11 Zoom-Tipps für produktive Videocalls

Menschen auf der ganzen Welt nutzen Zoom für viele verschiedene Zwecke, doch virtuelle Meetings gehören zu den häufigsten. In unserer aktuellen Umfrage zur Remote-Arbeit gaben 91 % der Befragten an, dass sie derzeit im Job Videokonferenz-Tools verwenden. Videokonferenz-Tools (wie Zoom!) sind unverzichtbar, damit Kolleginnen und Kollegen in dieser neuen Welt der Remote-Arbeit verbunden und eingebunden bleiben. Deshalb haben wir einige unserer liebsten Zoom-Tipps für Meetings zusammengestellt. Wie stark Zoom im vergangenen Jahr gewachsen ist, zeigt ein Blick auf die Zahl der Personen, die täglich an Zoom-Meetings teilnehmen. Ende 2019 meldete Zoom rund 10 Millionen tägliche Meeting-Teilnehmende. Im März 2020, zu Beginn der Pandemie, stieg diese Zahl auf erstaunliche 200 Millionen und wuchs im April 2020 auf 300 Millionen. Kurz gesagt: Zoom bleibt uns erhalten. Deshalb haben wir die einfachsten Wege zusammengetragen, wie Sie Ihre Zeit in Zoom-Meetings optimal nutzen und effektiv kommunizieren – egal, von wo aus Sie sich einwählen. Hier sind 9 einfache Zoom-Tipps, Tricks und Hacks für Ihr nächstes Meeting.

1. Integrieren Sie Zoom in Tools, die Sie bereits nutzen

Wenn Ihr Team bereits Tools für die Remote-Arbeit nutzt, um online zusammenzuarbeiten, können Sie Zoom vermutlich direkt in diesen Tools einsetzen. Dank über 1.000 Zoom-Integrationen im Zoom Marketplace können Sie Zoom mit vielen Bereichen Ihres Workflows verbinden.  Hier sind einige der besten Zoom-Integrationen, mit denen Meetings in Ihren gewohnten Tools reibungslos laufen:

• Zoom und Hive: Erstellen Sie Zoom-Meetings direkt in der Projektmanagement-Software Hive. Starten Sie Meetings schnell aus Projekten und Chats, ohne das Dashboard zu verlassen oder ein weiteres Fenster zu öffnen.

• Zoom und Google Suite: Zeigen Sie Zoom-Meetings in Ihrem Google Calendar an, fügen Sie bestehenden Terminen Zoom-Links hinzu und planen Sie Zoom-Meetings direkt im Google-Calendar-Fenster. 

• Zoom und Salesforce: Planen und starten Sie Meetings mit Leads direkt in Ihrem Salesforce-Dashboard.

• Zoom und Zapier: Lösen Sie automatische Ereignisse und Aktionen aus, die zu Ihren Zoom-Meetings oder Webinaren passen. 

• Zoom und Slack: Starten Sie Zoom-Meetings mit einem einfachen Shortcut aus jeder Slack-Nachricht. Sie sehen außerdem, wann Teilnehmende beitreten und gehen, und können Meeting-Aufzeichnungen über Slack teilen.

2. Nutzen Sie die automatische Stummschaltung.

Nichts ist peinlicher, als einem Zoom-Meeting beizutreten und zu vergessen, sich stummzuschalten. Das könnte der wichtigste Punkt auf unserer Liste mit Zoom-Tipps sein. Von seltsamen Atemgeräuschen über Toilettenspülungen bis zu peinlichen Gesprächen: Unzählige Memes zeigen, wie wichtig diese kleine Stummschalttaste sein kann.  Zum Glück gibt es in Zoom eine Einstellung, die Ihr Mikrofon beim Beitritt automatisch stummschaltet. Mit einem Klick ersparen Sie sich künftige Peinlichkeiten und müssen bei jedem Beitritt nicht mehr hektisch nach der Stummschalttaste suchen.  So aktivieren Sie die Funktion in Zoom: Gehen Sie zu Einstellungen > Audio und setzen Sie den Haken bei „Mein Mikrofon beim Beitritt zu einem Meeting stummschalten“.

