Team-Silos im Unternehmen aufbrechen

Mit dem Wachstum der Unternehmen sind auch ihre Bereiche gewachsen, im wörtlichen wie im übertragenen Sinn. Aufgaben wurden dezentralisiert und delegiert. Dadurch sind die einzelnen Teile der Organisation immer spezialisierter und abgegrenzter geworden: Es entstehen Team-Silos. Klingt gut, oder? Nicht ganz. Unternehmen brauchen etwas, das wichtiger ist als Spezialisierung: Zusammenarbeit und Teambuilding. Erfolgreiche Organisationen zeichnen sich durch effektive Kommunikation und eine Atmosphäre der Zusammenarbeit aus. Team-Silos, also isolierte Teams, entstehen jedoch, wenn Gruppen für sich arbeiten statt gemeinsam. Das senkt die Produktivität und die Effizienz und bremst den Fortschritt. Teambuilding ist entscheidend für mehr operative Effizienz. Wenn einzelne Silos nicht aufgebrochen werden, entsteht kein geeintes, produktives und kommunikatives Team. Wir wissen: Es ist schwer, Teams zusammenzubringen und Team-Silos im ganzen Unternehmen aufzulösen. Deshalb finden Sie hier einige Tipps. 

Was verursacht Team-Silos am Arbeitsplatz?

Silos haben ihren Platz und ihren Zweck, aber nicht als Teil eines Teams. Silos entstehen, wenn Menschen mit ähnlichen Zielen und ähnlicher Expertise sich zu einer exklusiven Gruppe zusammenschließen. Die Mitglieder dieser Gruppen teilen eine Vision sowie Ressourcen und bilden oft eine eigene, in sich geschlossene Abteilung. Das kann ein logistischer Albtraum sein, vor allem wenn Unternehmen beim Teambuilding auf maximale Produktivität setzen. Es ist schwierig, die Bildung von Silos zu verhindern, besonders in Organisationen, die auf spezialisierte Einheiten angewiesen sind. Worauf Führungskräfte achten müssen, ist die „Silo-Mentalität“. Die „Silo-Mentalität“ beschreibt das Verhalten einzelner Abteilungen, die Informationen oder Ressourcen zurückhalten, auf Kosten anderer Abteilungen oder des gesamten Unternehmens. Diese „Wir gegen die“-Haltung führt zu unnötigem Wettbewerb. Die Bildung von Team-Silos ist die Achillesferse effizienter Organisationen.

[caption id="attachment_7985" align="aligncenter" width="900"] Foto: MIT Sloan Management Review[/caption]

Was ist die Silo-Mentalität?

Moderne Organisationen haben meist vertikale und horizontale Silos. Horizontale Silos bestehen zwischen Abteilungen auf derselben Hierarchieebene. Es gibt auch vertikale Silos, also zwischen Führungskräften auf höherer Ebene und Mitarbeitenden auf niedrigerer Ebene im selben Team. In diesen Situationen ist die Kommunikation zwischen den getrennten Silos eingeschränkt oder geht auf dem Weg verloren.  Es ist leicht zu sehen, wie ineffizient Silos werden können. Die meisten Unternehmen merken aber gar nicht, dass sie entstanden sind. Denn Silos sind nicht greifbar. Sie werden Teil der Unternehmenskultur. Ihr Vorhandensein zeigt sich erst durch die operative Ineffizienz.  Diese Ineffizienz erkennen Sie an folgenden Symptomen:

• Verzögerungen bei den Ergebnissen — Das Unternehmen kann seine Deadlines nicht einhalten. Das fällt auf, wenn Waren oder Leistungen übergeben werden müssen, sei es an eine andere Abteilung oder an die Endkundschaft.

• Rivalität zwischen Abteilungen — Teams sind nicht bereit, Verantwortung zu teilen, wenn etwas schiefgeht. Sie spielen das Schuldzuweisungsspiel und grenzen sich klar von anderen Teams ab.

• Ineffiziente Nutzung von Ressourcen — Das passiert, wenn das Ergebnis nicht dem Aufwand entspricht. Ressourcen werden dann nicht effizient eingesetzt, und die Teams werden bequem. Der Fortschritt ist minimal oder bleibt ganz aus, und niemand übernimmt die Verantwortung für den Rückstand.

• Verwirrung — Einzelne Teams kennen die übergeordneten Ziele nicht. Oft wissen sie auch nichts von anderen Abteilungen und deren Aufgaben. Wenn Teams dann an einem Projekt zusammenarbeiten sollen, wissen sie nicht, an wen und wie sie sich wenden sollen.

