Was ist Aufgabenmanagement?

Ein Projekt zu leiten und ein Team ins Ziel zu bringen, kann eine echte Herausforderung sein. Doch es ist längst bekannt, dass  es eine der besten Methoden ist, ein Ziel in überschaubare, kleine Schritte zu zerlegen, um Dinge zu erledigen.

Jedes Unternehmen, jede Büroleitung, jede Projektleitung und jeder Macher im Homeoffice hat schon einmal eine To-do-Liste voller Aufgaben erstellt. Ob sie es merken oder nicht: Wer gern Listen abarbeitet, nutzt ständig Strategien des Aufgabenmanagements. Und wenn ohnehin alle unbewusst danach arbeiten, warum nicht mit kleinen Anpassungen das Aufgabenmanagement besser nutzen, für mehr Verantwortlichkeit, Organisation und Produktivität?

Aufgabenmanagement erklärt

Aufgabenmanagement ist der grundlegende Prozess, die Arbeit eines Tages in zu erledigende Aufgaben aufzuteilen. Zum Management gehören das Anlegen dieser Aufgaben, die Zuweisung jeder Aufgabe an eine Person zur Erledigung, die Verfolgung des Fortschritts und fundierte Entscheidungen auf Basis des Status dieser Aufgaben.

Aufgabenmanagement vs. Projektmanagement

Aufgabenmanagement und Projektmanagement haben einige übergreifende Gemeinsamkeiten (und ja, auch Überschneidungen). Sie sind aber nicht dasselbe! Ein Projekt von einer Aufgabe zu unterscheiden, ist ganz einfach. Fragen Sie sich: „Muss dieser Punkt zusammen mit anderen Dingen erledigt werden, um ein Ziel zu erreichen?“ Lautet die Antwort Ja, haben Sie eine Aufgabe. „Die Küche putzen“ und „Zuckerplätzchen backen“ sind zum Beispiel Aufgaben, die zum größeren Projekt „Für die Feiertage dekorieren“ gehören.

Zusammengefasst ist Aufgabenmanagement oft ein wesentlicher Teil des Projektmanagements. Der Umfang des Projektmanagements ist aber viel größer als die einzelnen Aufgaben auf einer To-do-Liste, die für das Aufgabenmanagement genutzt wird. Viele Aufgaben bilden ein Projekt, aber ein Projekt selbst sollte nicht als Aufgabe gelten.

Was passiert also, wenn man Aufgabenmanagement mit Projektmanagement verwechselt? Wenn umfangreiche Projektmanagement-Aufgaben zwischen kleineren, gezielteren Aufgaben stehen, kann das für viel Verwirrung sorgen. Wer Aufgaben verwaltet und sich zu sehr auf Projekte konzentriert, bremst unter Umständen die Gesamtproduktivität und verzögert die Erledigung. Wer als Projektleitung zu viel Zeit mit der Verwaltung von Aufgaben verbringt, verliert womöglich die übergeordneten Ziele des Projekts aus dem Blick.

Aufgaben erledigen ...

Jeder hat eigene bevorzugte Strategien, um Aufgaben zu managen. Erfolgreiche Anwender greifen zum Beispiel auf diese Strategien zurück:

1. Kanban-Boards

Beliebt bei allen, die visuelle Hinweise schätzen: Mit Kanban-Boards teilen Sie Ihre Aufgaben auf drei Spalten auf:

• Zu erledigen

• In Bearbeitung

• Erledigt

Diese Spalten zeigen auf einen Blick, wie Sie bei den Aufgaben vorankommen. Außerdem helfen sie, die Menge der Arbeit in Bearbeitung zu verringern oder zu begrenzen.

Ein großer Vorteil von Kanban-Boards: Sie funktionieren auch mit minimalen Mitteln. Für ein Kanban-Board, das das ganze Büro den Tag über im Blick hat, brauchen Sie nur Haftnotizen und eine glatte Fläche (etwa eine Wand oder ein Whiteboard).

Natürlich gibt es online ausgereiftere Optionen wie Hive. Doch die Einfachheit und Zugänglichkeit von Kanban-Boards machen sie zu einer der beliebtesten Methoden des Aufgabenmanagements.

1. Zeitzuteilung

Manche Menschen organisieren ihre Aufgaben lieber, indem sie sie mit dem Zeitaufwand für die Erledigung kennzeichnen. Wer die Methode der Zeitzuteilung nutzt, sortiert seine Aufgaben zum Beispiel in Kategorien wie „15 Minuten“, „30 Minuten“, „1 Stunde“, „1 Tag“ und so weiter. So lassen sich Aufgaben mühelos effizient erledigen, egal wie viel (oder wenig) Leerlauf zwischen anderen Verpflichtungen im Kalender bleibt.

