinnützige Organisation gegründet. Das PMI bietet die Zertifizierungen CAPM (Certified Associate in Project Management) und PMP (Project Management Professional) an. Die wichtigste Arbeit des Instituts ist sein veröffentlichter Leitfaden, das PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Dieser Leitfaden gilt heute als eines der wichtigsten und wesentlichsten Werkzeuge für das Projektmanagement.

• 1984 stellte Dr. Eliyahu Goldratt in einem seiner Romane, „Das Ziel“, die TOC (The Theory of Constraints) vor. Die Theory of Constraints ist eine Management-Philosophie. Ihr Hauptzweck ist es, die Engpässe zu erkennen, mit denen eine Organisation konfrontiert ist, und sie durch Umstrukturierung zu beseitigen.

• 1986 wurde mit Scrum ein agiles Entwicklungsmodell für Software vorgestellt, das einen Projektmanagement-Stil darstellt. Es wurde in einem Wirtschaftsartikel, „The New Product Development Game“, von Nonaka und Takeuchi in Harvard veröffentlicht und wird bis heute für Softwareprojekte genutzt.

• 1989 kam EVM (Earned Value Management) auf, eine neue Projektmanagement-Technik, die Abweichungen und Unterschiede zwischen geplanter und geleisteter Arbeit aufzeigt.

• 1989 entwickelte die britische Regierung mit PRINCE eine Methode für kontrollierte Umgebungen. Sie wurde zum Standard für alle Informationssystem-Projekte der britischen Regierung. PRINCE wurde 1996 überarbeitet und zu PRINCE2 weiterentwickelt.

• 1997 erfand Eliyahu CCPM (Critical Chain Project Management), aufbauend auf seiner früheren Theory of Constraints. Die wichtigsten Merkmale von CCPM sind die Steuerung der Ressourcen und die Ermittlung der Start- und Endzeiten mehrerer Aufgaben.

Spätere Entwicklungen wie das Agile Manifest 2001, das Total-Cost-Management-Framework 2006, die 4. Ausgabe des PMBOK 2008, die 5. Ausgabe des PMBOK 2012 und weitere schufen zusätzlichen Mehrwert für den Projektmanagement-Prozess.

Weitere Meilensteine sowie sich ständig ändernde Tools und Studien kommen laufend hinzu, und die moderne Geschichte des Projektmanagements entwickelt sich stetig weiter.

Der Projektmanagement-Lebenszyklus

Projektmanagement ist, wie bereits beschrieben, ein sehr breites und komplexes Konzept, bei dem mehrere Komponenten gleichzeitig zusammenspielen. Es gibt immer eine Person, die alle Aufgaben überwacht: die Projektleitung. Es können viele Stakeholder beteiligt sein, und die Planung richtet sich nach ihren Erwartungen. Die Projektleitung steuert und überwacht das Team, damit jedes Ergebnis ordnungsgemäß und rechtzeitig im Rahmen des festgelegten Budgets und Zeitplans geliefert wird. Angesichts der Fortschritte in der Technologie ist der Einsatz von Projektmanagement-Software wie Hive heute unvermeidlich. Lesen Sie weiter, um den kompletten Lebenszyklus des Projektmanagements zu verstehen.

1. Projektinitiierung

Der allererste Schritt jedes Projekts ist, die Idee anzustoßen und eine vollständige Dokumentation zum Zweck Ihres Projekts zu erstellen. Sie können eine fertige Vorlage für einen Projektauftrag aus dem Internet nutzen, um Zeit und Geld zu sparen. Es empfiehlt sich immer, ein ausführliches Meeting mit allen Stakeholdern, Teammitgliedern und weiteren Beteiligten zu organisieren, um Ziele, Zeitplan und Budget festzulegen. Danach können Sie mit den weiteren Schritten fortfahren, die unten aufgeführt sind.

