L'union fait la force : comment bien déléguer

Savez-vous comment déléguer du travail? Pour certains, déléguer est une aptitude naturelle; pour d'autres, c'est un sujet sensible. Mais que vous en soyez conscient ou non, la délégation est de la plus haute importance en milieu de travail. Un sondage Gallup de 2014 a révélé que lorsque les chefs de la direction ont un grand talent pour la délégation, leur entreprise affiche un taux de croissance sur trois ans supérieur de 112 % à celui des entreprises dont les dirigeants ont peu de talent pour déléguer. Et même pour ceux qui n'occupent pas un poste de direction, des études montrent que la délégation peut accroître l'estime de soi au travail et donner un sentiment d'autonomie. On pourrait dire que c'est parce que déléguer des tâches libère du temps pour un travail plus créatif, ou donne l'impression d'occuper un poste de gestion. Mais ce n'est qu'une partie de l'équation. Déléguer permet à de nouveaux talents de développer leurs compétences, renforce les liens entre coéquipiers et favorise l'esprit d'équipe, tout en confiant les bonnes tâches aux bonnes personnes.

Malheureusement, la façon dont vous déléguez en ce moment est peut-être semée d'échéances manquées, de courriels de suivi frustrants ou de livrables bâclés. Mais vous allez découvrir pourquoi votre délégation ne fonctionne peut-être pas, et comment y remédier.

1. Réfléchissez avant de déléguer

Une énorme erreur, lorsque vous songez à déléguer une tâche, est de le faire sans trop réfléchir à la façon dont les choses vont se dérouler. Toute délégation n'est pas bonne, et si vous n'agissez pas de façon réfléchie, vos tentatives pourraient se retourner contre vous. Une étude récente du Journal of Leadership and Organizational Studies montre que les employés voient parfois la délégation comme une absence de leadership, puisque vous vous contentez de refiler des tâches au lieu de les accomplir vous-même. Ce style, appelé leadership du laisser-faire, amène les gens à prendre moins au sérieux leurs patrons, leurs coéquipiers ou leurs gestionnaires. Si vous êtes déterminé à adopter un style de leader du laisser-faire, votre équipe reproduira l'attitude qu'elle perçoit chez vous. Si les gens pensent que vous déléguez sans vous investir, plutôt que de refuser carrément ou agressivement votre demande, ils pourraient simplement « oublier » la tâche ou la bâcler. Pour ne pas paraître paresseux ou irréfléchi, déléguez avec intention et assurez-vous que votre collègue a autant envie de faire la tâche que vous avez envie de la lui confier.

2. Confiez aux gens des tâches qu'ils veulent faire

Une des principales raisons pour lesquelles la délégation tourne mal est que la personne à qui vous avez fait la demande n'a tout simplement pas envie de faire ce que vous lui demandez. Pour vous assurer que votre délégation tombe entre de bonnes mains, misez sur les forces de vos collègues. Si vous confiez à quelqu'un une tâche que vous savez qu'il déteste, vous pouvez presque garantir qu'elle sera reléguée au bas de sa liste de tâches. Mais si la personne est disposée, capable et enthousiaste, elle voudra s'en acquitter tout de suite, avec empressement.

En reconnaissant quelles tâches conviennent le mieux aux compétences de chaque coéquipier, vous ne faites pas que déléguer : d'une certaine façon, vous rendez service à quelqu'un en lui donnant l'occasion de briller. Peut-être a-t-il toujours voulu montrer ses talents en conception graphique dans une présentation ou un dossier pour le conseil d'administration, ou mettre ses connaissances d'Excel à l'épreuve avec des chiffriers pour organiser le budget ou le flux de travail. Toute l'équipe découvre alors un nouveau talent et, techniquement, c'est à vous qu'on le doit.

3. Des occasions de grandir

Une autre raison pour laquelle la délégation est si importante : en confiant différentes responsabilités, vous donnez aux gens l'occasion de faire progresser leur carrière et leurs compétences. Si vous confiez à quelqu'un une tâche aux enjeux plus élevés, qui exige de la recherche, de l'exécution et de l'innovation plutôt que de l'automatisme, il en ressortira avec de nouvelles habiletés de résolution de problèmes et un plus grand sens de la débrouillardise.

Cela peut aussi fonctionner dans les deux sens, comme la plupart des délégations, car il arrivera que vos coéquipiers fassent appel à vous pour certains volets d'un projet. Pour vous assurer de recevoir vous aussi les bonnes tâches, vous pouvez toujours faire connaître certains de vos intérêts à vos coéquipiers et voir s'ils correspondent à ce qui passionne moins vos collègues.

4. La patience est essentielle

Pour bien déléguer, il faut se rappeler que la délégation est un processus, et non un geste ponctuel. La première, la deuxième, voire la troisième fois que vous déléguez une tâche à quelqu'un, certains aspects du projet pourraient demander un peu d'ajustement. Vous devrez peut-être même refaire certaines parties vous-même, jusqu'à ce que l'autre personne comprenne vos paramètres et vos attentes particuliers.

Si vous perdez patience avec une personne à qui vous avez délégué une tâche, demandez-vous si vous avez coché toutes les cases ci-dessus. La tâche lui convenait-elle? Était-elle enthousiaste ou indifférente? S'agissait-il d'une tâche qui l'aidait à développer ses compétences, ou d'une corvée ennuyeuse qui fait perdre du temps et que vous ne vouliez pas faire vous-même? Répondre à toutes ces questions peut mieux vous guider sur la façon de déléguer à l'avenir, voire sur la façon d'aider la personne à qui vous avez délégué en ce moment.

5. Partagez le mérite

Une autre façon dont la délégation finit mal : la personne qui délègue garde tout le mérite pour elle, comme si la personne à qui elle a délégué était son adjointe. Même si vous l'avez aidée à accomplir la tâche, parce qu'elle était encore un peu novice, elle mérite son moment de gloire. Si elle a fait le travail, elle mérite le crédit du résultat. De plus, si vous partagez le mérite avec quelqu'un d'autre, vous lui donnez la chance de prendre en charge d'autres travaux du même genre, qu'elle pourrait bien apprécier.

De plus, la délégation peut être un sujet sensible pour certains, qui ne veulent pas paraître insistants, prétentieux ou présomptueux. Partager le mérite peut aussi envoyer à vos coéquipiers le message que déléguer est acceptable, et qu'il est normal à la fois de demander de l'aide et d'en donner. Ce que beaucoup de gens ignorent de la délégation, c'est que répartir les tâches au sein de votre équipe, c'est davantage donner que recevoir, et qu'en parler ouvertement peut ultimement aider à la dédramatiser.

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