Le guide ultime pour bien prioriser vos tâches

Avouons-le : nous avons tous plus de choses à faire que nous ne pouvons en accomplir. Nos listes de tâches sont rarement terminées (en toute transparence, ma liste de tâches dans Hive compte plus de 60 actions en tout temps). Et lors des rares moments où tout est enfin rayé de la liste, c'est une belle réussite.

Alors, comment venir à bout de toutes ces listes sans rien échapper? La réponse tient en un mot : la priorisation. Que vous travailliez sur des tâches d'envergure ou sur votre routine quotidienne, prioriser vos tâches est essentiel. Nous avons tous 24 heures dans une journée, mais c'est la façon dont nous les utilisons, et ce à quoi nous les consacrons, qui fait toute la différence.

Qu'est-ce que la priorisation?

La priorisation se définit comme « l'action ou le processus qui consiste à déterminer l'importance ou l'urgence relative d'une ou de plusieurs choses ». En termes plus simples, il s'agit de repérer et de mettre en évidence les tâches les plus importantes de votre liste, puis de les classer par ordre d'importance. Classer chaque tâche vous aide à savoir lesquelles doivent être terminées en premier, lesquelles sont les plus urgentes et lesquelles peuvent attendre au besoin.

La plupart d'entre nous passent trop de temps sur ce qui est urgent et pas assez sur ce qui est important.  - Stephen R Covey

Du côté des tâches que vous souhaitez gérer, il existe 4 catégories différentes à aborder. La première est celle des tâches uniques, c'est-à-dire celles qui ne se produisent qu'une fois. Les tâches récurrentes forment le deuxième groupe : ce sont les tâches qui reviennent de façon régulière et répétée. La troisième catégorie regroupe les projets, soit des travaux plus importants et ponctuels. La quatrième et dernière catégorie est celle des problèmes, c'est-à-dire les imprévus qui surgissent et qu'il faut régler sans tarder. Les tâches de type problème passeront probablement avant toutes les autres, mais la façon d'organiser le reste de vos tâches dépend de vos préférences personnelles.

Les bienfaits scientifiques de la priorisation

Le cortex préfrontal est une région du cerveau responsable d'un vaste éventail de fonctions, allant de l'adaptation des comportements aux réactions émotionnelles, en passant par la priorisation. Le cortex préfrontal est associé à des catégories de tâches appelées « fonctions exécutives », définies comme « le contrôle des comportements à courte vue et réflexes ». Parmi les tâches prises en charge par le cortex préfrontal, on trouve la planification, la prise de décision et la résolution de problèmes — autant d'éléments clés de la priorisation. Pourquoi est-il important de solliciter cette région du cerveau pour prioriser vos tâches? Pour plusieurs raisons. D'abord, la priorisation aide à réduire le stress. Lorsque vous avez un plan d'attaque clair, votre niveau de stress commence à baisser. De plus, on estime que 25 % de notre bonheur est lié à notre capacité à gérer le stress, ce qui signifie que plus nous priorisons et planifions, plus nous pouvons être heureux. La priorisation est aussi précieuse parce qu'elle motive les personnes à accomplir les actions de leur liste tout en leur donnant de la souplesse à long terme. Lorsque vous avez de cinq à dix actions à terminer dans une journée, vous êtes bien plus motivé à les mener à bien et à les cocher, plutôt que de les laisser déborder sur le lendemain. Dans Hive, j'adore pouvoir cocher des éléments de ma liste et les déplacer dans la section « Terminé » de mon tableau Kanban : c'est vraiment grisant. Enfin, la priorisation vous fait gagner du temps. Quand toutes vos tâches sont bien alignées par ordre d'importance, vous pouvez passer rapidement de l'une à l'autre sans vous demander laquelle aborder ni dans quel ordre les terminer. Vous économiserez ainsi un temps précieux et de l'énergie mentale.

Comment prioriser vos tâches

Pour bien des gens, la priorisation des tâches au travail commence dès l'arrivée au bureau. Commencez donc votre journée en consultant les tâches qui vous sont précisément attribuées. Ne vous laissez pas submerger et ne vous convainquez pas que vous n'y arriverez pas en une seule journée. Plutôt que de laisser les pensées négatives s'installer, commencez à planifier. Il existe plusieurs façons de commencer à prioriser vos tâches. La première consiste à utiliser un crayon et du papier. Prenez un carnet ou une feuille et notez toutes les tâches que vous devez terminer d'ici la fin de la journée. Ensuite, respirez profondément et relisez tout ce que vous avez écrit. Une autre méthode, souvent plus efficace, consiste à utiliser une plateforme de gestion des tâches comme Hive. Si vous utilisez un outil comme Hive, toutes vos tâches quotidiennes auront déjà été saisies dans la plateforme et vous attendront dès votre arrivée au bureau, accompagnées des détails sur le projet ou la campagne dont elles font partie. Quand vous travaillez dans Hive, la meilleure façon de prioriser consiste à donner aux tâches que vous DEVEZ terminer aujourd'hui l'échéance « Aujourd'hui » et à reporter les autres plus tard dans la semaine ou le mois. Vous pouvez aussi consulter les tâches « À venir » et « Terminées » dans Hive, ce qui vous aide à suivre l'avancement global du projet et vos besoins futurs en matière de priorisation.