2. Projektplanung

Der Erfolg jedes Projekts hängt davon ab, wie gut Sie am Anfang planen. Investieren Sie Ihre ganze Energie und Zeit, damit langfristig jeder Schritt in Ihrem Projektplan klar beschrieben ist und das Projekt reibungslos läuft. Mit den folgenden Schritten planen Sie Ihr Projekt wirksamer und effizienter:

• Das Projekt bestimmen: Wie im Abschnitt zum Einstieg beschrieben: Gliedern Sie alle Faktoren auf, die Ihr Projekt liefern soll, und was sie beinhalten. Wenn Ihr Endziel zum Beispiel der Bau eines Geschäfts ist, ist das sehr breit und offen. Zuerst müssen Sie festlegen, welche Art von Geschäft Sie wollen und welche langfristigen Ziele Sie erreichen möchten.

• Teilziele und Ziele festlegen: Sobald Sie Ihr Projekt eingegrenzt haben, legen Sie pragmatisch fest, welche Teilziele und Ziele Sie im Projekt erreichen wollen. Ein Teilziel kann zum Beispiel sein: „Einen Chatbot für den Kundensupport zur Selbsthilfe einführen“ für Ihr SaaS-Tool. Das Ziel wäre dann: „die durchschnittliche Antwortzeit bei Support-Tickets verbessern.“

• Erforderliche Aufgaben erfassen: Mit Teilzielen und Zielen vor Augen können Sie die Aufgaben planen, die nötig sind, um jedes Teilziel des Projekts zu erreichen. Gehen Sie bei dieser Planung am Anfang nicht zu sehr ins Detail. Als Faustregel gilt: Pro Teilziel sollten es auf höherer Ebene 5 bis 6 Aufgaben sein. Je nachdem, wie detailliert der Projektplan sein muss, können Sie jede dieser Aufgaben anschließend in detailliertere „Teil“-Aufgaben aufteilen.

• Ein Team aufbauen: Dieser Schritt ist wichtig, weil er zeigt, welche Ressourcen für jeden Teil des Projekts nötig sind. Fehlen für eine Aufgabe die nötigen Ressourcen, kann sie Ihr ganzes Projekt oder ein entscheidendes Teilziel blockieren. Sie müssen nicht nur das weitere Team bestimmen und aufbauen, sondern auch das Kernteam, das den Projektmanagement-Prozess vorantreibt.

• Einen Zeitplan erstellen: Je nach Größe, Personalstärke und Budget des Projekts müssen Sie zuerst entscheiden, wie viel Zeit das Projekt braucht. Schätzen Sie dazu den Aufwand für jede Aufgabe. Legen Sie alle Aufgaben dar und bestimmen Sie die Abhängigkeiten zwischen ihnen, um sich ein klares Bild zu machen.

• Feedback und Anpassungen: Sobald Ihr erster Plan mit den genannten Schritten steht, teilen Sie ihn mit allen Stakeholdern und beteiligten Projektmitgliedern, um deren Feedback einzuholen. Sie müssen den Plan entsprechend dem Feedback anpassen, vor allem bei den Aufwandsschätzungen für jede Aufgabe.

3. Projektdurchführung

Wenn Sie Ihr Projekt gründlich geplant haben, ist es Zeit, diese Pläne zu starten und umzusetzen. Das ist die wichtigste Phase des Projektlebenszyklus, denn hier entstehen die Ergebnisse, die Sie später an die wichtigsten Stakeholder übergeben. Deshalb ist sie in der Regel auch die längste Phase des Prozesses. Projektverantwortliche sollten sich in der Durchführungsphase auf diese Ziele konzentrieren:

• Einzelpersonen und Teams führen. Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, sollten Projektverantwortliche ein leistungsstarkes Team aufbauen und dafür sorgen, dass alle die verschiedenen Projektziele verstehen. Sie können die gemeinsame Ausrichtung fördern, indem sie häufig Meetings, Gespräche und Check-ins mit einzelnen Teammitgliedern und Gruppen abhalten.

