Le changement de contexte a-t-il mauvaise réputation à tort?

Vous pensez peut-être que le changement de contexte est la bête noire de la productivité, mais il n’est peut-être pas aussi terrible qu’il y paraît. Si vous changez souvent de contexte et que vous n’arrivez pas à vous défaire de cette habitude, Jamie Flinchbaugh, fondateur de JFlinch et auteur de People Solve Problems, a quelques conseils pour en tirer parti.

Qu’est-ce que le changement de contexte?

« C’est avant tout le déplacement de l’attention de notre cerveau d’un point de concentration à un autre », explique M. Flinchbaugh. « On le présente souvent comme une tâche, mais toutes les tâches n’exigent pas la concentration de notre cerveau. C’est pourquoi nous pouvons marcher et respirer en même temps, tout en parlant et en mâchant de la gomme. »

Cela signifie que le changement de contexte n’est pas la même chose que le multitâche : en multitâche, vous faites plusieurs choses à la fois. Quand vous changez de contexte, vous faites des allers-retours entre deux choses. Comparez-le à une voiture qui change de vitesse : on ne peut pas rouler dans deux vitesses à la fois, et si l’on change rapidement de vitesse, on risque de brûler le moteur.

« Écrire un courriel et tenir une conversation sollicitent tous deux la concentration de votre cerveau », dit M. Flinchbaugh. « Certains prétendent que c’est du multitâche, mais c’est en grande partie impossible. Ce que l’on perçoit comme du multitâche, c’est en réalité une multitude de changements de contexte très rapides. »

Pourquoi le changement de contexte est-il mauvais?

Beaucoup d’articles et de publications sur le changement de contexte affirment que c’est l’un des plus grands ennemis de la productivité, et c’est parfois à juste titre. Selon M. Flinchbaugh, le changement de contexte peut faire perdre son élan à une tâche, comme passer à une autre vitesse avant que la voiture ait pris de la vitesse.

« Dans la plupart des bureaux, que le travail soit créatif ou transactionnel, notre cerveau doit fournir de l’attention, de la créativité, de la perspicacité, ou simplement suivre le travail qu’il a devant lui », dit M. Flinchbaugh. « Notre cerveau a souvent une longueur d’avance, ce qui nous permet en partie de garder notre élan. Chaque interruption, chaque arrêt et reprise, chaque changement nous coûte de l’élan. »

Sans élan, votre mémoire de travail n’a pas l’occasion de stocker l’information importante qui peut aider à terminer la tâche en cours.

« Commencez à écrire un long courriel, puis répondez au téléphone », dit M. Flinchbaugh. « Vous devrez revenir au courriel, relire ce que vous avez écrit, vous rappeler ce que vous vouliez écrire, puis rebâtir votre élan. Essayez maintenant de vous faire interrompre trois fois. Ça devient très difficile, très vite. »

Bien changer de contexte

Passer trop rapidement d’une tâche à l’autre peut nuire à l’avancement des projets, mais il existe en fait des façons de changer de contexte qui favorisent la productivité au lieu de l’épuiser.

1. Créez votre propre environnement de travail

Enfin, vous devez connaître vos limites et gérer votre flux de travail de la façon qui vous convient le mieux. Si le changement de contexte, c’est passer à une autre vitesse, alors votre cerveau est le moteur de la voiture et, au bout du compte, c’est vous qui conduisez.

« Assumez la responsabilité de votre propre petit microsystème et de ses résultats », dit M. Flinchbaugh. « On vous paie pour livrer un résultat. Si le changement de contexte nuit à votre efficacité et à votre efficience, vous devez prendre des mesures pour l’améliorer. »

Ensuite, ajoute M. Flinchbaugh, si vous avez l’impression de ne pas exceller dans la gestion du temps, commencez petit si vous voulez réduire le changement de contexte.

« N’essayez pas d’éliminer les interruptions, mais commencez peut-être par un seul type d’interruption », dit M. Flinchbaugh. « Attaquez le problème sous les deux angles. Rendez votre travail plus résilient face aux changements de contexte que vous ne contrôlez pas, tout en essayant d’éliminer ou de réduire les causes de changement de contexte que vous contrôlez ou sur lesquelles vous avez de l’influence. »

2. Décomposez vos tâches

D’abord, pour que le changement de contexte travaille pour vous, vous devez décomposer les tâches plus importantes en petits morceaux et les attaquer une à une. Si vos tâches sont trop accablantes, vous serez plus tenté de vous laisser distraire en plein milieu. Mais des tâches à la bonne taille se terminent plus facilement.

« J’ai écrit un livre, mais ce n’était pas une seule tâche », dit M. Flinchbaugh. « Écrire un chapitre non plus. Rédiger une section d’un chapitre était une tâche, et terminer cette tâche avant d’accepter la moindre interruption, ne serait-ce que regarder un texto reçu, est essentiel à l’efficacité et à l’efficience. »

M. Flinchbaugh compare l’accomplissement d’une tâche à la mise de la table pour le souper de l’Action de grâce. Si votre mission est de mettre la table et que des conversations vous interrompent sans cesse, il y a de bonnes chances que vous oubliiez quelque chose. Mais si vous divisez cette tâche en étapes plus raisonnables, comme placer les fourchettes ou plier les serviettes, vous aurez le temps de bavarder entre chaque geste et de mettre la table sans rien oublier d’important.

« Quand on augmente la granularité, on a simultanément plus de chances de repousser l’interruption, même brièvement, et d’atteindre un point d’arrivée concluant avant de répondre à la nouvelle tâche. »

3. Attaquez-vous-y en équipe

Vous ne pourrez pas changer de contexte de façon productive si vos collègues ne facilitent pas votre travail en évitant de vous interrompre. Si vous ou un collègue avez de la difficulté à changer de contexte, essayez de discuter des causes des interruptions.

« Vous pouvez examiner les causes, comme les changements d’horaire, les appels téléphoniques, une messagerie ouverte et active, pour voir si c’est ce qui se produit », dit M. Flinchbaugh. « Si les notifications de courriels entrants s’affichent et qu’on les ouvre, il y a changement de contexte. »

Une autre option consiste à collaborer avec vos coéquipiers pour établir des jalons qui marquent la fin d’une tâche ou un moment propice à une pause.

« Voyez si les gens peuvent atteindre des points d’arrivée prédéfinis dans leur travail sans interruption », ajoute M. Flinchbaugh. « Depuis que j’ai commencé cette tâche, me suis-je arrêté avant d’avoir fini? Si non, vous avez évité le changement. »

Le changement de contexte n’est peut-être pas si mauvais!

Même s’il n’y a pas d’avantage direct au changement de contexte, dit M. Flinchbaugh, vous pouvez toujours trouver des façons de changer de contexte efficacement si vous êtes attentif au processus. Passer d’un sujet à un autre vous coûtera du temps et de l’énergie mentale. Plus vous vous exercez à le faire aux bons moments, plus vous pourrez gérer d’actions à la fois.

« Il y a un avantage à savoir changer de contexte efficacement », conclut M. Flinchbaugh, « c’est de pouvoir insérer des tâches prioritaires nouvelles et urgentes sans nuire à l’efficacité ou à l’efficience des tâches initiales. »