Maintenant que vous disposez de la liste complète des tâches à accomplir, vous pouvez définir la priorité de chacune. Vous pouvez le faire facilement sur la carte d'action dans Hive ou, si vous utilisez un crayon et du papier, en surlignant la tâche, en y mettant une étoile ou en l'inscrivant en haut de votre liste. Cela vous permettra de repérer la tâche à faire en premier.

Si vous avez besoin d'une méthode de priorisation plus détaillée, utilisez des matrices de priorisation des tâches et d'autres outils pour établir un plan impeccable pour la journée.

Techniques de priorisation des tâches 

Des maîtres de la priorisation ont mis au point des astuces et des techniques pour en faire un art. Ces méthodes vous aideront à prioriser vos tâches dans tous les domaines de votre vie. Passons en revue quelques-unes des meilleures astuces et techniques pour tirer pleinement parti de la priorisation.

MoSCoW

[caption id="attachment_5068" align="aligncenter" width="754"] Image tirée de Pinterest.[/caption] Dai Clegg, spécialiste du développement logiciel, a créé la technique MoSCoW pendant son passage chez Oracle. C'est l'une des méthodes de priorisation les plus populaires. L'acronyme réunit quatre catégories de priorité : à faire absolument (Must-Do), à faire idéalement (Should-Do), à faire si possible (Could-Do) et à ne pas faire (Won't-Do).

1. La première catégorie, Must-Do, comprend les tâches incontournables, qui sont les plus importantes.

2. Vient ensuite le groupe Should-Do, qui rassemble les éléments importants, mais moins vitaux que les tâches Must-Do.

3. Les tâches Could-Do sont agréables, mais elles ne jouent aucun rôle dans les grandes améliorations. Vous pouvez les laisser de côté sans crainte de perdre quoi que ce soit.

4. Enfin, il y a la catégorie Won't-Do. Cette section regroupe uniquement les tâches qui ne valent pas votre temps.

Notez soigneusement vos tâches et attribuez-les aux catégories disponibles. Une fois les tâches réparties, passez chaque catégorie en revue et vérifiez que les tâches qu'elle contient correspondent bien à sa description.

Triez maintenant la liste par catégorie. Placez les tâches Must-Do en haut, suivies des tâches Should-Do, puis ajoutez les éléments Could-Do, et commencez à réaliser les tâches dans cet ordre. Enfin, gardez un œil sur les éléments Won't-Do et veillez à ne perdre aucun temps avec eux.

Conseil pratique : terminez toutes les tâches de la première catégorie avant de passer à la suivante. Ne vous précipitez pas et restez calme au moment de répartir les tâches entre les groupes.

Modèle de Kano

[caption id="attachment_5069" align="aligncenter" width="685"] Image tirée de Medium.[/caption] Le modèle de Kano (prononcé « ka-no ») a été présenté par Noriaki Kano. C'est une approche fondée sur les différents niveaux de satisfaction des utilisateurs à l'égard des fonctionnalités ou du comportement d'un produit. Noriaki Kano a publié ce modèle en 1984.

Il existe plusieurs façons de mettre en œuvre le modèle de Kano, mais nous présentons ici la méthode la plus efficace : répartir les éléments de votre carnet de commandes dans les catégories Must-Be, Attractive, One-Dimensional, Indifferent et Reverse.

Notez que cette méthode repose largement sur la réalisation de sondages et d'entrevues avec les utilisateurs avant la priorisation.

1. Nous avons d'abord la catégorie Must-Be. Elle est réservée aux tâches qu'il faut absolument accomplir pour atteindre l'objectif ultime. Sans les terminer, vous ne pouvez pas avancer.

2. Ensuite vient le groupe One-Dimensional. Cette catégorie regroupe les éléments qui ne sont peut-être pas essentiels, mais qui plaisent à vos clients.

3. Les fonctionnalités Attractive sont celles qui ajouteront une satisfaction supplémentaire à votre façon de travailler.

4. Tous les éléments, idées et tâches ayant le moins d'impact possible appartiennent à la catégorie Indifferent.

5. Rangez dans la section Reverse tous les éléments qui agacent et nuisent au résultat global.

Le modèle de Kano peut s'appliquer à la routine de n'importe qui et aider à prioriser les tâches comme à comprendre la priorisation des produits. Mais il vise surtout les entreprises et les firmes qui souhaitent prioriser le processus d'un produit en particulier.