• Dem Projektplan folgen. Um das Projekt wie vorgesehen durchzuführen, ist es entscheidend, dem Projektplan zu folgen, sich auf die festgelegten KPIs zu konzentrieren und Maßnahmen zur Qualitätskontrolle umzusetzen. In der Durchführungsphase gibt es bei jedem Projekt unerwartete Hindernisse. Deshalb muss die Projektleitung auch flexibel sein, Herausforderungen vorhersehen und erkennen, wann der Plan angepasst werden muss.

• Informationen an alle Beteiligten weitergeben. Damit das Projekt die Erwartungen erfüllt und reibungslos läuft, muss die Projektleitung intern und extern kommunizieren. Das reicht von Feedback an interne Teammitglieder bis zur Weitergabe von Ergebnissen an Stakeholder.

4. Projektleistung und Steuerung

Sobald Sie nach der Planung mit der Durchführung begonnen haben, ist es eine große Aufgabe, Ihr Projekt auf Kurs zu halten. Eine Planung bedeutet nicht automatisch, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird. Das Projekt muss überarbeitet, überprüft und überwacht werden. Mit diesen Tipps behalten Sie Fortschritt und Leistung im Blick:

• Das Projekt überprüfen: Kontrollieren Sie den Projektfortschritt regelmäßig, indem Sie einen Überprüfungsrhythmus festlegen. Verpassen Sie nie einen Prüftermin, damit Sie sicherstellen, dass alle in Ihrem Team ihre Arbeit machen. Ein guter Weg dafür sind wöchentliche Stand-ups des Projektteams, um Blocker oder Engpässe zu erkennen, die gelöst werden müssen.

• Kommunikation: Ständige und konsequente Kommunikation mit dem Projektteam ist der Schlüssel, um das Projekt in die richtige Richtung zu führen. Außerdem ist die Kommunikation mit abhängigen Ressourcen und Stakeholdern nötig.

• Flexibilität: Seien Sie flexibel gegenüber Ihrem Projektteam und vertrauen Sie seiner Expertise. Planen Sie außerdem Flexibilität in Ihre Projektplanung ein, mit ausreichend Pufferzeit für den Fall von Verzögerungen.

• Anleitung und Orientierung: Geben Sie Ihrem Team immer Orientierung und Anleitung und stellen Sie ihm alle Ressourcen zur Verfügung, die es braucht, damit das Projekt reibungslos läuft.

• Zeitmanagement: Wirksames Zeitmanagement ist entscheidend, damit Ihr Team Meilensteine erfolgreich erreicht. Hier einige Tipps, wie Sie Zeit besser einteilen und die Arbeitslast in einem Projekt priorisieren:

  • Aufgaben delegieren: Verschwenden Sie Ihre Zeit nicht damit, alle Aufgaben selbst zu erledigen. Wenn Sie überlastet sind, können Sie neuen, qualifizierten Teammitgliedern jederzeit Aufgaben zuweisen.

  • Alle Aufgaben klug priorisieren: Setzen Sie wesentliche Aufgaben immer an die Spitze Ihrer Prioritätenliste und schieben Sie sie nie auf. Teilen Sie Ihre Gedanken und Ideen mit dem Team und holen Sie sich dessen Feedback, um Ihre Aufgaben bei Bedarf zu priorisieren.

  • Die Aufgaben von morgen durchdenken: So können Sie alle Hürden vorhersehen, die künftig auf Sie zukommen. Sie können die nötigen Änderungen vorab vornehmen, um mögliche Hindernisse zu vermeiden. Mit einem Tool wie Hive sehen Sie, welche To-dos für welches Datum geplant sind. Das hilft enorm.

