So verbessern Sie die Teamzusammenarbeit mit Video

Dies ist ein Gastbeitrag von CloudApp, einer Enterprise-App für Bildschirmaufnahmen, Screenshots und GIF-Erstellung. Die moderne Arbeitswelt verändert sich rasant. Wir entfernen uns immer weiter vom zentralen Büro, und Teams haben dadurch weniger Gelegenheiten, zusammenzuarbeiten und gemeinsam Zeit zu verbringen. Cloud-Technologien, flexible Arbeitsmodelle und anhaltende Gesundheitsrisiken bedeuten: Jede Branche steht vor tiefgreifenden Umbrüchen. Viele Führungskräfte werden vor der Herausforderung stehen, ihr Team auf demselben Stand zu halten und gemeinsam arbeiten zu lassen. Zum Glück gibt es ein verbindendes Tool, das bereits bewiesen hat, dass es Menschen hilft, sich zu konzentrieren und miteinander zu kommunizieren: die Videozusammenarbeit. Damit Video Projekte im Zeitplan hält, die Zusammenarbeit stärkt und für zufriedene Mitarbeitende sorgt, müssen Sie es mehr als nur als 90-minütiges Webinar mit einem einzigen Sprecher verstehen. Deshalb haben wir diese Einführung zusammengestellt: Welche Rolle spielt Video, wie hilft es, und wo fangen Sie an?

Zusammenarbeit klar gestalten

Schlechte Meetings sind das Schlimmste, und sie können die Teamarbeit zerstören. Die Beteiligten langweilen sich und verlieren das Interesse. Ein schlecht geführtes Meeting kann außerdem Feindseligkeit erzeugen, wenn es um Schuldzuweisungen statt um Problemlösung geht. Video ist aus unserer Sicht ein wirksames Mittel dagegen. Mehr als die Hälfte der Beschäftigten in den USA gibt an, im Team mehr zusammenzuarbeiten und produktiver zu sein, wenn sie visuelle Tools nutzen könnten. Video macht Menschen also offener für die Zusammenarbeit. Außerdem zeigt es klar, wie Teams zusammenarbeiten und kommunizieren können. In einem Videomeeting ist nicht nur eindeutig, wer gerade spricht. Ihr Team kann auch Dokumente und andere Informationen ohne Unterbrechung teilen. So ist es ganz einfach, eine Agenda und eine Aufgaben- und Zielliste zu teilen und mit allen über die dazugehörigen Ressourcen ins Gespräch zu kommen. Auch Hive Notes eignet sich dafür hervorragend: Aus einer Notiz in Hive können Sie Aktionspunkte und nächste Schritte zuweisen. Video lenkt unsere Aufmerksamkeit und bringt uns zusammen. Es geht dabei um mehr als nur um Verbindlichkeit.

Alle zur Teilnahme an der Videozusammenarbeit ermutigen

Ein großer Vorteil von Videocalls gegenüber Telefonmeetings: Sie sehen, wer im Meeting ist. Sie müssen sich nicht mehr merken, wer sich einwählen konnte und wer nicht. Das mag nach einem Kontrollinstrument klingen, ist aber vor allem ein kluges Werkzeug für mehr Beteiligung. Sie können festhalten, wer sich zu einem Thema geäußert hat, Teams erkennen und Raum für eine fundierte Diskussion schaffen. Wenn Teammitglieder eher zurückhaltend sind, erinnert Video die Führungskraft daran, gezielt Zeit für sie einzuplanen. Oder Sie bemerken einen Gesichtsausdruck, der sagt: „Ich habe eine Idee … Vielleicht funktioniert das besser … Darf ich eine Frage stellen?“  Außerdem können Tools für Videozusammenarbeit wie Vocal Video genutzt werden, um überzeugende Testimonial-Videos zu erstellen. Das ist besonders hilfreich in Teams, wenn ein Teammitglied ein Problem gelöst oder einen wichtigen Meilenstein erreicht hat. Wenn Sie diesen Erfolg als Video mit dem restlichen Team teilen, fördert das nicht nur die Zusammenarbeit. Es motiviert auch und zeigt anderen, wie man Probleme angehen kann. Mindestens 70 % unserer Kommunikation sind nonverbal. Ohne Video entgeht Ihnen in einem Call also viel. Geben Sie Führungskräften die richtigen Tools, damit sie ein kooperativeres Umfeld schaffen und diejenigen einbeziehen, die schüchtern oder zurückhaltend sind oder sich nicht beteiligen.

