Was ist Projektmanagement nach PRINCE2?

Planen Sie ein Projekt, wissen aber nicht, welche Managementmethode die richtige ist? Oder möchten Sie einfach die Qualität Ihres Produkts verbessern? Dann ist die Antwort vielleicht Projektmanagement nach Prince2.

Diese Methodik gibt Ihnen einen klaren Rahmen und erleichtert Ihre Arbeit. Außerdem hilft sie Ihnen, Ihre Ressourcen effizient einzusetzen und das Vertrauen Ihres Teams zu stärken. Wenn Sie diese Methodik leicht verständlich kennenlernen möchten, ist dieser Artikel genau richtig.

Was ist Projektmanagement nach Prince2?

Beginnen wir mit den Grundlagen. Prince2 steht für Projekte, die in kontrollierten Umgebungen ablaufen. Aufgeschlüsselt bedeutet das Akronym PRojects IN Controlled Environments. Heute heißt die Methodik Prince2. Sie wurde jedoch von der früheren Methode PROMPT beeinflusst (Project Resource Organization Management Planning Technique), die in den 1970er Jahren in der IT-Branche weit verbreitet war. Nach PROMPT entwickelte die Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) die Prince-Methode für das gesamte Vereinigte Königreich. 1996 wurde das Konzept offiziell als Prince2 veröffentlicht. Es ist bis heute weltweit im Einsatz. Diese Art des Managements ist vollständig prozessbasiert. Das heißt, sie konzentriert sich auf Planung und Kontrolle. Jeder Teil eines Projekts wird vor dem Start festgelegt, ebenso die Teamstruktur. Sie können sich das wie eine Landkarte vorstellen, die Sie zu Ihrem Ziel führt. In jeder Projektphase sehen Sie auf der Karte, was Sie wann tun müssen. Diese Struktur ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements nach Prince2.

Die sieben Grundprinzipien von Prince2

Projektmanagement nach Prince2 ist mehr als nur weit verbreitet. Es basiert auf sieben Prinzipien, die sich nicht ändern lassen. Diese Prinzipien sind eine Denkweise, die ein Projekt auf Kurs hält. Hält sich ein Projekt nicht an sie, wird es nicht nach Prince2 gesteuert. Gehen wir alle sieben durch.

1) Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung

Das Projekt braucht klare Ziele. Die Projektleitung muss daher Folgendes festlegen:

• Welchen Bedarf das Unternehmen deckt

• Welchen Nutzen es bieten kann

• Wer die ideale Kundschaft ist

• Welche Erträge zu erwarten sind

2) Aus Erfahrung lernen

Nach jedem Prince2-Projekt führt das Unternehmen ein Protokoll. Darin hält es fest, was gut lief und was nicht. Vor dem nächsten Projekt schaut es in dieses Protokoll und vermeidet so, dieselben Fehler noch einmal zu machen. Der Rückblick auf frühere Ergebnisse ist wichtig für die Weiterentwicklung.

Bevor ein neues Prince2-Projekt startet, muss das Team ähnliche frühere Vorhaben auswerten.

3) Rollen und Verantwortlichkeiten

Jedes Projektmitglied übernimmt eine feste Rolle mit klaren Verantwortlichkeiten. Projektmanagement nach Prince2 kennt Rollen auf mehreren Ebenen:

• Lenkungsausschuss - Eine Gruppe aus dem Executive, der als Einzelperson die Verantwortung für das Projekt und seine Ergebnisse trägt, dem Senior User, der die Bedürfnisse der Endnutzenden vertritt (es kann mehrere geben), und dem Senior Supplier, also einer oder mehreren Personen, die die Interessen der Lieferanten schützen (der Personen, die das Projekt entwickeln).

• Projektsicherung - Stellt sicher, dass die Interessen der Stakeholder berücksichtigt werden.

• Änderungsinstanz - Genehmigt oder lehnt Änderungsanträge ab, die der Ausschuss anstößt.

• Projektleitung - Die Instanz für den Projektinhalt im Tagesgeschäft, die an den Lenkungsausschuss berichtet.

