7 Wege zu besserer Kommunikation im Remote-Team

Kommunikation im Remote-Team zu meistern ist nicht einfach. Teammitglieder müssen herausfinden, wie sie zusammenarbeiten, ohne dass alle am selben Ort und zur selben Zeit anwesend sind. Laut dem Buffer State of Remote Work Report 2020 haben 20 % der Remote-Beschäftigten Schwierigkeiten mit Zusammenarbeit und Kommunikation.  Herausforderungen wie Missverständnisse, schwierige Terminabstimmung und ineffektive Online-Meetings belasten die Kommunikation im Remote-Team. Diese Probleme senken außerdem die Produktivität des Teams und können zu Konflikten führen. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Strategien verbessert Ihr Remote-Team seine Arbeitsweise und Kommunikation.  Kommunikation treibt die Produktivität des Teams an, und fehlende Kommunikation kann die Zusammenarbeit behindern und die Arbeit zum Stillstand bringen. Was können Sie also tun? In ihrem Buch Work From Anywhere: A Handbook on Working Remotely—Successfully—for Individuals, Teams, and Managers erklären die Autorinnen Kristen Janene-Nelson und Lisette Sutherland: Um effektiv zu kommunizieren, brauchen Remote-Teams kontinuierlichen und bewussten Einsatz.

Tipps für die Kommunikation im Remote-Team

Jedes Team hat seinen eigenen Kommunikationsstil. Probieren Sie deshalb verschiedene Tools und Prozesse aus, um herauszufinden, was Ihrem Team am meisten nützt und die reibungsloseste Kommunikation im Remote-Team ermöglicht. Lesen Sie weiter und entdecken Sie 7 Wege, wie Ihr Remote-Team effektiver kommuniziert. 

1. Nutzen Sie die besten Tools 

Wäre die Kommunikation im Remote-Team ein Haus, wären Tools sein Fundament. Ohne Technik wäre es unmöglich, von verschiedenen Orten und zu verschiedenen Zeiten zusammenzuarbeiten. Tools bieten die Plattformen für Dateifreigabe, Projektmanagement und Gespräche. Sie steigern die Produktivität des Teams, schaffen Transparenz und ermöglichen Zusammenarbeit. Es gibt viele Optionen, aber die wichtigsten Tools für Remote-Arbeit fallen in die folgenden Kategorien:

• Projektmanagement-Tools: Mit dem besten Projektmanagement-Tool behält Ihr Team Projekte im Blick, verfolgt Fortschritte und teilt Informationen. Hive ist eine großartige Plattform für Teams jeder Größe und unterstützt die effektivste Kommunikation im Remote-Team

• Videokonferenz-Software: Nutzen Sie Zoom für Videocalls und die Zusammenarbeit in Echtzeit.

• Apps für die Teamkommunikation: Jedes Team braucht eine Chat-App wie Slack, in der Gespräche stattfinden und wichtige Informationen geteilt werden. Noch besser, wenn Sie Slack mit Hive verbinden können. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie außerdem ein kostenloses oder kostenpflichtiges VPN in Betracht ziehen, besonders wenn Sie remote außerhalb Ihres Zuhauses arbeiten.

• Tools für die Dateifreigabe: Synchronisieren und teilen Sie Dateien sicher mit Cloud-Speicher-Apps wie Google Drive, Dropbox oder Studocu.

• Apps für Bildschirmaufnahmen: Mit Apps wie Screenpal, Loom, Loom-Alternativen und CloudApp nehmen Sie Ihren Bildschirm auf, während Sie Wissen teilen, Probleme erklären und Anweisungen geben. 

2. Legen Sie Richtlinien für die Kommunikation fest

Es ist falsch anzunehmen, dass sich alles andere von selbst ergibt, sobald Ihr Team die richtigen Tools hat. Effektive Kommunikation in Remote-Teams entsteht nicht spontan.  Sie brauchen Richtlinien oder Regeln, die festlegen, wie Sie Tools nutzen und wie Sie generell arbeiten. Das hilft allen im Team, typische Fehler zu vermeiden: Kommunikation in Silos, Gespräche mit allen, obwohl sie nur für eine Person bestimmt sind, und langsame Antworten. Ihre Richtlinien sollten festlegen, wie, wann und wo kommuniziert wird. Berücksichtigen Sie beim Aufstellen der Regeln auch Zeitzonen und unterschiedliche Arbeitszeiten. Diese Richtlinien sollten Sie von Anfang an festlegen:

• Wie lange darf es dauern, bis Antworten kommen und Aufgaben erledigt sind?

