3 Fähigkeiten im Remote-Projektmanagement für virtuelle Teams

Schon vor der Pandemie wollten viele Menschen wissen, wie Remote-Projektmanagement funktioniert. Inzwischen setzen zahlreiche Unternehmen dauerhaft auf Remote-Arbeit oder zumindest auf einen flexiblen hybriden Arbeitsplan. Damit sind Fähigkeiten im Remote-Projektmanagement wichtiger denn je. In diesem Artikel stelle ich einige der relevantesten – und oft übersehenen – Fähigkeiten vor, mit denen Projektleitungen in diesen neuen Arbeitsumgebungen erfolgreich sind.  Sie denken vielleicht, dass Sie bereits gut im Projektmanagement sind und Ihr Können deshalb auch für Remote-Projekte reicht. Das stimmt nur zum Teil. Angenommen, Sie möchten in den Motorsport einsteigen. Sie sind sicher, dass Sie gut fahren, haben schnelle Reflexe und ein gutes Gefühl für die Maschine, sobald Sie am Steuer sitzen. Bedeutet das, dass Sie alles mitbringen, um Nascar- oder Formel-1-Rennfahrer zu werden? Natürlich nicht. Ihr fahrerisches Können ist ein Ausgangspunkt, auf dem Sie spezifisches Wissen für Ihr neues Ziel aufbauen müssen. Genau darum geht es heute: Welche speziellen Fähigkeiten im Remote-Projektmanagement ergänzen Ihr vorhandenes Wissen als Projektleitung? Ein Büro prägt Verhalten und Erwartungen so stark, dass sich bei einem Wechsel zur Remote-Arbeit vieles ändern muss. Gemeinsames Wissen im Team verbreitet sich zum Beispiel nicht mehr nebenbei. Es muss geplant und systematisch geteilt werden. Auch nonverbale Signale fallen weg. Deshalb sind Technologien wie Unified-Communications-Systeme entscheidend für gute Ergebnisse. Diese Veränderungen machen Remote-Arbeit nicht zwingend schlechter, aber sie machen sie anders – und Projektleitungen müssen sich darauf einstellen.

So bauen Sie Ihr Skill-Set für Remote-Projektmanagement auf

Viele der folgenden Fähigkeiten verbessern direkt oder indirekt die Kommunikation. Das ist kein Zufall. Kommunikation ist das Lebenselixier von Remote-Teams. Das zeigt sich immer wieder in vollständig verteilten Unternehmen wie unserem, Think Remote. Remote-Projektmanagement konzentriert sich also vor allem darauf, den Informationsfluss zwischen Teammitgliedern klar zu halten. Wenn Sie ein übergeordnetes Thema zum Verbessern suchen, dann ist es dieses: Kommunikation. Wenn im Team etwas nicht läuft und Sie den Grund nicht kennen, gehen Sie zuerst von einem Kommunikationsproblem aus. Hier sind drei Fähigkeiten im Remote-Projektmanagement, die Ihrem Team helfen, erfolgreich zu sein – egal, wo es arbeitet.

1. Gutes Schreiben

Sie fragen sich, was Schreiben mit Projektmanagement zu tun hat? Wenn Ihr Team remote arbeitet, sind Sie jetzt im Schreibgeschäft. Der Grund ist einfach: In einem Remote-Team läuft über 80 % der Kommunikation schriftlich ab. Doch selbst die klügsten Köpfe lassen in schriftlichen Nachrichten oft Informationen weg. Viele kommunizieren zu wenig und lassen Lücken, weil sie annehmen, dass alle anderen denselben Wissensstand haben wie sie selbst. Wenn Sie Kontext auslassen, erwarten Sie von den Lesenden, dass sie auch Ihre Gedanken lesen können. Deshalb lohnt es sich, besonders sorgfältig zu schreiben. Wenn Sie das nächste Mal etwas in Ihre Projektmanagement-Software tippen oder eine Nachricht im Team-Chat schreiben, lesen Sie den Text laut vor. Enthält der Satz alle relevanten Informationen? Oder fehlt Kontext? Kennen die Empfängerinnen und Empfänger den Zusammenhang? Ein Beispiel: Fast jeden zweiten Tag erhalte ich eine Nachricht wie diese: „Ich brauche dringend Input, wie wir mit dem Europa-Event umgehen.“ Ohne weitere Informationen reagiert man schnell mit: „Welches Europa-Event? Gab es ein Europa-Event?! FAHREN WIR NACH EUROPA?!“ Mit mehr Kontext wäre klar, dass es um ein Online-Event geht, das das Team im letzten Marketing-Meeting besprochen hat. Das zeigt, wie zu knappe Kommunikation zu Verwirrung und manchmal sogar zu Panik führen kann. Achten Sie deshalb beim Schreiben besonders auf Details und fördern Sie das auch in Ihrem Team.

