6 häufige Fehler im Projektmanagement

Als Projektleitung tragen Sie viel Verantwortung. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie ganze Projekte steuern und umsetzen, und schon kleinste Fehler können den gesamten Plan stark beeinträchtigen. Das kann einschüchtern. Doch es gibt einige typische Fehler, über die Sie sich vorab informieren können, damit sie Ihnen künftig nicht passieren. Wenn Sie Effizienz und Qualität Ihrer Arbeit als Projektleitung verbessern möchten, finden Sie hier häufige Fehler im Projektmanagement, die sich leicht vermeiden lassen.

1. Das Ziel oder die Ziele eines Projekts nicht richtig definieren

Ein Projekt ohne klar definiertes Ziel oder klar definierte Ziele in der ersten Planungsphase scheitert mit hoher Wahrscheinlichkeit. Das scheint etwas zu sein, woran die meisten Projektleitungen beim Aufsetzen eines Projektplans ohnehin denken. Gerade am Anfang der Laufbahn wird es aber oft übersehen.

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Wenn Sie ein Projekt zum ersten Mal zusammenstellen, ist es unbedingt nötig, das Hauptziel oder die Hauptziele zu bestimmen und mit Ihrem Team zu besprechen. So wissen Sie und Ihr Team, worauf Sie hinarbeiten und wie Sie diese Ziele erreichen. Ohne Richtung wird Ihr Projekt, und damit Ihr Team, sehr unorganisiert sein.

2. Das Projekt in der ersten Planungsphase nicht klar durchplanen

Das Problem bei Projekten ohne Planung: Ziele wirken oft zu groß, als dass Einzelne sie angehen könnten. Dann schieben Teammitglieder Aufgaben auf oder packen das Projekt falsch an. Schließlich gibt es immer mehrere Wege zum Ziel. Fehlt ein klarer Plan, können alle ihn nach Belieben auslegen. Das kann im Projekt zu großen Problemen führen.

Um Verwirrung im Team sowie mögliche Verzögerungen oder Abbrüche wegen unfertiger Projekte zu vermeiden, teilen Sie Ihr Projekt in kleine, gut machbare Aufgaben auf. So bleibt das Team leichter auf Kurs und behält sein Selbstvertrauen. Wenn alle hinter einem Plan stehen, fällt es jedem Teammitglied leichter, die eigenen Aufgaben zu erledigen und das Projekt reibungslos voranzubringen.

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Wenn Sie weitere Anleitung brauchen, lesen Sie einen Blog wie diesen neuen Projektmanagement-Blog, PM Column. Dort können Sie Fähigkeiten schärfen, die Ihnen beim Planen und Umsetzen von Projekten helfen.

3. Die falschen Mitglieder für das Projekt wählen

Ihr Team bestimmt das Ergebnis Ihres Projekts. Mit einem Team mit den passenden Fähigkeiten schließen Sie Ihr Projekt erfolgreich ab. Wählen Sie die falschen Personen aus, ein Fehler, den viele Projektleitungen am Anfang machen, wird es schwierig, das Projekt abzuschließen.

Bevor Sie Personen für Ihr Projekt auswählen, prüfen Sie sorgfältig jede ihrer Fähigkeiten und ob sie zu Ihrem Projekt passen und zu dessen Zielen. Neben den Fähigkeiten müssen Sie auch beachten, wie gut sie mit den anderen Personen in Ihrem Team zusammenarbeiten. Ein eingespieltes Team ist der wichtigste Faktor dafür, ob Ihr Projekt gelingt oder scheitert.

4. Den Zeit- oder Ressourcenbedarf eines Projekts unterschätzen

Als Projektleitung brauchen Sie Zuversicht, um ganze Teams und große Projekte zu organisieren und zu führen. Zwischen Zuversicht und Realismus verläuft jedoch eine feine Linie. Ein häufiger Fehler ist die Annahme, ein Projekt lasse sich in kürzerer Zeit oder mit einem kleineren Budget umsetzen, als die meisten Projekte dieser Größe benötigen.

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Wenn Sie sich zum ersten Mal an die Planung machen, prüfen Sie die Kosten jedes Teils Ihres Projekts und erstellen Sie ein Budget mit etwas Spielraum für unvorhergesehene Ausgaben. Sehen Sie sich dann jeden Punkt Ihres Projekts an und bestimmen Sie, wie lange jede Aufgabe dauern sollte, gemessen an den Fähigkeiten des Teams und der durchschnittlichen Arbeitszeit. Wenn Sie jeden dieser Teile bewerten und realistisch denken, sind Sie für den weiteren Verlauf gut aufgestellt.

5. Ein Projekt im Alleingang angehen

Als Projektleitung scheint es vielleicht, als hätten Sie alles in der Hand. Es stimmt: Sie sollen ein Team zusammenstellen und einen soliden Plan erstellen, damit das Projekt erfolgreich zu Ende geführt wird. Das heißt aber nicht, dass Sie Ihr Team ganz ignorieren und Ideen verwerfen sollten, die das Projekt insgesamt verbessern könnten.

Eine gute Führungskraft hört ihrem Team zu und sorgt dafür, dass alle ihre Ideen äußern und sich miteinander austauschen können. Wenn Sie Ihrem Team zuhören und darauf achten, dass es mit der Planung und Umsetzung des Projekts einverstanden ist, entstehen im Team kaum Probleme, die das ganze Projekt beeinträchtigen könnten.

6. Fehlende klare Prioritäten und fehlende Teamführung

Einerseits sollten Sie Ihre Projekte nicht mikromanagen und Ihr Team nicht frustrieren, indem Sie zu viel kontrollieren. Am anderen Ende stehen Projektleitungen am Anfang ihrer Laufbahn, die zu entspannt sind. Sie führen ihr Team nicht richtig, setzen bei den wichtigsten Aufgaben keine Prioritäten und informieren Stakeholder nicht über den Projektstatus.

Sie wollen kein Projektleiter sein, der es mit einem Projekt übertreibt. Trotzdem müssen Sie Ihr Team und dessen Aufgaben im Blick behalten, damit das Projekt nach Plan läuft. Wenn Sie sich auf Aufgaben konzentrieren, die im Moment nicht unbedingt erledigt werden müssen, oder Ihr Team machen lassen, was es will, droht das Scheitern.

Projektmanagement kann schwierig sein. Wenn Sie aber einige der Fehler kennen, mit denen andere Projektleitungen kämpfen, sind Sie besser auf den Erfolg vorbereitet. Mit diesen sechs Tipps vermeiden Sie diese Fehler und machen jedes Projekt zum Erfolg.