12 Tools für das Workload-Management für Führungskräfte und Teams mit viel zu tun

Fachleute für Personal und Unternehmenskultur konzentrieren sich darauf, das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern und inklusive Arbeitsplätze zu schaffen. Das zeigt ein AIHR-Bericht (Academy to Innovate HR) über die HR-Trends 2023. Interessanterweise steckt hinter den dringend nötigen Gesprächen und Bemühungen rund um psychische Gesundheit am Arbeitsplatz, Mitarbeiterengagement und DEI ein unterschätztes Prinzip: das Workload-Management. 

Wirksames Workload-Management senkt Kosten und steigert die Produktivität. Dabei erhöht es zugleich die Zufriedenheit im Job und beugt Burnout vor. Der State of Workplace Burnout Report 2023 zeigt: Eine nicht zu bewältigende Arbeitslast und Burnout gehören zu den häufigsten Gründen, warum Menschen ihren Arbeitgeber verlassen. Jede Führungskraft sollte also genau auf das Workload-Management und auf Tools für das Workload-Management achten.

Was ist Workload-Management? 

Workload-Management ist mehr als Delegieren. Es ist der bewusste Prozess, Arbeit so zu planen und zu verteilen, dass die Fähigkeiten Ihres Teams optimal zum Tragen kommen und zugleich die verfügbare Kapazität und die vorhandenen Ressourcen berücksichtigt werden. 

Gelingt dieser Prozess, entsteht ein Umfeld, in dem Prioritäten klar und fokussiert sind, Aufgaben und Verantwortlichkeiten schlank organisiert sind und Menschen bei ihrer Arbeit ihre Stärken einsetzen. Teammitglieder werden so auf positive Weise gefordert, ohne an beiden Enden die Kerze abzubrennen.

Es löst viele Probleme am Arbeitsplatz, erfordert aber Fingerspitzengefühl, vor allem angesichts der Verbreitung hybrider Arbeitsmodelle und immer komplexerer, schnellerer Projekte. Hier kommen Tools für das Workload-Management ins Spiel.

Was sind Tools für das Workload-Management?

Zum Glück gibt es Tools für das Workload-Management, die das Rätselraten bei der Verteilung von Arbeit in Ihrem Team abnehmen (oder über mehrere Teams hinweg, denn funktionsübergreifende Arbeit bringt noch mehr Nuancen in die Verteilung von Aufgaben). Damit Sie eine Lösung finden, die zu Ihren Anforderungen passt, stellen wir hier die besten Tools für das Workload-Management für verschiedene Einsatzfälle vor. 

1. Hive 

Am besten für: die Steuerung der Arbeitslast in komplexen Projekten

Hive ist der Traum jedes hybriden Teams, wenn es um Tools für das Workload-Management und um Umfang und Zeitplan komplexer Projekte geht. Die Plattform bündelt alle Ihre Produktivitäts-Tools an einem Ort. So kommen Sie schneller und effizienter voran, verteilen Arbeit besser und behalten die Arbeitslast Ihres Teams im Blick. Hive bietet außerdem Funktionen zur Ressourcenplanung. Damit besetzen Sie Projekte, verteilen Zeit und Budget passend und stellen sicher, dass alle Teammitglieder optimal ausgelastet sind.

Mit den Funktionen Notizen und Hangouts können Sie sogar effizientere Meetings abhalten. Führen Sie eine Meeting-Agenda, sprechen Sie per Video und machen Sie aus Gesprächspunkten Aufgaben – alles an einem Ort. Allein dieser Schritt verbessert Ihr Workload-Management und spart Ihrem Team wertvolle Zeit und Energie. Das ist ein Muss für Tools für das Workload-Management.

2. Trello 

Am besten für: Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit 

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, und die Liste der Tools für das Workload-Management Sie überfordert, ist Trello vielleicht die beste Wahl. Die Plattform basiert auf drei intuitiven Funktionen: Boards, Listen und Karten. Deshalb gehört sie zu unseren besten Tools für das Workload-Management.