• Projektunterstützung - Alle Personen, die die Projektleitung unterstützen.

• Teamleitung - Eine oder mehrere Personen, die sich auf die Qualitätskontrolle konzentrieren.

4) In Phasen steuern

Ein großes Projekt lässt sich leichter abschließen, wenn es kleinere Meilensteine hat. Projektmanagement nach Prince2 sieht vor, die Arbeit aufzuteilen und Schritt für Schritt vorzugehen. So hat das Team unmittelbare Ziele. Außerdem gibt es Pausen, um eine abgeschlossene Phase zu prüfen und zu überarbeiten.

5) Ausnahmen steuern

Der Lenkungsausschuss erstellt nur den Plan und legt die Baseline fest. Die Umsetzung der Aufgaben liegt dann beim Team. Der Ausschuss gibt zum Beispiel Deadlines vor, die Projektleitung sorgt dafür, dass sie eingehalten werden. Danach greift der Ausschuss nur ins Tagesgeschäft ein, wenn ein größeres Problem auftritt.

6) Auf das Produkt ausrichten

Jedes Prince2-Projekt konzentriert sich auf die Lieferung des Produkts, vor allem auf dessen Qualität. Das Team muss also wissen, was das Produkt ist und was von ihm erwartet wird. Auf dieses Ziel richtet es seine Arbeit aus.

7) Projekt anpassen

Prince2 muss an Größe, Risiko, Bedeutung, Umfeld und weitere Merkmale jedes Projekts angepasst werden. Das ist die erste Aufgabe beim „Starten eines Projekts“ und wird vor jeder neuen Phase wiederholt.

Die sieben Themen von Prince2

Prince2 enthält sieben Themen. Sie zeigen, wie jedes Projekt gesteuert werden sollte. Alle Beteiligten im Prince2-Prozess sollten diese Themen laufend prüfen und sicherstellen, dass sie eingehalten werden.

1) Business Case

Der Business Case stellt sicher, dass Sie das Projekt aus gutem Grund durchführen und dass es ein Endziel gibt, das dem Unternehmen insgesamt nützt.

2) Organisation

Jede Rolle muss klar definiert sein. Für ein erfolgreiches Projekt sollten alle bei ihrer ursprünglichen Rolle bleiben.

3) Qualität

Das knüpft an Prinzip 6 der vorherigen Liste an. Im Kern heißt es: Alle müssen vor dem Projektstart dasselbe Verständnis von Qualität haben.

4) Pläne

Stellen Sie sicher, dass für jede Rolle ein Plan vorliegt, der zeigt, was sie erreichen soll.

5) Risiko

Ein Risikoprotokoll speichert Informationen zu allen Risiken während des Projekts. Risiken werden in „Bedrohungen“ und „Chancen“ unterteilt.

6) Änderungen

Änderungen sind normal und müssen eingeplant werden. Stellen Sie sicher, dass die Führungsebene jede Änderung prüft, bevor sie umgesetzt wird.

7) Fortschritt

Stellen Sie sicher, dass sich das Projekt selbst jederzeit nachverfolgen lässt.

So nutzen Sie Projektmanagement nach Prince2

Unternehmen können die Prince2-Methode nur anwenden, wenn sie wissen, wie sie funktioniert. Und das ist einfach: Es gibt sieben Schritte. Jeder davon umfasst eine Reihe von Aktivitäten, die helfen, das Projekt zu steuern, zu lenken oder zu liefern.

1) Start

Zuerst muss das Projekt wirtschaftlich sinnvoll sein. Ist es das nicht, nützt es dem Unternehmen nicht. Deshalb erstellt das Team einen Projektauftrag, der die Bedeutung erklärt und begründet. Dazu gehört, ein Projektteam, eine Projektleitung und eine Geschäftsleitung zu benennen. Erst wenn das Projekt genehmigt ist, entsteht ein detaillierter Projektauftrag.

2) Projekt initiieren

Als Nächstes muss sich der Ausschuss viele Fragen stellen. Zum Beispiel:

• Welche Arbeit muss erledigt werden?

