Wie die 4 Ds des Zeitmanagements Ihre To-do-Liste retten können

Studien zeigen, dass effektives Aufgabenmanagement die Arbeitsleistung und das Wohlbefinden steigert. Leider gibt es so viele Zeitmanagement-Techniken, dass die Suche nach der passenden schnell überfordert. Halten Sie es einfach: Mit den 4 Ds des Zeitmanagements haken Sie jeden Punkt Ihrer To-do-Liste effizient und erfolgreich ab.

Was sind die 4 Ds des Zeitmanagements?

Die 4 Ds des Zeitmanagements sind eine Technik, die Daniel Johnson für sein Buch von 1991 entwickelt hat, Career Comeback: Taking Charge of Your Career. Bekannt wurden sie aber erst neun Jahre später durch Jack Canfield, einen Unternehmenstrainer, Unternehmer und Mitautor der Reihe Chicken Soup for the Soul. Für Canfield sind die 4 Ds eine Eselsbrücke für vier Kategorien, mit denen sich Aufgaben schneller bearbeiten und Prozesse straffen lassen.

Die 4 Ds sind:

- Do it now (sofort erledigen)

- Defer it (verschieben)

- Delegate it (delegieren)

- Dump (or delete) it (verwerfen oder löschen)

Diese einfache Methode zur Aufgabenverwaltung wird überall eingesetzt, von Führungskräfte-Workshops bis zur Inbox-Zero-Methode. Laut Canfield wird eine Aufgabe, sobald sie einer dieser vier Gruppen zugeordnet ist, entweder wichtig oder unwichtig. Diese automatische Priorisierung hilft Ihnen, einen festen Ablauf für eingehende Aufgaben zu entwickeln.

1. Verschieben

Das erste zentrale Element der 4 Ds des Zeitmanagements ist das Verschieben von Aufgaben. Verschieben heißt nicht, dass Sie die Aufgabe irgendwann später erledigen. Dann häufen sich die Pflichten an, und es entstehen unnötiger Stress und eine überwältigende Arbeitslast. Viele folgen der Zwei-Minuten-Regel: Dauert eine eingehende Sofortaufgabe, etwa eine E-Mail oder die Bitte eines Kollegen, länger als zwei Minuten, tragen Sie sie für einen anderen Zeitpunkt in Ihren Kalender ein.

Diese Regel funktioniert allerdings nicht für alle, vor allem nicht, wenn die Aufgabe dringend ist. Wenn Sie eigene Regeln und ein eigenes Klassifizierungssystem für Aufgaben entwickeln, wird aus Aufschieben Produktivität statt Prokrastination.

Tipp: Seien Sie achtsam

Eine verschobene Aufgabe kann leicht aus dem Blick geraten, vor allem, wenn Sie sie aus Gründen aufschieben, die nicht unbedingt praktisch sind. Mit diesen Fragen prüfen Sie, ob Sie aus den richtigen Gründen verschieben:

• Warte ich auf die Antwort einer anderen Person?

• Schiebe ich das auf, weil es zu lange dauert?

• Verzögere ich diese Aufgabe, weil ich sie nicht mag? Warum mag ich sie nicht?

• Habe ich eine feste Deadline, bis wann ich diese Aufgabe abschließe?

• Wann kann ich mit der Arbeit an dieser Aufgabe rechnen?

2. Delegieren

Um Ihr Zeitmanagement zu verbessern, delegieren Sie als Nächstes einen Teil Ihrer eingehenden Arbeit. Sie können einen Teil der Arbeit an eine Freelancerin oder einen Freelancer auslagern, einen Kollegen um Unterstützung bitten oder eine Aufgabe jemandem aus Ihrem Team zuweisen. Delegieren Sie, was andere schneller und genauer erledigen können als Sie. So gewinnen Sie Zeit für dringendere Themen.

