Der Einsteigerleitfaden für Projektberichte

Fast 60 Prozent der Projekte scheitern an Kommunikationsproblemen. 75 Prozent der Projektleitungen zweifeln am Projekterfolg, teils weil Stakeholder nicht auf dem gleichen Stand sind. Genaue und regelmäßige Projektberichte sind eine Möglichkeit, dafür zu sorgen, dass Ihre Projekte nicht Teil dieser Statistik werden. Das Problem: Projektberichte sind nicht einfach. Die meisten Projektteams haben mit diesen Herausforderungen zu kämpfen.

• Sie verbringen zu viel Zeit mit der Erstellung von Berichten.

• Sie fürchten Folgen, wenn die Daten falsch verstanden werden.

• Stakeholder lesen die Berichte nicht.

• Sie wissen nicht, wie sie anhand ihrer Berichte die Leistung verbessern können.

Auch für die Geschäftsleitung ist es nicht einfacher. Sie steht bei Projektberichten vor anderen Herausforderungen, zum Beispiel: 

• Uneinheitliche Berichte über mehrere Projekte hinweg

• Keine Früherkennung von Problemen

• Veraltete oder überflüssige Informationen

• Falsche Kennzahlen

Zum Glück zeigen wir Ihnen hier alles Wichtige zu Projektberichten: bewährte Vorgehensweisen und wie Sie Berichte so vereinfachen, dass sie gelesen werden. Außerdem erhalten Sie einige Vorlagen für Projektberichte. Sie sparen Zeit und sorgen für einheitliche Berichte an die Führungsebene über alle Projekte hinweg. Wenn Sie die Grundlagen beherrschen, können Sie auch die vielen Tools für Projektberichte nutzen.

So schreiben Sie wirksame Projektberichte

Bleiben Sie fokussiert.

Fragen Sie sich: Was ist der Zweck des Berichts? Welches Ergebnis erwarten Sie, wenn Sie diesen Bericht an Ihre Empfänger senden? Was ist der Call-to-Action (CTA)? Was möchten Sie vermitteln? Wer ist Ihre Zielgruppe? Wenn Stakeholder Ihren Bericht lesen sollen, müssen Sie die Informationen genau auf sie zuschneiden. Nehmen Sie nur das auf, was die für sie wichtigsten Aspekte des Projekts betrifft. So stellen Sie sicher, dass Stakeholder nur das bekommen, was sie brauchen: Prüfen Sie den Wert Ihrer Berichte. Sind die Berichte, die Sie versenden, für Ihre Empfänger wirklich nützlich? Fragen Sie nach. Klären Sie, was sie wissen möchten und müssen.

Führen Sie Aufzeichnungen.

Was passiert, wenn Sie krank werden oder während eines Teils des Projekts nicht im Büro sind? Wie kann jemand die Zügel übernehmen, solange Sie fehlen? Wenn Sie regelmäßig Projektberichte erstellt haben, gibt es eine Projekthistorie. Sie dient der Vertretung als Einstieg. Ein weiterer Vorteil regelmäßiger Projektberichte: Sie können als Vorlage für künftige Projekte ähnlichen Umfangs dienen und sparen Ihnen beim nächsten Projekt Zeit.

Halten Sie Berichte übersichtlich.

Beginnen Sie mit den Gesamtzielen, dem Nutzen sowie dem Zustand und Fortschritt Ihres Projekts. Nutzen Sie dafür Momentaufnahmen auf hoher Ebene, bevor Sie in die kleinsten Details des Projekts einsteigen.

Machen Sie Berichte einheitlich.

Senden Sie Ihre Berichte regelmäßig, damit Stakeholder wissen, wann sie damit rechnen können.

Prüfen Sie die Informationen.

Das sollte selbstverständlich sein: Prüfen Sie, ob Ihre Projektberichte korrekt sind. Wenn Sie das nicht tun und Ihnen ein Fehler unterläuft, verlieren Sie sicher an Glaubwürdigkeit im Unternehmen.

Vereinfachen Sie Ihre Berichte.

Einfache Berichte sind aus mehreren Gründen hilfreich:

• Der aktuelle Projektstatus lässt sich leichter beurteilen.

• Sie unterstützen die Problemlösung.