3. Zeichnen Sie Ihre Meetings auf

Jeder kennt das Gefühl, in einem Meeting einfach auf „Zurückspulen“ drücken zu wollen. Ob Sie jemanden missverstanden haben, nicht schnell genug mitschreiben konnten oder einfach ein paar Sekunden abgeschweift sind: Es ist schwer, in einem Meeting jede Information aufzunehmen. Deshalb ist es hilfreich, Ihre Zoom-Meetings aufzuzeichnen.  Mit der Aufzeichnungsfunktion von Zoom können Sie Video, Audio und Chat-Text aufnehmen, um später nachzuschauen und das Meeting mit allen zu teilen, die nicht dabei sein konnten. Je nach Tarif haben Zoom-Nutzende Zugriff auf die lokale Aufzeichnung und/oder die Cloud-Aufzeichnung. Die lokale Aufzeichnung speichert Meeting-Video und -Audio auf Ihrem Computer und steht kostenlosen wie zahlenden Nutzenden zur Verfügung. Die Cloud-Aufzeichnung lädt Ihre aufgezeichneten Meetings bequem in die Online-Zoom-Cloud hoch, wo Sie sie von überall teilen und ansehen können. Die Cloud-Aufzeichnung ist nur für zahlende Zoom-Nutzende verfügbar. Profi-Tipp: Wenn Sie die kostenlose Zoom-Version nutzen und Aufzeichnungen trotzdem online abrufen und teilen möchten, laden Sie Ihre lokalen Aufzeichnungen auf eine Plattform zum Teilen von Dateien wie Dropbox hoch. Das ist ein hervorragender Zoom-Tipp, der alle auf demselben Stand hält und das Team voranbringt.

4. Nutzen Sie einen virtuellen Hintergrund

Es ist kein Geheimnis, dass die meisten derzeit in provisorischen „Homeoffices“ arbeiten, und der Durchschnittsmensch hat wohl nicht für jeden Zoom-Call den perfekten Arbeitsplatz zu Hause. Wenn Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen nicht gern einen Blick in Wohn- oder Schlafzimmer gewähren, können virtuelle Zoom-Hintergründe die Rettung sein. Das ist einer unserer liebsten Zoom-Tipps, denn hier können Sie kreativ werden! So ändern Sie Ihren Zoom-Hintergrund: Öffnen Sie die Desktop-App und gehen Sie zu Einstellungen > Einstellungen > Hintergrund & Filter > Virtuelle Hintergründe. Dort können Sie ein vorinstalliertes Bild auswählen oder mit „+“ ein eigenes Bild hochladen. Wo finden Sie weitere virtuelle Hintergründe zum Herunterladen? Für einfache Optionen stöbern Sie in der Zoom-Bibliothek mit virtuellen Hintergründen und laden dort herunter. Sie können auch online nach weiteren Optionen suchen, etwa nach diesen schicken Wohnideen von West Elm oder diesen wunderschönen Hintergründen mit Reisemotiven.  Wenn Sie richtig kreativ sein möchten, gestalten Sie sogar Ihren eigenen Hintergrund, so wie wir bei Hive. Individuelle Zoom-Hintergründe stärken die Unternehmenskultur und halten Kundentermine trotzdem professionell.

5. Schalten Sie Ihre Kamera ein

Wenn ein Teil des Teams im Büro sitzt und andere an verschiedenen Orten verteilt sind, kann es schwierig sein, ein erfolgreiches Hybrid-Meeting zu führen. Damit sich Mitarbeitende vor Ort nicht engagierter fühlen als virtuelle Teammitglieder, können Unternehmen ein Handbuch zur Etikette bei virtuellen Meetings bereitstellen, das Remote-Mitarbeitenden empfiehlt, die Kamera einzuschalten. Wenn die Kamera nicht während des gesamten Meetings laufen kann, lassen sich Remote-Mitarbeitende dazu ermutigen, sich über Reaktionen und Kommentare im Chat zu beteiligen.

6. Nutzen Sie Breakout-Räume

Große Meetings eignen sich gut, um Informationen an alle gleichzeitig weiterzugeben. Manchmal ist es aber sinnvoll, die Teilnehmenden in kleinere Gruppen aufzuteilen, damit sie sich kennenlernen oder Ideen sammeln. Die „Breakout-Räume“ von Zoom sind die virtuelle Lösung für dieses Problem: Sie fördern die Zusammenarbeit und sorgen dafür, dass in großen Meetings alle zu Wort kommen. Das ist einer unserer besten Zoom-Tipps für größere Organisationen und Teams. Die Administration oder die Inhaberin bzw. der Inhaber Ihrer Organisation muss die Berechtigung für Breakout-Räume aktivieren, bevor die Funktion genutzt werden kann. Auch Nutzende sollten prüfen, ob ihre eigenen Einstellungen aktiviert sind. Gehen Sie dazu im Navigationsmenü Ihres Zoom-Portals auf Einstellungen > Meeting > Breakout-Raum. Stellen Sie sicher, dass die Funktion eingeschaltet ist. Ist der Schalter ausgegraut, wurde die Einstellung für Ihre Organisation nicht aktiviert. Nach der Aktivierung können Meeting-Hosts die Teilnehmenden auf kleinere Gruppen verteilen. Der Host kann bis zu 50 verschiedene Sitzungen erstellen, Teilnehmende einer bestimmten Gruppe zuweisen oder sie zufällig aufteilen lassen. Er kann jedem Breakout-Raum beitreten, zwischen mehreren Gruppen hin- und herwechseln und die Sitzungen jederzeit beenden. Wenn die Breakout-Räume enden, kehren alle Teilnehmenden in den Hauptraum des Meetings zurück. 

