Was ist ein Gantt-Diagramm? Ihre Projekt-Roadmap sichtbar machen

Besonders in den letzten zwei Jahrzehnten setzen immer mehr Teams bei Projektplanung und Reporting auf einen visuellen Ansatz. Mit dem Aufkommen von Lean, Agile, Wasserfall und vielen weiteren Methoden des Projektmanagements haben sich Gantt-Diagramme als König der Roadmap-Visualisierung etabliert.

Wenn Sie wenig Erfahrung mit der Steuerung komplexer Projekte und mit Projektmanagement-Tools haben, wirken Gantt-Diagramme vielleicht einschüchternd. Doch Gantt-Diagramme sind gar nicht neu. Einfach gesagt ist ein Gantt-Diagramm ein Balkendiagramm, das einen Projektplan als Zeitblöcke darstellt.

Gantt-Diagramme sind nützliche Werkzeuge, um viele Arten von Projekten sichtbar zu machen, ob klein oder groß und in ganz unterschiedlichen Branchen. Sie möchten wissen, wie Sie Gantt-Diagramme für Ihr nächstes Projekt erfolgreich einsetzen? Wir erklären die Grundlagen: was ein Gantt-Diagramm ist, wie Sie mit Technologie eines erstellen und welche Vorteile Ihr Team davon hat.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Gantt-Diagramme wurden Anfang der 1910er-Jahre von ihrem Namensgeber Henry Gantt erfunden. Gantt war Unternehmensberater und Maschinenbauingenieur und bekannt für seine Beiträge zum wissenschaftlichen Projektmanagement. Das Gantt-Diagramm sollte es Vorarbeitern und anderen Vorgesetzten in der Fertigung so einfach und intuitiv wie möglich machen, sofort zu erkennen, ob ein Projekt im Zeitplan, vor dem Zeitplan oder hinter dem Zeitplan liegt. In einem Gantt-Diagramm stehen die Aufgaben auf der vertikalen Achse, während die horizontale Achse Zeitintervalle zeigt, die als horizontale Balken für verschiedene Zeiträume dargestellt werden. Stellen Sie sich ein neues, verbessertes Balkendiagramm für Ihren Projektzeitplan vor. Ein Gantt-Diagramm zeigt Startdatum, Enddatum und Zusammenfassung eines Projekts, stellt den Projektstrukturplan dar und zeigt die Beziehungen zwischen den einzelnen Aktivitäten, die zum selben Projekt oder zur selben Projektgruppe gehören.

Als es eingeführt wurde, war das Gantt-Diagramm ein einfacher Weg, Schichten zu planen. Heute wird es breiter eingesetzt als je zuvor, in einem Umfang, den Henry Gantt wohl nicht erwartet hätte.

Wie moderne Technik Gantt-Diagramme einfach macht

Fast das ganze 20. Jahrhundert hindurch wurden Gantt-Diagramme für das Projektmanagement von Hand erstellt. Dieser mühsame Prozess war eine große Hürde für die breite Nutzung. Bei jeder Änderung musste das gesamte Diagramm von Hand neu gezeichnet werden. Wie Sie sich denken können, war das etwas umständlich.

Zum Glück machen heutige Programme es viel einfacher, Gantt-Diagramme zu erstellen und anzupassen, und sie sind in mehrere beliebte Projektmanagement-Lösungen integriert. Ihre Beliebtheit ist stark gestiegen, vor allem als Alternative oder Ergänzung zur anderen beliebten Option, den Kanban-Boards.

Wer profitiert am meisten von Gantt-Diagrammen?

Gantt-Diagramme werden in vielen Branchen genutzt, um sowohl die Herstellung physischer Produkte als auch die Entwicklung von Software und anderen weniger greifbaren Ergebnissen zu verfolgen.

Die besondere Struktur eines Gantt-Diagramms, die auf die Verfolgung zusammenhängender Projektbestandteile über die Zeit ausgerichtet ist, eignet sich für viele Branchen und Projektarten, darunter:

• Softwareentwicklung

• Produktentwicklung

• Marketing

• Ingenieurwesen

• Bauwesen

Projektzeitpläne mit Gantt-Diagrammen verfolgen

Gantt-Diagramme sind ein hervorragendes Projektmanagement-Tool für Marketing-Teams, Softwareentwickler und andere Gruppen, die Ergebnisse liefern müssen. Sie machen alle Aspekte eines einzelnen Projekts sichtbar und systematisch, sorgen für Ordnung und zeigen den Fortschritt über die Zeit.

Es gibt zahlreiche Software-Tools, viele davon cloudbasiert und online verfügbar, mit denen Sie Gantt-Diagramme einfach erstellen und ändern.

Bevor Sie beginnen, brauchen Sie jedoch einen detaillierten Projektplan. Er sollte eine Reihe von Aufgaben enthalten, die voneinander abhängen und in einer bestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden müssen.

