Comment atteindre la boîte de réception zéro et booster votre productivité

Tout le monde est déjà passé par là. C’est vendredi après-midi, votre cerveau est en surchauffe et vous avez besoin d'un peu de répit. Vous traitez des courriels depuis le matin – dans une boîte de réception qui se remplit et se vide sans cesse, par centaines – et vos yeux sont embrouillés et fatigués. Puis, soudain… comme par magie. Le chiffre à côté de « Boîte de réception » dans votre compte de courriel est zéro. Un beau gros zéro. Il y a un instant, vous étiez épuisé et tout vous faisait mal, mais vous voilà champion du monde.

Les alertes rouges de la boîte de réception sont le fléau de presque tout le monde. À mesure que le chiffre grimpe, l'anxiété aussi, de même que l'envie d'éviter complètement le travail. Une fois que vous y plongez, sortirez-vous un jour de cette boîte? Y a-t-il une fin en vue? Atteindre la boîte de réception zéro est le rêve de tous, et l'euphorie qui s'ensuit vaut bien la peine de passer tous ces messages en revue, aussi pénible que ce soit sur le moment.

Qu'est-ce que la méthode de la boîte de réception zéro?

La boîte de réception zéro est une méthode fondée sur ce phénomène. C'est une habitude qui s'acquiert et qui vous aide à gérer votre boîte de courriel. Elle maintient en tout temps votre nombre de messages reçus à un niveau bas, voire à zéro. (Qui ne voudrait pas avoir ces frissons tous les jours de la semaine?) Mise au point par l'expert en productivité Merlin Mann en 2004, cette théorie existe presque depuis aussi longtemps qu'Internet est accessible au public. Depuis, elle a évolué selon les circonstances. Les personnes qui l'appliquent à leur courriel personnel s'y prennent un peu différemment de celles qui l'utilisent dans leur boîte professionnelle, mais les grandes lignes restent très semblables. Adopter votre propre méthode de la boîte de réception zéro peut aussi être un peu stressant. C'est une pratique à laquelle il faut s'habituer, mais elle n'a rien d'impossible.

La méthode de la boîte de réception zéro, telle que Mann l'a conçue, comprend quatre étapes simples : supprimer, déléguer, reporter et faire.

Supprimer

Lorsqu'un courriel n'est pas essentiel à votre travail ou à la tâche en cours, supprimez-le simplement. Il est tout à fait acceptable de vous débarrasser de ce qui ne vous est pas utile. Pour les perfectionnistes qui veulent répondre à tous les courriels en temps voulu, cela peut même être un peu douloureux. Vous devez classer vos courriels par ordre d'importance et supprimer ceux qui ne répondent pas à vos priorités. Si l'expéditeur relance, vous pourrez alors décider si vous voulez y donner suite ou non.

Déléguer

Même si cela ne s'applique pas à tout le monde, si une autre personne de votre équipe est mieux placée pour traiter un courriel ou une demande, n'hésitez pas à le lui transférer – ou à le lui déléguer. Dans les rôles où vous ne gérez pas d'équipe, il peut sembler étrange de transmettre un message à un collègue ou à un patron, mais c'est aussi une pratique tout à fait acceptable en milieu de travail.

Reporter

Si certains courriels doivent attendre ou concernent un projet à venir, créez un dossier dans votre messagerie pour les ranger. Vous ne voulez pas qu'ils traînent sans que personne les voie ni s'en occupe, et vous pourrez toujours consulter cet onglet ou ce dossier plus tard. Si vous n'organisez pas votre boîte au-delà des classiques « boîte de réception », « éléments envoyés » et « corbeille », vous pouvez simplement marquer ces messages d'un drapeau ou d'une étoile.

Faire

Pour les courriels urgents et d'actualité, répondez tout simplement. Trouvez vos réponses aussi vite que possible et rédigez votre message. Restez bref pour couvrir l'essentiel rapidement, et savourez le plaisir d'avoir complètement réglé le courriel.

Les avantages d'atteindre la boîte de réception zéro

La boîte de réception zéro offre de nombreux avantages. À une époque où la santé mentale est clairement une priorité en milieu de travail, il est important de privilégier les petites choses qui vous aident à rester calme et serein au travail comme à la maison. Voici quelques raisons de vous tourner vers cette méthode :

• Quand votre boîte est à zéro, les gens s'émerveilleront de votre éthique de travail. Vous aurez sûrement l'impression d'être au sommet du monde.