• Mögliche Probleme lassen sich leichter erkennen.

• Sie erleichtern die Zusammenarbeit in der Gruppe.

Drei Wege dorthin:

• Nur Ausnahmen melden (Abweichungen, Probleme, Risiken)

• Den aktuellen Status angeben

• Visuelle Daten nutzen

4 Arten von Projektberichten

1. Projektstatusbericht

Ein Statusbericht gibt Stakeholdern eine Momentaufnahme des Projekts. Er verschafft ihnen mehr Einblick, verbessert die Nachverfolgung und dokumentiert den Projektfortschritt.

6 Punkte für einen Statusbericht

1. Wichtigste Highlights Verstehen Sie den Abschnitt mit den Highlights als Zusammenfassung für die Führungsebene. Nennen Sie oben die wichtigsten Angaben, etwa Projektsponsor, Projektleitung und Datum. Beschreiben Sie außerdem alles, was in der vergangenen Woche passiert ist, oder auch nicht passiert ist, und was Sie für die kommende Woche planen. Nehmen Sie Updates zu diesen Punkten auf:

• Aufgaben

• Liefergegenstände

• Meetings

• Kommunikation

• Entscheidungen

• Usw.

2. Stand des Projektzeitplans Teilen Sie Ihr Projekt in Meilensteine oder Aufgabengruppen auf. So können Sie den Status einer Phase oder eines Liefergegenstands leicht melden. Teilen Sie Stakeholdern mit, zu wie viel Prozent das Gesamtprojekt abgeschlossen ist und wie weit die einzelnen Phasen und Meilensteine sind. Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, ob Sie im Zeitplan liegen oder zurückfallen. Zusätzlich können Sie hier alles auflisten, was Sie bereits abgeschlossen haben. 3. Budgetstatus Seien Sie beim Budget transparent. Klären Sie aber mit Ihrer Führungsebene oder Ihrer Chefin beziehungsweise Ihrem Chef, wie transparent Sie in diesem Bericht sein sollen. Wenn der Budgetstatus Teammitglieder verunsichern könnte, vermerken Sie das kurz im Bericht. Ein einfaches Update genügt: wie viel Sie ausgegeben haben, wie viel budgetiert war und wie viel Prozent das sind. Kennzeichnen Sie klar, ob Sie hinter dem Plan liegen, voraus sind oder im Plan liegen. 4. Anstehende Aufgaben und Meilensteine Listen Sie anstehende Aufgaben und Meilensteine in einer übersichtlichen Tabelle mit vier Spalten auf. Die Spalten sollten enthalten: Titel der Aufgabe oder des Meilensteins, Zieltermin, verantwortliche Person und Kommentare oder Details. 5. Eskalationspunkte Was braucht sofort Aufmerksamkeit? Dokumentieren Sie es hier und notieren Sie, wer sich darum kümmern muss. Hier bitten Sie um Unterstützung, sei es mit mehr Ressourcen oder einer wichtigen Entscheidung. 6. Wichtigste Risiken, Probleme und Gegenmaßnahmen Probleme sind Schwierigkeiten, die bereits eingetreten sind. Risiken sind Probleme, die eintreten können. Listen Sie nur die großen auf und priorisieren Sie sie entsprechend. Beachten Sie: Dieser Abschnitt ist nicht der Ort, um schlechte Nachrichten zu überbringen oder zu verstecken. Teilen Sie solche Informationen stattdessen persönlich mit, sobald Sie davon wissen. Legen Sie diese Angaben ebenfalls in einer Tabelle mit vier Spalten ab, damit sie leicht lesbar sind. Die Spalten sollten enthalten: Problem oder Risiko, Schweregrad, Maßnahme und verantwortliche Person.