7. Nutzen Sie Software zur Geräuschunterdrückung

Fast ganz oben auf jeder „Zoom-Etikette-Liste“ steht ein Thema: Hintergrundgeräusche. Ob Sie bei Remote-Arbeit von zu Hause, aus dem Café oder aus einem Coworking-Space telefonieren: Mitten im Call kann es immer zu unerwarteten Geräuschen kommen. Sie können sich zwar stummschalten, aber was tun Sie, wenn Sie an der Reihe sind und vor Ihrer Wohnung ein nerviger Baulärm herrscht?  Die Lösung? Software zur Geräuschunterdrückung. Apps wie Krisp machen es einfacher denn je, Hintergrundgeräusche in Meetings auszublenden – und deshalb ist Geräuschunterdrückung ein wichtiger Zoom-Tipp. Diese KI-gestützte App lässt sich mit über 800 Tools (auch Zoom!) verbinden und entfernt unerwünschte Geräusche und Echos auf beiden Seiten Ihrer Videokonferenzen. Sie funktioniert auch mit Kopfhörern und Headsets, sodass Sie an Ihren Meetings nichts ändern müssen ... einfach herunterladen und loslegen. 

8. Richten Sie einen Warteraum ein

Wenn Sie ein streng vertrauliches Meeting planen, richten Sie am besten einen Warteraum ein und lassen verifizierte Teilnehmende einzeln eintreten. So verhindern Sie das sogenannte „Zoombombing“: Dabei schleichen sich unerwünschte Personen in Zoom-Meetings ein, an denen sie gar nicht teilnehmen sollen. Um einen Warteraum einzurichten, öffnen Sie „Kontoverwaltung“ und dann „Kontoeinstellungen“. Klicken Sie anschließend auf „Meeting“ und aktivieren Sie die Warteraum-Einstellung.

9. Schützen Sie Ihre Meetings mit einem Passwort

Für zusätzliche Sicherheit können Sie für Ihre Zoom-Meetings ein Passwort vorschreiben. Die Passwortfunktion von Zoom ist praktisch, weil sich Passwörter für einzelne Meetings, für Gruppen oder sogar für ein ganzes Konto festlegen lassen – für alle Meetings und Webinare, die in Ihrem Unternehmen stattfinden. Als Kontoinhaberin, Kontoinhaber oder in der Administration können Sie Passwortanforderungen festlegen oder Passworteinstellungen für alle anderen im Konto sperren. Außerdem können Sie weitere Schutzmaßnahmen und Tools nutzen, die Ihnen helfen, Datenschutz und Sicherheit Ihrer Meetings zu gewährleisten.

10. Schalten Sie andere Benachrichtigungen aus

Wir alle haben schon erlebt, wie ein Zoom-Meeting durch Signaltöne einer Chat-Plattform, E-Mail-Benachrichtigungen oder Textnachrichten auf dem Laptop eines Teilnehmenden gestört wurde. Und wahrscheinlich waren Sie mindestens einmal diese Person. Was können Sie also tun, um solche Störungen – und leichte Peinlichkeiten – in Ihren Zoom-Meetings zu vermeiden? Schalten Sie Ihre Benachrichtigungen bewusst stumm, bevor das Meeting beginnt.

Dazu prüfen Sie die Einstellungen in jeder einzelnen App oder Plattform, oder Sie schließen die App ganz, um sicherzugehen. Bei den meisten Betriebssystemen lassen sich Benachrichtigungen auch für den gesamten Computer stummschalten. Auf einem Mac aktivieren Sie den Modus „Nicht stören“. Unter Windows heißt dieselbe Einstellung „Benachrichtigungsassistent“. Und wenn Ihr Computer eingerichtet ist, denken Sie daran, auch Ihr Telefon stummzuschalten ... man weiß heutzutage nie, wann ein lästiger Spam-Anruf hereinkommt.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Zoom-Tipps und -Tricks helfen, virtuelle Meetings effektiver zu führen – zu Ihrem eigenen Vorteil und zum Vorteil Ihres gesamten Teams. Fällt Ihnen noch etwas ein, das wir ergänzen sollten? Verraten Sie uns Ihre Zoom-Tipps in den Kommentaren unten, vielleicht nehmen wir sie auf.

11. Bereiten Sie eine klare Agenda vor

Geben Sie den Ton für ein Meeting vor, noch bevor es beginnt. Erstellen Sie eine durchdachte Agenda mit den wichtigsten Zielen und Gesprächspunkten und teilen Sie sie mit den Teilnehmenden. Lesen Sie die Agenda zu Beginn des Meetings vor, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Halten Sie die Teilnehmenden während des gesamten Meetings mit der Hive Notes App für Zoom eingebunden. Diese Funktion hilft Ihnen, Gesprächspunkte in Echtzeit in konkrete Schritte zu verwandeln. Profi-Tipp: Nutzen Sie Notizen mit Threads, um den Fortschritt zu verfolgen und kommende Meetings vorzubereiten. Immer kostenlos, kein Hive-Konto nötig.