5. Das Projekt abschließen

Wenn Durchführung und Überwachung abgeschlossen sind, ist es Zeit, das Projekt abzuschließen. Das ist wohl die wichtigste Phase des Projektmanagement-Prozesses, denn hier werden alle offenen Punkte erledigt und der Erfolg des Projekts insgesamt bewertet.

• Den Projekterfolg bewerten. Jetzt prüfen die Projektverantwortlichen die ursprünglichen Planungsziele und stellen fest, ob das Projekt pünktlich abgeschlossen wurde, im Budget blieb und die Zielergebnisse erreichte. Es ist auch der Zeitpunkt, aus den Projektergebnissen zu lernen. Gab es Fehler, die sich künftig vermeiden lassen? Gab es Erfolge, die Sie in Ihrem nächsten Projekt wiederholen können?

• Verträge abschließen. Wenn feststeht, dass alle Arbeiten gemäß Projektplan und Umfang erledigt sind, müssen die Verantwortlichen Verträge beenden und alle Parteien entsprechend bezahlen. Das ist entscheidend, um künftige Verbindlichkeiten aus unvollständigen Zahlungen oder offenen Verträgen zu vermeiden.

• Projektübergabe. Projektverantwortliche erstellen am Ende des Projekts in der Regel ein Übergabepaket. Es ist die abschließende Projektzusammenfassung, die an den Kunden übergeben wird, und meist als physischer Ordner, Hefter oder digitales Dokument aufbereitet. Da dieses Material für den Kunden bestimmt ist, lohnt es sich, Designfachleute einzubinden, damit es optisch ansprechend ist und zu den Marken beider Seiten passt.

Projektmanagement-Tools

In der heutigen Zeit treibt Technologie den gesamten Projektmanagement-Prozess an und macht ihn einfacher und effizienter. Einige der besten Tools für Projektmanagement-Software finden Sie unten:

• Hive: Hive ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool, das Teams jeder Größe hilft, effizienter zusammenzuarbeiten. Zu den wichtigsten Funktionen gehören ein natives Chat-System, native E-Mail und über 1.000 Integrationen mit führenden Apps. Mit Hive können Nutzende ihre Arbeit außerdem in flexiblen Projektansichten darstellen, darunter Gantt-, Kanban-, Kalender-, Portfolio- und Tabellenansicht. Sie können Hive jetzt mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase hier ausprobieren.

• Trello: Trello ist eine gute Wahl für kleine Teams oder Einzelpersonen, die ein einfaches Projektmanagement-Tool suchen. Das Tool basiert auf Kanban-Boards, einer Projektmanagement-Methode, die für jedes Projekt eigene Boards nutzt. Die Grundlage von Trello sind Karten, die Sie auf dem Board in verschiedene Phasen einordnen können.

• Asana: Asana ist sehr benutzerfreundlich und eignet sich für Projekte jeder Größe. Aufgaben und Teilaufgaben lassen sich Einzelpersonen oder Teams zuweisen, die alle auf der Plattform kommunizieren können, damit die Kommunikation schlank und an einem Ort organisiert bleibt.

• Basecamp: Basecamp ist ein umfassendes Tool, mit dem Sie Aufgaben in Projekten bündeln, in denen Teams kommunizieren und zusammenarbeiten. Mit Funktionen wie Message Boards, To-do-Listen und Terminplanung will die Plattform alle Ihre Tools an einem Ort vereinen.

• Zoho Projects: Diese Software für Aufgabenmanagement hilft Teams, Projekte in überschaubare Teile zu gliedern. Eine Besonderheit von Zoho ist die Blueprint-Funktion, mit der Sie Ihren gesamten Workflow abbilden und Aufgaben wo möglich automatisieren. Das ist ideal, um die Effizienz Ihres Teams zu steigern.

• Podio: Podio bringt alle Aspekte einer Arbeit auf eine Seite, was sich in seinem Leitgedanken „Inhalt, Kontext und Gespräch“ widerspiegelt. Das Tool lässt sich außerdem mit Apps integrieren, sodass Teams alles an einem Ort erreichen. Das Design soll zudem den Austausch und die Anerkennung unter Kolleginnen und Kollegen fördern, was letztlich zu einer starken Teamkultur beiträgt.