2. Ressourcenbericht

Der Ressourcenbericht zeigt, wer wann was tut. Er schlüsselt auf, welches Teammitglied an welchem Tag für welche Aufgabe(n) zuständig ist. Dieser Bericht hilft, Überlastung zu erkennen, also wenn ein Teammitglied mehr als einer Aufgabe zugewiesen ist. Das ist ein Problem, denn niemand kann an zwei Dingen gleichzeitig arbeiten. Ihr Projekt gerät dadurch in Verzug. Ressourcenberichte helfen auch, mehrere Personen einzuplanen. Ein Bericht zeigt Ihnen, wann jemand wieder verfügbar wird. Dann können Sie dieser Person wahrscheinlich eine weitere Aufgabe geben. Wenn Sie außerdem die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen mit Ihrem Projektzeitplan vergleichen, planen Sie effizienter. Wenn eine Person eine Aufgabe abschließt, stellen Sie so sicher, dass die nächste verfügbare Ressource die folgende Aufgabe übernimmt. So gerät Ihr Projekt nicht ins Stocken, weil es auf die Verfügbarkeit von jemand anderem wartet.

Tipps für den Ressourcenbericht

• Planen Sie die Zeit für jedes Projekt richtig ein. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Ihre Ressourcen zu 100 Prozent für Ihr Projekt eingeplant sind. Wahrscheinlich jonglieren sie mehrere Projekte. Legen Sie deshalb für jede Person fest, wie viele Stunden (oder welchen Prozentsatz) Sie ihr für Ihr Projekt zuweisen können.

• Blockieren Sie Zeiten der Nichtverfügbarkeit. Achten Sie darauf, dass Ressourcen keine kritischen Deadlines an Tagen erhalten, an denen sie nicht im Büro sind. Bitten Sie sie, ihre Kalender mit anstehendem Urlaub usw. zu aktualisieren, damit Sie diese Zeit in Ihrem Zeitplan blockieren können.

• Erstellen Sie einen Risikoplan für Ihre kritischen Ressourcen. Es kommt häufig vor, dass wichtige Personen auf Projekte mit höherer Priorität umgesetzt werden. Planen Sie das voraus, indem Sie es in Ihrem Risikoplan festhalten. Manchmal müssen Sie sogar Ihre ursprünglichen Projektschätzungen anpassen, weil der Ersatz vielleicht weniger erfahren oder kenntnisreich ist und deshalb länger braucht.

• Verlangen Sie Zeiterfassung in Echtzeit.

• Erkennen Sie Engpässe und steuern Sie schnell um.

3. Risikobewertungsmatrix

Siebzig Prozent der Projekte scheitern, und die durchschnittliche Überschreitung lag bei 27 Prozent. Dabei hatte eines von sechs Projekten im Schnitt eine Kostenüberschreitung von 200 Prozent und eine Terminüberschreitung von fast 70 Prozent. Welcher Projektbericht kann helfen, diese Zahlen zu senken und ein Scheitern Ihres Projekts zu verhindern? Der Risikobewertungsbericht. Eine Risikobewertungsmatrix berechnet das Risiko eines Projekts schnell. Dazu listet sie alles auf, was schiefgehen könnte, und berücksichtigt den möglichen Schaden. So lassen sich Probleme leicht priorisieren. Sie konzentrieren sich auf die, die Ihr Projekt am stärksten treffen könnten, wenn Sie nichts dagegen tun.

So erstellen Sie eine Risikobewertungsmatrix

Schritt 1: Erstellen Sie ein Risikoregister. Ein Risikoregister ist einfach eine Liste von allem, was bei Ihrem Projekt schiefgehen könnte. Nehmen Sie Angaben zu den betroffenen Bereichen, zum Schweregrad, zur Eintrittswahrscheinlichkeit, zu den Auswirkungen des Risikos und zu empfohlenen Maßnahmen auf. Hier einige häufige Risiken als Anregung für Ihr Brainstorming:

• Ressourcen: Verlust eines Teammitglieds durch Krankheit, Tod, Verletzung oder ein anderes Projekt

• Betrieb: Störungen bei Lieferungen und Abläufen, verlorener Zugriff auf benötigte Mittel oder Ausfälle im Vertrieb

• Reputation: Verlorenes Vertrauen von Kundschaft oder Mitarbeitenden oder Schaden für den Ruf der Marke

• Verfahren: Fehler bei Verantwortlichkeiten, internen Systemen oder Kontrollen

• Projekt: Budgetüberschreitung, verpasste Deadlines oder nicht erreichte Qualitätsstandards

• Finanzen: Scheitern des Unternehmens, Schwankungen am Aktienmarkt, Zinsänderungen oder fehlende Finanzierung.

