Qu’est-ce que la gestion des flux de travail ?

Embaucher un employé et obtenir des fonds pour une nouvelle machine à café ont un point en commun : la gestion des flux de travail.

Un flux de travail est une suite d’étapes qui composent un processus de travail, mobilisent au moins deux personnes et créent ou ajoutent de la valeur aux activités de l’organisation. Mais dit comme ça, c’est un peu lourd.

En termes simples, un flux de travail est le processus qui guide la façon dont les choses se font. Embaucher un nouveau membre d’équipe suit des étapes précises, dans un ordre précis, chaque fois que quelqu’un est intégré. Il en va de même pour bien d’autres activités qui reviennent sans cesse pour faire tourner votre entreprise.

Les flux de travail de l’entreprise se déroulent tout autour de vous chaque jour, mais ils peuvent passer inaperçus pendant que les tâches s’accomplissent.

Pourtant, accomplir les tâches ne suffit pas, surtout quand vous cherchez à accroître la productivité et à optimiser la croissance. Les flux de travail ne sont pas toujours prévisibles et ne donnent pas toujours des résultats constants. Si vous visez des processus parfaits, vous devez suivre de près les tâches et les personnes concernées. C’est là qu’intervient la gestion des flux de travail.

Pourquoi la gestion des flux de travail est-elle importante ?

La gestion des flux de travail consiste à superviser les tâches pendant qu’elles progressent, pour s’assurer que les personnes et les processus concernés avancent de façon efficiente et efficace. Elle optimise les processus, limite le gaspillage de temps et de ressources précieux et responsabilise les employés.

Selon Ben Horowitz : « ...quand une organisation tente de faire quoi que ce soit, tout revient toujours à une seule personne qui peut retarder l’ensemble du projet. Un ingénieur peut rester coincé à attendre une décision, ou une gestionnaire peut croire qu’elle n’a pas l’autorité pour faire un achat critique. Ces hésitations en apparence mineures peuvent causer des retards fatals. » Imaginez l’horreur de voir un projet s’arrêter net à cause d’une petite erreur. Le meilleur moyen de l’éviter est d’automatiser l’organisation, la coordination et l’exécution des flux de travail. Cela peut se compliquer, car différentes applications servent à diverses tâches. Zoom pour les réunions. Slack et les courriels pour la communication. GitHub pour le contrôle des versions du code. Dropbox pour le partage de fichiers. Pas de panique : tout cela peut être regroupé sur une seule plateforme comme Hive.

Voyons à quoi cela pourrait ressembler pour l’embauche d’un nouvel employé.

Sam, responsable de l’équipe des TI, communique avec les RH au sujet de l’embauche d’un développeur junior. Son service manque de personnel depuis un moment et il était temps d’ajouter une paire de bras à l’équipe. Les RH, dirigées par Katy, utilisent les spécifications du poste que contient le courriel de Sam, envoyé avec Hive Mail, pour créer un formulaire de candidature. Elle examine ensuite le test de compétences que Sam a créé grâce à l’intégration Dropbox de Hive. Katy envoie un message dans Hive par l’intégration Slack à Eugene, de l’équipe Marque et Publicité, pour qu’il diffuse l’offre d’emploi sur les sites d’emploi et sur LinkedIn. L’équipe lance dans Hive un projet consacré au poste de développeur junior, où elle peut échanger sur les candidats et sur la stratégie. Elle peut même utiliser Hive Forms et les modèles pour automatiser la saisie des candidatures. La semaine suivante, l'équipe de Katy retient quelques candidats impressionnants pour l’entrevue. Tous les membres du jury d’entrevue reçoivent des notifications par le projet dans Hive. Ils peuvent se réunir grâce à l’intégration de Hive et de Zoom pour discuter des premiers candidats, puis passer aux entrevues avec chaque candidat sur Zoom. Après l’entrevue, Katy et Sam trouvent le choix évident, mais les autres ne sont pas aussi convaincus; ils discutent donc du meilleur candidat par l’intégration de Hive dans Slack. Pendant leur discussion, ils consultent les résultats du test et les notes d’entrevue téléversées avec Hive Notes pour consolider leurs décisions. Katy envoie une offre au développeur choisi dès que la décision est prise. Tout cela a été réalisé en moins de 2 semaines.

Ce n’est pas de la magie.

Le processus d’embauche a été rapide, simple et efficace parce que les équipes ont pu collaborer avec un outil de gestion des flux de travail. Si vous voulez améliorer le processus d’intégration, vous pouvez aussi combiner un outil de flux de travail avec un logiciel d’intégration pour augmenter l’efficacité de votre équipe. Ce ne sont là que quelques-unes des façons dont ces outils améliorent votre entreprise. Voyons-en d’autres.

Les avantages d’automatiser les processus de votre entreprise

Gagner du temps

Les employés avancent plus vite grâce à une meilleure documentation et à une communication claire. Au lieu de passer des heures à attendre l’accès à un dossier contenant des informations essentielles, ils y accèdent en quelques minutes une fois qu’il est téléversé sur une seule plateforme.

Renforcer la responsabilisation

Quand chaque personne a un rôle et des livrables définis, qui peuvent être consignés et suivis dans un outil de gestion des flux de travail, il est plus facile de cerner le problème et de demander des comptes. Au lieu de se cacher derrière le mot « nous », chacun doit faire sa part, et la faire bien.

Améliorer la communication

Les silos s’effondrent quand tout le monde collabore sur une même plateforme. Avec un outil comme Hive, vous pouvez intégrer des applications de communication comme Slack, Gmail et Zoom pour que tous les membres de l’équipe puissent envoyer des messages et répondre à temps.