Stellen Sie sich jede Karte als eine To-do oder eine Idee vor, die Sie für später zurücklegen möchten. Listen enthalten die Details zu jeder Aufgabe, von zusätzlichen Dokumenten bis zu den verschiedenen Phasen einer Aufgabe. Sie können Ihre Karten auf einem Projekt-Board nach Bedarf verschieben, um zu sehen, was erledigt ist, was noch ansteht und wer was tut. 

3. Monday 

Am besten für: teamübergreifende Zusammenarbeit 

Monday.com bietet mehr Anpassungsmöglichkeiten und ist deshalb unter den Tools für das Workload-Management eine gute Wahl für teamübergreifende Zusammenarbeit. Mit den Funktionen für gemeinsame Workspaces bauen Sie asynchrone Workflows auf, die alle auf dem gleichen Stand halten. Das ist ein Muss für Tools für das Workload-Management.

Von der Tabellenansicht über das Gantt-Diagramm bis zur Kalenderansicht bietet Monday.com mehr als 15 verschiedene Ansichten, mit denen Sie die Arbeitslast je nach Projekt und Vorlieben verfolgen. Über einfache, aber praktische Farbcodes erhalten Sie außerdem einen Echtzeit-Überblick über den Status von Aufgaben: gelb (in Arbeit), grün (erledigt) und rot (blockiert). Deshalb zählen wir es zu den besten Tools für das Workload-Management.

4. ClickUp 

Am besten für: Produktivitätsdaten in Echtzeit 

Von schönen Dashboards über praktische Flussdiagramme bis zu einer übersichtlichen Zeiterfassung: ClickUp überzeugt, wenn es darum geht, Daten aus dem Projektmanagement zu nutzen. Für bessere Entscheidungen im Workload-Management müssen Sie wissen, was los ist. Zahlen auszuwerten und Diagramme zu erstellen hilft dabei sehr. 

ClickUp zeigt außerdem praktisch die Kapazität jedes Teammitglieds, basierend auf Stunden, Aufgaben oder Punkten. So wissen Sie besser, welche Ressourcen verfügbar sind, statt zu raten und Ihr Team versehentlich zu überlasten. Deshalb gehört ClickUp zu den besten Tools für das Workload-Management.

5. Asana

Am besten für: Workload-Management in Echtzeit 

Asana ist ein starkes Tool für das Workload-Management mit einem kostenlosen Plan für mehr als 10 Personen. Im kostenlosen Plan von Asana können 15 Personen zusammenarbeiten, allerdings nur über die iOS-App. Die Plattform bietet Fortschrittsberichte und Tracking und genießt das Vertrauen von über 50.000 Organisationen weltweit, darunter National Geographic, Airbnb, Lyft und Spotify.

Asana basiert auf Aufgaben, die sich zu größeren Projekten gruppieren und einzelnen Teammitgliedern zuweisen lassen. Mit Team-Zielen sehen Sie den Fortschritt wichtiger Initiativen im Zeitverlauf. Mit „Workload“, einer neueren Funktion, planen Sie die Arbeitslast jedes Mitglieds über die Zeit. Wie Asana im Vergleich zu anderen Tools für das Workload-Management auf dem Markt abschneidet, lesen Sie in unserem ausführlichen Leitfaden zu Asana-Alternativen.

6. nTask

Am besten für: einfacheres Workload-Management

nTask ist für kleine Teams, Freiberufler und Unternehmen gedacht und hilft ihnen, Aufgaben und Projekte effizienter zu verwalten. Es bietet auch erweiterte Funktionen wie Aufgabenautomatisierung, Zeiterfassung und Berichte, mit denen Nutzende den Fortschritt ihres Teams überwachen. 

Die Projektmanagement-Software lässt sich auch mit anderen beliebten Tools wie Microsoft Office und Google Drive verbinden, sodass Dokumente einfach gespeichert und geteilt werden. Über die mobile App greifen Nutzende von überall auf ihre Aufgaben und Projekte zu. Das Kundenservice-Team steht außerdem jederzeit für Fragen oder Unterstützung bereit. Damit ist nTask eine gute Option unter den Tools für das Workload-Management.