Projektmanagement-Techniken

Nachdem wir einige gute Projektmanagement-Tools kennengelernt haben, sehen wir uns die verschiedenen Arten des Projektmanagements an. Es hilft, die einzelnen Aspekte des Stils zu erkennen, der zu Ihnen passt, damit Sie das beste Projektmanagement-Tool wählen können.

1. Scrum-Projektmanagement

Scrum-Projektmanagement ist ein anpassungsfähiger Prozess, der auf Transparenz, Flexibilität und regelmäßige Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern setzt. In Scrum übernehmen die Beteiligten verschiedene Teamrollen, um das Projekt vom Start bis zum Abschluss zu steuern. Sprints sind ebenfalls ein zentraler Teil des Scrum-Workflows: Sie führen Teammitglieder in einem kurzen Arbeitsschub zu einem bestimmten Ziel. Gute Tools für Scrum-Projektmanagement sind Hive, Wrike und MeisterTask.

2. Wasserfall-Projektmanagement

Der Wasserfall-Ansatz im Projektmanagement ist starrer und methodischer darin, wie er die Schritte eines Projekts vom Start bis zum Ende ordnet. Er nutzt ein lineares Zeitmodell, um ein Projekt in mehrere Teile zu gliedern, die nacheinander abgeschlossen werden. Bildlich lassen sich diese getrennten Phasen vom Start bis zum Ende eines Projekts als herabrieselndes Wasser sehen: Die Phasen fließen wie ein Wasserfall von oben nach unten. Gantt-Diagramme sind ein zentraler Teil des Wasserfall-Modells. Mit Tools wie Hive, Redbooth und ProjectManager erstellen Sie hervorragende Gantt-Diagramme.

3. Lean-Projektmanagement

Lean-Projektmanagement bezeichnet ein System, in dem ein Projekt so gesteuert wird, dass Verschwendung in jedem Schritt und jeder Aufgabe minimiert wird. Es bedeutet, dass Sie genau so viel Aufwand, Ressourcen und Arbeit einsetzen, wie nötig ist, um etwas zu erledigen. Daher kommt der Begriff „Lean“ (schlank): Er beschreibt eine „schlankere“ Art, ein Team, ein Projekt, Kunden und andere interne Geschäftsabläufe zu steuern. Kanban ist ein zentraler Teil des Lean-Projektmanagement-Systems. Tools mit Kanban-Ansicht sind unter anderem Trello, Hive und MeisterTask.

Wie werden Sie Projektmanager oder Projektmanagerin?

Viele Organisationen, darunter Hive, tragen wesentlich dazu bei, Projektmanagement-Prozesse zu verbessern. Wenn Sie Projektmanager oder Projektmanagerin werden möchten, sollten Sie einige Dinge bedenken. Erwägen Sie zuerst einen Projektmanagement-Kurs oder eine Zertifizierung. Das hilft Ihnen, Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten insgesamt zu schärfen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, die Tools zu verstehen, die Sie nutzen könnten. Wenn Sie sich für das Feld interessieren, ist es unverzichtbar, ein Tool in einer zweiwöchigen kostenlosen Testphase auszuprobieren, um zu verstehen, wie sie alle funktionieren. Wenn Sie sich für eine Stelle im Projektmanagement interessieren, gibt es einige große Unternehmen mit sehr lukrativen Projektmanagement-Rollen, wie unten aufgeführt.

• Cisco

• Microsoft

• Southern California Edison

• Jacobs

• SAIC

• Ericsson

• Accenture

Wir hoffen, Sie haben in diesem Artikel etwas über Projektmanagement gelernt. Hinterlassen Sie Kommentare oder Fragen gerne unten im Kommentarbereich.