• Was spricht für und gegen das Projekt?

• Welche Probleme könnten auftreten?

• Gibt es Wege, die Probleme zu lösen?

• Wie wird das Projekt überwacht?

All das ist wichtig, denn es schärft den Business Case. Ohne ihn gäbe es Chaos. Am Ende dieses Schritts muss ein klarer, detaillierter Projektplan vorliegen.

3) Das Projekt lenken

Dieser Schritt legt fest, wie der Lenkungsausschuss das Projekt überwacht. In den meisten Fällen entscheidet er, wann ein Projekt oder eine Phase gestartet, abgeschlossen usw. wird. Außerdem bestimmt er, wie viel Führung er übernimmt.

4) Steuern

Hier entscheidet die Projektleitung, wie jede Phase gesteuert wird. Sie teilt die Aufgabe in kleinere Aufgaben auf und weist jedem Teammitglied Arbeit zu. Sie informiert den Ausschuss über den Projektfortschritt und kümmert sich um Probleme, die unterwegs auftauchen.

5) Produktlieferung

Die Projektleitung stellt sicher, dass das Projekt die Deadlines einhält und die Produkte von hoher Qualität sind. Jetzt kann der Ausschuss grünes Licht geben und die Arbeit freigeben oder zusätzliche Produkte verlangen. Damit endet eine Phase.

6) Phasenübergänge managen

Am Ende jeder Phase gibt die Projektleitung dem Ausschuss einen Überblick über ihre Leistung. Der Ausschuss entscheidet dann, ob das Projekt weiterläuft oder abgebrochen wird.

7) Das Projekt abschließen

Nach Projektende erledigt die Projektleitung Dokumentation und Berichte. Sie übergibt das Produkt und empfiehlt dem Ausschuss, das Projekt offiziell zu schließen. Dieser Schritt soll sicherstellen, dass das Team seine Ziele innerhalb der Deadline erreicht.

Management-Produkte

Das Prince2-Handbuch enthält eine Liste mit 26 Vorlagen, die ein Team für Dokumente nutzen kann. Sie heißen Management-Produkte und gliedern sich in Aufzeichnungen, Baselines und Berichte. Dazu gehören unter anderem: Benefits Management Approach -- Legt fest, wann und wie der Senior User den Nutzen eines Projekts misst Daily Log -- Hält informelle Probleme fest End Project Report -- Bewertet die Projektleistung anhand der ursprünglichen Initiierungsdokumente Lessons Log -- Notizen zu Erkenntnissen, die für künftige Projekte nützlich sein können Risk Register - Erfasst Risiken des Projekts

Weitere Techniken

Diese 26 Produkte dienen allerdings nur dem Management auf hoher Ebene. Wer Aufgaben steuert, muss eigene Rahmenwerke wählen. Dazu einige Vorschläge:

• Produktbasierte Planung

• Gantt-Diagramme

• Änderungskontrolle

• Analyse des kritischen Pfads

• Qualitätsprüfungstechnik

• PERT-Diagramme

Prince2-Zertifizierungen

Für Projektmanagement nach Prince2 gibt es vier Zertifizierungsstufen. Zu jeder gibt es eine Online- und eine Präsenzprüfung, die allen offensteht. Um daran teilzunehmen, müssen Sie aber einen Schulungskurs bei einer akkreditierten Organisation absolvieren. Die vier Stufen sind:

• Prince2 2017 - Foundation

• Prince2 2017 - Practitioner

• Prince2 Agile - Foundation

• Prince2 Agile - Practitioner

Die Kosten liegen zwischen $550 und $1000. Der genaue Betrag hängt von Kurs und Stufe ab. Mehr über Prince2-Zertifizierungen erfahren Sie hier.

Fazit

Prince2 ist derzeit eines der leistungsstärksten Management-Tools. Es liefert aber nur dann Ergebnisse, wenn Sie es richtig einsetzen. Behalten Sie die sieben Prinzipien im Blick und befolgen Sie alle Schritte. Viel Erfolg!