Zusammenarbeit per Videochat vermitteln

Jede Führungskraft weiß, dass Ziele durch Teamarbeit erreicht werden. Das können wir auch unseren Mitarbeitenden sagen. Den Unterschied macht aber, ob wir ihnen beibringen, wie man zusammenarbeitet. Zusammenarbeit braucht Orientierung. Das ist heute wichtiger denn je, weil viele Unternehmen zum ersten Mal mit Remote-Teams und Remote-Mitarbeitenden arbeiten. Zeigen Sie deshalb genau, wie Ihr Team zusammenarbeiten soll. Erklären Sie nicht nur die Technik (also etwa, wie man Zoom öffnet, in Slack Direktnachrichten schreibt oder in Hive Kommentare nutzt), sondern auch, warum das wichtig ist. Teamarbeit und Zusammenarbeit müssen Teil Ihrer Unternehmenskultur sein. Falls sie es noch nicht sind, fangen Sie heute damit an. Sprechen Sie über Ihre Unternehmensziele und Werte und darüber, warum sie Teamarbeit erfordern. Zusammenarbeit verbessert nicht nur, wie gut Sie Arbeit erledigen. Sie verteilt auch die Last und stellt sicher, dass jemand bereitsteht, wenn Sie Hilfe brauchen. Die Rolle der Videozusammenarbeit dabei: Sie hält Kommunikation und Teamarbeit persönlich. Wenn wir uns beim Bitten um Hilfe sehen, werden Teams einfühlsamer und helfen eher. Videos, GIFs und andere visuelle Inhalte machen es außerdem leichter zu verstehen, was gebraucht wird.  Denken Sie an die IT. Eine E-Mail, die ein Problem beschreibt und zusätzlich eine Bildschirmaufnahme des Geschehens enthält, räumt Sprachbarrieren sofort aus dem Weg. IT-Fachleute und Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen verwenden bei Aufgaben oder Technologien oft unterschiedliche Begriffe. Wenn wir dieselbe Technik nutzen oder dasselbe Anliegen haben, kann Video eine universelle Sprache sein. Wenn Sie also nicht gerade hervorragende E-Mail-Vorlagen für das SaaS-Onboarding nutzen und alles ausführlich schriftlich erklären, ist ein Videochat oft die beste Lösung. Der Lerneffekt besteht darin, Ihrem Team zu zeigen, wie es mit Video einen Screenshot macht, ein GIF erstellt oder einfach im Meeting den Bildschirm teilt, um etwas zu verdeutlichen. Gehen Sie Ihre Workflows durch und suchen Sie weitere Möglichkeiten, bei denen Video helfen kann:

• Bei Blogbeiträgen oder Marketingmaterial können Designer und Autorinnen früh zusammenarbeiten und so die Erstellung von Inhalten beschleunigen. Wenn Sie den Vertrieb per Videocall einbinden, sobald die Produktion bereit ist, sieht er, wie das Asset entsteht, und kann Wege finden, es oder verwandte Assets für Kampagnen zu nutzen.

• Meetings mit Video halten die Beteiligten bei der Sache und sorgen für Aufmerksamkeit. Außerdem lässt sich so gut zeigen, was wichtig ist: Wenn alle gelangweilt wirken oder die Kamera ausschalten wollen, hätte das vielleicht eine E-Mail sein können.

• In Schulungen als Videocalls und Konferenzen mit Bildschirmfreigabe lassen sich Fragen klären, und alle können Fragen zu einem Prozess stellen. Außerdem können die Teilnehmenden Tipps und Tricks austauschen, sodass alle Ihre Technik besser nutzen.

• Verbessern Sie Zusammenarbeit und Arbeitsergebnisse, indem Sie Ihrem Team danken. Möchten Sie es besonders machen? Nehmen Sie sich Zeit, die Botschaft aufzunehmen, und teilen Sie sie im Hive-Channel. So ist es ein öffentlicher Dank, der zugleich persönlich ist und zeigt, dass Sie sich die Zeit genommen haben, ihn eigens für das Team zu gestalten.

Zusammenarbeit = Spaß 

Jetzt kommt der gute Teil. Video ist äußerst fesselnd und kann richtig Spaß machen. Das gilt für Livestreams und aufgezeichnete Videos ebenso wie für animierte Bilder und GIFs. So kann Ihr Team gemeinsam spielen und sich austauschen. Gemeinsamer Spaß verbessert die Zusammenarbeit, macht Teams kreativer, fördert positive Begegnungen und macht Ihre gesamte Belegschaft produktiver. Was können Sie also mit Video machen? Zum Glück gibt es viele unterhaltsame Möglichkeiten:

• Videocalls und Konferenzen mit Spielen und Teambuilding-Übungen. Seien Sie gemeinsam albern, veranstalten Sie eine visuelle Schnitzeljagd oder „Ich sehe was, was du nicht siehst“ und vieles mehr.

• Teilen Sie (passende) YouTube-Videos, die Ihnen gefallen, in Unternehmens-Channels in Hive oder Slack, die für Nicht-Arbeitsthemen gedacht sind.