Leider kann es Ihren Arbeitsbeziehungen schaden, wenn Sie beim Delegieren aus einer Position der Autorität kommen, als würden Sie anderen Arbeit befehlen. Stellen Sie die Zusammenarbeit in den Mittelpunkt, denn alle arbeiten gemeinsam am Ziel, eine Aufgabe abzuschließen.

Tipp: Delegieren ist keine Einbahnstraße

Wer delegiert, muss nicht herrisch oder aufdringlich sein. Das Geheimnis guten Delegierens ist Höflichkeit. So fühlt sich die andere Person für ihre besonderen Fähigkeiten geschätzt und nicht als Empfängerin fremder Fleißarbeit.

Sorgen Sie dafür, dass die Erwartungen klar sind, die andere Person sich für ihre Hilfe wertgeschätzt fühlt und Sie sich bei Gelegenheit revanchieren können. Delegieren ist letztlich keine Einbahnstraße, und beide Seiten sollten das Gespräch mit dem Gefühl beenden, etwas gewonnen zu haben.

3. Verwerfen

Als Nächstes prüfen Sie, ob Sie eine Aufgabe verwerfen oder löschen. Eine Massen-E-Mail der Personalabteilung oder eine Benachrichtigung über eine Büroveranstaltung landet vielleicht automatisch im Papierkorb. Aber wie ist es mit einer Informationsanfrage oder einer E-Mail von einem Teammitglied? Oder mit einer Aufgabe, die nach einer Kursänderung in Ihrem aktuellen Projekt nicht mehr relevant ist?

Manche Aufgaben sind Ihre Zeit und Energie einfach nicht wert. Es ist in Ordnung, sie von Ihrer To-do-Liste zu streichen, besonders wenn sie viel Zeit kosten und zu keinem konkreten Ziel oder Meilenstein beitragen.

Tipp: Bleiben Sie freundlich

Auch wenn Sie eine Aufgabe von Ihrer To-do-Liste streichen, sollten Sie klar mit allen Beteiligten kommunizieren, die von dieser Aktion betroffen sind. Verwerfen heißt nicht, unhöflich zu sein. Im Gegenteil: Spätere Aufgaben werden schwieriger, wenn Ihr Team Sie als schwierige Person statt als jemanden mit klaren Prioritäten wahrnimmt. Seien Sie also freundlich, während Sie Zeit sparen, und begründen Sie sauber, warum Sie Aufgaben fallen lassen.

4. Sofort erledigen

Das letzte D steht für „Do“: eine Aufgabe, die Sie sofort erledigen müssen. Das sind Aufgaben mit Dringlichkeit, etwa mit einer Deadline, einer wichtigen Mitteilung oder einem anderen zeitkritischen Anliegen. Laut Canfield sollte dieser Schritt immer zuletzt kommen, denn Aufgaben sollten zuerst die ersten drei Ds durchlaufen. So zeigt sich, ob sie sich auf produktivere Weise erledigen lassen.

Bei diesem D geht es nicht nur ums Erledigen, sondern darum, die Aufgabe so schnell und effektiv wie möglich abzuschließen. Multitasking ist damit ausgeschlossen. Laut Tempo kann die Produktivität beim Multitasking um bis zu 45 % sinken.

Tipp: Automatisieren Sie Ihre Aktionen

Eine Aufgabe zu erledigen bedeutet mehr, als nur eine Sache nach der anderen zu tun. Um Dinge wirklich so effizient wie möglich zu erledigen, automatisieren Sie bestimmte wiederkehrende Aufgaben. Das gelingt mit Projektmanagement-Software wie Hive, die Follow-up-E-Mails versendet, oder einfach mit festen Vorlagen für bestimmte Anfragen. So machen Sie aus Aufgaben, die Sie wirklich selbst erledigen müssen, einfache Routinen.

Möchten Sie selbst sehen, wie Automatisierung Ihrem Team zu mehr Tempo verhilft? Starten Sie kostenlos mit Hive und erfahren Sie, wie Hive Automate alle Ihre Arbeitstools verbindet und Ihre Prozesse straffer macht, neben vielen weiteren Funktionen für mehr Produktivität.