7. Basecamp

Am besten für: Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg

Basecamp ist eine einfach zu bedienende No-Code-Plattform, ideal für Projekte, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind. Das Tool bietet Vorlagen, Gruppenchat, Benachrichtigungen im Posteingang, integrierte Zeiterfassung und die Möglichkeit, Aufgaben Prioritätsstufen zuzuweisen. Außerdem kann es Datenberichte erstellen.

Sie können mit dem kostenlosen Plan von Basecamp mit eingeschränkten Funktionen starten. Wenn Sie alles nutzen möchten, was Basecamp bietet, kostet es 15 $ pro Monat und Nutzer. Außerdem gibt es Rabatte für gemeinnützige und Bildungseinrichtungen.

8. Nifty

Am besten für: Fortschritt in Echtzeit verfolgen

Mit Nifty verfolgen Sie ganz einfach den Fortschritt Ihres Teams, legen Prioritäten fest, verwalten Deadlines und behalten Aufgaben und Zuweisungen im Blick. Die Plattform erleichtert die Kommunikation mit Teammitgliedern, den Austausch von Dateien und die Zusammenarbeit in Echtzeit. So sinkt der Zeitaufwand für das Hin und Her in anderen Apps, und alle sind auf dem gleichen Stand.

Mit Nifty erstellen Sie Projekt-Roadmaps, setzen Meilensteine und erzeugen Berichte, um die Projektleistung zu analysieren. Zusätzlich bietet Nifty Zeiterfassung, Budgetierung und Rechnungsstellung. Das macht es zu einer guten Lösung für das Projektmanagement.

9. Jira

Am besten für: agilen Team-Workflow und Backlog-Management

Jira ist eine Projektmanagement-Anwendung zur Fehler- und Vorgangsverfolgung mit zahlreichen Funktionen für Teams, die agile Methoden nutzen. Über anpassbare Dashboards liefert es visuelle Daten in Echtzeit. Damit können Führungskräfte den Arbeitsfortschritt verfolgen, Engpässe erkennen und die Arbeitslast wirksam ausgleichen.

Das Ticketsystem in Jira macht es einfach, Aufgaben zuzuweisen und zu überwachen. So wird eine Überlastung von Teammitgliedern vermieden, und die Verteilung der Aufgaben bleibt fair und machbar. Jira erleichtert auch die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team, etwa um Aufgaben zu besprechen, Updates zu teilen und Feedback zu geben.

10. Toggl Plan

Am besten für: Zusammenarbeit in Remote-Teams

Toggl Plan ist ein Tool für das Workload-Management mit starken Funktionen wie Gantt-Diagrammen, nativem Chat und Automatisierungen. Die Drag-and-drop-Oberfläche von Toggl Plan bietet Flexibilität, wenn Sie ein Projekt anlegen und für jedes Team anpassen.

Eine weitere starke Funktion von Toggl Plan für das Workload-Management ist die Erweiterung für Chrome und Firefox. Damit legen Sie auf jeder Seite, die Sie besuchen, per Klick eine Aufgabe an. Der Premium-Plan kostet 8 $ pro Nutzer und Monat und enthält zusätzliche Funktionen wie Teamplanung, wiederkehrende Aufgaben und Zeiterfassung. Toggl Plan hat keinen kostenlosen Plan.

11. Freedcamp

Am besten für: ein kostenloses Tool für das Workload-Management für kleine und mittelgroße Unternehmen 

Freedcamp ist ein kostenloses Projektmanagement-Tool mit einer guten Auswahl an Funktionen für kleine Teams. Sie können Aufgaben nach Priorität ordnen, Aufträge delegieren, wiederkehrende Aufgaben einrichten und Gantt-Diagramme für die Projektplanung nutzen. Die Plattform lässt sich mit einigen Drittanbieter-Apps wie Slack und Zoom verbinden, bietet aber keine native Integration mit anderen großen Anbietern wie Google Drive und Salesforce.