Das Projekt als Ganzes hat ein Startdatum, das dem Start der ersten Aufgabe im Prozess entspricht, und ein Enddatum, das dem Ende des letzten Teils entspricht.

Um das abzubilden, können Sie einen sogenannten Projektstrukturplan nutzen. Er zerlegt ein Projekt in einzelne Variablen, die Sie über ein Gantt-Diagramm organisieren können.

Der Projektstrukturplan zeigt:

• Jedes einzelne Element innerhalb eines Projekts

• Wie die Arbeit auf die verschiedenen Elemente verteilt ist

• Wie Budget und Kosten verteilt sind

• Wie Projektabschnitte weiter in kleinere Unterabschnitte unterteilt werden.

Hier sehen Sie zum Beispiel eine Vorlage für einen Projektstrukturplan

PROJEKTNAME

• Aufgabe 1

  • Unteraufgabe A

  • Unteraufgabe B

  • Unteraufgabe C

• Aufgabe 2

  • Unteraufgabe A

  • Unteraufgabe B

• Aufgabe 3

  • Unteraufgabe A

  • Unteraufgabe B

  • Unteraufgabe C

  • Unteraufgabe D

  • Unteraufgabe E

• Aufgabe 4

Das Diagramm nimmt jede dieser Aufgaben und Unteraufgaben und trägt sie einzeln über der Zeit auf. So zeigt es ihren Fortschritt, ihre Verbindungen untereinander und die Hierarchie, in die sie eingebettet sind.

Mit Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel oder Google Sheets können Sie ein einfaches Gantt-Diagramm erstellen. Meist ist es aber einfacher, ein spezielles Programm für Gantt-Diagramme zu nutzen oder eine Projektmanagement-Software, die sie als integrierte Funktion bietet (bei größerem Umfang wird Google Sheets schnell unhandlich).

So erstellen Sie Ihr Diagramm.

• Legen Sie die übergeordneten Projektziele fest. Dazu gehören Startdatum, Enddatum und wichtige Meilensteine des Projekts.

• Erstellen Sie Aufgaben und legen Sie die Dauer jeder Aufgabe fest.

• Weisen Sie den Aufgaben Ressourcen zu. Fügen Sie jeder Aufgabe Verantwortliche hinzu, damit Ihr ganzes Team weiß, woran es arbeiten soll.

• Verknüpfen Sie abhängige Aufgaben. Gantt-Diagramme zeigen, wie die Teile eines Projekts zusammenhängen. Manche Aufgaben hängen von anderen ab. Zum Beispiel können Sie Unteraufgabe 2A vielleicht erst starten, wenn Unteraufgabe 1C abgeschlossen ist.

Gantt-Diagramme: Komplexe Projekte effektiv steuern

Anfangs können sie überwältigend wirken, denn sie sind nicht das einfachste Projektmanagement-Tool. Es kann etwas dauern, bis Sie diese ungewöhnlich detaillierte Darstellung von Projektzeitplänen und Fortschritt der Unteraufgaben lesen und erstellen können.

Bei Projekten mit vielen beweglichen Teilen geben Gantt-Diagramme Ihnen aber die nötige Freiheit und Detailtiefe, um alles effizient und genau zu verfolgen.

So erstellen Sie Gantt-Diagramme in Hive

Beim Start eines neuen Projekts ist es entscheidend, die Hierarchie zu strukturieren, um Aktionen, Prioritäten und Deadlines im Blick zu behalten. Damit diese Daten geordnet bleiben, bietet Hive sechs verschiedene Layouts. Die Gantt-Ansicht ist der ideale Weg, um einzuschätzen, wie lange ein Projekt dauert, und die Schritte dorthin zu visualisieren. So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Hive:

• Öffnen Sie den Projekt-Navigator und wählen Sie +New Project

• Geben Sie einen Titel ein und fügen Sie nach Bedarf Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Anhänge hinzu

• Wählen Sie die Freigabeeinstellungen (mehr dazu lesen Sie hier)

• Wählen Sie „Gantt View“ als Projekt-Layout und klicken Sie auf „Create“

• Ihr neues Gantt-Projekt wird geöffnet. Klicken Sie auf +Add an action, geben Sie den Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste. Klicken Sie anschließend im Gantt-Diagramm, um Start- und Enddatum festzulegen. 

• Schon steht Ihr Projektplan! 

Gantt-Ansicht anpassen

Wenn Sie in Hive eine Gantt-Ansicht erstellt haben, können Sie sie auf vielfältige Weise anpassen. Sie können die Zeitleiste ändern, in den Vollbildmodus wechseln, Verantwortliche ändern, eine Aufgabe abschließen, Unteraktionen ausblenden, Abhängigkeiten hinzufügen, alle Aktionen aufklappen und exportieren. Sehen Sie sich alle diese Anpassungen der Gantt-Ansicht in Aktion an.

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