So verhindern Sie Silos am Arbeitsplatz

Laut einem Bericht nennen 94 % der Büroangestellten Teamzusammenarbeit als Priorität am Arbeitsplatz. Das zeigt eines deutlich: Menschen wissen, dass Zusammenarbeit für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend ist. Warum fehlt sie dann so oft? Die Antwort liegt im Mangel an Teambuilding. Silos sichern zwar die Zusammenarbeit innerhalb der Einheit, aber die Zusammenarbeit zwischen den Einheiten fehlt oft.  Das Ziel einer Organisation sollte sein, Silos auch bei Remote-Teams aufzubrechen und die Verbindungen zwischen Teams zu stärken. Spezialisierte Abteilungen dürfen bestehen. Sie sollten aber nicht der „Silo-Mentalität“ verfallen und Informationen zurückhalten. Möglichkeiten zur Zusammenarbeit sollten es sowohl zwischen den Abteilungen als auch innerhalb der Abteilungen geben. Hier helfen Collaboration-Tools wie Hive. Hive sorgt dafür, dass Ihre Teams ständig zusammenarbeiten und die nötigen Informationen teilen, damit sie langfristig erfolgreich sind. Öffentliche Projekte mit Teilaufgaben und Aktionen fördern den Informationsfluss auf ein gemeinsames Ziel hin. Das ist wichtig, wenn Sie Vertrauen aufbauen und die Effizienz steigern wollen. Neben einem Projektmanagement-Tool helfen auch Übungen zum Teambuilding dabei, Silos im Unternehmen zu überwinden. Hier sind einige Beispiele für Übungen, die durch Teambuilding Silos aufbrechen können:

Einer für alle, alle für einen

Der größte Fehler von Führungskräften im Umgang mit Team-Silos ist, die Ursache zu ignorieren. Silos in Organisationen entstehen, weil es keinen gemeinsamen verbindenden Faktor gibt. Die Teams sind stärker in die Ziele ihres Teams oder ihrer Abteilung eingebunden als in die des Unternehmens. Die naheliegende Lösung ist deshalb, die Identifikation mit der Vision des Unternehmens zu stärken. Mission und Vision sollten fester Bestandteil der Unternehmenskultur sein. Die Vision sollte keine vage Aussage sein. Sie sollte ein umsetzbares, erreichbares Ziel sein, mit dem sich alle identifizieren können. Bei Hive hat jedes Team eigene OKR-Ziele. Alle laufen aber in wenigen Kategorien zusammen, die für mehrere Teams im Unternehmen gelten. So kennt zum Beispiel jeder im Unternehmen unsere monatlichen ARR-Ziele, und wir arbeiten gemeinsam darauf hin. Ob das Engineering-Team durch die Einführung eines neuen Features einen großen Erweiterungskauf sichert oder das Marketing-Team dafür sorgt, dass die Lead-Pipeline gefüllt ist.  Wenn Menschen ein gemeinsames Ziel verbindet, arbeiten sie zusammen und erreichen es schneller. Diese Zusammenarbeit ist eine Form von spontanem Teambuilding, weil sich Einzelne und Teams von selbst zusammentun, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.

Der IKEA-Effekt 

Der IKEA-Effekt ist ein spannendes Phänomen. Er erklärt, warum manche Menschen sich stärker mit Produkten identifizieren, die sie selbst mitgestaltet haben. Es handelt sich um eine kognitive Verzerrung: Menschen bevorzugen Produkte und Ideen, zu denen sie selbst beigetragen haben. Wie groß der Beitrag war, spielt dabei keine Rolle. Der IKEA-Effekt kann genutzt werden, um das Engagement der Mitarbeitenden zu steigern. Bei Hive gibt es ein eigenes Team für interne Innovation, den „Innovation Pod“. Jeder kann diesem Team eine Idee vorschlagen, und die besten werden als echte Features in Hive umgesetzt. Das ist vorteilhaft, weil unsere Teams sich stärker für den Erfolg von Ideen, Produkten oder Leistungen einsetzen, wenn sie an der Entstehung beteiligt sind. Sie verhalten sich dann so, dass dieser Erfolg gesichert ist, etwa durch Zusammenarbeit und Kooperation mit anderen Abteilungen. Diese Zusammenarbeit schafft dauerhafte Verbindungen zwischen den Abteilungen und überwindet die Barrieren der Silos. Am Ende steigt die Produktivität, das Vertrauen, die Moral, die Effizienz und die Innovationskraft.