• Welche festen Kommunikationskanäle gibt es für welche Art von Information? Nutzen Sie für die Kundenkommunikation eine andere Software als für die interne Teamkommunikation?

• Welche Kommunikation soll synchron und welche asynchron stattfinden? 

• In welche Kanäle oder Dienste müssen Sie investieren – brauchen Sie Tarife für einen lokalen Telefondienst oder ein Videokonferenz-Tool?

Zusammenarbeit fällt leichter, wenn alle dieselbe Vorstellung vom erwarteten Verhalten haben. 

3. Reduzieren Sie synchrone Kommunikation 

Videocalls ersetzen meist Präsenzmeetings. Das liegt daran, dass Videocalls die verbalen und nonverbalen Signale, die für effektive Kommunikation im Remote-Team nötig sind, am besten vermitteln.  Doch immer mehr Menschen leiden unter Zoom-Müdigkeit, und ständige Videocalls müssen reduziert werden. Außerdem ist synchrone Kommunikation in verteilten Teams einschränkend. Es ist schwer, mit Menschen in anderen Zeitzonen und mit anderen Arbeitszeiten zusammenzuarbeiten. Deshalb sollten Remote-Teams die Echtzeitkommunikation verringern und mehr asynchron kommunizieren. Text-zu-Video-Tools können dabei sehr nützlich sein. Wenn Teams Text in Video umwandeln, vermitteln sie ihre Ideen ansprechender und anschaulicher, ohne dass eine Videokonferenz in Echtzeit nötig ist.  Synchrone Kommunikation sollte nicht ganz verschwinden, denn sie hat in der Remote-Arbeit weiterhin ihren Platz. Eine gesunde Balance beider Methoden der Kommunikation im Remote-Team bringt Ihrem Team jedoch bemerkenswerte Ergebnisse.  

4. Gestalten Sie Online-Meetings besser 

Für die meisten Menschen ist Homeoffice großartig – bis ein Meeting ansteht. Online-Meetings sind lästig, weil sie schlecht geführt werden. Anders als Präsenzmeetings müssen virtuelle Meetings kürzer, gezielter und ergebnisorientierter sein.  Amber Naslund, Content-Beraterin bei LinkedIn, gibt diesen Rat für effektive Remote-Meetings: „…in einer virtuellen Welt sind Meetings ein notwendiger Mechanismus, und wenn sie gut gemacht sind, können sie wertvoll und nützlich sein und eine großartige Möglichkeit, mit Menschen in Kontakt zu treten. Aber jetzt mehr denn je müssen wir bedacht darauf achten, wie wir Zeit von anderen Menschen einfordern. Wir müssen mit Empathie, Verständnis und realistischen Erwartungen führen, was ein einzelner Mensch in einen Arbeitstag packen kann, auch wenn er nicht ins Büro oder zu einem Kunden reisen muss.“ Respektieren Sie die Zeit aller und versuchen Sie, unnötige Meetings zu streichen. Eine bekannte, aber oft vergessene Frage lautet: „Könnte dieses Meeting eine E-Mail sein?“ Wenn ja, sagen Sie das Meeting ab und sparen Sie allen Zeit. Wenn dieses Zoom-Meeting stattfinden muss, schicken Sie vorab eine Agenda an die Teilnehmenden, die dabei sein müssen. Sammeln Sie vorher Anliegen und Vorschläge, damit jede Meinung gehört wird, und klären Sie vor dem Meeting, was sich bereits lösen lässt. Mit einer Notiz-App wie Hive Notes erstellen und teilen Sie Agenden und arbeiten in Echtzeit gemeinsam an Meeting-Notizen.   Meeting-Notizen zu schreiben ist eine weitere gute Möglichkeit, die Kommunikation im Remote-Team zu verbessern. Wenn Sie ein Online-Notiz-Tool  wie Hive Notes nutzen, sind alle auf demselben Stand und gehen mit klaren nächsten Schritten aus dem Meeting.  Kürzere Meetings und der Fokus auf wichtige Themen sind der beste Weg, mit Remote-Mitarbeitenden zu kommunizieren. In Einzelgesprächen sollten nur Informationen besprochen werden, die weitergegeben werden müssen. Wenn andere von der Diskussion erfahren müssen, schicken Sie ihnen eine Nachricht. 

