Comment la matrice d’Eisenhower peut transformer votre gestion de projets

Il arrive aux meilleurs d’entre nous de se concentrer sur les mauvaises choses au travail. C’est une tendance humaine : même avec de bonnes intentions, si vous ne priorisez pas de façon active et délibérée, il est facile de perdre de vue l’ensemble du tableau. C’est là qu’intervient la matrice d’Eisenhower, un outil de priorisation des tâches très simple, qui peut transformer votre gestion de projets. « La matrice d’Eisenhower est peut-être l’un des meilleurs outils de gestion de projets et de gestion du temps qui existent. Elle est très facile à utiliser et elle apporte énormément de clarté à vos tâches et à votre charge de travail », affirme Jacob Udodov, fondateur et PDG de Bordio, une plateforme de gestion de projets et de tâches.

Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower?

La matrice d’Eisenhower est divisée en quatre quadrants : deux rangées et deux colonnes. Tâches urgentes ou non urgentes, et tâches importantes ou non importantes. Une tâche peut être pressante sans être importante pour les objectifs d’une équipe. Imaginons, par exemple, qu’une section de votre site Web est en panne. Vous devez régler le problème au plus vite, mais cela vous enlèvera du temps pour travailler sur les projets qui permettent d’atteindre vos cibles mensuelles.

Les tâches importantes et pressantes sont évidemment la grande priorité, et tout ce qui n’est ni important ni urgent doit être remis en question. « La matrice propose de répartir toutes les tâches en quatre catégories selon leur urgence et leur importance. Naturellement, les tâches urgentes et importantes doivent être traitées immédiatement. Quant à celles qui ne sont ni urgentes ni importantes, il faut les déléguer ou carrément les abandonner », explique Jacob Udodov.

Ce cadre s’inspire de Dwight D. Eisenhower, ancien président des États-Unis et officier militaire. L’auteur Stephen Covey a repris ses réflexions sur la prise de décision et en a fait une matrice dans son célèbre livre « Les 7 habitudes des gens très efficaces ».

Que faire avec chaque type de tâche

Urgent et important

À faire au plus vite : les tâches urgentes laissées de côté ont des conséquences, alors celle-ci demande votre attention immédiate.

Urgent et non important

À traiter bientôt : prévoyez un moment pour vous attaquer à cette tâche, car il est trop facile de la remettre à plus tard.

Non urgent et important

À déléguer : cette tâche doit tout de même être faite, mais pas nécessairement par vous.

Non urgent et non important

À abandonner : n’hésitez pas à la retirer de votre liste de tâches et ne faites perdre de temps à personne d’autre avec elle.

Les avantages de la matrice d’Eisenhower

« La matrice fonctionne si bien pour beaucoup de gens parce qu’elle donne une vue d’ensemble visuelle et une structure simple à ce qu’il faut faire. Souvent, nous remettons les choses à plus tard parce que nous nous sentons dépassés, ou nous nous laissons submerger par des tâches insignifiantes et nous passons à côté d’améliorations stratégiques. La matrice s’attaque à ces problèmes bien connus de façon amusante et facile », ajoute-t-il.

« Qui peut nous définir avec précision la différence entre le long et le court terme? Surtout quand nos affaires semblent en crise, nous sommes presque contraints d’accorder notre première attention au présent urgent plutôt qu’à l’avenir important », disait Eisenhower lui-même.

Voici quelques avantages de la matrice d’Eisenhower.

Dites adieu au travail superflu

Le travail pour le travail tue la productivité. La matrice d’Eisenhower est un moyen simple et visuel de revoir régulièrement vos priorités et de repérer les activités qui consomment vos efforts sans vous rapprocher de vos grands objectifs.

Une meilleure concentration, c’est plus d’impact

Affiner vos priorités et retirer certains livrables de votre liste de tâches vous laisse plus d’énergie à consacrer à vos grandes priorités. Cette concentration se traduit par plus d’impact et de meilleurs résultats.

Évitez le piège des urgences constantes

La matrice d’Eisenhower vous permet aussi d’évaluer comment vous avez tendance à utiliser votre temps. Si la plupart de vos tâches tombent dans la catégorie « urgent », c’est peut-être le signe que vous passez votre temps à éteindre des feux, au détriment d’autres responsabilités importantes. Il faut être proactif plutôt que réactif. Il est donc essentiel de repérer les tâches importantes qui ne sont pas des crises et de leur réserver du temps.

Devenez meilleur pour déléguer

Ce cadre peut aussi vous aider à mieux déléguer, puisqu'il vous encourage à abandonner les tâches ni urgentes ni importantes, ou à déléguer celles qui doivent tout de même être faites.

Économisez du temps et de l’argent

Vous connaissez l’adage : le temps, c’est de l’argent. En encourageant une priorisation régulière, la matrice d’Eisenhower vous aide à préserver de précieuses ressources, surtout si vous répétez l’exercice tout au long d’un trimestre ou d’une année.

Hive est la première plateforme de productivité au monde conçue de façon démocratique. Découvrez comment nous pouvons vous aider, ici.