6 techniques de prise de décision en groupe qui vous feront gagner du temps en réunion

Levez la main si vous avez déjà participé à une réunion qui s'étire, qui ne mène à aucune décision concrète ni à aucune prochaine étape, et qui exige une autre réunion pour poursuivre la discussion. C'est normal : il est très difficile de prendre des décisions en groupe, et il y a donc plusieurs points à considérer pour maîtriser la prise de décision en réunion. « D'après mon point de vue et mon expérience, les gens ne s'écoutent pas en réunion, et il s'agit généralement plus d'imposer son point de vue que de comprendre celui des autres », affirme Marjan Najafi, PDG et cofondatrice de Qyro.io, une entreprise suisse primée qui offre des solutions de bien-être mental aux dirigeants. « Il devient alors incroyablement difficile d'en arriver à un consensus, et tout le monde perd beaucoup de temps. Cela crée aussi beaucoup de tension dans la dynamique de l'équipe. » Selon elle, comme la façon dont nous gérons et dirigeons évolue vers plus d'inclusion et moins de verticalité, il est plus important que jamais de travailler sur les compétences et les tactiques de prise de décision. « C'est absolument essentiel, puisque la définition du leadership passe de la hiérarchie descendante à quelque chose de plus inclusif. » Une prise de décision efficace profite donc aux équipes comme aux organisations, et c'est aussi quelque chose que l'on peut cultiver volontairement. Heureusement, vous n'avez pas à espérer un consensus pour prendre des décisions en réunion de groupe. Essayez avec votre équipe les six techniques de prise de décision en groupe ci-dessous.

1. Une minute pour arriver

Et si vous consacriez la première minute de la réunion à vous ancrer, au lieu de passer directement aux affaires?

« Cela peut sembler contre-intuitif, mais des études ont démontré que c'est extrêmement efficace. Cela s'appelle “une minute pour arriver”. C'est une technique de pleine conscience que je propose à mes clients en tant que coach de cadres », explique Mme Najafi.

Quand les gens entrent dans la salle de réunion, invitez les participants à prendre une minute pour porter leur attention sur leur respiration, afin que le corps et l'esprit se posent et se concentrent sur l'activité qui s'apprête à commencer. « Même si cela ne prend qu'une minute, l'effet est considérable. Les gens finissent par mieux s'écouter et par être beaucoup plus conscients de ce qui les entoure. Les décisions peuvent aussi être prises beaucoup plus efficacement. »

2. L'impact, pas l'intention

Mme Najafi recommande aussi une autre technique de pleine conscience qu'elle appelle « l'impact, pas l'intention ». Elle est particulièrement utile quand les tensions montent autour d'une décision.

« Lorsque vous vous sentez irrité ou frustré par quelqu'un, faites une pause et pensez à la phrase “l'impact n'est pas l'intention”. Servez-vous de [ce mantra] pour vous rappeler qu'il y a probablement plus à l'histoire, et soyez curieux de ce qui se cache derrière ce que vous ressentez. De plus, faites le point sur les lentilles du contenu, des émotions et de l'identité, qui peuvent orienter la conversation. »

Autrement dit, séparez votre perception d'une situation de la situation elle-même. Remarquez les expériences personnelles et les émotions que chacun peut projeter sur la conversation. Et présumez toujours de la bonne intention de vos collègues.

Cette approche consciente peut vous aider à rester concentré sur l'essentiel : avoir une discussion productive qui mène à une décision.

3. La décision par consentement

La sociocratie est un système de gouvernance fondé sur la création d'environnements psychologiquement sécurisants et d'organisations productives, et elle privilégie le consentement plutôt que le consensus, ce qui peut inspirer votre façon de décider en réunion. « Quelle est la différence? Un tout petit ajustement aux grandes conséquences! Voici comment cela fonctionne. Imaginons qu'une proposition soit sur la table et que l'équipe en discute. Au lieu de demander “Est-ce que tout le monde est d'accord pour qu'on fasse cela?”, demandez “Y a-t-il des objections à ce qu'on fasse cela?” ou “Y a-t-il une raison de ne pas le faire?” », explique Ted Rau, responsable des opérations de Sociocracy For All.

« La différence, c'est que ceux qui préféreraient une autre idée peuvent quand même dire oui à la proposition parce que, s'ils sont honnêtes avec eux-mêmes, elle pourrait fonctionner tout aussi bien. Ainsi, on évite de s'attarder à vouloir plaire à tout le monde, ce qui prend beaucoup de temps et épuise les équipes. »

M. Rau suggère d'obtenir une réponse de chaque personne. Plutôt que de simplement poser la question au groupe et d'attendre des commentaires, faites le tour de la salle et établissez un contact visuel ou verbal avec chaque membre de l'équipe. Demandez-lui s'il a des objections et invitez-le à remettre la proposition en question.

« Si personne n'a d'objection et que tout le monde a été consulté, il est beaucoup moins probable que des gens sapent le plan d'action plus tard », dit-il. « Mais cela ne fonctionne que si vous avez créé un environnement psychologiquement sécurisant où les commentaires de chacun sont vraiment les bienvenus. Sinon, ce n'est que de la façade, et tout le monde le sait. »

4. Le remue-méninges sans interruption

Une autre technique de décision en groupe inspirée de la sociocratie consiste à tenir une séance de remue-méninges où chaque personne prend la parole à tour de rôle, en évitant les interruptions à tout prix.

« Aucune interruption n'est permise, et chacun a son tour. Avec un peu d'ordre, on peut écarter le bruit et arriver aux idées de fond », dit M. Lau. « Les échanges habituels entre membres de l'équipe font souvent perdre du temps et découragent les gens d'apporter leurs idées. »

Ensuite, faites un deuxième tour et demandez à une personne de rédiger une proposition à partir des idées discutées et de la présenter pour obtenir des commentaires la fois suivante, ou faites une proposition sur-le-champ. Enfin, demandez s'il y a des objections, en utilisant la méthode du consentement décrite plus haut. « On peut arriver à une décision en 10 minutes, chaque contribution allant droit au but tout en tenant compte de toutes les idées », selon M. Lau.

5. Les avantages et les inconvénients

Des techniques de pleine conscience aux systèmes organisationnels progressistes, les méthodes ci-dessus sont moins courantes. Mais la bonne vieille liste des avantages et des inconvénients peut aussi faire des merveilles quand il faut prendre une décision en réunion de groupe.

« Je trouve cela très efficace pour obtenir une vue d'ensemble claire des avantages et des inconvénients d'une décision à prendre. Cela montre aussi très bien au reste du groupe pourquoi on choisirait, ou non, une décision donnée », explique Taylor Ryan, conférencier, entrepreneur en série et PDG de l'agence de marketing Klint.

6. Le vote multiple

M. Ryan aime combiner les avantages et les inconvénients avec un vote multiple, où plusieurs tours de scrutin permettent d'écarter peu à peu les options les moins favorisées. « Je l'utilise quand il y a beaucoup d'options à examiner. C'est une excellente façon d'éliminer équitablement une foule d'options pour n'en garder que quelques-unes », dit-il.

« Une fois qu'il n'en reste que quelques-unes, vous pouvez utiliser les avantages et les inconvénients de chacune pour arriver à une décision finale. Les deux techniques ci-dessus peuvent sembler simples, mais elles sont très efficaces lorsqu'on les combine. »