So gewinnen Sie die Kontrolle zurück, wenn Sie zu viel Arbeit haben

Sie schauen auf Ihre Wochenplanung und spüren Unruhe – wieder eine Woche mit zu viel Arbeit. Doch sind Ihre Aufgaben wirklich so schwierig, oder überfordert Sie vor allem der Gedanke, überlastet zu sein? Vielleicht glauben Sie, zu viel zu tun zu haben. In Wirklichkeit reichen oft ein kleiner Perspektivwechsel und etwas Zeitmanagement, damit Sie Ihren Arbeitstag wieder selbst bestimmen.

Zu viel Arbeit oder die falsche Arbeit?

Möglicherweise arbeiten Sie gar nicht zu viel. Vielleicht erledigen Sie nur zu viele Stunden am Stück die falsche Art von Arbeit.

Eine Studie der Harvard Business Review zeigt: 41 % der Wissensarbeitenden verbringen Zeit mit Aufgaben, die ihnen wenig persönliche Zufriedenheit geben, weil andere sie genauso gut erledigen könnten. Dazu zählen Schreibtischarbeit oder „Büro-Hausarbeit“, zu viele Meetings und ineffektive abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Die Befragten stuften diese Aufgaben als wenig wertvoll für das Unternehmen ein und sahen für sich selbst keinen persönlichen Nutzen darin.

Trotzdem fühlen Sie sich diesen Aufgaben vielleicht verpflichtet, weil Sie ein hilfsbereites Teammitglied sein wollen. In vielen Unternehmenskulturen ist es wichtig, dass alle am gleichen Strang ziehen. Ein Teilnehmer der Harvard-Studie sagte es so: „Ich will beschäftigt und produktiv wirken. Das Unternehmen schätzt Teamplayer.“

Auch wenn die Aufgaben langweilig, wenig wertvoll oder für Sie unpraktisch sind, halten Sie also durch. Es ist ja einfacher, den Kopf einzuziehen und seinen Teil zu erledigen, als mit Vorgesetzten oder Kolleginnen und Kollegen unangenehme Gespräche über den Workflow zu führen.

Zu viel Arbeit oder zu viel Zeit?

Außerdem haben Sie vielleicht gar nicht zu viel Arbeit. Möglicherweise arbeiten Sie nur zu lange und nutzen Ihre Zeit nicht effektiv. Wir alle kennen die Studie, nach der die Produktivität stark sinkt, wenn Beschäftigte mehr als 50 Stunden pro Woche arbeiten. Wer das Gefühl hat, zu viel Arbeit zu haben, arbeitet jedoch abends und am Wochenende. Laut der Studie führt das zu einer geringeren Leistung pro Stunde. Leider scheint es oft der beste Weg, mehr Stunden zu arbeiten – dabei richtet das möglicherweise mehr Schaden an als Nutzen. Das Gefühl der Dringlichkeit bei Deadlines, Aufgaben oder Meilensteinen entsteht letztlich in der Unternehmenskultur, die sich selbst verstärkt. Wird eine routinemäßige Datenübertragung genauso behandelt wie ein riesiges Projekt, stehen Mitarbeitende ständig unter Zeitdruck, selbst wenn sie nur mäßig viel zu tun haben. Wenn Kolleginnen, Kollegen oder Vorgesetzte im Büro zur Eile drängen, erzeugt das Ängste, Minderwertigkeitsgefühle und Groll – und die Arbeit fühlt sich oft unnötig auszehrend an. Auch bei viel Arbeit gilt: Die psychische Angst, die Ihnen wie eine dunkle Wolke folgt, lässt selbst die kleinsten Aufgaben unüberwindbar wirken.

Wie gehen Sie mit zu viel Arbeit um?

Wenn Sie den Eindruck haben, zu viel Arbeit zu haben, gibt es einige Wege, wie Sie wieder mehr Selbstbestimmung gewinnen – ohne Ihre Leistung oder Ihre Beziehungen im Team zu gefährden.

Reduzieren Sie Schreibtischarbeit

Wenn Sie in Schreibtischarbeit versinken, arbeiten Sie klug statt hart. Sie werden Freude daran finden, Arbeit zu automatisieren, zu delegieren oder ganz zu lassen, wenn sie Ihren Zielen nicht dient. Die bereits erwähnte Harvard-Studie ergab: Wer bewusst versuchte, weniger Zeit für wenig wertvolle Aufgaben oder Meetings aufzuwenden, räumte im Durchschnitt sechs Stunden Verwaltungsaufgaben und zwei Stunden Meetings aus dem Kalender.

Wenn Sie solche Aufgaben aus Ihrem Zeitplan streichen, fühlen Sie sich nicht nur weniger beschäftigt. Sie fühlen sich auch weniger ausgelaugt. Delegieren geht sorgfältig, freundlich und mit gegenseitigem Respekt. Beim Automatisieren starten Sie klein und suchen ein Tool, das für Sie funktioniert, ohne dass andere im Team mitmachen müssen. Sie können außerdem nach Tricks und Tipps für die Software suchen, die Ihr Team gerade nutzt, und Ihre Funde teilen. So muss niemand mehr das Gefühl haben, zu viel Arbeit zu haben.

Werden Sie langsamer und handeln Sie bewusst

Auch wenn Deadlines oder Meilensteine drängen: Ein weiterer Weg, sich nicht überfordert zu fühlen, ist, das Tempo zu drosseln. Eine Studie aus dem Buch Off the Clock: Feel Less Busy While Getting More Done zeigt: Je mehr Zeitdruck Beschäftigte durch Unternehmenskultur oder Führung spüren, desto mehr Stunden arbeiten sie. Das ist etwas widersprüchlich, denn Daten zeigen auch, dass die Produktivität in der achten Stunde drastisch sinkt. Und zwar in der achten Stunde des Arbeitstags.

Wenn Sie sich vom Tempo Ihrer Kolleginnen, Kollegen oder Ihrer Führungskraft gefangen fühlen, führen Sie ein ernstes Gespräch darüber, was Zeitdruck für die Qualität der Arbeit bringt. Verschaffen Sie sich ein Bild davon, wie alle über den Workflow denken, und übernehmen Sie die Dringlichkeit Ihres Teams nicht einfach, ohne darüber nachzudenken. Vielleicht wird das Gespräch über Ihre Arbeitsweise zum Wendepunkt in Ihrer Zusammenarbeit.

Erledigen Sie Aufgaben mit geringem Wert

Möglicherweise können Sie wenig wertvolle Aufgaben weder automatisieren noch delegieren noch streichen, weil sie das Fundament für Ihre kreativeren Projekte bilden. Das heißt aber nicht, dass Sie sich von zu viel Arbeit erdrückt fühlen müssen. Tools zur Selbsteinschätzung helfen Ihnen, die Prioritäten Ihrer To-do-Liste zu bestimmen. So verteilen Sie Ihre Aufgaben so, dass Sie sich nicht überfordert fühlen.

Außerdem können Sie beschäftigt sein, ohne sich gestresst zu fühlen, indem Sie ruhige Phasen im Tagesverlauf sinnvoll nutzen. Planen Sie Pausen ein und nehmen Sie sie bewusst: einen Spaziergang, einen Snack oder eine kurze Meditation. Zusätzlich können Sie eine kurze Liste mit Aufgaben führen, die nur wenig Zeit brauchen. Haben Sie ein paar freie Minuten, haken Sie diese Aufgaben ab. Am Ende des Tages haben Sie das Gefühl, viel geschafft zu haben, ohne sich gestresst zu fühlen.