• Erstellen Sie ein Video, das Ihr Produkt erklärt. Überlegen Sie dabei, wie Sie Dinge einbauen, die Sie mögen, und nutzen Sie After-Effects-Vorlagen, um die Wirkung Ihrer Videos zu verstärken. Hier ist ein Fulfillment-Unternehmen, das Game of Thrones nutzt, um seinen Service zu erklären.

• Erstellen Sie ein lustiges GIF darüber, wie Sie im Homeoffice Dinge anders machen, ob beim Kaffeekochen, beim Kopieren oder wenn die Katze einspringt und nach Ihren TPS-Berichten fragt.

• Bitten Sie alle, ein Foto ihres Arbeitsplatzes oder ihrer Aussicht zu schicken, und erstellen Sie eine bewegte Collage.

Spielen Sie bei der Arbeit. Wenn Sie alle für ihre Jobs und ihre Projekte begeistern, erzielen Sie in der Regel bessere Ergebnisse und mehr Aufgaben werden pünktlich abgeliefert. Außerdem regt es dazu an, sich auszutauschen und zusammenzuarbeiten, weil sich leicht sicherstellen lässt, dass alle dabei sind.

Neue Zusammenarbeit ist eine Ergänzung

Ein Punkt noch zur Zusammenarbeit, jetzt, da die Welt mehr Remote-Arbeit in Betracht zieht: Besonders wenn Sie Live-Videochat einbeziehen, ist sie eine neue Art, sich zu vernetzen. Wenn Ihr Team Video nutzt, um zusammenzuarbeiten, sollten Sie das als etwas Neues behandeln und nicht als Ersatz für bestehende Kommunikation. Das gilt besonders für Meetings. Neue Zusammenarbeit ist eine Schicht, die Sie auf die bestehende Arbeit legen. Sie können Ihrem wöchentlichen Standup-Meeting ein Videoelement hinzufügen, um die Beteiligung zu fördern und Projektstände besser zu zeigen. Dennoch sollten Sie Ihr Team auch außerhalb dieser Standardmeetings dazu ermutigen, zusammenzuarbeiten, Videos zu erstellen, Inhalte zu teilen und sich mehr auszutauschen. Die Arbeitswelt verändert sich, und Video wird in vielen Fällen das kurze Vorbeischauen am Schreibtisch ersetzen. Wenn das auf Ihr Unternehmen und Team zutrifft, fördern Sie neue Aktivitäten, die diese Begegnungen ersetzen oder nachbilden, statt sie in bestehende Meetings zu quetschen.

Die richtigen Tools bereitstellen

All das setzt voraus, dass Sie die richtigen Video-Tools zur Verfügung haben. Das heißt: Führungskräfte und Teammitglieder brauchen Zugang zu einem Videokonferenz-Tool, ob Sie nun am liebsten in Zoom tagen, GoToMeeting nutzen oder etwas anderes. Stellen Sie dann sicher, dass alle ihren Bildschirm aufnehmen können. Die meisten Systeme bringen dafür eigene Tools mit, etwa QuickTime auf dem Mac. Windows versteckt sein Tool etwas mehr: Ein Bildschirmrekorder steckt in der Xbox Game Bar. Mit dem Tastenkürzel Windows-Taste + Alt + R starten Sie eine Aufnahme, und ein anklickbares Pop-up führt Sie nach dem Ende zum Speicherort. Wenn Sie diese Bildschirmaufnahmen oder Tutorials auf Youtube teilen möchten, können Sie außerdem einen Youtube-Video-Maker nutzen, um vorhandene Videodateien zu bearbeiten und anzupassen. Mit einem Youtube-Thumbnail-Downloader können Mitarbeitende zudem Vorschaubilder speichern, wenn diese wichtige Informationen zum Meeting enthalten, etwa Diagramme oder Titelseiten.  Es gibt auch Tools wie CloudApp, die Ihnen und Ihrem ganzen Team Zugriff auf spezielle Collaboration-Tools, GIF- und Video-Ersteller sowie Collage-Maker geben und sich mit CRMs und anderer Software integrieren lassen, sodass Sie Inhalte teamübergreifend oder mit Kunden teilen können. Wählen Sie eine Lösung, mit der sich Videos und Bilder einfach aufnehmen, erstellen und teilen lassen, damit Ihr Team nur ein einziges neues Tool lernen muss. Videozusammenarbeit kann eine großartige Chance sein, dass Ihr Team sich einbringt, ein bisschen Spaß hat und zusammenarbeitet. Solche Begegnungen helfen nicht nur der Leistung. Sie sorgen auch dafür, dass Mitarbeitende gern in Ihrem Unternehmen arbeiten, und genau das wünscht sich jede gute Führungskraft.