Tri à bulles

Le tri à bulles est une technique qui compare l'importance d'une tâche à celle des autres éléments de la liste. Le cycle se poursuit jusqu'à ce que chaque tâche ait été comparée à toutes les autres. Vous pouvez ainsi ordonner la liste selon l'importance de chaque tâche.

Commencez par disposer toutes vos tâches à l'horizontale, au hasard, sur une feuille de papier. Ensuite, comparez les deux premières tâches et demandez-vous : « Laquelle est la plus importante? » Choisissez-en une et déplacez-la vers la gauche.

Comparez ensuite les deux tâches suivantes et retenez celle qui a la plus grande importance. Cette tâche est déplacée vers la gauche de la matrice. Poursuivez ainsi jusqu'à la fin de la liste.

Reprenez ensuite depuis le début et continuez de vous interroger sur l'importance de chaque tâche. Enfin, vérifiez que toutes les tâches les plus critiques se trouvent à gauche des tâches les moins importantes.

Félicitations! Vos priorités sont maintenant alignées de gauche à droite. Cochez les tâches de votre liste au fur et à mesure que vous les terminez.

Les meilleurs outils de gestion des tâches pour prioriser

Maintenant que vous maîtrisez quelques techniques de base, vous pouvez aussi commencer à prioriser vos tâches grâce à un logiciel de gestion de projets ou à une plateforme de gestion des tâches. Voici quelques excellents outils pour prendre la priorisation au sérieux.

Hive

Hive est un puissant outil de gestion de projets qui aide les équipes de Google, de Starbucks, de Comcast et de Toyota à avancer rapidement. L'un des principaux avantages de Hive, ce sont ses affichages de projet flexibles, qui permettent à chaque membre de l'équipe de travailler à sa façon : en Kanban, en diagramme de Gantt, en vue de portefeuille, en calendrier, et plus encore. Hive offre aussi plus de 1 000 intégrations avec des outils comme Gmail, Salesforce, Zoom et Jira. Avec l'affichage « Mes actions » dans Hive, vous voyez facilement toutes vos prochaines tâches à échéance rapprochée. Vous pouvez basculer rapidement pour voir les tâches à terminer aujourd'hui, demain, dans les 7 prochains jours, dans les 2 prochaines semaines ou dans les 30 prochains jours. Cette fonctionnalité intégrée à Hive vous montre ce qui doit être fait bientôt, ce qui vous aide à prioriser et à choisir la prochaine tâche à aborder. Essayez Hive gratuitement pendant 14 jours pour comprendre pourquoi des milliers d'équipes utilisent Hive pour garder leurs priorités sous contrôle.

Trello

Trello est un autre outil de gestion des tâches très populaire. Les fonctionnalités et l'interface de Trello sont centrées sur les tableaux Kanban, un élément central de la méthodologie de gestion de projets Agile. Les tableaux Kanban vous permettent de visualiser votre flux de travail en classant les tâches dans différentes catégories, ou étapes. De la même manière, Trello vous permet de créer des cartes et des étiquettes selon votre stratégie. Vous profitez aussi de listes intuitives et d'étiquettes colorées. Si vous souhaitez créer des tableaux Kanban, mais que vous avez besoin de capacités de gestion de projets plus puissantes, essayez Hive ou l'une de ces autres solutions de rechange à Trello.

Asana

Gérez vos projets, vos tâches personnelles et vos équipes avec Asana. Avec cet outil, vous pouvez gérer des tâches, les attribuer à des utilisateurs et prioriser le travail de votre équipe en fonction des projets. Asana a une interface très conviviale, qui peut vous être utile, à vous et à votre équipe, si vous cherchez une solution adaptée aux débutants. Pour découvrir d'autres outils de gestion de projets aux capacités similaires, voici une liste des principales solutions de rechange à Asana sur le marché.

Evernote

Vous voulez simplement quelque chose de simple pour vous organiser et prioriser vos tâches au quotidien? Comme l'un des outils de prise de notes les plus populaires du marché, Evernote vous permet de créer des tâches et de les suivre dans vos notes. L'une des meilleures façons d'utiliser Evernote pour prioriser vos tâches consiste à créer des notes « à faire », dans lesquelles vous listez les tâches importantes et planifiez celles à aborder en premier. Il existe aussi beaucoup d'autres solutions de rechange à Evernote (dont Hive Notes!) qui offrent la même fonctionnalité de liste de tâches.

La priorisation aide des gens partout dans le monde à accomplir des merveilles au quotidien. Elle permet de bâtir une routine productive qui améliore la performance et la productivité globale au fil du temps. Les outils et les techniques présentés ici peuvent grandement améliorer votre vie. Qui n'en voudrait pas?