• Avec la boîte de réception zéro, l'afflux de messages de chaque journée de travail vous semblera beaucoup plus facile à gérer. (Après tout, on dirait qu'on n'a jamais assez de temps.)

• Vous saurez que vous avez répondu à toutes les personnes qui attendent que vous preniez des décisions et que vous avanciez dans vos dossiers, etc. Soyez un collègue et un ami sur qui l'on peut compter. Après tout, personne n'aime être ignoré. Et parfois, les éléments de votre boîte de réception sont extrêmement urgents.

• Les laisser là pourrait vous priver d'expériences, de projets et d'autres belles occasions.

• Réduisez les épisodes d'anxiété associés à certaines pastilles rouges et aux nombres à 2, 3 et même 4 chiffres affichés sur votre ordinateur et votre téléphone. Il peut être presque impossible de porter sur soi un téléphone contenant des boîtes de courriel si l'on essaie d'éviter de voir ces chiffres grimper.

Voici quelques ressources clés pour atteindre la boîte de réception zéro quand le temps presse, et pour la garder ainsi pour de bon.

Utilisez votre fonction de recherche

Si vous savez que vous ne voulez pas ouvrir les courriels qui portent sur certains sujets, tapez ce sujet ou des mots-clés connexes dans votre fonction de recherche. Votre messagerie affichera tous les messages non ouverts qui contiennent ce mot-clé, et vous pourrez les supprimer en bloc. Encore une fois, cela aide énormément si votre boîte reçoit régulièrement des propositions de médias et d'entreprises.

Désabonnez-vous

Si une infolettre ne vous est plus utile ou si l'on vous a ajouté à une liste de diffusion qui ne vous apporte rien, désabonnez-vous. Il peut être agaçant de dénicher les petits caractères au bas du courriel et de suivre la procédure de une à quinze étapes pour vous retirer d'une liste, mais cela en vaut tout à fait la peine.

Une autre excellente façon de vous désabonner des infolettres et des courriels réguliers de comptes semblables (catalogues, publicités, courriels de marketing, offres d'entreprises, etc.) est Unroll.me. Vous pouvez ouvrir un compte gratuit avec presque n'importe quel serveur de courriel et parcourir la liste pour vous désabonner très rapidement de plusieurs options inutiles.

Créez des modèles

Certaines personnes se surprennent à taper ou à copier-coller les mêmes phrases encore et encore au fil de la journée. Si c'est votre cas, songez à créer des modèles dans votre plateforme d'hébergement de courriel. Les propositions, les réponses aux propositions et les mises à jour hebdomadaires pour l'équipe peuvent servir dans bien des situations de communication au cours de votre semaine de travail. Ainsi, vous pouvez insérer rapidement un courriel sans perdre de temps à le chercher dans un document externe ou dans les notes de votre ordinateur, l'adapter au besoin et l'envoyer en un clin d'œil. Une autre façon de gagner du temps et de simplifier vos communications est d'envoyer vos mises à jour hebdomadaires sous forme de courriel collectif aux membres de votre équipe. Même avec un modèle, il n'est pas logique d'envoyer manuellement le même courriel à plusieurs personnes de votre entreprise.

Réservez du temps

Mettez toutes les chances de votre côté en réservant du temps chaque jour ouvrable pour traiter vos courriels. Pour certaines personnes, 15 minutes par jour peuvent suffire. Pour d'autres – surtout celles d'entre nous qui reçoivent des propositions à toute heure du jour – ce sera un peu plus difficile.

Pour commencer – surtout si votre boîte contient beaucoup de courriels – prévoyez environ une heure. Nous vous suggérons de choisir un moment après vos tâches prioritaires de la journée, vers le milieu de la journée. Ainsi, les gens auront le temps de répondre là où il le faut. Si cela vous semble trop exigeant, il existe d'autres méthodes. Quoi que vous fassiez, essayez de ne pas laisser ce temps empiéter sur votre vie personnelle ni sur vos heures hors travail. Après tout, c'est une tâche de travail, qui doit pouvoir se faire pendant votre journée normale.