Austausch zwischen Abteilungen

Abteilungsübergreifende Schulungen und Meetings sind ein wichtiges Mittel, um Silos in Organisationen aufzubrechen. Wer an abteilungsübergreifenden Schulungen teilnimmt, schafft ein Umfeld der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen. Solche Schulungen erweitern das Verständnis für das Unternehmen und seine Bereiche. Sie helfen den Teams außerdem, die Aufgaben anderer Teams zu verstehen und zu sehen, wie sie ins große Ganze passen. Verständnis ist ein Kernelement von Teambuilding. Abteilungsübergreifende Schulungen geben Teams die wertvolle Chance, Wege der Kooperation zu schaffen und Kontakte zu Teams zu knüpfen, mit denen sie sonst kaum in Berührung kämen. Darüber hinaus gibt es weitere Möglichkeiten für abteilungsübergreifenden Austausch, zum Beispiel Aktivitäten außerhalb des Teams wie gemeinsame Mittagessen. Wenn bei Hive ein neues Teammitglied anfängt, gehen 2 bis 3 andere Hive-Mitarbeitende außerhalb des Teams mit der Person zum Mittagessen. Seit wir bei Hive remote arbeiten, haben wir außerdem virtuelle Happy Hours und andere virtuelle Events eingeführt. So gibt es regelmäßig Gelegenheiten, Menschen außerhalb des eigenen Teams kennenzulernen. Solche Aktivitäten ohne Arbeitsbezug können die Moral stärken und Beziehungen aufbauen, die letztlich auch während der Arbeitszeit für bessere Teamarbeit sorgen. Auch Meetings zwischen Führungskräften verschiedener Abteilungen sind hilfreich. So können sie die Ziele ihrer Abteilungen mit denen anderer Abteilungen und des Unternehmens abstimmen. Diese Zusammenarbeit kann dann an die übrigen Mitglieder der Abteilung weitergegeben werden und die Kooperation auf allen Ebenen verbessern, nicht nur auf der Führungsebene.

Virtuelle Zusammenarbeit für Teambuilding 

Wir leben in einer Zeit, in der Arbeitsplätze virtuell sind und viele Mitarbeitende remote arbeiten. Das verändert die Möglichkeiten, bedeutungsvolle Verbindungen zu schaffen. Wer als Einzelner mit anderen zusammenarbeitet, entwickelt eher ein Teamgefühl und arbeitet auch in Gruppen gut zusammen. Eine gute Lösung, um Zusammenarbeit und ein produktives Arbeitsumfeld zu erhalten, sind Team-Chat-Apps. Apps wie Slack und Hive bieten verschiedene Kanäle für einzelne Teams und für das ganze Unternehmen. So bleiben die Vorteile spezialisierter Einheiten erhalten, ohne dass die Kommunikation eingeschränkt wird. Im Austausch mit anderen Teams und Personen kann Teambuilding in einem anderen Umfeld als dem klassischen Arbeitsplatz stattfinden.  Manchmal arbeiten Abteilungen nicht zusammen, weil ihnen die passenden Wege dafür fehlen. Informationen regelmäßig mit mehreren Abteilungen zu teilen, kann mühsam sein. Mit virtueller Zusammenarbeit und Projektmanagement-Tools machen Unternehmen diesen Prozess einfacher. Und zum Glück sorgen Entwicklungen bei Software für Remote-Arbeit dafür, dass Sie Informationen schnell teilen und verbunden bleiben, egal wo Sie arbeiten.

Fazit

Silos erfüllen nur einen sehr kurzfristigen Zweck. Sie helfen, die unmittelbaren Ziele ihres Teams oder ihrer Abteilung zu erreichen. Auf lange Sicht leiden jedoch die gesamte Produktivität und Effizienz der Organisation, vor allem wenn sie wachsen will. Ein kontinuierlicher, freier Informationsfluss bringt Innovation, Begeisterung und Empathie. Ein eingeschränkter Fluss von Kreativität oder Informationen in nur einer Abteilung bremst Innovation und Wachstum und sollte um jeden Preis vermieden werden. Operative Effizienz beginnt dort, wo die „Silo-Mentalität“ endet. Wer Abteilungsgrenzen überwindet und auf Teambuilding setzt, erreicht seine Ziele schneller und effizienter. 

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