5. Arbeiten Sie transparent

Kristen Janene-Nelson und Lisette Sutherland beschreiben „Working out loud“ als das Sichtbarmachen der eigenen Arbeit für andere, damit Remote-Teammitglieder über den Fortschritt der anderen informiert bleiben. Anders als in einem Büro sehen wir aber nicht, wie andere beschäftigt sind und ihre Arbeit erledigen. Da liegt der Schluss nahe, dass nichts passiert.  Wenn Sie über Ihre Arbeit sprechen und Teammitglieder aktiv über Ihren Fortschritt informieren, steigern Sie Transparenz und Vertrauen. Nutzen Sie ein Projektmanagement-Tool, um die Arbeit der anderen im Blick zu behalten. Das Beste an Working out loud: Es verringert den Bedarf an Meetings.  Eine gute Möglichkeit, „laut zu arbeiten“, ist ein Projektmanagement-Tool wie Hive. Wenn Sie in demselben Tool zusammenarbeiten und kommunizieren, in dem Sie auch Projekte und Kampagnen steuern, sehen Sie leicht, wo Änderungen und Fortschritte stattfinden. Wenn Sie sich fragen, woran Ihre Kolleginnen und Kollegen gerade arbeiten, ist ein Projektmanagement-Tool die richtige Basis für Ihr Team und mehr Klarheit.

6. Führen Sie offene Gespräche

Kommunikation in Remote-Teams findet oft in Silos statt (E-Mails und private Nachrichten). In einem Büro hört man Gespräche leicht mit, und andere steuern hilfreiche Vorschläge bei.  Ein Ersatz für diese Gespräche sind offene Unterhaltungen. Offene Online-Gespräche sollten in einem eigenen Kanal im Kommunikations-Tool Ihres Teams stattfinden, etwa in Hive oder Slack. Wenn Sie ehrgeizig sind und vollständige Anpassung wünschen, können Sie auch eine App erstellen, mit der Sie die Kommunikation mit Ihren Teammitgliedern effektiver steuern. Ein No-Code-App-Builder ist dafür einer der einfachsten Wege, ganz ohne Programmierkenntnisse. Wichtig ist aber, die Nutzung zu regeln, damit Gespräche nicht aus dem Ruder laufen. Das führt zur Frage: „Welche Art von Austausch sollte offen stattfinden?“ Pilar Orti, Director von Virtual not Distant, empfiehlt, zwei Fragen zu stellen:  „Hätten meine Teammitglieder davon profitiert, wenn das offen geführt worden wäre? Ist etwas verloren gegangen oder könnte etwas verloren gegangen sein, weil das Gespräch privat stattfand?“ Um den Austausch zu regeln, rät sie dazu, „Fragen zu stellen, deren Antwort für andere interessant sein kann, einen Teil der Überlegungen hinter Ihren Entscheidungen zu teilen, anderen mitzuteilen, was Sie über Vorgänge in der Organisation gehört haben, und so weiter.“ Es geht nicht darum, alle über alles auf dem Laufenden zu halten, was Sie im Laufe Ihres Tages getan haben. Kommunikation in einem Remote-Team ist ein dynamischer Prozess. Sie erfordert auch viel bewusstes Handeln und Arbeit. Aber der Einsatz lohnt sich. Ihr Team arbeitet besser zusammen und vertraut einander mehr. Und das Beste? Wahrscheinlich müssen Sie an weniger Meetings teilnehmen. 

7. Sprechen Sie miteinander, wenn es kompliziert wird

Hybride Teams können wählen, wann sie Präsenz- und virtuelle Meetings abhalten. Oft ist es am besten, komplexe oder schwierige Themen persönlich und im Einzelgespräch zu klären. Das ist jedoch nicht immer möglich. Über komplizierte Themen zu sprechen, statt E-Mails oder Nachrichten zu schicken oder Notizen zu hinterlassen, löst das Problem mit höherer Wahrscheinlichkeit. Auch virtuell spart ein Gespräch Zeit, fördert das gegenseitige Verständnis und unterstützt Entscheidungen – deshalb gehört es zu unseren wichtigsten Strategien für die Kommunikation im Remote-Team. „Gutes Zuhören ist eine Fähigkeit, die nicht nur von Unterricht profitiert, sondern von Coaching – fortlaufender, spezialisierter Anleitung durch jemanden, der Ihre persönlichen Stärken, Schwächen und vor allem Gewohnheiten kennt“, schrieben die Forscher der Harvard Business School Robin Abrahms und Boris Groysberg. Wenn es bei der Arbeit kompliziert wird, ist der Sprachchat Gold wert!