• Technik: Technologische Fortschritte oder technische Ausfälle.

• Natur: Wetter, Naturkatastrophen oder Krankheiten.

• Politik: Änderungen bei Steuern, öffentlicher Meinung, Regierungspolitik oder ausländischem Einfluss.

• Strukturell: Gefährliche Chemikalien, schlechte Beleuchtung, herabfallende Kartons oder jede Situation, in der Mitarbeitende, Produkte oder Technik Schaden nehmen können.

Weitere Brainstorming-Techniken:

• Prüfen Sie Ihre Systeme, Prozesse oder Strukturen und analysieren Sie die Risiken. Erkennen Sie Schwachstellen?

• Fragen Sie andere mit anderen Blickwinkeln. Fragen Sie Ihre Teammitglieder und holen Sie Rat bei Personen ein, die ähnliche Projekte geleitet haben.

Schritt 2: Bestimmen Sie Schweregrad, Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Schweregrad Fragen Sie sich: Was ist das Schlimmste, das passieren könnte? Benennen Sie den Schweregrad so, wie es Ihnen am angenehmsten ist. In unserer Vorlage haben wir diese Stufen verwendet:

• Akzeptabel: Wenn dieses Risiko eintritt, ist trotzdem alles in Ordnung.

• Tolerierbar: Das tut weh, aber Sie sind sicher, dass sich Ihr Projekt erholt.

• Schlecht: Schlimmer geht es nicht.

Wahrscheinlichkeit Natürlich treten manche Risiken eher ein als andere, und um diese sollten Sie sich schneller kümmern. Für die Wahrscheinlichkeit haben wir drei Stufen gewählt:

• Unwahrscheinlich: Eher fliegen Schweine, als dass das passiert.

• Möglich: Sie hoffen noch, dass es nicht eintritt.

• Wahrscheinlich: Sie würden darauf wetten, dass es eintritt.

Risikoauswirkung Das ist die allgemeine Risikostufe. Sie ergibt sich aus der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schwere der Folgen. Damit priorisieren Sie Risiken und erkennen Warnsignale. So haben wir die Stufen benannt:

• Niedrig: Diese treten unwahrscheinlich ein und sind keine ernste Gefahr.

• Mittel: Das sind Bremsschwellen, die Ihr Projekt ausbremsen.

• Hoch: Ohne Gegenmaßnahmen bringen diese Ereignisse Ihr Projekt ernsthaft vom Kurs ab. Sie erfordern sofortiges Handeln.

4. Projekt-Post-Mortem-Bericht

Am Ende Ihres Projekts, ob Erfolg oder Misserfolg, ist es bewährte Praxis, ein Post-Mortem-Meeting abzuhalten. Dabei kommen Sie mit Ihrem Team zusammen, werten die Erfolge und Misserfolge des Projekts aus und gewinnen Erkenntnisse für die Zukunft. Hier können Sie fragen:

• Was lief im Projekt gut und sollte künftig wiederholt werden?

• Was lief im Projekt schlecht und sollte künftig vermieden werden?

• Was sollten wir beim nächsten Mal anders machen?

Post-Mortems sind nicht nur für große Projekte da. Sie sind ebenso nützlich für kleinere und laufende Projekte. Und Sie müssen nicht bis zum Ende eines großen Projekts warten, um von einer Team-Retrospektive zu profitieren. Planen Sie zu Beginn eines Projekts, wenn Sie den Zeitplan erstellen, kleine Post-Mortems am Ende großer Meilensteine ein. So erfährt Ihr Team, wie das Projekt vorankommt, und mögliche Probleme fallen auf, bevor sie groß werden. Es ist auch ein guter Zeitpunkt, dem Team Lektüre oder Kurse vorzuschlagen, damit alle die Fähigkeiten für erfolgreiche Projekte haben.