Freedcamp wurde in der Vergangenheit gehackt, und Nutzerdaten wurden offengelegt. Das weckt Bedenken zu Datensicherheit und Datenschutz. Der Pro-Plan beginnt bei 1,49 $ pro Nutzer und Monat, und Sie können 14 Tage kostenlos testen, bevor Sie sich entscheiden.

12. Wrike

Am besten für: alle Arbeitslasten schlank organisieren

Wrike ist eine Plattform für das Workload-Management mit leistungsstarken Funktionen, um tägliche Aufgaben zu verwalten und den Projektfortschritt zu überwachen. Das System bietet integrierte Zeiterfassung, erweiterte Berichte und Funktionen für das Ressourcenmanagement. Damit eignet es sich besser für größere Teams, die an komplexen, mehrstufigen Projekten arbeiten.

Wrike bietet außerdem eine Vielzahl von Integrationen mit anderen Tools, etwa CRM-Systemen, ERP-Systemen und BI-Tools. Wrike hat einen kostenlosen Plan mit eingeschränktem Funktionsumfang. Der beliebteste Plan von Wrike beginnt bei 24,80 $ pro Monat und Nutzer. Sie erhalten aber auch in der niedrigeren Stufe „Team“ für 9,80 $ pro Monat und Nutzer starke Funktionen. Deshalb gehört Wrike zu den besten Tools für das Workload-Management.

So wählen Sie aus der Vielzahl an Tools für das Workload-Management

Die Wahl eines Tools für das Workload-Management für Ihre Organisation ist eine wichtige Entscheidung. Sie erfordert eine gute Bewertung von Risiken und Kosten-Nutzen-Verhältnis, bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden. 

1. Hören Sie auf Ihre Stakeholder. Veranstalten Sie eine Brainstorming-Session, versenden Sie eine Umfrage oder sprechen Sie einfach mit Führungskräften und Menschen aus verschiedenen Abteilungen, um zu erfahren, was sie von einer Workload-Plattform brauchen. 

2. Legen Sie den Umfang der Kriterien fest, die Sie bei der Bewertung einer Plattform berücksichtigen: wesentliche Funktionen (Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Projektplanung, Kommunikation und Berichte), Sicherheitsanforderungen und Kosten. 

3. Bewerten Sie Tools für das Workload-Management anhand der Kriterien, die Sie gemeinsam mit Ihrem Team für Ihr Unternehmen festgelegt haben. 

4. Prüfen Sie Kompatibilität und Integration. Die gewählte Plattform sollte problemlos mit anderen Tools und Systemen kommunizieren, die Sie in Ihrer Organisation bereits nutzen. Hive bietet zum Beispiel viele Integrationen zu den wichtigsten Datenbanken, CRM- und ERP-Systemen wie Salesforce, Jira und Hubspot. 

5. Testen Sie Navigation und Anpassbarkeit. Achten Sie darauf, dass die Plattform leicht zu bedienen ist, sich an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen lässt und Datenvisualisierung mit Echtzeit-Updates bietet, wie das Add-on Hive Analytics.

6. Sicherheit und Berechtigungen. Prüfen Sie die Sicherheitsaspekte der Workload-Plattform, darunter Datenverschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und die Einhaltung von Datenschutzvorschriften (z. B. DSGVO, HIPAA).

7. Skalierbarkeit und Leistung: Bewerten Sie die Skalierbarkeit des Tools, das Sie auswählen. Es sollte große Datenmengen verarbeiten können, wenn Ihr Unternehmen wächst. Testen Sie die Geschwindigkeit der Datenverarbeitung und die Antwortzeit, bevor Sie sich für Ihre Plattform für Leistungskennzahlen entscheiden.

Profi-Tipp: Sie können auch diese Tipps zur Auswahl eines Projektmanagement-Tools nutzen, wenn Sie Ihre Software für das Workload-Management auswählen.