Accélérer la productivité

80 % de la journée d’un employé est consacrée à des tâches improductives. Autrement dit, seulement 20 % sert au travail proprement dit. La gestion des flux de travail aide à repérer les activités inefficaces (saisie de données, recherche dans une chaîne de courriels) et à les éliminer ou à les optimiser.

Éliminer les erreurs et la confusion

Les humains font des erreurs. Beaucoup d’humains qui travaillent ensemble et font plusieurs choses à la fois peuvent en faire beaucoup. Mais en organisant, en suivant et en coordonnant les processus, les gens accèdent à l’information quand ils en ont besoin, clarifient leurs idées et prennent de meilleures décisions.

Comment mettre en place la gestion des flux de travail dans votre entreprise

Vous savez maintenant comment la gestion des flux de travail peut rendre votre entreprise plus productive. Mais comment commencer ? Voici 5 étapes simples à suivre.

Repérer les processus récurrents

La première étape consiste à vous demander : « Quels processus de l’entreprise se répètent encore et encore ? »

Concentrez-vous sur les processus essentiels. Donnez-leur la priorité sur le suivi des processus qui n’arrivent qu’à l’occasion.

Un excellent moyen de ne pas en oublier est d’interroger les responsables d’équipe et les employés. Parlez à toutes les personnes concernées par le processus pour comprendre comment il se déroule et ce qu’elles pensent qu’il faudrait améliorer. Deviner vous égarera. Mieux encore, automatisez les processus récurrents avec Hive en créant des actions récurrentes quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.

Définir des objectifs

Que cherchez-vous à accomplir en gérant les flux de travail ?

Des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels) orientent tous les efforts dans la même direction. C’est bien mieux que de laisser chacun ignorer pourquoi il fait les choses, ou même ce qu’il fait. Les employés sont motivés quand ils comprennent comment leurs propres efforts s’inscrivent dans les tâches plus vastes.

Créer des canaux de communication clairs

Une technique militaire pourrait bien vous donner l’information dont vous avez besoin. Envoyer des messages selon le principe Bottom Line Up Front (BLUF), c’est-à-dire l’essentiel d’abord, accélère la communication et rend la gestion des flux de travail plus efficace.

Au lieu d’envoyer « Allô » dans Slack ou dans Hive et d’attendre des heures une réponse, indiquez d’abord la raison du message. Ajoutez le contexte et l’objectif visé. Cela pourrait ressembler à ceci : « Bonjour Sam. Pourrais-tu m’envoyer aujourd’hui les spécifications du poste de développeur junior que ton équipe doit pourvoir? Je dois les transmettre à l’équipe Marque et Publicité pour créer une annonce. »

Préciser qui, quoi, pourquoi et quand permet d’obtenir une réponse rapide. Essayez d’envoyer les messages urgents dans Slack ou dans Hive, et les moins urgents par Hive Mail. Ainsi, tout le monde sait quels messages demandent une attention immédiate et lesquels peuvent attendre.

Créer une base de données pour l’information

Une étude a révélé que 16 jours par année sont perdus par les entreprises à courir après le papier. Passer à une base de données en ligne est inévitable, surtout pour une équipe à distance. Mais l’accès compte encore plus. Des fichiers stockés dans une base de données centrale en ligne ne servent à rien à un employé qui ne peut pas y accéder. Les heures passées à attendre que quelqu’un transmette l’information à une autre personne pourraient servir à des tâches productives. Choisissez une application de partage de fichiers en ligne qui permet aux équipes de partager l’information et d’y accéder facilement.

Définir les rôles et les livrables

Pour que les tâches progressent d’une étape à l’autre, les activités doivent être définies en fonction des rôles. Chacun doit savoir qui fait quoi et quand son travail est attendu. Les rôles facilitent l’attribution et le suivi des livrables, ce qui renforce la responsabilisation et les chances de réussite.

Il est essentiel que les membres comprennent l’importance de leur contribution à l’ensemble du processus. Cela les motive à donner le meilleur d’eux-mêmes.

Choisir un outil de gestion des flux de travail

Avant de choisir un outil de gestion des flux de travail, assurez-vous de tenir compte des besoins de votre entreprise. Les meilleurs outils sont intuitifs, flexibles, s’intègrent bien aux autres applications et respectent votre budget. Il vaut mieux commencer par un essai gratuit pour comprendre comment l’outil fonctionne que de sauter dans un outil qui ne convient pas à votre entreprise. Un outil comme Hive aide vos équipes à collaborer efficacement, élimine les silos et supprime les retards. Mais ne nous croyez pas sur parole. Écoutez ce que Julian Judge, gestionnaire de produit chez Plan Day, dit de Hive,

« La facilité d’utilisation et la simplicité de Hive ont permis à tout le monde dans notre organisation de se lancer et de faire du vrai travail immédiatement. »

Voici quelques fonctionnalités de Hive qui peuvent améliorer vos flux de travail :

• Intégrations avec Zoom, Slack, Jira et Salesforce

• Automatisation

• Hive Mail, une boîte de réception de courriels intégrée à Hive

• Dépendances

• Modèles de projet

• Hive Forms

• Vues de projet flexibles (Gantt, Kanban, calendrier, portefeuille)

Conclusion

Au bout du compte, la gestion des flux de travail n’est pas l’affaire d’une seule personne. Votre plus grand atout est le soutien et la bonne volonté de votre équipe pour faire passer les processus de votre entreprise de lents et improductifs à efficaces et rentables.

Ne perdez jamais cela de vue : optimiser la productivité compte plus que tout.

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