So führen Sie ein Projekt-Post-Mortem durch

Schritt 1: Verschicken Sie vorab einen Fragebogen. Post-Mortems dauern meist nur eine Stunde. Damit alle in Ihrem Team zu Wort kommen, gibt es den Fragebogen vor dem Meeting. Er gibt Ihrem Team auch die Gelegenheit, sich vorzubereiten und die Gedanken vorab zu ordnen. Die Agenda des Meetings sollte sich an den Antworten aus der Umfrage orientieren und sich auf die Punkte mit der größten Wirkung konzentrieren. In unserer Vorlage für den Post-Mortem-Fragebogen, die Sie hier herunterladen können, finden Sie eine Liste möglicher Fragen. Schritt 2: Organisieren Sie das Meeting. Post-Mortems sollten besser organisiert und formeller sein als ein normales Alltagsmeeting, damit Sie aus Ihrer Zeit den größten Nutzen ziehen. Wählen Sie in diesem Schritt eine neutrale Moderation, die die Diskussion leitet, für einen respektvollen Umgang sorgt und die Agenda im Blick behält. Hilfreich sind auch einige Grundregeln. Hier sind einige Beispiele zur Inspiration.

• Seien Sie konstruktiv, nicht destruktiv. Benennen Sie das Problem und konzentrieren Sie sich auf die Lösung.

• Werden Sie nicht persönlich. Es geht nicht darum, Schuld zuzuweisen oder mit dem Finger zu zeigen. Es geht darum, Herausforderungen zu besprechen und Lösungen für die Zukunft zu finden.

• Geben Sie jedem Teammitglied die Chance, die eigene Sicht darzulegen.

• Respektieren Sie die Sichtweisen der anderen.

• Decken Sie alle Bereiche ab. Finden Sie heraus, was das Projekt einfach, schwierig, angenehm oder mühsam gemacht hat.

• Erkennen Sie, wo der Prozess funktioniert und wo er hakt.

• Feiern Sie Ihre Erfolge und beheben Sie Ihre Schwächen.

Schritt 3: Legen Sie die Agenda fest. Mit einer Agenda im Voraus bewahren Sie Ihr Team davor, zu weit vom Thema abzukommen. Hier ein Beispiel für eine Agenda. Projektrückblick (15 Min.) Ein kurzer Überblick über die ursprünglichen Erwartungen und Liefergegenstände des Projekts. Er legt die Basis fest, an der Sie Erfolg und Misserfolg messen. Rückblick auf die Ergebnisse (15 Min.) Halten Sie fest, was im Vergleich zu den erwarteten Ergebnissen gut und weniger gut lief. Input der Stakeholder (30 Min.) Geben Sie Ihrem Team und Ihrer Kundschaft Raum, ihre Sicht darzulegen, warum das Projekt so verlaufen ist. Schritt 4: Dokumentieren Sie es. Bestimmen Sie eine Person für das Protokoll. Sie notiert während des Meetings die wichtigsten Punkte und schickt sie nach dem Meeting an das ganze Team. Sie muss nicht jedes Wort aufschreiben. Nur die wichtigsten Punkte.

• Alle Probleme im Projekt

• Alle Erfolge im Projekt

• Nächste Schritte und Aktionspunkte

Schritt 5: Gewinnen Sie Erkenntnisse aus den Notizen. Es hat keinen Sinn, allen Zeit mit einem Meeting zu rauben, wenn Sie anschließend keinen Ihrer Prozesse anhand der Erkenntnisse aus dem Post-Mortem ändern. Planen Sie dafür direkt nach dem Meeting Zeit ein, um die Notizen durchzugehen und die wichtigsten Erkenntnisse in einen Aktionsplan umzusetzen. Erkennen Sie beim Durchgehen der Notizen wiederkehrende Muster und ihre Ursachen. Wenn Sie einige Verbesserungsbereiche haben, entwickeln Sie ein paar Änderungen im Ablauf, die Sie im nächsten Projekt umsetzen können, um die Fehler zu vermeiden, die in diesem Projekt passiert sind. Diese Fragen helfen Ihnen beim Einstieg.

• Was müssen wir unbedingt tun? Benennen Sie das Problem und seine Auswirkungen auf Ihre Projekte.

• Was können wir jetzt dagegen tun? Entwickeln Sie Strategien, die Sie in den nächsten Monaten umsetzen können.

• Was sollten wir künftig dagegen tun? Entwickeln Sie Strategien, die Sie nach den nächsten drei Monaten umsetzen können.

Senden Sie den fertigen Aktionsplan an Ihr Team. Holen Sie Feedback und Zustimmung ein. Und dann: Umsetzen.