2. Kommunikation ohne Drohwirkung

Zuerst ein Missverständnis: Hier geht es nicht nur darum, nicht zu fluchen. Fluchen am Arbeitsplatz ist nicht zwingend unangemessen, solange es humorvoll gemeint ist, niemanden beleidigt und zu den Regeln im Büro passt. Das ist der Kern: Kommunikation ohne Drohwirkung hängt ebenso von den Wörtern ab wie vom Kontext, in dem sie fallen. Stellen Sie sich vor, Sie sagen zu jemandem in Ihrem Team: „Ich glaube, Sie haben meine früheren Kommentare nicht angesehen.“ Das klingt zunächst harmlos, aber schauen wir genauer hin. „Ich glaube“ zeigt, dass Sie sich schon eine Meinung gebildet haben. Es ist nicht ganz so endgültig wie „Ich sehe“ oder „Ich weiß“, aber fast. Es bleibt kaum Spielraum. „Sie haben nicht angesehen“ unterstellt, dass die Person bewusst und absichtlich so gehandelt hat. Das ist die Grundannahme. Sie drängen die Person also in die Ecke und legen ihr die Last des Problems auf. Nun verstehen Sie, warum jemand bei einem solchen Satz leicht in die Defensive geht. Wie lässt sich der Satz weniger bedrohlich formulieren? Versuchen Sie es so: „Es sieht so aus, als hätten Sie meine früheren Kommentare übersehen.“ Dieser Satz wirkt deutlich weniger bedrohlich, weil er andere Wörter betont. „Es sieht so aus“ beschreibt eine Situation viel sanfter als „Ich glaube“. Der Schein kann schließlich trügen. Etwas zu „übersehen“ ist dagegen passiv. Das kann jedem passieren! Die Person bleibt verantwortlich, aber sie ist nicht schuldig. Tun Sie einen achtsamen Sprachgebrauch nicht als Rücksichtnahme auf Menschen ab, die einfach „dickfelliger“ sein sollten. Denn in Remote-Teams arbeiten Sie meist mit einer bunten Mischung von Kulturen zusammen. Verschiedene Kulturen „lesen“ dieselben Wörter – auch englische – sehr unterschiedlich. Was für eine Person aus Osteuropa wie eine beiläufige Bemerkung klingt, kann für jemanden aus Nordindien wie eine Beleidigung wirken. Deshalb gehört zu Ihren Fähigkeiten im Remote-Projektmanagement, kulturelle Unterschiede zu erkennen und die Kommunikation darauf abzustimmen.

3. Zeitzonen-Logistik

Im Büro ist vieles einfacher: Alle (oder fast alle) fangen zur gleichen Zeit an und hören zur gleichen Zeit auf. In einem Remote-Team verteilen sich die Menschen eher auf mehrere Zeitzonen. Diese Verteilung bringt hohes Risiko, aber auch hohen Nutzen mit sich. Sind die Zeitunterschiede ungünstig, übergibt jemand eine Aufgabe, und die nächste Person in der Kette braucht einen ganzen Tag, um sie wieder aufzugreifen. Es kann aber auch zum Vorteil des Teams werden: Eine Aufgabe wird rund um die Uhr bearbeitet, weil eine Person ihren Tag beendet, während eine andere ihren beginnt. Ihre Fähigkeiten im Remote-Projektmanagement entscheiden darüber, welches Szenario eintritt. Bei der Arbeit über Zeitzonen hinweg sollten Sie drei Arten von Informationen im Blick behalten:

1. Woran alle gerade arbeiten

2. Wie jede Aufgabe zum großen Ganzen beiträgt

3. Wann jede Person verfügbar ist

Wenn alle informiert sind und verstehen, wie ihre Aufgaben ins große Ganze passen, lassen sich Übergaben viel leichter koordinieren. Stellen Sie sich vor, wie produktiv Ihr Remote-Team sein kann, wenn eine Person arbeitet, während eine andere schläft. Wenn das keine Superkraft im Projektmanagement ist, was dann? 

Die Zukunft des Projektmanagements

Seit 2020 hat sich die Arbeitswelt für fast alle Menschen weltweit verändert. Fähigkeiten im Remote-Projektmanagement sind von einer Kuriosität zur Notwendigkeit geworden. Denken Sie darüber nach: Möchten Sie Ihre Karriere auf Unternehmen beschränken, die keine Remote-Arbeit anbieten? Natürlich nicht, und anderen geht es genauso.  Die gute Nachricht: Jeder kann diese Fähigkeiten entwickeln, und es lohnt sich. Jeder Bereich Ihres Berufs- und Privatlebens profitiert von besserer Kommunikation und einem bewussten Umgang mit Ihren Worten und Ihrer Zeit. Wenn Sie diese Fähigkeiten konsequent anwenden und ein Team leiten, steigt die Qualität der Ergebnisse spürbar.

Dies ist ein Gastbeitrag von Luis Magalhães, Gründer und Chefredakteur von Thinkremote. Louis schreibt darüber, wie man Remote-Teams aufbaut und führt und welche Vorteile die Einstellung von Remote-Mitarbeitenden bringt.