Das ist eine gute Möglichkeit, Aufgabenlisten zu überblicken und einen überfüllten Zeitplan zu vermeiden. Doch den nötigen Zeitaufwand für jede Aufgabe festzulegen, kann selbst eine Herausforderung sein. Fällt es Ihnen schwer, die Dauer einer Aufgabe einzuschätzen, ist eine andere Methode womöglich besser. So vermeiden Sie zusätzlichen Zeitaufwand für Ihre Aufgaben.

1. Gantt-Diagramme

Wie Kanban-Boards bieten auch Gantt-Diagramme eine Möglichkeit, Aufgaben visuell zu managen. Statt der Spalten eines Kanban-Boards nutzen Gantt-Diagramme sowohl Spalten als auch Zeilen. Darin listen sie Aufgaben auf und weisen jeder eine erwartete Dauer zu. So behalten Sie die Arbeitslast im Griff, weil Sie Überschneidungen erkennen. Gleichzeitig sehen Sie das große Ganze: wie viele Aufgaben zusammen zum Projektabschluss führen.

Man könnte sagen, Gantt-Diagramme sind die perfekte Verbindung aus Kanban-Boards und Methoden der Zeitzuteilung. Sie listen Aufgaben auf und planen sie zugleich, und deshalb sind sie so beliebt.

1. Bullet Journals

Das Bullet Journaling entstand für das Aufgabenmanagement im persönlichen Bereich. Dennoch ist keine Liste von Methoden des Aufgabenmanagements ohne es vollständig. Warum? Weil sich die Grundprinzipien des Bullet Journaling auch auf große Projekte übertragen lassen. Es ist eine ausgezeichnete Übung für das Aufgabenmanagement im Beruf.

In einem Bullet Journal werden Einträge traditionell in Aufgaben, Termine und Notizen unterteilt. Mit einer Legende aus einfachen Punkten und Pfeilen markieren Anwender Aufgaben als erledigt, abgebrochen oder auf den nächsten Tag oder die nächste Woche verschoben.

Bullet Journals lassen sich stark individualisieren, und es ist völlig in Ordnung, wenn sie etwas unordentlich aussehen. Damit können Sie Ihre Gedanken ordnen und einen Ausgangspunkt für ein wirksameres, überarbeitetes Management im Berufsalltag schaffen.

... mit ein bisschen Hilfe

Natürlich wäre es nicht Ende 2019, wenn es nicht zahlreiche Tech-Tools gäbe, die das Aufgabenmanagement einfacher und effizienter machen. Es gibt sogar so viele Tools für das Aufgabenmanagement, dass allein die Auswahl und Einführung eines Programms schon eine Aufgabe für sich sein kann!

Hier sind einige der beliebtesten Optionen, mit denen erfolgreiche Führungskräfte täglich arbeiten.

1. Hive

In nur wenigen Jahren ist Hive zu einem der effektivsten und wettbewerbsfähigsten Tools für das Aufgabenmanagement geworden. Dank vieler Funktionen und einer ansprechenden Oberfläche managen Anwender ihre Aufgaben (und Projekte) so, wie es für sie und ihr Team am sinnvollsten ist. Hive bietet zum Beispiel digitale Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und mehr für die Verwaltung von Aufgaben.

Zusammenfassungen, Vorlagen, Formulare und mehr als tausend Integrationen mit anderen Anwendungen machen Hive zu einer hervorragenden Wahl für alle, die die Kommunikation im Team in den Mittelpunkt stellen möchten.

1. ClickUp

ClickUp ist eine kostenlose oder kostenpflichtige Anwendung. Damit listen Sie Aufgaben auf, kommunizieren in der App mit anderen Teammitgliedern, erstellen Zeitpläne, setzen Erinnerungen und listen Ziele auf. Außerdem haben Dokumente und Tabellen in der App ein eigenes Zuhause, für eine echte All-in-one-Lösung.

1. Trello

Wer die visuelle Art und die Spalten von Kanban-Boards mag, wird Trello lieben. Das Tool passt perfekt, wenn ein Kanban-Board genügt, um eine Reihe von Aufgaben zu managen. Trello ist vielleicht nicht so komplex wie andere Tools für das Aufgabenmanagement, aber das muss nichts Schlechtes sein! Die Einfachheit und die leichte Bedienung machen es zu einer beliebten Option für das alltägliche Aufgabenmanagement.

Am Ende gibt es nicht den einen richtigen Weg, Aufgaben zu managen. Jeder Macher hat eigene Vorlieben, wie sich diese Methoden und Technologien kombinieren lassen. Entscheidend ist die Effizienz, und die erreichen Sie mit jeder Kombination der oben genannten Tools für das Aufgabenmanagement! Verraten Sie uns in den Kommentaren, welche weiteren Methoden des Aufgabenmanagements Sie nutzen.